新時(shí)期下檔案管理的改革

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一、國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

隨著我國(guó)國(guó)有企業(yè)改革的不斷深入，企業(yè)的管理方式方法都發(fā)生了巨大的變化，在現(xiàn)代企業(yè)中部分檔案管理部門不再獨(dú)立的存在于企業(yè)中。再加上我國(guó)國(guó)有企業(yè)產(chǎn)權(quán)存在不清晰的狀態(tài)，在企業(yè)的改革和重組的過程中，企業(yè)的產(chǎn)權(quán)沒有得到根本性的被動(dòng)。再加上國(guó)有企業(yè)的改革使很多檔案管理機(jī)構(gòu)被撤消或者降級(jí)，影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行。部分國(guó)有企業(yè)在改革中將檔案管理結(jié)構(gòu)和部門進(jìn)行合并，在一定程度上削弱了檔案管理部門的職能，影響了檔案管理工作的效率。部分檔案管理人員不能及時(shí)的跟隨時(shí)展的變化和企業(yè)改革的要求，存在著業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、責(zé)任心不強(qiáng)的情況。在檔案管理工作中不能夠按照相關(guān)的要求進(jìn)行，工作方式不規(guī)范，具有比較大的隨意性。部門企業(yè)的檔案管理方法不能夠滿足時(shí)展的需要，特別是信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用下，部分企業(yè)在檔案管理中依然按照傳統(tǒng)的方法進(jìn)行。這造成了檔案管理的弱化，使部分人員進(jìn)行違規(guī)操作，披露假信息、進(jìn)行非正常交易、涂改資料等，降低了檔案管理的效果。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是維護(hù)檔案嚴(yán)肅性的作用措施。檔案管理工作作為企業(yè)內(nèi)部管理和控制的重要內(nèi)容，企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制的好壞也直接體現(xiàn)在企業(yè)的檔案管理工作中。在新時(shí)期下，國(guó)有企業(yè)要按照市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求加快自身的轉(zhuǎn)型。企業(yè)的管理水平的高低也反映在企業(yè)的檔案管理工作中，加強(qiáng)檔案管理工作對(duì)于降低企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)也具有重要的意義。

二、提高新時(shí)期下國(guó)企檔案管理的方法和措施

為了適應(yīng)新時(shí)期下國(guó)企改革的需要，使企業(yè)的檔案管理工作能夠更加滿足企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的需要，可以從以下幾個(gè)方面做起：

（一）提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

現(xiàn)代企業(yè)制度的建立是部分管理者認(rèn)為企業(yè)的目標(biāo)就是利潤(rùn)、盈利，對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理工作是一般性的事務(wù)工作，不是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要內(nèi)容。檔案作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中重要的信息資源，它真實(shí)的記錄了企業(yè)基層性的工作。也是企業(yè)發(fā)展中的無形資產(chǎn)，對(duì)企業(yè)的管理工作具有重要的促進(jìn)作用③。通過建立新時(shí)期下的檔案管理體系，使企業(yè)的檔案管理工作和企業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)，對(duì)于全面的反映企業(yè)建設(shè)和發(fā)展的歷史過程具有重要的應(yīng)用。企業(yè)的管理者要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的必要性和重要性，把檔案管理工作納入到企業(yè)正常的管理活動(dòng)中。

（二）建立完善的檔案管理制度

信息技術(shù)的不斷進(jìn)步使檔案管理手段和方法也得到了不斷的提高，有效的提高了檔案管理的效率。國(guó)有企業(yè)要及時(shí)的跟隨時(shí)代的變化，建立和時(shí)代相適應(yīng)的檔案管理體系，將不同門類的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，使檔案管理工作和企業(yè)的發(fā)展同步推進(jìn)④。可以在實(shí)際的工作中建立檔案管理的相關(guān)制度，使檔案管理工作有章可循、有章可依。通過建立完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作的責(zé)任，規(guī)范檔案管理工作的秩序，確保檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠得到有效的落實(shí)。通過建立完善的管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文件和資料的集中管理，不僅節(jié)省了大量的人力，而且也便于檔案的收集、整理、歸檔等，避免了檔案資料丟失情況的發(fā)生，保障了檔案資料的安全。企業(yè)應(yīng)當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)的管理工具，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理，這樣可以有效的提高檔案管理的水平，保證了檔案資料的安全。此外，提高檔案服務(wù)工作的好壞是檢驗(yàn)檔案管理工作成效的重要標(biāo)尺，企業(yè)要充分的發(fā)揮檔案信息資源在企業(yè)管理和發(fā)展中的作用，使檔案資源更好的企業(yè)的建設(shè)服務(wù)，可以通過開設(shè)閱覽室的方式方便企業(yè)工作人員的查閱和借閱。還應(yīng)當(dāng)根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀，做好檔案管理的信息化工作，使檔案管理人員能夠從繁重的人力操作中解脫出來，使檔案管理人員有更多的瞬間來研究檔案資料中的有益的信息和價(jià)值；同時(shí)也可以使人們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)中就可以查找到相關(guān)的檔案信息。在日常的工作中管理人員要做好檔案信息的總結(jié)、歸納工作，使檔案管理工作從傳統(tǒng)的信息收集和保存者轉(zhuǎn)變?yōu)槌鲋\劃策的服務(wù)者，充分的發(fā)揮檔案資源的服務(wù)功能。

三、結(jié)束語

企業(yè)的檔案管理工作客觀、真實(shí)的記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的信息，為企業(yè)確定發(fā)展計(jì)劃和目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行提供了大量具有參考價(jià)值的資料。在新時(shí)期下國(guó)有企業(yè)檔案管理部門要及時(shí)的跟隨企業(yè)的變化，主動(dòng)的改變檔案管理的方法和方式，使檔案管理工作能夠有效的企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，切實(shí)的發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。

作者：陳玲 單位：廣深鐵路實(shí)業(yè)發(fā)展總公司