城建檔案管理現狀及應對策略探討

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一、城建檔案的重要作用

城建檔案主要是在城市規劃、建設、發展、管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、聲像、圖表等多種載體的文件資料,是建設工程的有機組成部分，承載著人們的城市建設構想，是建筑技術、建設經驗等智慧結晶，在城市發展和管理等過程中有不可替代的示范、參考、利用價值。

二、城建檔案管理的現狀

1.城建檔案形成單位檔案管理意識不強。在城建檔案形成過程中，一些建設單位習慣“重建設、輕檔案”，關注點都集中在實體建筑物上，對檔案工作并不重視，建設單位移交檔案也只是為了竣工備案和辦理產權證需要。因此，收集的檔案資料質量不高是普遍存在的問題，制約了城建檔案管理部門管理工作的順利開展。

2.城建檔案管理人員大齡化嚴重。由于城建檔案管理工作本身的邊緣化，加之工作內容單調、瑣碎，所以不招年輕人喜歡。目前，從事城建檔案管理的工作人員中很多是其他部門轉崗過來，年齡偏大，所學也非檔案專業，對檔案管理工作缺少系統的專業理論知識與實際操作經驗；有些甚至不能熟練操作計算機、新網絡技術。因此，雖然他們工作主動性也很高，但管理能力跟不上新形勢，降低了城建檔案管理工作效率。

3.城建檔案信息化建設長期落后。一直以來，由于政府沒有認識到檔案信息化在城建檔案事業發展中的重要性，以致財政對城建檔案建設投入不足。這造成了城建檔案信息化過程中應用軟件、設備基礎缺乏，技術也長期落后于其他檔案工作同行。對新接收、保管、管理的檔案做不到實時接收，所謂的電子檔案實際上只是紙質檔案同步電子化。所以，這不是真正意義上的開展城建檔案信息化工作，仍沒有跟上城市化建設發展的進程。

4.城建檔案利用服務效率低下。目前，城建檔案利用服務還是保持傳統方式，即查詢人帶有關證明和資料到查檔窗口現場，待工作人員確認后再手工登錄、檢索，等查詢到需要查詢的檔案，再一頁頁地打印的模式。這“封閉”式服務過程等候時間長，利用效率低，已滿足不了新時期社會組織及社會大眾對城建檔案多樣化的需求。

三、城建檔案管理途徑

城建檔案作為城市建設的真實記錄，是城市建設、管理、運行中的信息支撐、依據，記錄了一個城市的過去、現在，也是一個城市文化的體現。

1.規范檔案形成單位檔案管理意識。城建檔案是建筑工程建筑過程真實的記錄，從立項到竣工，建設、勘察、設計、施工、監理等每一家單位在每一個運行環節都投入了大量的精力。如果建筑物出現質量問題，可以從檔案記錄中查找到原因，檔案資料具有不可替代的質量責任監督作用。因此，城建檔案管理部門要加強與檔案形成單位溝通、管理、督查，讓他們重視檔案資料收集、管理、歸檔工作，健全檔案管理制度，確保歸檔資料完整、準確、規范、及時。

2.提高城建檔案管理人員的綜合素質。城建檔案管理工作中，人是具體執行者和參與者，是影響檔案管理工作質量高低，推進檔案事業發展、進步的重要因素。新形勢下，面對涉及專業性更強、領域更廣、內容更復雜的城建檔案管理工作，這就需要管理人員擁有更高的職業精神和職業素養。（1）轉換管理觀念。時代在發展，要求在提高。這就要求城建檔案管理人員要轉變工作作風，進一步提升超前服務、主動服務理念。管理人員要結合新形勢發展，破除“甘當配角”的觀念，對傳統的服務模式與服務方法進行完善、改革與創新，讓城建檔案服務工作立足“服務”且多元化、社會化、全方位服務。（2）引進專業人才。城建檔案管理部門要圍繞城建檔案管理崗位實際需要，制定科學的人才引進計劃及人才培養機制，通過提供公平晉升機會、提高薪酬待遇，鼓勵更多的年輕的專業人士進入檔案管理崗位，促進城建檔案管理隊伍綜合素質提高。（3）重視多元化培養。城建檔案管理過程中，涉及政治、經濟、生活、文化等方方面面，這就要求管理人員除了具有豐富的城建檔案管理專業知識，還應具備一定的信息技術、網絡技術等其他新專業技能，具備快速處理問題、組織語言文字表達等能力。因此，城建檔案管理部門要引入、定制個性化的培訓教育工作模式，將各個專業從廣度和深度上充實人才隊伍。

