電力企業(yè)檔案管理論文

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一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵

檔案管理現(xiàn)代化，即應(yīng)用現(xiàn)代化管理理論、思想、技術(shù)、設(shè)備、方法對(duì)檔案和檔案工作實(shí)行科學(xué)管理，提高工作效率和效益，以適應(yīng)社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化科學(xué)、技術(shù)發(fā)展對(duì)檔案的需求。通俗地說(shuō)，就是用較短的時(shí)間、較少的人力、財(cái)力、物力獲得最佳工作效率。檔案管理現(xiàn)代化，包括以下內(nèi)容。實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、組卷、著錄、標(biāo)引，保證歸檔文件齊全、完整、分類(lèi)科學(xué)合理，卷內(nèi)文件排序正確，檢索清楚便捷，以適應(yīng)應(yīng)用微機(jī)管理檔案的需要。實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、高效化和系統(tǒng)化。加強(qiáng)對(duì)檔案人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和管理，使之掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段和知識(shí)，不斷引人競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、創(chuàng)造性，建立一支適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化要求的檔案干部隊(duì)伍。檔案機(jī)構(gòu)改革調(diào)整要適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，但不一定是一種模式或一刀切，改革必須堅(jiān)持實(shí)事求是，根據(jù)自身的情況采取相應(yīng)的措施，充分發(fā)揮檔案機(jī)構(gòu)的作用。檔案機(jī)構(gòu)的整體功能。檔案工作包含諸多要素，其間的相互聯(lián)系和制約以及各要素整體功能的發(fā)揮，均取決于系統(tǒng)整體結(jié)構(gòu)是否合理。因此，在考慮機(jī)構(gòu)改革時(shí)，必須從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的框架中剝離出來(lái)，根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的變化及需求來(lái)調(diào)整制定機(jī)構(gòu)改革方案。與此同時(shí)，還要注重系統(tǒng)的整體性，從全局著眼，統(tǒng)籌兼顧，注重整個(gè)系統(tǒng)的組織化、有序化，使各要素間協(xié)調(diào)、配合、有序運(yùn)轉(zhuǎn)，使新建立的機(jī)制具備自我調(diào)節(jié)、自我完善的能力以及對(duì)外部環(huán)境的適應(yīng)能力；機(jī)構(gòu)的職能。檔案館(室)不僅要以各種方式管理保存好檔案，而且要積極主動(dòng)與上級(jí)機(jī)關(guān)和下屬基層建立聯(lián)系，形成網(wǎng)絡(luò)，互通有無(wú)，并參與到企業(yè)有關(guān)的決策中，及時(shí)了解收集電力企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、發(fā)展動(dòng)態(tài)及市場(chǎng)需求，有針對(duì)性多途徑地進(jìn)行檔案信息的開(kāi)發(fā)研究，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供真實(shí)的檔案信息。調(diào)整后的機(jī)構(gòu)要能夠充分發(fā)揮每個(gè)工作人員的技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)和聰明才智，盡可能地為他們施展才能提供相應(yīng)的工作環(huán)境和條件，做到優(yōu)者獎(jiǎng)、劣者罰、能者上、庸者下，形成一種奮發(fā)向上的工作態(tài)勢(shì)，以提高機(jī)構(gòu)的整體工作效率機(jī)構(gòu)的設(shè)置。既要堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理，又要適應(yīng)企業(yè)各部門(mén)對(duì)檔案利用日益增多的要求，在堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則下，對(duì)包括企業(yè)新型檔案在內(nèi)的各類(lèi)檔案，按其特性臺(tái)理布局，集中管理，分庫(kù)分級(jí)保管，最大限度地滿足企業(yè)的需要，瞄準(zhǔn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的切合點(diǎn)，發(fā)揮檔案部門(mén)的作用。堅(jiān)持“依法治檔，確保檔案工作改革穩(wěn)步發(fā)展要堅(jiān)定不移地認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》，堅(jiān)持依法治檔。這是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下搞好檔案工作的基本保證，對(duì)于檔案的收集、管理、保護(hù)以及開(kāi)發(fā)利用起著決定性的作用。這是《檔案法》賦予檔案工作者神圣職責(zé)。

要適應(yīng)新形勢(shì)的需要，還必須不斷提高檔案工作管理水平。而管理水平的高低是取決于檔案工作人員自身素質(zhì)的優(yōu)劣。要抓好檔案工作人員的配備工作。嚴(yán)格按條件認(rèn)真選配具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)或相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員，進(jìn)行崗位培訓(xùn)和科學(xué)配編，根據(jù)檔案館(室)的職能、單位的規(guī)模、檔案的遞增情況來(lái)確定人員的編制。要加強(qiáng)檔案人員的政治思想工作，進(jìn)行敬業(yè)愛(ài)業(yè)的職業(yè)道德教育；懈真抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，采取多層次、多形式的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使檔案人員掌握檔案專(zhuān)業(yè)的基本理論知識(shí)，熟練地掌握和應(yīng)用管理檔案的基本技能，具有扎實(shí)的工作基礎(chǔ)；注重和加強(qiáng)檔案人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，要注重和加強(qiáng)綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，尤其是市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)管理方面的素質(zhì)，做到既能獨(dú)擋一面，又能成為多面手，提高及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力。

