談共青團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化對策

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共青團(tuán)是廣大青年在實踐生活中學(xué)習(xí)共產(chǎn)主義思想文化的學(xué)校，作為黨的得力幫手與后備軍，自誕生之日起，就背負(fù)著在中國特色社會主義建設(shè)的偉大實踐中，培育有理想、有道德、有文化、有紀(jì)律，能為偉大建設(shè)事業(yè)貢獻(xiàn)聰明才智的接班人，始終努力地為共產(chǎn)黨輸送新鮮血液，為國家培養(yǎng)優(yōu)秀的青年建設(shè)人才，最終加快推進(jìn)社會主義現(xiàn)代化步伐的使命。據(jù)統(tǒng)計，截至2017年年底，我國共有共青團(tuán)員8124.6萬名，其中，學(xué)生團(tuán)員有5795.1萬名，無疑是整個共青團(tuán)體中的生力軍。2016年11月，共青團(tuán)中央和教育部聯(lián)合下發(fā)了《高校共青團(tuán)改革實施方案》（以下簡稱《方案》）。《方案》要求各大高校共青團(tuán)遵照“凝聚青年、服務(wù)大局、當(dāng)好橋梁、從嚴(yán)治團(tuán)”的工作格局，發(fā)揮其作為黨組織聯(lián)系青年學(xué)生的紐帶和橋梁作用，團(tuán)結(jié)帶領(lǐng)廣大青年學(xué)生按照黨的要求努力成長為中國特色社會主義的合格建設(shè)者和接班人。而高校共青團(tuán)檔案能直接反映團(tuán)員青年在校期間的學(xué)習(xí)工作情況，是青年團(tuán)員思想政治教育的載體和推優(yōu)發(fā)展入黨的重要依據(jù)。一個完善的高校共青團(tuán)檔案管理制度有助于建設(shè)更加充滿活力、更加強(qiáng)健可靠的高校共青團(tuán)。

一、高校共青團(tuán)檔案工作概述

高校共青團(tuán)檔案工作主要包括有關(guān)團(tuán)的各類文書檔案、團(tuán)務(wù)工作檔案及團(tuán)員檔案，通常由學(xué)生所在學(xué)校的人事部門或?qū)W生管理部門統(tǒng)一進(jìn)行管理。依照1980年共青團(tuán)中央組織部的《關(guān)于團(tuán)員檔案管理的暫行規(guī)定》，團(tuán)員檔案的構(gòu)成內(nèi)容包括團(tuán)員入團(tuán)志愿書、組織鑒定、團(tuán)內(nèi)獎勵決定、團(tuán)內(nèi)處分的調(diào)查、本人檢查和組織決定。檔案已經(jīng)成為現(xiàn)今社會發(fā)展中最具備參考價值的文獻(xiàn)資料之一，是國家機(jī)構(gòu)、社會團(tuán)體組織以及個人在各項社會活動中直接形成的有價值的史料憑證。一份完備的共青團(tuán)檔案不僅有助于高校的校園文化建設(shè)、教風(fēng)建設(shè)，還起著增強(qiáng)組織凝聚力，促進(jìn)青年團(tuán)員理想信念、精神狀態(tài)、綜合素質(zhì)全面發(fā)展的作用。而目前的高校共青團(tuán)檔案管理大都局限于管理團(tuán)籍檔案及文書檔案的狹義模式，并沒有真正激發(fā)檔案活力，未能有效起到服務(wù)學(xué)生成長成才的作用。

二、高校共青團(tuán)檔案工作現(xiàn)狀剖析

1.檔案管理環(huán)節(jié)失于規(guī)范，管理人員水平不足。規(guī)范檔案管理制度是做好檔案管理的基礎(chǔ)保障，但現(xiàn)階段很多高校的共青團(tuán)檔案管理工作不夠規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，檔案分類歸檔不明確，導(dǎo)致檔案胡亂堆積。這樣的檔案既影響翻檢與調(diào)卷，也不利于提高檔案利用率。有些即使有制定好的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范卻缺乏實施力度，檔案管理人員缺乏責(zé)任意識，使之僅僅流于形式，并沒有真正落實到位，導(dǎo)致檔案材料的完整性與真實性得不到保障。再者，許多高校對團(tuán)組織不夠重視，沒有聘請專門的管理人員，而一般由輔導(dǎo)員教師或?qū)W生團(tuán)干部擔(dān)任，他們?nèi)狈I(yè)的檔案管理技能，難以有效將檔案整理歸檔，造成整體歸檔工作滯后。

