金融企業檔案管理數字化研究
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一、檔案管理數字化具有重要的意義
1、檔案管理數字化對于傳統檔案管理具有一定的優勢
伴隨著檔案管理數字化的發展，檔案管理數字化的優勢開始逐漸的顯現出來。與傳統的紙質檔案及音像檔案相比，數字化的檔案具有以下幾方面的優勢。首先，檔案管理數字化可以節省大量的存儲空間。其次，檔案管理數字化可以延長檔案儲存的時間，數字化的檔案對于保存環境要求低，通常情況一個電子設備就可以儲存一個圖書館的檔案。第三，檔案管理數字化，可以方便檔案的備份，提高了檔案管理人員的工作效率，提升了檔案的檢索效率及利用率。
2、檔案管理數字化是社會發展的大勢所趨
在科技高度發展的現今社會，傳統的紙質檔案及磁性檔案已經遠遠跟不上時代的步伐，滿足不了人們快節奏的生活方式。傳統的紙質檔案及磁性檔案管理需要耗費大量的人力、物力及財力，同時存儲檔案對環境要求很高，不但需要大量的空間，還需要確保一定的溫度、濕度等條件，對于傳統檔案的檢索，雖然工作人員已經通過編號進行了索引，但是面對大量的檔案檢索文件仍然是一項巨大的工程。數字化的檔案，通過掃描、人工及拍照的方式將傳統的檔案轉化為數字化的檔案，不但節約了存儲的空間，同時也提高了檢索及維護的效率，適應了現代社會的需求。
3、檔案管理數字化對于檔案的傳輸有一定的優勢傳統的紙質檔案及磁性檔案，通常情況下會存儲在圖書館、檔案館及一些存放檔案的地點。實體檔案的檢索需要到這些存放檔案的地點才能檢索，本地實體檔案的檢索還相對比較方便，但是，異地實體檔案的檢索就非常的不方便了。數字化的檔案已經通過技術手段轉化為數字信息，并存儲在電子資源中，這就方便了檔案的檢索及查閱，可以通過網絡實時傳遞，不但節約了成本，還可以達到資源的共享。
二、檔案管理數字化的實踐方式
1、在全社會普及檔案管理數字化，形成整體性的數字檔案管理系統
檔案管理數字化需要全社會各行各業的人員樹立檔案管理數字化的意識，并在行動中踐行檔案管理的數字化。檔案管理數字化由傳統的紙質檔案轉化為數字檔案的過程是一個艱巨的任務，需要耗費大量的人力、物力及財力，同時還需要耗費大量的時間和精力，因此，需要全社會各行各業共同的努力，共同為檔案館理數字化盡一份力。社會各行各業可以在進行檔案管理的過程中，將實體檔案與數字化的檔案一同存儲，這樣檔案館在管理中就可以省去轉化的工作，極大的提升了檔案管理的效率。企業在發展數字化檔案管理時需要注意將數字化的檔案采集、檔案查閱及檔案管理三個系統綜合管理，提升整個企業檔案管理的水平，數字化的檔案采集系統是整個數字化檔案系統的關鍵，只有采集檔案的準確才能確保查閱及管理的準確性。日常的檔案管理系統是維系整個數字化系統的重要渠道，數字化的查閱系統可以確保數字化檔案查閱的高效率性。
2、制定具有科學性及合理性的檔案數字化建設制度
檔案管理的數字化需要有一定的制度規定做保障，每個單位、每個部門都需要制定科學的合理的檔案數字化的建設制度，需要統一部門的數字化文檔的歸檔標準、檔案數字化的技術指標、檔案數字化的查閱標準、檔案數字化的安全制度、檔案數字化的更新和銷毀標準及移動存儲的管理制度等等。通過制定制度，來規范整個企業及部門人員數字化檔案管理的行為，相關部門及人員需要嚴格遵守建立的制度，促進檔案數字化的合理、健康發展。
