園林綠化工程檔案管理論文
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第一，園林綠化工程檔案的復(fù)雜性與多樣性。園林綠化工程是通過人工構(gòu)筑手段加以組合的具有樹木、山水、建筑結(jié)構(gòu)和多樣功能的空間藝術(shù)實體。多涉及到給排水工程、水景工程、輔裝工程、假山工程、綠化工程、建筑物工程等，需要多部門、多行業(yè)的共同協(xié)作。其形成的檔案部門多、種類多；工程施工交叉復(fù)雜；各自材料既有重疊、又各自一體，最終形成龐大復(fù)雜的資料。第二，園林綠化工程檔案的多變性。園林綠化工程隨意性強、可塑性大。園林綠化工程為做到自然、新奇與協(xié)調(diào)，突出園林景觀藝術(shù)的觀賞性，留給建筑者發(fā)揮的空間很大。建筑者常常即興發(fā)揮，形成了園林綠化工程組合的千變?nèi)f化。園林綠化工程檔案常適應(yīng)園林綠化工程需要，多以修改補充原有園林綠化規(guī)劃設(shè)計方案圖紙，工程的多變性，決定了檔案的多變性。檔案只有準確完整，才能避免造成建設(shè)和維修的失誤和損失。第三，園林綠化工程檔案的社會性與開放性。園林綠化工程是一項公共事業(yè)，是提高人們生活質(zhì)量、造福于人民的公共事業(yè)。園林綠化工程隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會需求的不斷提高，顯現(xiàn)出大規(guī)模地高速增長態(tài)勢。以XX為例：近年來，就興建了動物園、植物園、民心河等一系列山水園工程，投資多達60億。園林綠化工程檔案真實記錄了城市環(huán)境的巨大變遷，它與社會發(fā)展、經(jīng)濟發(fā)達、思想開放等內(nèi)容息息相關(guān)。園林綠化工程檔案被深深打上歷史的烙印，唯有準確收集、整理、歸檔，以保存歷史的真實記錄，才能得到永久的開放和保存。
二、園林綠化工程檔案現(xiàn)狀
園林綠化工程檔案由于其形成來源涉及部門多、專業(yè)多、環(huán)節(jié)多，其檔案收集具有復(fù)雜性、多變性和社會性，現(xiàn)實中尚存在許多問題，制約檔案的收集、歸檔、整理，影響檔案的發(fā)揮利用。第一，園林綠化工程檔案工作起步晚，管理體制尚待理順。以XX為例，園林綠化工程檔案由市園林局負責集中統(tǒng)一管理。它與建設(shè)工程檔案、市政工程檔案等專業(yè)檔案的管理相比，有許多不足之處。簽訂責任書制度、指導(dǎo)檢查制度、竣工驗收制度等尚未得到全面貫徹執(zhí)行，導(dǎo)致園林局自身保存的或城建檔案館接收的工程檔案歷史遺留問題多，不成套檔案多，集中統(tǒng)一管理特別薄弱?，F(xiàn)工程檔案散存于植物園、公園、動物園等各個部門，保存條件差、利用率低、工程檔案質(zhì)量較差，缺乏有效規(guī)章制度制約。市城建檔案館園林綠化工程檔案僅占館藏量的1.5%左右。第二，對園林綠化工程檔案工作重視程度不夠。許多參加園林綠化建設(shè)項目的建設(shè)單位，對工程檔案缺乏應(yīng)有的重視，特別是在施工階段，由于項目多、交叉施工多，許多工程趕進度、求速度，協(xié)調(diào)解決的力度僅放在實體施工上，對檔案工作投入資金不多，投入人力不夠，檔案管理人員或僅懂園林綠化，或僅懂檔案，缺乏多面手，沒有按照城建檔案行業(yè)管理標準管理，使檔案與工程脫節(jié)，造成檔案底數(shù)不清，資料丟失，數(shù)據(jù)不真等一系列現(xiàn)象，直接影響到檔案的真實有效性。第三，法制意識淡薄。建設(shè)單位沒有依法繳納園林綠化工程檔案。園林工程主管部門又疏于對園林綠化工程檔案依法收集和集中統(tǒng)一管理。城建檔案主管部門又疏于指導(dǎo)、管理和檢查，導(dǎo)致園林綠化工程成為城建檔案工作中的極為薄弱的一節(jié)。
三、加強園林綠化工程檔案的管理與控制
綜合分析園林綠化工程檔案的特點及現(xiàn)存問題，可以從適時跟蹤、分工協(xié)作、加強法制三個方面，加強園林綠化工程檔案的管理與控制。第一，適時跟蹤。園林綠化工程開工之前，園林綠化工程主管部門要與建設(shè)單位簽訂工程檔案責任書，各建設(shè)單位要指派專人負責檔案工作。工程施工的每一步都涉及到檔案工作，都需要引起高度重視。開工前，園林綠化工程檔案要記錄現(xiàn)場踏勘測量，核對核實有可能產(chǎn)生的設(shè)計變更，收錄施工許可證和開工報告。施工中，園林綠化工程檔案要對土方登記單，標高復(fù)核記錄，苗木出圃單，隱蔽工程驗收單等一系列情況記錄。對施工圖分布、技術(shù)交底、施工組織設(shè)計、操作記錄等都要隨時收集。這些記錄既描述工程進度，又是對工程質(zhì)量的監(jiān)管?？⒐ず?，園林綠化工程檔案要記錄竣工報告、工程決算、竣工圖以及竣工驗收所產(chǎn)生的會議記錄等，變更文件所提出的修改內(nèi)容要全部準確的反映在施工圖上。尤其還要包括影像資料，反映開工前的地形地貌，施工中的隱蔽工作，竣工現(xiàn)狀等。園林綠化工程檔案人員要善于溝通、多赴現(xiàn)場、不恥下問，多方收集有關(guān)資料，爭取在第一時間保證園林綠化工程檔案的完整準確。第二，分工協(xié)作。園林綠化工程的主管部門和城建檔案管理部門要密切合作，各司其責，形成合力。園林綠化工程的主管部門負責對園林綠化工程檔案的收集、整理等，要制定出明確的工作程序，要及時將工程檔案移交給城建檔案管理部門。城建檔案管理部門要加強工作的主動性，積極與園林部門溝通協(xié)調(diào)，深入工程現(xiàn)場指導(dǎo)檢查；舉辦培訓班，幫助建設(shè)單位建立檔案的工作流程，健全內(nèi)部管理制度，為他們提供各項服務(wù)。而園林綠化工程檔案人員要勤于思考，加強學習，增加知識儲備，增加才干。只有三者通力合作，才能使園林綠化工程檔案徹底改變其被動、薄弱的局面，迅速成長壯大起來。第三，依法管理。園林綠化工程的驗收也要實施園林綠化工程檔案驗收備案制。由園林綠化主管部門和城建檔案負責部門共同實施。建設(shè)單位在對園林綠化工程進行預(yù)驗收前，要提請有關(guān)部門為工程檔案進行預(yù)驗收，預(yù)驗收合格后，取得兩部門核發(fā)的工程檔案預(yù)驗收認可文件，方可組織工程驗收。城建檔案部門要加大行政執(zhí)法力度，不定期對園林綠化工程檔案工作進行檢查指導(dǎo)，增強建設(shè)單位的城建檔案意識，依法對沒有繳納園林綠化工程檔案的建設(shè)單位進行處理，使園林綠化工程檔案得以順利進館。