做好電子檔案管理保密工作探析

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摘要:檔案中記載了國家機關和企事業單位發展中的關鍵信息，所以檔案管理中加強保密工作尤為關鍵。檔案管理工作中，機密檔案管理受到了人們的高度重視，而信息技術的應用也轉變了檔案管理的模式，為檔案日常管理提供了諸多便利。為此，本文就主要分析了做好電子檔案管理的保密工作的有效措施。

關鍵詞:電子檔案管理;保密工作;措施

當前，大數據和信息化時代已經成為主流發展趨勢。電子檔案保密工作是加強檔案信息安全管理的有效措施，在信息技術日新月異的今天，也要采取有效措施做好電子檔案保密工作，以避免工作失誤引發的檔案信息泄露問題。

1電子檔案概述

電子檔案主要以數字編碼的方式將信息存儲于磁盤、磁帶和光介質之中，同時，計算機能夠準確識別并科學處理電子檔案中的信息，該信息以數字代碼序列完成網絡傳輸。如信息準確地記錄于存儲載體后，則成為數字化信息，并具有較強的機讀性特征，存儲信息的數量較大，信息內容尤為豐富。

2電子檔案管理的特點

電子檔案管理模式的優點如下所述:其一，管理便捷。電子檔案經壓縮技術處理后，數據信息占用的空間較小，便于保存。其二，數據信息傳輸速率快。電子檔案的數據信息傳輸速率較快，便于查閱與調用。正是因為電子檔案管理模式的這些優點，使其受到企業的高度重視。但需要注意的是，電子檔案管理模式也存在一定的缺陷。隨著互聯網的快速普及，網絡環境也越來越復雜，電子檔案中的數據信息極易因黑客攻擊或病毒侵襲而泄露。一旦數據信息泄露，就會給企業造成無法預估的損失。另外，電子檔案的加密程度直接決定了數據信息的安全程度。由于技術方面的限制，增加了數據信息的安全隱患。

3電子信息檔案管理保密性的影響因素

為滿足現代社會發展要求，將電子信息技術拓展應用到檔案管理工作中逐步成為主流趨勢。眾所周知，互聯網具有數據共享化與信息開放化特征。而這種基本特征也在一定程度上增大了數據信息泄露風險，并對電子檔案數據信息管理工作提出了前所未有的挑戰。現階段，在電子檔案管理工作過程中，普遍存在信息丟失、篡改、泄露等問題。這些問題的誘導因素主要包括如下幾方面:(1)通過計算機端口連接藍牙或外接USB數據線等途徑對數據信息進行復制。在局域網環境下，對數據信息實行遠距離復制與傳輸。不法分子可以利用網絡技術竊取正處于遠距離傳輸狀態的數據信息，導致關鍵數據信息泄露。(2)病毒能夠對電子檔案的數據信息加以復制，同時阻攔人為常規的查殺操作，清理痕跡。某些計算機病毒不僅隱蔽性強，而且傳播途徑不唯一，增加了數據信息泄露安全隱患。(3)黑客攻擊。不法分子為牟取經濟利益，往往會利用網絡技術攻擊計算機系統，竊取電子檔案中的數據信息。這種行為不僅會使數據信息遭到泄露，還有可能使企業的整個計算機系統陷入癱瘓狀態，無法正常工作。

4信息時代電子檔案管理中保密工作面臨的挑戰

4．1檔案管理人員責任意識與保密意識薄弱

在傳統職業教育與崗位教育的影響下，大多數檔案管理人員都能做到對電子檔案不動口、不動手。但對電子檔案的保密工作缺乏應有的重視。部分檔案管理人員會利用公共計算機登錄系統，查閱和傳輸文件檔案，或將未設置訪問權限的檔案管理系統交由其他崗位人員臨時管理。殊不知這些危險行為會增大檔案信息泄露的隱患。

4．2檔案保密技術落后

在信息時代背景下，網絡環境的開放化與數據信息的共享化，這在一定程度上加大了檔案保密工作的難度。現代信息技術在竊密領域的應用，進一步激化了竊密與反竊密之間的斗爭，加重了企業電子檔案管理工作的負擔。與此同時，由于我國在檔案保密技術研發方面的起步時間較晚，也使得檔案保密技術的研發進度遠遠落后于網絡開發進度，且檔案信息安全防范能力也有待提高。

