電力企業檔案管理論文
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一、檔案管理現代化的內涵
檔案管理現代化，即應用現代化管理理論、思想、技術、設備、方法對檔案和檔案工作實行科學管理，提高工作效率和效益，以適應社會政治、經濟、文化科學、技術發展對檔案的需求。通俗地說，就是用較短的時間、較少的人力、財力、物力獲得最佳工作效率。檔案管理現代化，包括以下內容。實現檔案的標準化、規范化管理。按照國家標準對檔案進行分類、組卷、著錄、標引，保證歸檔文件齊全、完整、分類科學合理，卷內文件排序正確，檢索清楚便捷，以適應應用微機管理檔案的需要。實現檔案管理科學化、高效化和系統化。加強對檔案人員的專業培訓和管理，使之掌握先進的檔案管理技術手段和知識，不斷引人競爭機制，充分發揮檔案工作人員的積極性、創造性，建立一支適應檔案管理現代化要求的檔案干部隊伍。檔案機構改革調整要適應企業發展要求，但不一定是一種模式或一刀切，改革必須堅持實事求是，根據自身的情況采取相應的措施，充分發揮檔案機構的作用。檔案機構的整體功能。檔案工作包含諸多要素，其間的相互聯系和制約以及各要素整體功能的發揮，均取決于系統整體結構是否合理。因此，在考慮機構改革時，必須從計劃經濟的框架中剝離出來，根據市場經濟條件下企業的變化及需求來調整制定機構改革方案。與此同時，還要注重系統的整體性，從全局著眼，統籌兼顧，注重整個系統的組織化、有序化，使各要素間協調、配合、有序運轉，使新建立的機制具備自我調節、自我完善的能力以及對外部環境的適應能力；機構的職能。檔案館(室)不僅要以各種方式管理保存好檔案，而且要積極主動與上級機關和下屬基層建立聯系，形成網絡，互通有無，并參與到企業有關的決策中，及時了解收集電力企業的發展規劃、發展動態及市場需求，有針對性多途徑地進行檔案信息的開發研究，為企業經濟建設提供真實的檔案信息。調整后的機構要能夠充分發揮每個工作人員的技術專長和聰明才智，盡可能地為他們施展才能提供相應的工作環境和條件，做到優者獎、劣者罰、能者上、庸者下，形成一種奮發向上的工作態勢，以提高機構的整體工作效率機構的設置。既要堅持集中統一管理，又要適應企業各部門對檔案利用日益增多的要求，在堅持集中統一管理的原則下，對包括企業新型檔案在內的各類檔案，按其特性臺理布局，集中管理，分庫分級保管，最大限度地滿足企業的需要，瞄準市場經濟的切合點，發揮檔案部門的作用。堅持“依法治檔，確保檔案工作改革穩步發展要堅定不移地認真貫徹落實《檔案法》，堅持依法治檔。這是市場經濟條件下搞好檔案工作的基本保證，對于檔案的收集、管理、保護以及開發利用起著決定性的作用。這是《檔案法》賦予檔案工作者神圣職責。
要適應新形勢的需要，還必須不斷提高檔案工作管理水平。而管理水平的高低是取決于檔案工作人員自身素質的優劣。要抓好檔案工作人員的配備工作。嚴格按條件認真選配具備專業知識或相關專業知識的人員，進行崗位培訓和科學配編，根據檔案館(室)的職能、單位的規模、檔案的遞增情況來確定人員的編制。要加強檔案人員的政治思想工作，進行敬業愛業的職業道德教育；懈真抓好業務培訓工作，不斷提高檔案人員的業務素質，采取多層次、多形式的培訓學習，使檔案人員掌握檔案專業的基本理論知識，熟練地掌握和應用管理檔案的基本技能，具有扎實的工作基礎；注重和加強檔案人員綜合素質的培養。在提高業務素質的同時，要注重和加強綜合素質的培養，尤其是市場經營管理方面的素質，做到既能獨擋一面，又能成為多面手，提高及時發現問題、分析問題和解決問題的能力。
二、加強電力檔案管理工作的方法
隨著科學技術的飛速發展，電力建設與管理的現代化水平日新月異。傳統的、手工的檔案管理已跟不上生產與科技發展的實際需要，同時，嚴重阻礙著檔案事業的發展進程。因此我們必須加強電力檔案管理工作創新，加速現代化的檔案信息管理進程。
1、推進電力檔案信息化建設
電力企業檔案是電力企業歷史的記錄．是電力企業知識的積累，是電力企業資產的憑證，是電力企業經營的依據，是電力企業寶貴的無形資產。電力企業在工作過程中形成的材料歸檔還比較難．如企業民主管理、局務公開、資產與成本管理、技術創新科技管理等。“十一五”期間，隨著電力體制改革的深入，現代企業制度的建立。兩個職能的根本轉變，電力企業在企業再造、流程重組、崗位職責劃分中應將檔案的收集、整理、立卷歸檔工作納入企業員工和項目經理的崗位職責，納入企業工作流程，納人工作業績考核．形成閉環管理，建立正常有序、適應現代企業工作制度的檔案歸檔工作流程。檔案信息化建設包括：檔案信息網絡建設、檔案信息技術的應用．檔案信息人才隊伍的培養等。實行檔案信息化管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作．使其充分滿足計算機工作的技術要求。電子革命給未來的檔案事業帶來一個質的變化，電子檔案的優勢將會給人們以充分的展示：信息與載體之間脫離了原有的一一對應關系．檔案利用者利用檔案時，可以通過網絡等形式截取檔案信息，而不必同時獲取原檔案的載體。雖然這種本質的變化將會給我們帶來理論性的、思想性的、技術性的困惑，將會使我們原有的傳統管理模式產生巨大的變化，紙介質和磁介質雙軌制的收集、整理、編目和保管，磁介質檔案的形成、積累、開發、利用．將會給檔案工作者帶來雙倍或超過雙倍的工作量。所以．要改變當前檔案工作的重點，在注重收集紙介質檔案的同時關注磁介質檔案的積累．以適應這場變革．也是擺在檔案工作者面前的首要任務。為此．我們要加強信息的選取和積累，在管理好傳統檔案的同時大力開發電子信息。以期達到服務于企業各項工作的目的。