二、加強(qiáng)電力檔案管理工作的方法

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電力建設(shè)與管理的現(xiàn)代化水平日新月異。傳統(tǒng)的、手工的檔案管理已跟不上生產(chǎn)與科技發(fā)展的實(shí)際需要，同時(shí)，嚴(yán)重阻礙著檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。因此我們必須加強(qiáng)電力檔案管理工作創(chuàng)新，加速現(xiàn)代化的檔案信息管理進(jìn)程。

1、推進(jìn)電力檔案信息化建設(shè)

電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)歷史的記錄．是電力企業(yè)知識(shí)的積累，是電力企業(yè)資產(chǎn)的憑證，是電力企業(yè)經(jīng)營(yíng)的依據(jù)，是電力企業(yè)寶貴的無(wú)形資產(chǎn)。電力企業(yè)在工作過(guò)程中形成的材料歸檔還比較難．如企業(yè)民主管理、局務(wù)公開(kāi)、資產(chǎn)與成本管理、技術(shù)創(chuàng)新科技管理等。“十一五”期間，隨著電力體制改革的深入，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立。兩個(gè)職能的根本轉(zhuǎn)變，電力企業(yè)在企業(yè)再造、流程重組、崗位職責(zé)劃分中應(yīng)將檔案的收集、整理、立卷歸檔工作納入企業(yè)員工和項(xiàng)目經(jīng)理的崗位職責(zé)，納入企業(yè)工作流程，納人工作業(yè)績(jī)考核．形成閉環(huán)管理，建立正常有序、適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)工作制度的檔案歸檔工作流程。檔案信息化建設(shè)包括：檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息技術(shù)的應(yīng)用．檔案信息人才隊(duì)伍的培養(yǎng)等。實(shí)行檔案信息化管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作．使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。電子革命給未來(lái)的檔案事業(yè)帶來(lái)一個(gè)質(zhì)的變化，電子檔案的優(yōu)勢(shì)將會(huì)給人們以充分的展示：信息與載體之間脫離了原有的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系．檔案利用者利用檔案時(shí)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等形式截取檔案信息，而不必同時(shí)獲取原檔案的載體。雖然這種本質(zhì)的變化將會(huì)給我們帶來(lái)理論性的、思想性的、技術(shù)性的困惑，將會(huì)使我們?cè)械膫鹘y(tǒng)管理模式產(chǎn)生巨大的變化，紙介質(zhì)和磁介質(zhì)雙軌制的收集、整理、編目和保管，磁介質(zhì)檔案的形成、積累、開(kāi)發(fā)、利用．將會(huì)給檔案工作者帶來(lái)雙倍或超過(guò)雙倍的工作量。所以．要改變當(dāng)前檔案工作的重點(diǎn)，在注重收集紙介質(zhì)檔案的同時(shí)關(guān)注磁介質(zhì)檔案的積累．以適應(yīng)這場(chǎng)變革．也是擺在檔案工作者面前的首要任務(wù)。為此．我們要加強(qiáng)信息的選取和積累，在管理好傳統(tǒng)檔案的同時(shí)大力開(kāi)發(fā)電子信息。以期達(dá)到服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作的目的。

2、努力為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步．檔案工作在供電企業(yè)管理中發(fā)揮了越來(lái)越重要的作用。在這樣的形勢(shì)下，檔案工作應(yīng)積極參與到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)方面．為企業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息支持。以往的電力企業(yè)檔案工作者以參加科研產(chǎn)品鑒定、重要設(shè)備開(kāi)箱及重要建設(shè)項(xiàng)目、技術(shù)改造竣工驗(yàn)收作為對(duì)其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和接收就顯得有些滯后了。“在電子環(huán)境中。如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過(guò)程，文件很可能不存在或到少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說(shuō)企業(yè)檔案人員如果不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去．則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分基本接收不到檔案。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。在各個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過(guò)程中就加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。例如在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)過(guò)程中．要求計(jì)算機(jī)詳細(xì)記錄設(shè)計(jì)、加工過(guò)程中的原始資料及相應(yīng)的更改信息。要在不同的版本上注明當(dāng)前的有效資料．以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。檔案工作者要在專(zhuān)業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專(zhuān)門(mén)的檔案信息接收管理平臺(tái)．要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。此時(shí)檔案的保管不但有以卷盒和柜架為裝具．還出現(xiàn)經(jīng)過(guò)檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫(kù)房”。掌握一般的計(jì)算機(jī)操作只是對(duì)企業(yè)檔案工作者的初級(jí)要求。重要的是要在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中及時(shí)掌握電力企業(yè)各種信息及開(kāi)發(fā)過(guò)程。檔案人員應(yīng)同企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及專(zhuān)業(yè)人員一道，一切以電力生產(chǎn)建設(shè)為中心，找準(zhǔn)檔案工作為企業(yè)服務(wù)的切人點(diǎn)，做到把正確的信息，在正確的時(shí)間，以正確的方式，傳遞給正確的對(duì)象，建立企業(yè)信息資料庫(kù)，選取最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢(shì)、樹(shù)立企業(yè)良好形象的信息資源上網(wǎng)，宣傳自己和展示自己。網(wǎng)上獲取有效信息為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營(yíng)決策、為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)發(fā)展提供服務(wù)．主動(dòng)和、全過(guò)程地提供產(chǎn)、供、銷(xiāo)、科技、質(zhì)量、資金、政策等多層次的信息．建立起一套科學(xué)的、多功能的、高效的、靈活的緊盯市場(chǎng)的企業(yè)檔案信息管理體系。

