靈活就業(yè)人員檔案管理現(xiàn)狀

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【摘要】本文將結合靈活就業(yè)人員檔案管理概述和檔案管理的內(nèi)容與特點，研究檔案管理存在的問題和原因，有針對性地提出強化對策，希望促進靈活就業(yè)人員檔案管理工作更加規(guī)范、合理。

【關鍵詞】檔案管理；靈活就業(yè)人員；現(xiàn)狀；對策

我國經(jīng)過長時間對檔案管理工作的探索，檔案管理工作已經(jīng)實現(xiàn)由高速增長轉變?yōu)楦哔|量發(fā)展，并取得了一定的發(fā)展成果。隨著我國調(diào)整產(chǎn)業(yè)結構和進行產(chǎn)業(yè)轉型升級，在很大程度上擴大了靈活就業(yè)群體規(guī)模，提升了人事檔案管理工作難度，導致多頭管理、棄檔等問題時有發(fā)生。在這種情況下，很難為靈活就業(yè)群體提供方便、有效的業(yè)務辦理服務。只有對靈活就業(yè)人員檔案管理進行優(yōu)化，保證其信息收集、掌握及時，才能使靈活就業(yè)人員的就業(yè)和創(chuàng)業(yè)等需求得到滿足。

一、靈活就業(yè)人員檔案管理概述

（一）靈活就業(yè)人員的定義。靈活就業(yè)人員就是在各級檔案管理機構完成檔案寄存，與用人單位勞動關系已經(jīng)終止或解除的自謀職業(yè)人員、辭職人員以及失業(yè)人員；個體經(jīng)營組織的從業(yè)人員以及業(yè)主；已完成就業(yè)、失業(yè)登記的未就業(yè)人員；已經(jīng)滿足勞動人事部門退休要求的退休人員。

（二）靈活就業(yè)人員檔案管理的定義。人事檔案管理就是對人事檔案實現(xiàn)統(tǒng)一集中的管理，服務于人事、組織工作。我國經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)形成較為完善的干部人事檔案管理體系，與干部人事檔案管理相比，靈活就業(yè)人員的檔案管理發(fā)展的時間較短。隨著我國擁有越來越多的靈活就業(yè)人員，其檔案管理工作受到了越來越多的關注與重視，靈活就業(yè)人員的檔案管理不是盲目開展就可以完成的工作，也不僅僅是取放和保存相關的檔案，而是需要以科學方法、原則、理論為依托，只有以全面掌握相關管理方法和科學理論為基礎，才可能真正規(guī)范、科學地管理靈活就業(yè)人員檔案。本文中的靈活就業(yè)人員檔案管理就是管理就業(yè)形式靈活人員檔案的工作。

二、靈活就業(yè)人員檔案管理的內(nèi)容和特點

（一）主要工作內(nèi)容。首先，是對檔案資料的鑒別和收集，結合靈活就業(yè)人員的特點，其只有在與用人單位存在各種形式的合作時，才會有檔案資料形成。相關文件資料在剛完成收集時，是有價值和無價值的資料摻雜在一起。所以，相關人員需要準確鑒別收集的資料，在相關檔案中歸入有價值的資料，同時有效剔除無價值資料，為后續(xù)的補充和收集提供方便。其次，是檔案資料的整理，在完成檔案資料的鑒別后，為了實現(xiàn)相關檔案資料的系統(tǒng)化和條理化，需要以個人為單位準確進行技術加工、登記、分類、編碼以及排序等。然后，是檔案資料的保存，對于實體檔案資料來說，其字跡材料、檔案載體等會受到光線、氣候以及人員等因素的影響，想要進行長期保存較為困難。所以在檔案管理工作中，應有效結合包裝材料、保管設備、裝具、除濕設備以及庫房等完成全面保護體系的建立，使檔案資料在更好的環(huán)境中保存，而且，在保存檔案資料的過程中，還應該遵循利用方便、保密安全的原則。最后，是檔案資料的利用和轉遞，檔案利用需要以保存的資料為基礎，結合一定的方法和方式，從而服務于人事工作或其他工作。檔案資料能夠全面、準確地記載靈活就業(yè)人員的技能業(yè)務水平、學識能力、品德以及個人精力等，能夠為靈活就業(yè)人員進入新工作單位連續(xù)工齡、繳納社會保險以及申請退休等提供有效幫助，所以，利用是開展靈活就業(yè)人員檔案管理的最終目的。同時，當靈活人員改變主管單位和工作單位時，也可能會改變檔案管理單位，在這種情況下，檔案管理部門應該與其主管單位或工作單位變動情況相結合，及時向其新主管單位或工作單位轉遞檔案資料，做到人走檔隨。轉遞檔案的方式分別為轉出和轉入，無論利用哪種轉遞檔案的工作，都應該滿足安全、完整、準確以及及時的要求。如果無法有效開展檔案轉遞工作，將會導致檔案轉遞不及時，導致檔案管理與人員管理脫節(jié)，將會在很大程度上限制檔案資料功能的發(fā)揮，對工作單位了解和使用靈活就業(yè)人員產(chǎn)生影響。所以，應該對靈活就業(yè)人員檔案管理工作進行優(yōu)化，使其具有更高的檔案管理質量，有效服務于靈活就業(yè)人員就業(yè)、創(chuàng)業(yè)等。