5電子信息檔案管理保密措施

電子信息檔案管理保密工作中，應加強保密防范意識、重視檔案管理的軟硬件建設、合理應用網絡安全技術。

5．1增強保密防范意識

5．1．1加強檔案使用者的保密意識首先，應立足終端，有效避免電子檔案信息泄露問題。日常工作中應采取多種措施不斷提高檔案使用者的電子檔案保密工作意識和理念，使其在檔案利用中嚴格遵守既定的規范和制度，準確把握自身需要承擔的法律責任，嚴格要求自己，使其成為規范和約束管理人員行為的準則。因此，在企業發展中應高度重視電子檔案使用中的保密工作，尤其要加強宣傳工作，以引導檔案使用者全方位了解檔案使用過程中的不規范行為類型和內容。在系統學習的基礎上，使用者的保密意識也可顯著提升。此外，還應采取多種措施不斷提高法律常識的宣傳力度，引導使用者增強保密意識，樹立法制觀念，從而最大限度地避免檔案信息泄露問題。電子檔案信息的使用者也應充分了解和掌握檔案使用及處理的程序，掌握電子檔案保密及防護的有效途徑。企業職工應認真學習，組織職工學習《保密法》《檔案法》，合理利用檔案管理人員現有的專業知識，組織開展電子檔案的利用方法及專業知識培訓。組織系統性的電子檔案使用教學，不斷提升職工對電子檔案保密的認識，這能夠有效控制由于操作失誤所引發的信息泄露問題。5．1．2加強檔案管理者的保密意識電子檔案管理人員需要做好檔案管理工作以及保密監督工作。管理人員在檔案保密工作中扮演著不可忽視的角色，直接影響了檔案安全。因此，應采取有效措施不斷提高檔案管理人員的保密防范意識，加強檔案保密培訓工作，工作人員應不斷提升保密防范意識，堅持嚴謹的工作態度，不斷提升檔案管理人員的職業素養及業務能力。同時，從始至終做好檔案管理保密工作，并在工作中積極滲透風險防范意識，努力規范自身行為，防止秘密信息泄露。檔案管理部門也應合理利用互聯網平臺，高度重視電子檔案保密工作，創新管理制度和管理方法，以此來不斷提高電子檔案管理的質量和效率。最后，檔案管理部門也應定期檢查電子檔案的內容，保證電子檔案的完整性、準確性和真實性，而這則要求工作人員嚴格遵守各項法律的要求，不可泄露重要信息，不斷提高檔案管理人員檔案保密工作的主觀能動性。并依據法律制度的要求建立獎懲機制，將保密工作滲透于企業運用管理的每一個細節，完善檔案管理工作，全方位保障檔案的安全。5．1．3建立完善的電子信息檔案保密制度電子信息檔案保密制度有利于確保保密工作的有序進行，同時這也是工作人員做好各項工作的重要依據和基礎，有利于提升工作人員的警覺意識和責任意識。領導高度重視電子信息檔案保密管理制度也成為創建完善保密管理機制的前提，有利于確保制度的全面落實。為此，領導部門應積極督促有關人員結合本單位概況，基于國家政策和制度的指導與保障，建立電子信息檔案保密機制，做好電子檔案信息的登記、查詢、復制、保存和銷毀等工作內容，明確保密信息管理人員的基本工作要求及工作規范。此外，還要充分結合單位實際和人員配置的總體目標，確定針對性的審批程序，確保檔案利用的及時性及安全性。同時，在制定電子信息檔案保密管理制度后，有關部門也可結合工作中遇到的問題，調整修訂電子信息檔案保密制度的主要內容，以增強檔案的適用性。并且上級領導也應采取多種措施監督下級單位創建保密工作監管機制和專門的監管部門，做好保密工作指導及督察等工作，積極落實保密制度。

5．2重視檔案管理軟硬件建設

電子檔案需借助網絡、服務器和軟件等實現存儲、查詢和共享功能。因此，電子檔案軟硬件建設工作也應受到人們的關注和重視。以往的檔案管理方式無法順應現代電子檔案的管理要求，企業計算機應加強現代檔案管理工作，軟硬件是構成計算機系統的兩大核心要素，且多個環節均可能存在數據錄入錯誤、分級不合理和誤刪等操作失誤，部分設備的使用年限過長，因此影響了軟件運行的質量及效率。此外，在數據錄入的過程中也可能出現數據丟失等問題。電腦病毒是影響電子檔案信息安全的重要因素，所以應及時更新殺毒軟件，關注黑客預防控制技術的發展，避免由于硬件問題對企業發展造成的負面影響。軟硬件建設中，有關單位也可邀請第三方機構開展整體及局部配套檢測工作，保證軟硬件設備可符合標注的要求，要能滿足使用性能的要求，及時存儲數據，防止出現數據丟失和篡改等問題，切實提升信息數據的完整性及準確性，加強系統的整體管理效果，有效地避免信息風險。

5．3保密防范工作中積極應用網絡安全技術

第一，防火墻技術。現階段的電子信息檔案管理工作中，信息系統建設需要高度重視防火墻設置的科學性及合理性，這可以最大限度抵御網絡環境的負面影響，有效控制非授權的外部訪問。同時，防火墻技術也可起到預防病毒的作用，避免病毒直接入侵計算機系統，保證電子信息檔案管理的質量。第二，加密技術。電子信息檔案傳輸、存儲及應用的過程中，加密技術發揮著十分重要的作用，合理利用加密技術可以有效避免電子信息技術傳輸中所產生的信息竊取風險，同時，充分利用加密技術也可以確保信息使用及管理的安全，防止發生嚴重的信息泄露問題。第三，設置訪問權限。設置訪問權限的主要目的是防止非管理人員調取并篡改電子信息檔案。設置訪問權限后，可有效預防外部訪問問題，避免黑客對電子信息檔案系統的侵害。第四，備份技術。電子檔案備份能夠立足軟件與硬件及人工備份等多個角度，采取多層備份措施來有效減輕由于檔案丟失所產生的負面影響。電子檔案存儲中應高度重視存儲的多元化特征，紙質檔案應與電子檔案同時保存。與此同時，也應做好光盤和U盤等形式的備份工作，避免由于電腦故障所引發的信息丟失等問題。刻錄的光盤應分類存放，以便于查找及管理。在定制檔案柜的過程中也應采取有效措施避免檔案丟失的問題。

6結語

現階段，我國網絡環境的開放性明顯加強，隨之而來的是前所未見的網絡安全漏洞。因此，電子信息檔案管理工作中也需要應對諸多的信息安全問題。為有效保障電子檔案信息安全，則應結合當前實際，采取科學有效的應對措施，不斷提高電子信息檔案管理保密工作的水平。

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作者:謝洪林 單位:山東省鄒城市第一中學