醫院檔案管理工作創新與發展淺析

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[摘要]隨著醫療衛生事業的發展和醫療體制改革的日益深化，醫院檔案的數量、載體形式和種類越來越多，在醫院各項管理工作和醫療服務的開展中發揮著重要作用，做好檔案管理工作對醫院運營的重要意義不言而喻。在大數據時代，醫療電子檔案的使用范圍不斷擴大，在開展檔案管理工作時，管理人員要樹立新型管理理念，積極應用大數據技術，對現有管理模式進行創新，為促進醫院現代化管理和發展打好基礎。本文基于大數據特征及其對醫院檔案管理工作的意義，結合醫院檔案管理工作的現狀逐步探討應用大數據理念做好醫院檔案管理的措施，希望能為相關工作提供借鑒。

[關鍵詞]大數據背景；醫院檔案管理；工作創新

一、引言

醫院在其歷史發展過程中所產生的原始資料需要歸檔保存，檔案具有權威性，對醫院的運營和發展有重要影響。大數據背景下醫院檔案管理工作需進一步提高信息技術的應用效果，促進管理工作朝規范化、有序化發展。在信息技術的持續發展時代，每個行業均會收集、匯總大量數據與信息，通過對這些信息的分析，了解其可利用價值，以及具體的利用方法等，對于信息使用者而言至為關鍵，而檔案部門則在系統性任務面前扮演著非常重要的角色。如今很多醫院已經構建了基于信息技術的檔案管理系統，并有效應用于門診、問診、費用結算等環節，然而在大數據背景下，檔案信息管理平臺依然有一些問題，只有解決這些問題才能在大數據背景下更好地服務患者、回饋社會，并促進醫院向好的方向發展，以下將對大數據背景下醫院檔案管理工作的實際情況和問題進行分析，并提出相關的解決方法和創新理念。

二、大數據的“4V特征”以及對醫院檔案管理工作的重要性

（一）大數據“4V”特征

大數據（bigdata）是繼物聯網、云計算取得重大技術進展后又一項新的顛覆性技術，屬于一種需要新的處理模式才能賦予強大洞察力、流程優化能力和決策力的信息資產。大數據的四個典型特征包括：第一，體量（Volume）。大數據體量規模龐大，從TB級別可上升到EB級別，遠遠大于個人計算機硬盤的量級。第二，多樣化（Variety）。從數據形式來看，文本形式屬于結構化數據，而圖片、視頻、音頻等非結構化數據所涉及的范圍更廣，對醫院數據處理方法提出了更高要求。第三，高價值（Value）。利用強大的機器算法迅速發揮海量數據的實用性，以低成本創造高價值是目前大數據時代需要解決的問題。第四，高速度（Velocity）。與傳統數據相比，大數據獲得速度更快，在一秒鐘的時間內即可產生海量數據，對數據的處理速度和效率成為影響各行業生存的關鍵能力。

（二）大數據對醫院檔案管理工作的重要性

檔案管理工作屬于對檔案進行收集整理、分類保存、統計檢索、匯編加工、創新利用等一系列流程的聚合，隨著大數據的廣泛應用，其“4V”特征能平衡檔案管理中“個體與整體”“局部和全部”“開放與安全”之間的關系，讓各項管理流程得到整合優化，縮短收集到開發再利用檔案資源的空間和時間，從而提高管理效率和使用滿意度。合理利用大數據技術對提高醫院檔案管理水平有重要意義，一是結合信息技術對檔案數據進行處理可減輕工作人員壓力，提高檔案質量；二是能促進醫院檔案的管理和利用，加快管理模式的改革創新，推動醫院的信息化發展；三是借助大數據優勢可逐步完成互聯網信息化建設，在日常運營中患者能通過移動終端迅速查詢自身的醫院檔案，有利于患者精準求醫，醫生精準診療。