（二）特點。靈活就業(yè)人員存在靈活多變的工作形式和工作地點，在很大程度上提升了相關檔案管理工作的難度，應該對其檔案管理特點進行深入分析，從而提供優(yōu)化靈活就業(yè)人員檔案管理的重要依據(jù)。1.檔案擁有較快的流轉速度。靈活的工作地點、工作時間是靈活就業(yè)人員最明顯的特性，在保存其人事檔案時，主要靠人才公共服務部門、就業(yè)公共服務部門等。因為其可能經(jīng)常改變工作地點，或由于出具證明、社保繳納等原因，會導致其人事檔案擁有非?？斓牧鬓D速度。2.檔案擁有較高的利用率。因為公安部門對證明業(yè)務進行了精簡，而作為最為詳細的技能培訓、工作經(jīng)歷以及個人教育等方面的資料，人事檔案能夠作為證明材料幫助靈活就業(yè)人員完成各類證明業(yè)務的辦理。在這樣的情況下，流動人員人事檔案在其辦理退休、就業(yè)、求職等業(yè)務時擁有非常高的利用率。3.檔案管理擁有較大難度。因為靈活就業(yè)群體無法時刻接受社會組織有效監(jiān)管，存在較為松散的勞動關系，并且頻繁流動和變動工作，很難有效收集人事檔案信息，容易有損毀等情況發(fā)生，在很大程度上提升了人事檔案管理難度。

三、靈活就業(yè)人員檔案管理存在的問題

（一）缺乏先進的檔案管理手段。近年來，隨著我國逐步改進和完善各級公共服務機構，在很大程度上改善了各級公共服務部門，但是傳統(tǒng)的服務模式仍然存在，依然以手工操作作為主要手段，在服務方面只提供檔案流入、查詢、轉出等簡單服務，缺乏先進的服務手段。部分單位因為不重視靈活就業(yè)人員檔案管理，沒有實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化，所以，很難規(guī)范地提供服務，降低了靈活就業(yè)人員辦理業(yè)務的體驗和質量。同時，由于服務手段落后，很難使靈活就業(yè)人員的信息化需求得到滿足。

（二）缺乏科學的檔案管理觀念?，F(xiàn)階段，負責靈活就業(yè)人員檔案管理的部門雖然對保存檔案資料的工作足夠重視，但是卻普遍存在輕視檔案利用的問題，缺乏目標規(guī)劃和大數(shù)據(jù)時代意識。導致這些問題存在的主要原因是相關人員無法滿足檔案管理工作對專業(yè)素質的要求，很多檔案管理員突然接手流動就業(yè)人員檔案管理工作，不但不具備有關檔案管理的專業(yè)水平，也沒有參加過相關培訓，無法有效滿足現(xiàn)階段的檔案管理需求。

