企業電子檔案管理的問題與對策
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（一）正式電子文件歸檔程序不夠完善。正式電子文件歸檔程序不夠完善，這主要是由于相關程序設計的過程中，檔案管理方面的專業人員沒有參與其中，單純從軟件設計工作人員角度出發來進行程序的設計，立足在一些基本表面的問題，比如邏輯上的歸檔問題，信息的分總問題，可以說考慮的范圍是相對局限，不夠周全的。而由此設計出來的自動化辦公軟件，在一些現實問題上的解決措施有待改進。
（二）文件、檔案系統分屬兩個系統。文件、檔案系統分屬兩個系統，由此導致信息的歸類出現一定出入，在后期信息的應用過程中也會出現一定的紕漏。結合一些公司的實際情況，在信息的分類上有一定出入，但是模式化的系統分類無法滿足現實的需要，對于信息的應用、管理都會有著出入。
（三）電子文件的制作規程和電子文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實際的應用過程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒有明確的規則之下，兩者的工作無法有效統一結合。
（四）電子檔案儲存載體安全度無法保證。檔案對于公司來說是有一定價值的信息資料，因此需要有一定的安全保障。電子檔案儲存一般分成兩種，一類是直接通過硬盤儲存器，另一類是利用網絡進行儲存，比如最近比較熱門的云儲存，兩者的安全性都無法完全保證。硬盤儲存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦價值意義高的檔案資源泄露，甚至丟失，會對公司產生諸多不利影響；如果是通過網絡存儲，盡管可以通過網絡很好的備份存儲，但是一些重要的信息仍會會被黑客攻破，或者遭到病毒影響，在安全性上也有所注意。
（五）相關工作人員的綜合素質結合度不高。電子無紙化的檔案管理減少了相關工作人員的工作量，但是對于其素質技能的要求有所增加。企業電子檔案管理，需要其掌握一定的電腦技能，對于相關軟件的應用，自動化辦公系統管理達到熟練的程度，同時工作的責任心也是重要的保障。但是，在現實的情況下，一些資質比較高的檔案管理人員在電腦技能上有所欠缺，而一些年輕的檔案管理人員，還無法把理論更好地結合于實際，對于工作的認識不夠完善深入，甚至某些年輕工作者缺乏工作責任心。
二、針對企業電子檔案管理問題的解決措施
（一）電子檔案監控嚴格化。首先，關于電子檔案的形成監控問題，工作人員應該予以足夠的重視。電子檔案的形成可以說是信息庫的建立，這是一個至關重要的步驟，來保證后期信息利用有價值可言，所以在電子檔案形成的階段，要確保電子文件的真實性和完整性，同時需要確保電子檔案的方方面面都形成有效的監控，以科學、完整、嚴密的制度來規范監控過程，保證監控的效果，比如文件管理制度和體系的科學化、嚴格化，管理內容和執行的有效化等等。
（二）提高電子文件安全性和可識別性。檔案信息對于公司的發展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設想，因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現實的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴格的管理制度以及采取有效的技術措施，比如通過網絡云盤來更好地備份以防丟失，以及對于每一個環節都采取一定的監控和監管，最好把每一項責任落實到個人，確保權責明確，以及采取更加嚴格有效的保密措施，增加安全性。
（三）提高電子檔案甄別的技術。電子文件進入網絡運行之后，其復制變得更為便利，也增加了工作的便利度，但同時也增加了其中的風險，比如關于電子檔案真偽的問題，提高其中的甄別技術有著現實的必要，因此在電子文件辦制的時候增加一定的加密措施，比如隱性的條形碼應用。這樣可以避免使用者和顧客對于文件進行篡改，危害企業的利益。
（四）優化電子檔案的鑒定技術。在文件進行歸檔之前，一般需要先進行文件的鑒定，其目的是為了區別文件的價值，根據實際的需要來給出相應的標準，避免統一標準化的分類不利于公司對于信息的應用。在一定有效分類之后，可以方便企業選擇應用，方便公司管理，更好地為公司創造價值。
（五）優化電子檔案歸檔。現階段，電子檔案和文件檔案處于同步歸檔的狀態，實行“雙套制”，但是實際過程中由于電子文件的法律約束力不高、技術問題大導致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在紕漏，因此需要更好地優化電子檔案的歸檔問題，一方面需要著手建立和運用計算機網絡環境下的具有多種特征的電子檔案，另一方面需要繼續發揮實體檔案的作用，發揮實體檔案和電子檔案結合的作用，實現檔案信息在現代社會信息平臺上的有效運轉。
（六）提高相關工作人員的素質。不管外部條件如何改善，軟件設施如何改進，相關的工作人員作為工作過程中的主體，需要發揮出主觀能動性，因此，提高相關工作人員的素質仍然是重要要求，一方面需要有針對性地對員工進行相關的專業化的培訓，另一方面需要提高相關工作人員的工作責任心，同時結合兩者，才能讓整個工作更加有效，有價值。
三、結束語
企業電子檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足其中的各個環節有所改善，不管是工作本身，還是各類的工作人員，發現問題才能更好地解決問題，才能讓整個過程在實踐中不斷改進，讓電子無紙化的企業電子檔案發揮出現實價值，促進企業的發展。
作者：郎麗娟 單位：白山市渾江區就業服務局