3、實施檔案管理的數字化需要著重注意檔案安全的管理
實施檔案管理數字化對于實體檔案的保存及傳輸有重要的促進作用，不但方便了同城檔案文件的傳遞及管理，對于異地檔案文件的檢索及管理更是節省了大量的時間，為檔案管理的大量性及傳輸性提供了方便。但是，在如此方便的前提下產生了一個重要的問題，就是檔案管理的安全性問題，數字化的檔案的傳輸及應用需要借助一定的網絡機制，伴隨著網絡的發展，一些不安全性因素逐漸產生，如電腦網絡的病毒、黑客的攻擊、網絡漏洞造成的隱患等等問題，這些都嚴重影響了數字化檔案的安全傳輸。因此，做好數字化的檔案管理需要注重檔案安全的管理，采取訪問控制、系統漏洞定期掃描、病毒的防護及檔案信息加密等手段。
我國隨著經濟的發展，必然會形成大量的金融企業的檔案，這些檔案在一定程度上以數字的形式記錄了企業發展的成功與失敗的腳印，反映了一個企業發展的經驗及教訓，并從側面反映出了一個企業所受到的黨和國家政策的影響。我國目前急需要檔案管理的創新理念來指導企業的檔案管理工作，適應不斷發展的社會形勢。目前，我國金融企業檔案管理存在管理觀念陳舊、方法單一、滿足于現狀及不思進取的問題，許多企業的檔案管理沿用以往傳統的觀念，缺乏創新的激情與動力。思想是實踐的先導者，只有做到思想方面的解放及觀念的創新，才能實現理論的創新，實踐的創新、因此，我國金融企業要想改變這種狀況，需要以創新的思想為動力，改變固有陳舊觀念，突破舊的檔案管理模式，樹立創新的理念，積極的探索金融企業檔案管理的新方法、新思路；要在繼承弘揚傳統的基礎之上，大力推進與時俱進及開拓創新的精神，創新檔案管理的管理方式、手段及機制，促進金融企業真正實現檔案管理工作的創新發展。
2、金融企業檔案管理的創新需要進行檔案管理方式的創新
伴隨著全球經濟的突破性發展，大量的國際性資本在金融市場上流動，這種流動造就了大量的金融企業檔案管理工作，金融企業要想抓住數字化檔案管理發展的機遇及挑戰，就需要在檔案管理方式上創新。首先，需要促進管理模式的創新，促進金融企業管理方式及手段的現代化發展，牢記金融企業檔案是企業的經濟效益及社會效益的一部分，主動推進企業金融檔案管理的發展。其次，要促進管理手段的創新，數字化的檔案將逐步取代傳統的檔案成為整個檔案事業發展的主要方向，要促進金融企業檔案的收集、歸檔、檢索、整理、分類及編目由手工向現代化推進。最后，要促進各個金融機構間的交流和溝通，實現金融機構檔案管理的網絡建設，改變目前金融機構數字檔案各自發展造成信息不暢的問題，在確保金融機密的前提下實現企業間檔案工作的分工協作、資源共享。
3、確保金融企業管理人員素質的創新與檔案管理創新步伐一致
檔案管理隨著經濟的不斷發展，其工作的內容也在不斷的發展，無論是服務的內容、服務的手段還是服務的質量都在不斷的發展，為了適應這一發展趨勢，金融企業的檔案管理人員需要提升個人的素質，使自己成為一名復合型的金融檔案管理人員。首先，需要不斷提升自身的政治、經濟及文化水平，在適應經濟形勢的前提下，提高檔案工作的質量及水平，不斷的學習市場經濟新的理論知識，加強對鄧小平理論及三個代表重要思想的研修，培養愛崗敬業的精神，強化自身的職業道德修養。其次，需要重視知識結構的更新，不斷的學習先進的現代管理、科學技術及技能。最后，要注意將檔案管理的工作與實踐的活動相結合，將新的經驗成果應用到實際工作中，促進金融企業檔案管理及利用相結合。
作者：張芳 單位：德州學院