2.檔案管理人員流動性大，缺乏責(zé)任意識。一般來講，高校團(tuán)組織的基本機(jī)構(gòu)為團(tuán)支部、分團(tuán)支部（團(tuán)總支）、校團(tuán)委。其中團(tuán)支部設(shè)置一般以行政班級集體為單位，下設(shè)書記、組織委員、宣傳委員等職位。班級團(tuán)支部書記通常由各班選舉上任，協(xié)助做好團(tuán)員管理工作，配合做好新生團(tuán)員組織關(guān)系轉(zhuǎn)入、發(fā)展、本支部團(tuán)員統(tǒng)計等工作，并負(fù)責(zé)做好本團(tuán)支部的各項活動記錄。但這些推選出來的團(tuán)支書，每學(xué)年輪換，流動性大，加之本身又缺乏專業(yè)的檔案管理知識，很大程度上影響了檔案的管理水平。有些班級團(tuán)支書因其本身思想覺悟不到位，責(zé)任意識不強(qiáng)，任職期間尚未能真正了解團(tuán)的根本思想與核心要義，只懂上傳下達(dá)。開展了班級團(tuán)內(nèi)活動卻不重視記錄，缺乏檔案意識，導(dǎo)致活動材料的遺漏或缺失。等到上級檢查材料時便弄虛作假，這樣的材料上交到上級團(tuán)委，最終整理出來便是一份不真實的檔案材料。這樣的材料容易迷惑上級組織對基層團(tuán)支部的了解，難以掌握團(tuán)員青年真實的政治素養(yǎng)與政治覺悟水平，也無法有效堅定團(tuán)員青年聽黨話、跟黨走的信念。

3.檔案信息量匱乏，檔案記錄內(nèi)容及形式單一。現(xiàn)行的團(tuán)員檔案記錄的內(nèi)容主要還是兩書一證以及團(tuán)內(nèi)的獎勵決定和處分調(diào)查，信息量相對匱乏，歷史材料居多，缺少個性化內(nèi)容?；鶎訄F(tuán)組織對共青團(tuán)宣傳力度不足，團(tuán)內(nèi)活動參與渠道單一，未能有效激發(fā)團(tuán)員青年參加團(tuán)內(nèi)活動的積極性，沒有全面地反映出團(tuán)員青年的綜合素質(zhì)。這就不利于高校有針對性地對團(tuán)員青年進(jìn)行教育引導(dǎo)，沒能在深度上、廣度上挖掘出其本身應(yīng)具有的作用，更不足以成為社會選人用人的標(biāo)準(zhǔn)。

4.檔案管理方式落后于時代的發(fā)展。現(xiàn)階段，大多數(shù)高校的檔案管理方式仍局限于紙質(zhì)版的記錄與保存，這樣的手工操作方式容易導(dǎo)致檔案堆積、丟失。由于管理人員冗雜多變，且水平不一，使得檔案儲存形式變化多樣，缺乏系統(tǒng)性，給查閱造成阻礙。很多材料更是形成了“以藏為主，重藏輕用，保守封閉，被動服務(wù)”的管理狀態(tài)，沒有發(fā)揮其應(yīng)有的育人功能。相比較于當(dāng)下高速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時代，這樣的管理方式顯然落后于時代。

三、改進(jìn)建議與措施

1.規(guī)范檔案管理過程，配備專業(yè)檔案管理人員。一般檔案管理工作主要包括檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、編目和檢索等環(huán)節(jié)，各大高校可以結(jié)合自身實際情況，對這幾個環(huán)節(jié)加以刪減增補(bǔ)，完善檔案管理制度。針對檔案管理的各個環(huán)節(jié)定下工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，各項工作事無巨細(xì)力求縱向到底、橫向到邊。明確崗位職責(zé)，任務(wù)與責(zé)任落實到個人?！斗桨浮芬?guī)定，支持團(tuán)組織按照團(tuán)章獨立自主地開展工作，高校校級團(tuán)委應(yīng)當(dāng)單獨設(shè)置，已經(jīng)合并或歸屬其他部門的必須給予改正，并合理界定區(qū)別于其他部門的工作職能。為了提升共青團(tuán)的檔案管理工作水平，高校相關(guān)處室有必要指定一名檔案人員，專門負(fù)責(zé)本部門檔案收集、整理和移交工作。同時還應(yīng)當(dāng)建立專門的檔案室，增設(shè)檔案管理部門以及配備齊全的硬件設(shè)備，對檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)管理。此外，建議建立管理監(jiān)督機(jī)制，設(shè)專人定期檢查檔案的完整性與有效性，及時查缺補(bǔ)漏，定期驗收檔案管理工作。

2.加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入。各高校共青團(tuán)應(yīng)對團(tuán)予以重視，增強(qiáng)對檔案管理的認(rèn)識，加大管理經(jīng)費(fèi)投入。提升硬件設(shè)施，如升級改造檔案室，增設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，建立防火防盜的維護(hù)系統(tǒng)，保障檔案的安全性；積極引進(jìn)先進(jìn)科技管理設(shè)備，探索開發(fā)科學(xué)管理技術(shù)，做好檔案管理工作。如增設(shè)人員和科室較為困難，建議設(shè)立專項經(jīng)費(fèi)，采取購買服務(wù)的方式，聘請有資質(zhì)的專業(yè)公司負(fù)責(zé)檔案整理立卷工作，同時對之前尚未數(shù)字化處理的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。

