檔案管理信息系統(tǒng)通用需求
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結(jié)合實(shí)際調(diào)研結(jié)果及我國(guó)的相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的概念進(jìn)行描述，滿足和幫助檔案機(jī)構(gòu)建立需求分析框架，其中總體業(yè)務(wù)需求描述了檔案部門及相關(guān)人員對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的總體或者說是高層次的目標(biāo)及要求。在信息時(shí)代，隨著現(xiàn)代管理技術(shù)的發(fā)展，檔案部門建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)的原因是因?yàn)闄n案部門的手工管理及利用方式已不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)狀況，另外由于檔案部門已經(jīng)有檔案管理信息系統(tǒng)多種原因不能滿足現(xiàn)在的需求，必須加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。系統(tǒng)的目標(biāo)一定要與本單位實(shí)際相結(jié)合，在辦公自動(dòng)化的前提下實(shí)現(xiàn)歸檔自動(dòng)化，并帶有一定前瞻性且性價(jià)比高的系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的文檔一體化，是檔案價(jià)值體現(xiàn)之所在，形成電子檔案的電子文件歸檔系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)更加便捷、完善的檔案現(xiàn)代化利用，防止信息“孤島”的出現(xiàn)。結(jié)合實(shí)際工作中遇到的實(shí)際功能需求，捕獲與歸檔功能，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備如下捕獲功能：可以捕獲來自于多種外部系統(tǒng)的文件，不同單位可以根據(jù)本單位實(shí)際選擇外部系統(tǒng)的類型；必須能夠捕獲各種類型電子文件，捕獲各種類型的子文件的能力是作為電子文件管理系統(tǒng)所必須具備，如：博客、壓縮文件、多媒體文檔。保持各組件間的有機(jī)聯(lián)系，具有自動(dòng)捕獲電子文檔及盡可能多的相關(guān)元數(shù)據(jù)的功能，確保各個(gè)組件結(jié)構(gòu)上的完整，而且數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性也得到提高；系統(tǒng)設(shè)計(jì)前要確定各種數(shù)據(jù)類型的獲取方法，根據(jù)系統(tǒng)的配置規(guī)則和初始文號(hào)，可以批量捕獲外部系統(tǒng)的文件，批量導(dǎo)入過程中，文件和元數(shù)據(jù)需要一并導(dǎo)入，并能及時(shí)修正導(dǎo)入過程中的錯(cuò)誤，可以將原有文件轉(zhuǎn)換格式后捕獲，并保留格式間的聯(lián)系，系統(tǒng)應(yīng)該告知用戶進(jìn)行處理，檔案管理信息系統(tǒng)必須具有預(yù)歸檔的功能。分類功能是檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)與核心，系統(tǒng)應(yīng)確保設(shè)置分類方案不打亂電子文件形成時(shí)的有機(jī)聯(lián)系，應(yīng)該基于對(duì)機(jī)構(gòu)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的分析；系統(tǒng)應(yīng)允許授權(quán)用戶的分類方案進(jìn)行相關(guān)變動(dòng)，系統(tǒng)應(yīng)該允許授權(quán)用戶對(duì)原分類方案進(jìn)行相應(yīng)操作；在分類方案的不同類目、案卷下允許存在相同的名稱或編碼，系統(tǒng)應(yīng)該允許存在相同的名稱或者編碼。鑒定和處置功能，對(duì)檔案的鑒定工作非常重要，系統(tǒng)可以設(shè)置電子檔案的保管期限表，具有進(jìn)行保管期限定義、修改、維護(hù)的能力。系統(tǒng)可以自動(dòng)檢索出過期檔案，并加入待銷毀列表，經(jīng)過鑒定后發(fā)現(xiàn)其并無保存價(jià)值需要銷毀；系統(tǒng)具有復(fù)審功能，檔案管理員根據(jù)銷毀審批單；系統(tǒng)必須具有轉(zhuǎn)存與遷移的功能，需要我們及時(shí)更換軟、硬件載體；銷毀時(shí)要保證該電子文件的徹底銷毀，必須確保已銷毀的文件已經(jīng)從系統(tǒng)中徹底清除，檔案管理系統(tǒng)必須為轉(zhuǎn)移或銷毀的文件保留元數(shù)據(jù)存根。檔案管理信息系統(tǒng)的控制功能，系統(tǒng)必須具備阻止非法操作行為的功能，使授權(quán)用戶能夠在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行合法操作。系統(tǒng)必須具備審計(jì)跟蹤功能，以保證文件的真實(shí)性和完整性；系統(tǒng)可通過審計(jì)跟蹤功能記錄用戶的活動(dòng)，如檢查用戶的行為是否存在濫用權(quán)限；系統(tǒng)管理員可自行確定用于審計(jì)跟蹤的行為，應(yīng)允許管理員選擇并決定審計(jì)跟蹤；系統(tǒng)應(yīng)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行監(jiān)視并形成審計(jì)跟蹤報(bào)告，系統(tǒng)應(yīng)具備訪問控制功能，系統(tǒng)應(yīng)具備安全類別的劃分功能，系統(tǒng)應(yīng)該支持一個(gè)訪問控制機(jī)制配置選項(xiàng)，系統(tǒng)應(yīng)允許系統(tǒng)管理員定義用戶角色，維護(hù)權(quán)限管理；系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)重要文件進(jìn)行特別的保護(hù)。查找與檢索功能，其系統(tǒng)檢索模塊應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)則，系統(tǒng)應(yīng)支持多途徑的檢索方式，系統(tǒng)可以選擇支持網(wǎng)絡(luò)化檢索方式，系統(tǒng)應(yīng)支持直觀、靈活的檢索結(jié)果及輸出方式，允許同時(shí)進(jìn)行查看、傳輸和打印等。系統(tǒng)報(bào)表設(shè)計(jì)和制作功能，系統(tǒng)應(yīng)具備統(tǒng)計(jì)功能，如根據(jù)其實(shí)際業(yè)務(wù)需求自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表的格式；系統(tǒng)必須具備根據(jù)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容生成內(nèi)容、形式豐富的統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能。另外管理功能是系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)處理功能，系統(tǒng)應(yīng)具備存儲(chǔ)保管功能，系統(tǒng)應(yīng)具備備份和恢復(fù)功能。
二、通用性能需求
它是檔案管理信息系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)必須考慮的，包括信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確性，即系統(tǒng)數(shù)據(jù)在傳遞過程中吻合程度；系統(tǒng)的及時(shí)性是指系統(tǒng)對(duì)用戶的請(qǐng)求可以在很短的時(shí)間內(nèi)就得到響應(yīng)；檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)該具備穩(wěn)定且靈活的體系結(jié)構(gòu)，其功能設(shè)計(jì)也應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)規(guī)范的要求；系統(tǒng)的友好性，體現(xiàn)為以用戶為中心，系統(tǒng)的先進(jìn)性保持其最合理、最經(jīng)濟(jì)的先進(jìn)性水平。
作者：王洪雁 單位：白山市職業(yè)技能中心