（三）缺乏規(guī)范的檔案轉遞程序。現(xiàn)階段，人事檔案轉遞是在不同地區(qū)和管理部門之間進行檔案資料的轉出轉入。因為靈活就業(yè)人員存在非常頻繁的流動情況，不固定的工作時間，部分企業(yè)在進行人員招聘時，對就業(yè)人員檔案資料不夠重視，不會積極完善補充以及查閱檔案，導致就業(yè)人員存在非常明顯的工作經(jīng)歷不完整的問題。部分企業(yè)在與員工解除勞動關系后，會由員工自行管理人事檔案，從而使檔案管理中出現(xiàn)轉遞不及時、工作不規(guī)范的問題，嚴重時會出現(xiàn)丟失檔案的現(xiàn)象，對管理和利用靈活就業(yè)人員人事檔案產(chǎn)生嚴重影響。如部分靈活就業(yè)人員在原工作單位離職后對人事檔案管理情況不夠重視，原工作單位并未向公共檔案管理部門及時轉遞人事檔案，導致丟失、缺失人事檔案管理資料的問題出現(xiàn)，使人事檔案管理不完整、不規(guī)范。

（四）基礎建設薄弱。完善相關基礎建設是開展人事檔案工作的重要基礎，基礎建設包括閱覽檔案用房、整理檔案用房、裝訂機以及掃描儀等，同時需要使“六防”和“三室分開”的要求得到滿足，但是與公共檔案管理實際情況相結合時，很多負責檔案管理的部門并沒有達到相關要求，特別是在人事檔案實行免費管理后，相關經(jīng)費的投入只能保證日常工作中得到滿足，沒有足夠的資金投入改善管理設施，導致檔案管理工作存在很多隱患，很難實現(xiàn)規(guī)范化的人事檔案管理。

四、強化靈活就業(yè)人員檔案管理的對策

（一）將數(shù)據(jù)信息技術有效融入檔案管理。為了有效聯(lián)系檔案管理部門和就業(yè)市場，省內(nèi)各級人才服務機構和公共就業(yè)機構應該完成互聯(lián)互通網(wǎng)絡渠道的搭建，在檔案管理過程中，利用互聯(lián)網(wǎng)將靈活就業(yè)人員職業(yè)能力鑒定、職業(yè)技能培訓、勞務服務企業(yè)管理、非正規(guī)勞動組織以及人才測評等信息融入檔案內(nèi)容，使檔案數(shù)據(jù)變得更加豐富，并以數(shù)據(jù)信息平臺和互聯(lián)網(wǎng)技術為基礎，實現(xiàn)一體化的服務信息管理，使檔案管理擁有更高的信息化程度，利用人事檔案資料和工具有效優(yōu)化就業(yè)市場和人才選拔環(huán)境。各級公共檔案管理部門在進行檔案信息化建設時，應該有序登記和銜接就業(yè)、失業(yè)以及待就業(yè)業(yè)務，有效登記和管理靈活就業(yè)人員的檔案。管理就業(yè)信息的人員應該利用大數(shù)據(jù)技術分析檔案中人員的求職要求、求職意向、工作經(jīng)歷以及知識技能等，完成合理招聘信息的定向推送。同時，公共檔案管理部門應該借助互聯(lián)網(wǎng)平臺和大數(shù)據(jù)技術有效聯(lián)系用人單位，完成用人企業(yè)信息庫的建立，包括用人待遇、錄取條件、工作內(nèi)容、需求人數(shù)等基本信息。例如山東省濰坊市在建立和管理人才檔案時，通過信息技術的有效利用，完成了《檔案分類大綱》和《檔案保管期限約束制度》的制訂，明確規(guī)定了檔案管理的要求和時間，并在電子檔案平臺中加入統(tǒng)計臺賬、檢索工具等模塊，為檔案管理人員管理和利用人才檔案提供了方便。另外，應該與靈活就業(yè)人員的特征相結合，對相關的視頻檔案和聲像檔案進行完善，從而更加精準地管理人事檔案，并利用數(shù)字化技術管理檔案，從而更加規(guī)范地收集、整理和更新檔案資料。

（二）創(chuàng)新檔案管理觀念。在現(xiàn)階段，想有效提升靈活就業(yè)人員檔案管理工作質量，相關檔案管理人員必須創(chuàng)新檔案管理觀念，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理觀念和方法，不但要完成檔案信息觀的樹立，還應該對管理檔案的目的進行明確，促進檔案信息充分發(fā)揮價值。同時，檔案管理人員還應該樹立創(chuàng)新意識，與時代發(fā)展相結合，轉變檔案管理觀念，促進檔案管理創(chuàng)新。另外，作為公共檔案管理部門，應該對人員培訓和隊伍建設進行加強，在保證檔案管理人員齊備的前提下，積極參加上級檔案主管部門和相關部門的有關培訓，邀請優(yōu)秀的同行業(yè)人員進入檔案管理部門進行現(xiàn)場授課和指導，對培訓檔案管理人員的力度進行加強，使檔案管理人員擁有越來越強的業(yè)務能力。