2、努力為企業生產、經營提供優質服務
隨著經濟發展和社會進步．檔案工作在供電企業管理中發揮了越來越重要的作用。在這樣的形勢下，檔案工作應積極參與到企業生產經營的各個方面．為企業健康穩步發展提供強有力的信息支持。以往的電力企業檔案工作者以參加科研產品鑒定、重要設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收作為對其企業檔案的監督、指導和接收就顯得有些滯后了。“在電子環境中。如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或到少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說企業檔案人員如果不進入到企業信息集成系統中去．則很難掌握到企業信息的核心部分基本接收不到檔案。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。在各個系統的設計和運行過程中就加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。例如在計算機輔助設計過程中．要求計算機詳細記錄設計、加工過程中的原始資料及相應的更改信息。要在不同的版本上注明當前的有效資料．以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺．要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。此時檔案的保管不但有以卷盒和柜架為裝具．還出現經過檔案人員鑒定歸檔的企業檔案信息將存入“虛擬庫房”。掌握一般的計算機操作只是對企業檔案工作者的初級要求。重要的是要在企業信息集成系統中及時掌握電力企業各種信息及開發過程。檔案人員應同企業領導及專業人員一道，一切以電力生產建設為中心，找準檔案工作為企業服務的切人點，做到把正確的信息，在正確的時間，以正確的方式，傳遞給正確的對象，建立企業信息資料庫，選取最能體現企業優勢、樹立企業良好形象的信息資源上網，宣傳自己和展示自己。網上獲取有效信息為企業領導經營決策、為企業生產建設發展提供服務．主動和、全過程地提供產、供、銷、科技、質量、資金、政策等多層次的信息．建立起一套科學的、多功能的、高效的、靈活的緊盯市場的企業檔案信息管理體系。
3、全面提升電力檔案科技含量
“十一五”期間廣西電力承擔著艱巨的生產、建設、經營和技改重任．隨著電力市場經濟體制的建立和發展，電力企業在建立以產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學為特征的現代企業制度時．企業檔案在電力體制改革中，在維護企業利益中起著重要作用。由此可見，我們檔案工作者只會管好檔案是不夠的，更要創新工作思路，緊緊圍繞電力事業的發展．以科學的、先進的、一流的水平為電力事業的中心任務服務。首先．我們要在建立適應現代企業制度的管理機制上創新。認真做好電力企業檔案目標管理基礎．及時完善不適應現代企業管理制度的檔案管理制度，切實將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業各項工作流程，形成閉環管理。其次是在電子文件歸檔和電子檔案管理上創新。要做好該項工作．需各方面配合。一要進一步提高公文收發人員的素質，在公文收發的同時完成文件分類和保管期限著錄，超前控制檔案信息流向，確保辦公自動化公文信息與檔案公文信息一體化，減少重復勞動，提高工作效率。二要在檔案信息化、網絡化建設上創新。要建立企業公文信息平臺，使檔案信息從封閉走向開放，為企業決策和生產經營服務。同時．加強檔案信息的分類．對涉及商業秘密的檔案信息應控制使用。提高儲存、收藏能力。縮微技術、光盤技術將大大提高存儲密度，減少存儲空間。這為日益增多的檔案存儲和管理提供有效的解決途徑，進而增強了檔案部門的收藏能力，使其存儲信息量增大。提高信息技術處理能力。檔案現代化的核心主要內容是電子計算機的應用，電子計算機具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、鑒定，進行各種統計和計算分析等。它的應用可部分代替過去的人工操作，能較大地提高檔案信息處理能力，加快工作進度，提高工作效率和質量，以及服務水平。提高檔案信息資源開發利用能力。利用計算機檢索、借閱管理，準確性高、速度快，能有效地提高檔案利用率和檔案室的服務水平。提高安全保護能力。現代化技術的應用，將進一步提高檔案保護的能力和水平。
三、結論
檔案工作是企業管理工作中不可缺少的一個組成部分，在計劃經濟體制下建立的檔案工作能否適應市場經濟體制，其管理能否滿足企業的需求，重要的是能否將過去多年積蓄的技術優勢轉變為市場競爭中間接的新產品優勢，能否將管理優勢轉變成市場競爭力的優勢，能否將人才優勢轉變成駕馭企業走向市場的優勢，這一切都要靠觀念的轉變和管理的創新。當前，檔案工作的重要任務就是要在市場經濟條件下，不斷改革創新，建立起與其相適應的新體制，摸索出適應經濟體制改革的檔案管理模式，使檔案工作適應企業發展的需要。