三、醫院檔案管理工作的現狀和問題

（一）檔案數字化建設滯后

從檔案類型來看，以手術記錄、醫囑、病程記錄、會診記錄、病例報告、檢查報告、影像學資料、圖文音像資料、護理文書、財務報表為主，以往檔案管理工作準則要求病例報告保存30年，門診病歷則保存15年。隨著時間推移，檔案儲存數量越來越多，但醫院對檔案的數字化和信息化建設資金投入力度不足，導致很多醫院并不具備完善的檔案信息采集和處理分析自動化系統，對檔案管理效率造成嚴重影響。

（二）數據收集存儲存在難度

數據信息的收集和錄入工作需要人力和資金支持，在統計識別多樣性海量數據時還需提高準確性。在檔案管理工作中應用大數據技術時需采取多樣性統計和處理方式，從而獲得更多的有價值信息，但海量信息存儲和解析會占用服務器大量的數據管理空間，增加服務器負擔和管理難度。

（三）檔案管理存在安全隱患

隨著信息技術的發展，醫院對傳統醫療體系的人事檔案、科研檔案、業務檔案進行了電子化處理，提高了檔案管理質量，但大部分醫院并未制定完善的電子檔案安全管理措施，缺乏必要的防護手段，容易出現電子檔案泄密、丟失和惡意篡改等問題。檔案為醫院日常運營和管理工作的開展提供了權威依據，具有保密性，一旦檔案泄露將會給患者和醫院帶來嚴重損失。

（四）重視管理，忽視開發利用

大部分檔案管理者在采集、歸類、保存檔案信息后往往將其擱置一邊，普遍存在重視管理忽視開發利用的問題，導致很多實用性高的優質資源長期被人為忽視，無法發揮信息的價值性作用。醫院檔案是醫院運營管理的重要信息資產，對醫療、科研、管理制度和培訓教育等工作均有重要影響，若檔案管理人員缺乏主動服務意識容易導致檔案管理工作趨于表面形式，失去了檔案資源的重要價值和作用。

（五）應用效率較低

檔案管理工作從本質上講，目的是有利于醫護人員對檔案內部信息的應用，當今社會相關工作人員需要充分了解檔案信息特征，也就是在容易獲取、數量多、具有較強共享度這些特征上加以把握，但實際應用此類特征的功能卻未能引起足夠的重視。部分醫院工作人員在做此類工作時發現檔案信息沒有及時做好，并將信息進行共享。尤其是一些電子檔案占比較高，可是工作人員卻未能給其以精準化管理的支持，導致應用效率的遲遲未能跟進。這一問題發生的根源在于工作人員在面對大數據技術時，掌握意識與掌握能力不足，且有部分醫院有著典型的檔案信息閑置的弊端，在投入大量人力、財力、物力建設大數據檔案管理平臺后，卻面臨著使用率不高的問題。

四、大數據時代醫院檔案管理的創新舉措

（一）利用大數據技術深挖檔案的價值

醫院傳統的檔案管理工作隨著網絡技術和信息技術的不斷發展而產生變革，計算機和網絡的運用，取代了人工對信息的收集歸檔、整理和借閱等一系列需要耗費勞動力的工作。對信息進行整合記錄，是傳統檔案管理工作的重點，只有對數據檔案的價值進行深入挖掘才能充分發揮醫療檔案的重要作用。大數據的應用要求醫院要更加關注醫療檔案之間的相關關系，而不是執著于糾結因果關系，為此，醫院要在大數據挖掘技術的基礎上，完善檔案分析系統，為探索醫療數據之間的相關關系奠定技術基礎，便于發現并掌握更多規律應用于醫療。例如，可以通過大數據分析醫生的處方、患者用藥情況，這樣一來，能夠了解醫院的購藥廠家傾向，還有患者是否存在用藥過度等情況，能夠對不利情況做出提前預警；醫院也能夠通過大量患者的信息，例如職業、年齡、信息、性別等相關信息，跟發生疾病之間進行關聯對比，再結合醫院的相關診療、健康體檢數據，為人們的健康服務提前打下預防針。