3、全面提升電力檔案科技含量

“十一五”期間廣西電力承擔(dān)著艱巨的生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營(yíng)和技改重任．隨著電力市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和發(fā)展，電力企業(yè)在建立以產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)為特征的現(xiàn)代企業(yè)制度時(shí)．企業(yè)檔案在電力體制改革中，在維護(hù)企業(yè)利益中起著重要作用。由此可見(jiàn)，我們檔案工作者只會(huì)管好檔案是不夠的，更要?jiǎng)?chuàng)新工作思路，緊緊圍繞電力事業(yè)的發(fā)展．以科學(xué)的、先進(jìn)的、一流的水平為電力事業(yè)的中心任務(wù)服務(wù)。首先．我們要在建立適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的管理機(jī)制上創(chuàng)新。認(rèn)真做好電力企業(yè)檔案目標(biāo)管理基礎(chǔ)．及時(shí)完善不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理制度的檔案管理制度，切實(shí)將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業(yè)各項(xiàng)工作流程，形成閉環(huán)管理。其次是在電子文件歸檔和電子檔案管理上創(chuàng)新。要做好該項(xiàng)工作．需各方面配合。一要進(jìn)一步提高公文收發(fā)人員的素質(zhì)，在公文收發(fā)的同時(shí)完成文件分類(lèi)和保管期限著錄，超前控制檔案信息流向，確保辦公自動(dòng)化公文信息與檔案公文信息一體化，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。二要在檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)上創(chuàng)新。要建立企業(yè)公文信息平臺(tái)，使檔案信息從封閉走向開(kāi)放，為企業(yè)決策和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。同時(shí)．加強(qiáng)檔案信息的分類(lèi)．對(duì)涉及商業(yè)秘密的檔案信息應(yīng)控制使用。提高儲(chǔ)存、收藏能力。縮微技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)將大大提高存儲(chǔ)密度，減少存儲(chǔ)空間。這為日益增多的檔案存儲(chǔ)和管理提供有效的解決途徑，進(jìn)而增強(qiáng)了檔案部門(mén)的收藏能力，使其存儲(chǔ)信息量增大。提高信息技術(shù)處理能力。檔案現(xiàn)代化的核心主要內(nèi)容是電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，可以用來(lái)組卷、編目、分類(lèi)、鑒定，進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)和計(jì)算分析等。它的應(yīng)用可部分代替過(guò)去的人工操作，能較大地提高檔案信息處理能力，加快工作進(jìn)度，提高工作效率和質(zhì)量，以及服務(wù)水平。提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用能力。利用計(jì)算機(jī)檢索、借閱管理，準(zhǔn)確性高、速度快，能有效地提高檔案利用率和檔案室的服務(wù)水平。提高安全保護(hù)能力。現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，將進(jìn)一步提高檔案保護(hù)的能力和水平。

三、結(jié)論

檔案工作是企業(yè)管理工作中不可缺少的一個(gè)組成部分，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下建立的檔案工作能否適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，其管理能否滿足企業(yè)的需求，重要的是能否將過(guò)去多年積蓄的技術(shù)優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌?chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中間接的新產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)，能否將管理優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)變成市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的優(yōu)勢(shì)，能否將人才優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)變成駕馭企業(yè)走向市場(chǎng)的優(yōu)勢(shì)，這一切都要靠觀念的轉(zhuǎn)變和管理的創(chuàng)新。當(dāng)前，檔案工作的重要任務(wù)就是要在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，不斷改革創(chuàng)新，建立起與其相適應(yīng)的新體制，摸索出適應(yīng)經(jīng)濟(jì)體制改革的檔案管理模式，使檔案工作適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。