3.整合多元信息平臺，激發(fā)檔案活力?！斗桨浮诽岢?，要緊緊圍繞保持和增強(qiáng)政治性、先進(jìn)性、群眾性這一基本要求，著力突出基礎(chǔ)制度創(chuàng)新和組織活力提升。為適應(yīng)時展，各高校共青團(tuán)應(yīng)積極探索現(xiàn)代化管理模式，推進(jìn)共青團(tuán)檔案數(shù)字化科學(xué)化管理。通過綜合信息利用和數(shù)據(jù)資源共享，努力實現(xiàn)高校共青團(tuán)各級組織間工作審批、指令、信息交流的科學(xué)層級化和有效扁平化，精簡會議、文件以及簡報。把團(tuán)內(nèi)活動以規(guī)范化的形式及時、完整、多元地記錄在案，可將記錄分為基礎(chǔ)工作檔案和利用工作檔案，如此有利于提高檔案的利用率，并定期檢查更新信息。積極促進(jìn)高校共青團(tuán)將“第二課堂成績單”發(fā)展成為學(xué)校人才培養(yǎng)評估、學(xué)生綜合素質(zhì)評價、社會選人用人的重要依據(jù)。依托新媒體平臺，打造網(wǎng)上傳播互動矩陣，指導(dǎo)和推動工作運(yùn)行。積極利用微博、QQ、網(wǎng)站、微信公眾號等現(xiàn)代信息化平臺宣傳團(tuán)的思想理念，充分利用好青年之聲等信息平臺，幫助廣大青年團(tuán)員解決難題，實現(xiàn)人生價值。利用智慧團(tuán)建等拓寬檔案管理渠道，及時對團(tuán)員信息進(jìn)行更新匯總，擴(kuò)大有效工作覆蓋面，讓廣大青年團(tuán)員共同學(xué)習(xí)團(tuán)內(nèi)知識，了解團(tuán)內(nèi)動態(tài)，更有利于廣大團(tuán)員參與到共青團(tuán)的建設(shè)中來，讓共青團(tuán)更加充滿活力。

4.建立“自上而下、自下而上”的雙向檔案管理模式。檔案管理僅僅依靠管理人員，難免有失真或遺漏。若能自下而上地發(fā)動廣大青年師生一同參與到檔案的管理中來，則事半功倍，能使檔案管理相對快捷高效。在《關(guān)于加強(qiáng)新時代黨建帶群建工作的意見》等制度文件的背景下，高校的共青團(tuán)檔案工作需要建立健全新時代黨建帶團(tuán)建工作機(jī)制，對此有必要以檔案工作為載體，把團(tuán)的建設(shè)納入黨的建設(shè)總體規(guī)劃和考核制度安排。同時，加強(qiáng)組織宣傳，讓團(tuán)員青年了解檔案對其成長的重要性，激發(fā)團(tuán)員創(chuàng)造積極性與記錄積極性。在大學(xué)入學(xué)階段，增強(qiáng)團(tuán)員的檔案意識，讓團(tuán)員學(xué)生有檔案意識、規(guī)范意識。讓團(tuán)員青年珍視自己的團(tuán)員身份，增強(qiáng)政治思想覺悟，以黨為榮，堅定不移地緊跟團(tuán)的步伐，向黨組織邁進(jìn)。動員青年師生們廣泛地參與共青團(tuán)工作的建設(shè)、決策、實施、評議的全過程，定期以多種形式召開面向高校青年師生的專題會議。在高校黨委的領(lǐng)導(dǎo)下，以學(xué)生社團(tuán)及相關(guān)學(xué)生組織為外圍延伸手臂，引導(dǎo)學(xué)生團(tuán)員自我管理、自我教育、自我監(jiān)督。

四、結(jié)論

高校共青團(tuán)應(yīng)充分發(fā)揮其特有的思想教育功能、組織建設(shè)功能、人才聚集優(yōu)勢，對檔案管理工作給予充分重視，并盡快優(yōu)化工作程序。盡快完善檔案管理制度，在此基礎(chǔ)上，加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入。組建專業(yè)的檔案管理人才隊伍，結(jié)合線上線下雙線管理模式，積極探索新型多元信息化管理渠道，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺加強(qiáng)對共青團(tuán)工作理念的宣傳與指導(dǎo)，幫助廣大青年學(xué)生樹立遠(yuǎn)大理想，最終實現(xiàn)共青團(tuán)服務(wù)青年成長成才的偉大目標(biāo)。

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作者：王曉雪 單位：廣西團(tuán)校