（二）完善網絡基礎設施建設

在大數據時代，網絡的建設情況決定了醫院檔案管理的發展情況。醫院只有對網絡基礎設施不斷進行完善搭建，才能夠滿足檔案信息化的管理，讓檔案管理工作與時俱進。醫院在搭建網絡平臺的時候，要加大資金的投入力度，完善內部的網絡設施，應用先進軟件與系統替換掉那些老舊的設備設施，用現代化的科學和方法對檔案信息進行管理。為確保有序開展醫院檔案信息化的建設，要重視利用大數據對醫院各種資料進行檔案規整，有效節約存儲時間和空間，需要用到時便于查找，能夠提高效率。醫院數字化程度的高低，決定了檔案管理質量的水平；為確保數字化的有效利用，醫院要投入資金支持來確保檔案管理所需硬件的建設。例如，收集資料時需要用到的掃描儀、計算機等硬件設備，還有放置檔案的櫥窗、檔案柜以及檔案陳列室等。軟硬件共同投入，創新醫院信息建設環境。另外，醫院還要成立與之相關的網絡監督服務管理部門，及時維護檔案管理的信息系統，對網絡進行實時監測，確保醫生問診期間檔案系統隨時在線。與此同時，為了避免醫院網絡系統遭遇攻擊，發生突發情況，醫院檔案庫要有隨時出庫紙質檔案的準備。

（三）加強人才隊伍建設

第一，醫院可以直接從高校選拔具有較好專業素養的人才，這不僅能滿足檔案管理的專業要求，也能夠吸引具有創新精神且技能和知識兼備的復合型人才，高質量人才能夠為醫院檔案管理添磚加瓦；第二，醫院要注重對檔案管理人員的培訓教育。在醫院現有檔案管理人員的基礎上，通過繼續教育或進修等方式加強他們的專業知識培訓，讓醫院檔案管理工作者更新已有的知識系統，更好地適應數字化檔案管理方式；第三，要加強檔案管理工作者的思想道德水平建設，培養敢于擔當的責任心和愛崗敬業的職業精神，不斷探索總結檔案管理的實踐方法，并創新醫院檔案管理工作的新路徑。

（四）以患者為中心主動提供服務

對于醫院各個部門和科室來說，準確度高、時效性強的檔案資料都是極具價值的信息資源，對于提升醫療效益和工作效率具有重要意義。這對檔案管理的工作人員提出了更高要求，要對各科室各部門的情況進行具體了解，將檔案管理的服務范圍延伸至醫院各個角落，充分全面的檔案信息資源能夠為每個需要檔案的部門快速便捷地利用。檔案管理工作人員要以患者為中心，深入各部門和科室，了解檔案使用需求，征求具體意見并作出相應調整。積極搜集整理醫院的各種文檔資料，搶救快要散失的檔案，積極展開檔案編寫、整理等活動，做好醫院院史、科研成果、人物榮譽等資料檔案的編研、整理工作，全方位、多層次夯實醫院檔案信息的基礎。

五、結語

在現代醫學管理體系中，檔案管理顯得越來越重要，其需要緊隨大數據時代的步伐，利用新的科學技術對醫療信息進行改革，以滿足患者的需要和更好地適應醫院的發展。檔案管理工作者需要在具體實踐中直面互聯網時代的挑戰和機遇，利用好信息技術與網絡平臺，充分發揮出檔案管理的優勢與作用，有效規避網絡風險，促進醫院長遠發展。本文簡要分析了大數據背景，以及在此背景下醫院檔案管理工作面臨的難題，并給出可以有效處理此類問題且具有一定創新性的舉措，如醫院檔案管理觀念進步、人員素質改善，以及更加具體的檔案管理創新、技術策略創新和安全保護創新等議題。在大數據背景下，檔案信息管理平臺依然有一些問題，而解決這些問題之后，才能在大數據背景下更好地服務患者、回饋社會，并促進醫院向更好的方向發展?？偠灾?，醫院管理者要轉變之前的看法，要充分地體會到大數據技術所帶來的巨大變革影響，為發揮大數據技術功能奠定堅實的物質基礎，帶動醫院檔案管理的可持續化發展。

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作者:王越悅 單位:臨汾市人民醫院