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一、儀器檔案管理工作中存在的問題
上文已經指出儀器檔案管理的現實意義，在高等院校的實際教學當中，對儀器的檔案管理工作是至關重要的。它是高等院校實驗基地現實情況的真實反映，是衡量高等院校教學質量、先進水平的重要依據。下面，筆者簡要介紹儀器檔案管理工作中存在的問題。
1.檔案意識淡薄
儀器設備檔案反應了儀器設備的歷史情況、現實狀態以及未來水平。通常情況下，儀器設備從購買到驗收、調試到正常使用，維修、保養、改造到最后的報廢都應該在儀器檔案資料上詳細的記錄下來。記載工作應當通過文字、聲音、圖片等形式進行保存。目前，許多檔案管理部門并沒有足夠的專職人員。人事檔案工作由人事部門配備的兼職人員來進行管理，這種管理模式使得組織人事部門的其他工作不能順利開展。除此之外，由于管理模式的不合理性，使得人事管理部門人員的業務能力、工作素養、管理水平的培訓工作不到位，使得人事檔案管理部門的改革與發展工作不能順利開展。但在實際工作中，由于檔案管理人員的意識不足，對儀器的保修單、使用說明、圖紙等的保存不到位，經常出現破損、丟失的狀況。再者，在儀器設備購入到報廢期間的維修、使用情況無法做到嚴格認真的記錄，使得資料記錄不完整，使得一些有價值的資料無法完整的保存下來。
2.檔案管理的方法落后
目前，在儀器設備檔案管理工作中，計算機并沒有得到充分的發揮與利用。僅僅用在檔案材料目錄的錄入工作，并沒有開發儀器設備檔案管理信息化。
二、儀器設備現代化管理的實現方法
針對上文所提到的儀器設備檔案管理在實際工作中所存在的問題，筆者結合多年的檔案管理工作經驗，提出以下幾點建議。要實現儀器設備檔案的現代化管理，首先應該建立一個儀器設備檔案文庫。為了實現現代化管理，我們要求使用計算機來進行檔案資料的錄入與儲存。其次，就是使用計算機和網絡這種現代化的工具，來實現儀器設備檔案的科學化管理，并且實現信息共享。
（1）為了能夠迅速、完整以及準確的使用儀器設備的檔案，我們首先應該實現儀器設備檔案建檔工作的現代化管理工作。只有從基礎工作進行落實，才能有效的實現儀器設備檔案管理的現代化進程。自然，為了更好地服務大家，為我們提供更多、更豐富的資源，我們就應當加強對儀器設備檔案資料的收集，越多的信息資源越好。為了防止儀器設備檔案管理人員的變化對檔案管理工作造成的不便，我們應該實現儀器檔案管理的連續性。這就要求檔案資料是連續的，不是隨著管理人員發生變化的。這就要求工作人員認真做好儀器檔案的建檔工作，認真做好所有儀器設備的動態和靜態記錄，這就要求所有的管理人員都做好記錄工作。認真做好檔案的記錄工作是每一個檔案管理人員應盡的義務，也是為今后儀器檔案的管理工作打好基礎。在記錄過程中，要本著真實、嚴格、準確的態度來進行記錄工作，并且填寫上報、整理分析、歸檔保存工作也應當及時完成。為了能夠及時的了解、統計、記錄儀器設備檔案管理工作中遇到的問題以及經驗的交流，設備使用單位的管理人員和資產管理部門的檔案管理人員應該加強彼此之間的交流與聯系。為了實現儀器檔案管理工作的現代化，并且為了能夠為設備檔案信息網絡提供真實的基礎數據，檔案管理人員應當及時的對檔案信息進行整理歸檔，逐步完善儀器檔案管理工作，用電子文件來進行檔案的儲存。為了實現儀器檔案管理的現代化進程，我們使用計算機來進行工作，這就導致大量的電子文件的產生。由于一起檔案管理不僅具有一般檔案管理的共性，還具備了儀器檔案管理的高技術性和特殊性。這就要求在電子文件的形成、收集、整理、保管之前就應做好規范管理，設備電子文件的歸檔應由設備檔案管理部門集中統一管理。
（2）為了適應高等院校大量的儀器設備、繁多的待處理資料、以及龐大的數據量，管理人員在儀器設備原始資料的管理基礎上，運用了計算機來進行儀器檔案管理工作。第一步，應該將高等院校的所有儀器設備的型號、規格、廠名、價格等基礎信息錄入到計算機中的儀器管理系統當中，即我們常說的SBGL系統。在SBGL系統中，我們可以進行檔案資料的輸入、查詢、修改以及統計等工作。完成了上述所說的工作以外，我們將每年的訂貨情況使用數碼相機和掃描儀對儀器設備的相關資料進行收集，并且輸入到計算機儀器檔案管理系統當中，這樣我們就可以查詢到一些儀器的圖片信息。隨著高等院校校園網絡的建立，學校各部門都可以在網絡上輕松地查閱到需要的儀器資料，滿足自身的需求。為了提高大型精密儀器的經濟效益和社會價值，我們還可以在網上進行宣傳活動，實現對外開放使用。
三、結語
筆者首先介紹了儀器檔案管理的現實意義，它關系著儀器設備能否正確地使用、出現故障以后能否及時正確的維修、保養工作是否到位等等一系列的問題。并簡單指出了在目前工作過程中，儀器檔案管理所遇到的問題。并根據這些問題提出了幾條建設性的意見，希望對同行會有幫助。
作者：奇明 單位：呼倫貝爾市公路勘測規劃設計有限公司