3.加強城建檔案信息化建設。隨著信息技術飛速發展，城建檔案管理工作的管理范圍從紙質檔案擴展為各種不同載體檔案，管理對象從檔案轉變為信息，城建檔案信息化建設已經成為不可逆轉的發展趨勢。（1）建立城建檔案信息化管理制度。城建檔案工作是在檔案信息化背景下開展城建檔案管理工作。因此，首先要建立健全信息化管理制度，規范信息化管理流程，解決城建檔案信息化工作推進過程中不同層次及不同領域間標準、規范不一致、不兼容問題。（2）研發城建檔案信息化應用系統。城建檔案工作的信息化建設，是循序漸進融入社會和政府信息化整體進程的動態過程。在這個過程中，除了要不斷更新硬件設備、基礎軟件等信息化建設工作開展必需的基礎設施，還要研發一套檔案信息資源管理、共享、安全保障及方便利用的應用系統。

4.提升城建檔案管理服務水平。管理的目的是為了提供更好的服務。城建檔案管理部門要堅持“為人民服務”宗旨，與時俱進，把新思想、新理念注入管理過程中，不斷提升服務水平。（1）重視部門間的溝通協調。城建檔案管理機構在深度挖掘城建檔案潛在價值作用的同時，應當加強與建設系統相關部門及橫向部門間的協調，尤其是加強財政、大數據管理等資金審批、信息化合力部門的支持。讓這些擁有權力、深諳技術的部門了解城建檔案開展信息化、數字化的重要性、困難，以尋得財力、技術上的支持。這既能提高辦事效率，又減少行政運行成本。（2）加速城建檔案接收、利用智能化。在全面推進城建檔案管理工作信息化、數字化的基礎上，結合工作實際情況，加快開發“建設工程檔案在線報送系統”；逐步完成檔案利用不受時空、地域限制的“傳統查、網上查、現場自助查”三結合的查詢方式，實現讓數據跑、群眾和企業少跑或不跑的目標，進而促進城建檔案管理智能化提升。（3）簡化城建檔案辦事流程。城建檔案管理人員要在確保工程檔案驗收、移交事項辦理依法合規的前提下,積極推進便民高效流程改革。開展檔案驗收“容缺受理、告知承諾”改革試點工作,實現當場辦結檔案驗收事項,實現建設工程檔案驗收“最多跑一次”的改革目標。（4）推進城建檔案整理工作社會化。加強培育檔案中介服務市場，提高第三方從業人員的業務能力，鼓勵資料專業人員向中介機構轉型,助力建設單位完成紙質檔案收集、整理及數字化加工，提高檔案質量，實現“專業的人做專業的事”。從源頭上減輕建設單位的壓力也促進城建檔案管理部門管理工作有效開展。

5.推進城建檔案法制建設。城建檔案法制化是城建檔案工作的立足之本，也是促進城建檔案事業穩定發展的保障。在日常管理工作中，城建檔案管理工作人員要加強城建檔案法律、法規、業務標準的宣傳，對不按規定、不按要求移送檔案的單位進行排查、檢舉，并向主管機關提出處罰建議，使城建檔案管理工作有法可依。只有納入國家法制管理軌道，才能使城建檔案管理工作更好地服務于社會。城建檔案管理工作在城建檔案事業發展的進程中，會遇到各式各樣的瓶頸，我們要大膽想象，謹慎論證，找出更多的創新、發展的方法,為城建檔案管理工作注入新活力，讓城建檔案在城市記憶視角下創造出新的價值內容。

參考文獻

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作者：陳飛君 單位：寧波市建設數據和檔案管理中心