（三）優(yōu)化人事檔案轉遞流程。靈活就業(yè)人員往往工作變動頻繁，擁有較高的檔案轉遞需求，需要公共檔案管理部門與其轉變工作單位的情況相結合，及時向其工作單位當?shù)氐墓矙n案管理部門或工作單位轉遞人事檔案，有效開展靈活就業(yè)人員檔案管理服務。針對這種情況，公共檔案管理部門應該有效聯(lián)系企事業(yè)單位，保證在規(guī)定時間內(nèi)原用人單位能夠向指定的公共檔案管理部門移交檔案，在接收到人事檔案后，應該認真核對檔案的準確性和完整性，并與靈活就業(yè)人員接續(xù)社會保險的情況相結合，利用合理渠道完成人事檔案轉遞，使檔案管理和人員管理相統(tǒng)一的目標得以實現(xiàn)，保證檔案管理有效適應靈活就業(yè)人員流動。

（四）完善基礎建設。作為靈活就業(yè)人員檔案管理的重要基礎設施，庫房等基礎設施的管理應該由專人負責，并完成必要防護和安全措施的配備，從而使“八防”和“三室分開”的標準得到滿足。在檔案管理過程中，相關基礎設施方便、實用、安全是前提。所以，公共檔案管理部門必須對基礎設施建設進行完善，從而為靈活就業(yè)人員的檔案提供安全的管理環(huán)境。與國家相關標準相結合，對檔案庫建設水平及裝訂機、掃描儀等硬件配置進行提升，對財物等方面的投入進行提升，使檔案防高溫、防光、防蛀、防潮、防盜、防火等要求得到滿足，還能有效提升檔案管理工作效率。所以，為了使檔案管理要求得到更好地滿足，應該對現(xiàn)有設備進行統(tǒng)計，并完成缺失設備的重新配備，在配備設備的過程中，應該注重部門內(nèi)部設備的統(tǒng)一性。只有保證相關基礎建設完善、設備統(tǒng)一，才能使工作設備不統(tǒng)一導致的問題得到有效避免，有效規(guī)范靈活就業(yè)人員檔案管理工作。

（五）對宣傳工作進行增強。除了以上措施外，公共檔案管理部門還應該對相關宣傳工作足夠重視，從而使社會檔案意識得到增強。經(jīng)過相關研究實踐證明，靈活就業(yè)人員的利益直接受到社會檔案意識的影響。首先，應該提升宣傳氛圍的規(guī)范化和科學化?，F(xiàn)階段，仍然有很多人們在認識人事檔案方面存在偏差，所以實現(xiàn)對檔案重要性的規(guī)范化和科學化認識非常重要。在宣傳的過程中，必須進行規(guī)范化和合理化引導。其次，應該對社區(qū)宣傳工作進行加強。社區(qū)能夠在各種政策執(zhí)行過程中發(fā)揮非常重要的作用，所以有效利用社區(qū)宣傳人事檔案管理工作能夠發(fā)揮很好的效果。最后，應該對新媒體進行充分利用，在新時代手機、網(wǎng)絡等新媒體的傳播范圍和影響是毋庸置疑的，公共檔案管理部門可以通過建立直播賬號、網(wǎng)站、公眾號等宣傳檔案管理工作，提升相關企業(yè)和靈活就業(yè)人員對檔案管理的認識，規(guī)范檔案管理環(huán)境。

五、結語

現(xiàn)階段，我國擁有復雜多變的就業(yè)形式，同時擁有大規(guī)模的靈活就業(yè)群體，相關檔案管理存在缺乏先進的檔案管理手段、缺乏科學的檔案管理觀念、缺乏規(guī)范的檔案轉遞程序以及基礎建設薄弱等問題。針對這些問題，公共檔案管理部門應該與檔案管理工作的新需求、新特點、新變化相結合，轉變觀念、優(yōu)化技術手段、優(yōu)化工作流程、完善基礎建設并加強宣傳，有效提升人事檔案管理水平，為靈活就業(yè)人員就業(yè)、創(chuàng)業(yè)提供保障。

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作者:耿為民 單位:山東省濱州市社會保險事業(yè)中心