從院史館建設淺談醫院檔案規范管理
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院史館是醫院回顧其創建歷史、展示其發展成果的重要平臺，通過文字、圖片、視聽、實物等形式的陳列展覽，集中展示了醫院從建立到發展壯大的歷史進程。
一、醫院建設院史館的意義
1.院史館是醫院歷史積淀的載體
院史館記載了醫院創立、變遷、發展、壯大的全過程，是一部指引醫院前進的羅盤，以醫院幾十年風雨奮斗歷程為脈絡，再現醫院從小到大、由弱到強、躋身國家百強重點中醫院行列奮斗場景，通過歷史文件、圖片、實物、證書獎牌以及聲像技術，展示了醫院管理者和員工用智慧和汗水凝練出的發展理念、戰略思想和文化內涵?？梢哉f，醫院院史館是醫院精神傳承和輝煌成就的文化歷史積淀，見證了醫院的歷史變遷與演進。
2.院史館是醫院開放交流的窗口
對外交流是醫院一項重要的事務性工作，院史館現已成為醫院宣傳的窗口，既是上級領導和來訪學者來院考察、參觀的場所，又是業內同行開展學術交流、研討的載體。我院每年接待近600余人次參觀，通過院史館，展示了醫院發展全貌，讓社會大眾了解醫院歷史的同時，感受到醫院的優秀文化和醫務人員的精神文化風貌，提升醫院的品牌影響力。
3.院史館承擔文化教育的功能
院史館是弘揚醫院傳統文化的陣地，是開展紀念活動和職工教育的基地。我院院史館對外開放，是全市中小學中醫文化學習基地，也是對醫院新員工進行年度崗前培訓的第一站，通過院史館的學習參觀，了解醫院的歷史沿革、杏林人物、醫院文化、醫學發展、醫德醫風、榮譽獎勵，增強對醫院文化的認同和對職業的使命感，提升職業自豪感，實現醫院文化的傳承。
二、建設院史館是對檔案資料的全面梳理、編研、利用的過程
1.院史館具有保存實物檔案的功能
醫院院史館是醫院檔案保存的重要平臺，實物檔案是其中的重要組成部分。我院院史館設有中央展柜，分批分類展示自己醫院在各類競賽活動中的獎牌獎杯、榮譽證書，各級領導題詞、賀信，各種重要標志印章、照片書籍、儀器設備等實物管理檔案，這些實物檔案真實地記錄了各級組織領導的關心與支持、醫院七十年發展的歷程、一代代中醫人心血與汗水的智慧結晶。院史館的建立很好地解決了實物檔案存儲無序、利用率低等問題。
2.院史館的建立是對醫院檔案工作的一次全面梳理
院史材料涉及人物、建筑、文書、科技、設備、醫學、教學、科研成果檔案等多種檔案，這些檔案在收集、整理、分類的過程中，是一次全面梳理和整理的過程。如：歷史發展沿革的材料從檔案管理文件和報刊資料中收集，內設機構和名稱除了需要查閱歷史檔案，還能夠通過走訪當事人、知情者獲取，工作人員懷著強烈的責任感和使命感，對收集的資料和檔案都進行了細心考證，做到不遺漏任何方面的歷史數據資料，全面收集各類檔案。
3.院史館建設增強了職工的檔案意識
院史館陳列資料的收集是一個長期的過程，在建設階段，工作人員不僅要查閱大量史料，還要走訪健在的行業前賢，探訪名醫名家、醫院職工，提供各類歷史資料和信息，比如照片、記錄、報紙等老物件，也可借助口述史研究，如實記載醫院不同時期發展狀況，共同見證醫院及中醫藥事業發展的不同階段，從而讓更多職工參與到院史館的建設中來?？梢哉f，院史館活化了檔案信息，是對檔案工作的無形宣傳，增強了工作人員的檔案意識。
4.院史館是檔案開發利用的一種方式
當前，檔案開發利用的方式和手段越加多樣，院史館作為醫院檔案展示的一種形式，能夠不斷擴大宣傳和利用面。我院利用70年院慶之際，編制了關于院史館建設檔案的畫冊和圖書，集中展示了醫院70年崢嶸歲月中一些珍貴的史實及圖片資料，在了解醫院歷史和發展成就的同時普及檔案管理知識。
1.擴大綜合檔案的收集范圍
當前，各部門人員檔案收集意識淡薄，僅重視傳統文書檔案、部分榮譽證書和圖片資料的收集，一些重大事件、活動、人物信息及醫療技術類的錄音、錄像、PPT等反映醫院發展特色的檔案資料沒有收集，不能及時移交醫院檔案室，導致檔案資源利用率低。為此，應提高職工檔案意識，推行部門制度，把各類資料的整理歸檔列入各科室的目標任務中，增強人員責任意識，不斷擴大檔案的收集范圍，如各種證件檔案、特色人物檔案、醫療糾紛檔案、突發事件檔案、院務公開檔案等等，這些特色檔案對豐富醫院館藏具有重要價值。
2.加強對檔案的修復和保護
由于檔案的性質，大部分檔案都是長期永久保存的，年代較為久遠，加之借閱的磨損和自然災害等影響，檔案會受到不同程度損害，很多建院初期的文書檔案都開始出現變色、發黃、老化、變脆，聲像檔案出現褪色、失音等現象，加上借閱頻繁，有的紙張甚至出現破損，極大地減少了檔案的壽命，因此要盡早進行修復，否則將造成極大的損失?？梢詫⑹軗p的檔案資料進行掃描、拍照等數字化處理形成電子文件，同時，需要做到恒濕、恒溫、防磁等保管工作要求，定期做好除蟲、除塵、除霉等工作，以延長檔案的壽命。
3.重視檔案管理的信息化建設
雖然我國檔案信息工作還處于初級應用階段，但信息化時代的到來和醫學技術的發展進步，使檔案數字化管理成為必然趨勢，能夠大大減少檔案存放空間，節省人力和物力，有效提高檔案管理、查詢和利用的效率，推動檔案管理的深刻變革。在進行檔案信息化建設階段，應不斷加大對檔案管理基礎設施的投入，除日常工作所需的計算機、內存、掃描儀、打印機等硬件設施外，還應購買相關檔案管理信息系統軟件等，以確保檔案文件數據的采集、錄入、掃描、檢索、安全等工作能正常進行。及早完成建院以來各類檔案的數字化處理，建立檔案管理數據庫，確保所有數字檔案的真實性、完整性和有效性，還應加強檔案信息安全管理工作，嚴防失泄密，保證檔案安全。
4.加強檔案的編研、開發和利用。豐富的檔案室藏資源為檔案編研工作提供了良好的基礎，對歷史檔案的編制和研究能夠積極助推醫院的建設發展。院史館的建設是檔案編研和利用工作的最佳體現，通過編研工作，既展示了醫院發展成果，又進一步發揮了檔案的作用和價值，還能適度降低對檔案原件的重復利用。醫院還可以根據行業特點，編研醫院院志、學科教研病例、名醫病案、專家人物傳、院報院刊等作品，對擴大醫院宣傳也能夠發揮非常積極的作用。綜上所述，醫院檔案管理工作在院史館的建設中具有重要的作用，因此檔案室日常應做好院史等各類檔案的收集，并進行科學管理，合理開發利用檔案，以確保檔案工作發揮更大的價值和作用。
參考文獻
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作者:桂莉 單位:安康市中醫醫院