房地產(chǎn)檔案管理論文

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一、檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.登記歸檔存在的問題

（1）檔案庫房緊張

隨著房地產(chǎn)市場繁榮，房地產(chǎn)檔案發(fā)展速度也是驚人的，據(jù)調(diào)查，檔案數(shù)量急增，大部分區(qū)縣庫房容量日趨緊張，各類房屋登記檔案保管期限均為永久，隨著近年來，房地產(chǎn)交易量劇增，檔案數(shù)量只增不減，有的區(qū)縣檔案為了緩解庫存的壓力，將檔案存放在不同的庫區(qū)，影響查詢、管理效率；有的存放在臨時庫房，保管條件不符合庫房標(biāo)準(zhǔn)；有的堆積在庫房過道，存在安全隱患。就我縣，載止到2013年底，房屋登記檔案已突破13萬卷，每年新增給1.0萬卷，而庫房建筑面積不到75m2，因荷載不夠不適合做密集柜，急需增加庫房來容納新增的檔案。

（2）檔案數(shù)字化進(jìn)程不一

現(xiàn)在大部分地區(qū)的房屋登記檔案已完成歷史檔案數(shù)字化，但是歷史檔案數(shù)字化進(jìn)程各地參差不齊，市級以上的區(qū)域基本完成歷史檔案數(shù)字化，多數(shù)縣級歷史檔案數(shù)字化還在進(jìn)行中，因技術(shù)原因尚未完成數(shù)據(jù)整合，還需要分別查用不同的系統(tǒng)才能查詢檔案情況，簡單的查詢要多個軟件互相核實(shí)驗(yàn)證，影響辦理效率和檔案信息的查全率、查準(zhǔn)率。檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)不小的投入，就我縣，為推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，先后投入資金55萬元，其中：硬件投入13萬元，軟件投入42萬元。但因政府要求統(tǒng)一采購，低價重標(biāo)，現(xiàn)在發(fā)現(xiàn)了很多質(zhì)量問題，比如掃描件不清晰，漏掃，目錄與實(shí)際不符，掃描件掛接錯誤等，嚴(yán)重影響了檔案數(shù)字化進(jìn)程。

（3）檔案數(shù)字化存在很多歷史問題

檔案數(shù)字化要對歷史紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，并將房屋信息補(bǔ)錄到房屋登記管理系統(tǒng)，建立電子登記簿，再將紙質(zhì)檔案掃描形成電子檔案數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫，才可以通過系統(tǒng)查詢業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)庫、電子登記簿。在檔案整理、數(shù)據(jù)補(bǔ)錄、建立歷史數(shù)據(jù)電子登記簿發(fā)現(xiàn)了許多歷史問題，如檔案遺失，房產(chǎn)證號重復(fù)編，檔案資料沒登記房產(chǎn)證號，檔案資料不全，面積計算不正確，結(jié)構(gòu)、總層數(shù)、所在層數(shù)、座落等信息錯誤等歷史問題。

2.登記資料利用存在的問題

（1）房地產(chǎn)管理信息系統(tǒng)有待統(tǒng)一，規(guī)范對外利用形式目前，房屋登記信息的歷史數(shù)據(jù)尚處整合階段，查詢工作大多依據(jù)房屋登記信息查詢系統(tǒng)，結(jié)合人工分析判斷后出具正式結(jié)果，但建設(shè)部目前還沒有統(tǒng)一的房地產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，各省各地區(qū)房地產(chǎn)信息管理軟件也是各自引進(jìn)，證明格式五花八門，有的地方還人工查詢出具證明，人工查詢出具證明會出現(xiàn)人為因素干擾，無法保證登記證明的嚴(yán)肅性與權(quán)威性。比如福建省三份之二的市、縣采用了福建省翔升房地產(chǎn)管理系統(tǒng)，有的引進(jìn)外省的房地產(chǎn)管理系統(tǒng)，就三明地區(qū)就有三套不同的房地產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，給實(shí)現(xiàn)資源共享、房屋信息聯(lián)網(wǎng)帶來很多麻煩。

（2）登記信息查詢管理有待提高，規(guī)范對內(nèi)利用管理

目前，多數(shù)房屋登記機(jī)構(gòu)對房屋登記信息查詢權(quán)限是放開的，只要是本單位工作人員，就可以在房屋登記信息系統(tǒng)中使用姓名（或名稱）、身份證號等身份信息作為唯一查詢條件查詢房屋權(quán)利人（含所有權(quán)人、抵押權(quán)人、抵押人等）房屋登記信息，沒有權(quán)限的設(shè)置，并能使用查詢功能搜索到的結(jié)果，任意調(diào)閱電子檔案，導(dǎo)致信息外泄的可能性存在。

二、對策與設(shè)想

1.加大投入，改善保管條件，優(yōu)化庫房

房屋登記檔案庫房的建設(shè)和改進(jìn)需要大量的資金才能得以實(shí)現(xiàn)，但是房屋登記檔案管理的資金主要來源于政府的支持，要想改善庫房就需要政府相關(guān)部門的重視，加大投入，首先要讓政府部門意識到房屋登記檔案不僅是權(quán)利人證明權(quán)利的法律憑證，也與人們的生活息息相關(guān)，在城市、住房保障、房屋普查、法院訴訟、國家稅收、戶藉管理、個人信息管理等方面發(fā)揮著重要作用，檔案規(guī)范化管理的前提就是要有相應(yīng)配套的硬件設(shè)施，庫房便是最重要的硬件。另外向政府相關(guān)部門推薦到檔案庫房標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的省級、市級房屋登記部門學(xué)習(xí)交流，引起政府重視，得到政府資金上的支持，加大庫房建設(shè)投入，優(yōu)化庫房，改進(jìn)現(xiàn)在庫房緊張的局面。

2.選擇專業(yè)的檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)來加快檔案數(shù)字化進(jìn)程

要加快歷史房屋登記紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程，選擇優(yōu)秀的檔案數(shù)字化專業(yè)機(jī)構(gòu)完成檔案數(shù)字化，一方面房屋登記部門要積極主動向同行中了解做得好的檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)，邀請參與投標(biāo)，在投標(biāo)文件中設(shè)置相當(dāng)比重的業(yè)績分避免那些只追求數(shù)量不管質(zhì)量，以價格低廉取勝的檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)重標(biāo)，影響檔案數(shù)字化進(jìn)程；另一方面，檔案數(shù)字化專業(yè)性較強(qiáng)，縣、區(qū)級往往缺乏這樣的評標(biāo)專家，可以向當(dāng)?shù)卣扑]同行中從事這個行業(yè)的專家作為評委，避免投標(biāo)單位混水摸魚。

3.加強(qiáng)上下級業(yè)務(wù)交流，共同解決歷史遺留問題

各地建設(shè)主管部門要組織市級規(guī)范化管理單位幫助本地區(qū)的區(qū)縣提高房屋登記檔案工作水平，深入到各縣區(qū)的查詢窗口、庫房一線，開展指導(dǎo)工作，結(jié)合各地實(shí)際，有針對性地提出解決方案，對于共性的歷史遺留問題提出合理化建議，涉及技術(shù)層面的問題給予技術(shù)支持，加強(qiáng)同行交流和溝通，形成業(yè)務(wù)共識，解決業(yè)務(wù)難題，共同進(jìn)步，督促建立考核監(jiān)督機(jī)制，逐步建立規(guī)范化管理。

4.倡義建設(shè)部統(tǒng)一全國的房地產(chǎn)信息管理系統(tǒng)

要實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)管理信息系統(tǒng)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)資源共享、信息聯(lián)網(wǎng)，要由建設(shè)部牽頭開發(fā)一套完善的房地產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一使用，從登記和檔案專業(yè)的角度加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)房屋登記檔案管理工作水平共同提高。

5.規(guī)范房屋登記信息查詢

（1）建立規(guī)范的房屋登記檔案查詢制度，根據(jù)《房屋登記技術(shù)規(guī)程》確定申請人的條件、查詢的對象以及查詢的類型等等，根據(jù)《房屋登記技術(shù)規(guī)程》確定內(nèi)部人員因業(yè)務(wù)工作進(jìn)行查詢的查詢工作；

（2）建立系統(tǒng)權(quán)限分級管理模式，在查詢系統(tǒng)中設(shè)置查詢權(quán)限以及分級管理，分為模糊查詢模塊以及房屋登記信息證明模塊。用戶在進(jìn)入查詢系統(tǒng)之前要進(jìn)行身份認(rèn)證，實(shí)行電子簿查詢權(quán)限管理、電子檔案查詢權(quán)限管理以及房屋登記信息證明系統(tǒng)管理，嚴(yán)格控制在房屋登記信息系統(tǒng)中使用姓名（或名稱）、身份證號等身份信息作為唯一查詢條件查詢房屋權(quán)利人（含所有權(quán)人、抵押權(quán)人、抵押人等）房屋登記信息的權(quán)限管理，系統(tǒng)中對使用姓名（或名稱）、身份證號作為查詢條件的模糊查詢操作進(jìn)行記錄，檔案室應(yīng)對模糊查詢的紙質(zhì)資料按系統(tǒng)記錄編號進(jìn)行保管備查，以保證信息的安全性以及有效利用。

（3）在房地產(chǎn)交易中心以及登記中心建立相應(yīng)的查詢窗口或觸摸屏，房屋所有權(quán)人可以隨時對自己申請的房屋登記業(yè)務(wù)辦理情況進(jìn)行查詢，非所有權(quán)人也可以查詢所要購買的房屋權(quán)利限制情況，了解房屋登記辦理流程、辦理時限及所要辦理業(yè)務(wù)應(yīng)提交的詳細(xì)材料，下載申請書等。

（4）建立房屋登記機(jī)構(gòu)官方網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)通過互聯(lián)網(wǎng)，申請人可查詢到業(yè)務(wù)指南、表格下載、業(yè)務(wù)辦理情況查詢等功能，更高效地提供當(dāng)前狀態(tài)查詢的手段。

三、總結(jié)

總而言之，現(xiàn)在我國的房屋登記檔案工作取得了一定的成就，但是要想實(shí)現(xiàn)真正的健康持續(xù)發(fā)展，還需要很長時間的努力，在工作中要不斷檢討自身存在的問題，并積極采取措施予以解決。重視登記檔案管理，加強(qiáng)信息查詢的數(shù)字化建設(shè)，這樣才能為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

作者：鄭珠妹 單位：尤溪縣房地產(chǎn)管理所