談共青團檔案管理現狀及優化對策

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共青團是廣大青年在實踐生活中學習共產主義思想文化的學校，作為黨的得力幫手與后備軍，自誕生之日起，就背負著在中國特色社會主義建設的偉大實踐中，培育有理想、有道德、有文化、有紀律，能為偉大建設事業貢獻聰明才智的接班人，始終努力地為共產黨輸送新鮮血液，為國家培養優秀的青年建設人才，最終加快推進社會主義現代化步伐的使命。據統計，截至2017年年底，我國共有共青團員8124.6萬名，其中，學生團員有5795.1萬名，無疑是整個共青團體中的生力軍。2016年11月，共青團中央和教育部聯合下發了《高校共青團改革實施方案》（以下簡稱《方案》）。《方案》要求各大高校共青團遵照“凝聚青年、服務大局、當好橋梁、從嚴治團”的工作格局，發揮其作為黨組織聯系青年學生的紐帶和橋梁作用，團結帶領廣大青年學生按照黨的要求努力成長為中國特色社會主義的合格建設者和接班人。而高校共青團檔案能直接反映團員青年在校期間的學習工作情況，是青年團員思想政治教育的載體和推優發展入黨的重要依據。一個完善的高校共青團檔案管理制度有助于建設更加充滿活力、更加強健可靠的高校共青團。

一、高校共青團檔案工作概述

高校共青團檔案工作主要包括有關團的各類文書檔案、團務工作檔案及團員檔案，通常由學生所在學校的人事部門或學生管理部門統一進行管理。依照1980年共青團中央組織部的《關于團員檔案管理的暫行規定》，團員檔案的構成內容包括團員入團志愿書、組織鑒定、團內獎勵決定、團內處分的調查、本人檢查和組織決定。檔案已經成為現今社會發展中最具備參考價值的文獻資料之一，是國家機構、社會團體組織以及個人在各項社會活動中直接形成的有價值的史料憑證。一份完備的共青團檔案不僅有助于高校的校園文化建設、教風建設，還起著增強組織凝聚力，促進青年團員理想信念、精神狀態、綜合素質全面發展的作用。而目前的高校共青團檔案管理大都局限于管理團籍檔案及文書檔案的狹義模式，并沒有真正激發檔案活力，未能有效起到服務學生成長成才的作用。

二、高校共青團檔案工作現狀剖析

1.檔案管理環節失于規范，管理人員水平不足。規范檔案管理制度是做好檔案管理的基礎保障，但現階段很多高校的共青團檔案管理工作不夠規范嚴謹，缺乏統一的標準和要求，檔案分類歸檔不明確，導致檔案胡亂堆積。這樣的檔案既影響翻檢與調卷，也不利于提高檔案利用率。有些即使有制定好的標準規范卻缺乏實施力度，檔案管理人員缺乏責任意識，使之僅僅流于形式，并沒有真正落實到位，導致檔案材料的完整性與真實性得不到保障。再者，許多高校對團組織不夠重視，沒有聘請專門的管理人員，而一般由輔導員教師或學生團干部擔任，他們缺乏專業的檔案管理技能，難以有效將檔案整理歸檔，造成整體歸檔工作滯后。

2.檔案管理人員流動性大，缺乏責任意識。一般來講，高校團組織的基本機構為團支部、分團支部（團總支）、校團委。其中團支部設置一般以行政班級集體為單位，下設書記、組織委員、宣傳委員等職位。班級團支部書記通常由各班選舉上任，協助做好團員管理工作，配合做好新生團員組織關系轉入、發展、本支部團員統計等工作，并負責做好本團支部的各項活動記錄。但這些推選出來的團支書，每學年輪換，流動性大，加之本身又缺乏專業的檔案管理知識，很大程度上影響了檔案的管理水平。有些班級團支書因其本身思想覺悟不到位，責任意識不強，任職期間尚未能真正了解團的根本思想與核心要義，只懂上傳下達。開展了班級團內活動卻不重視記錄，缺乏檔案意識，導致活動材料的遺漏或缺失。等到上級檢查材料時便弄虛作假，這樣的材料上交到上級團委，最終整理出來便是一份不真實的檔案材料。這樣的材料容易迷惑上級組織對基層團支部的了解，難以掌握團員青年真實的政治素養與政治覺悟水平，也無法有效堅定團員青年聽黨話、跟黨走的信念。

3.檔案信息量匱乏，檔案記錄內容及形式單一。現行的團員檔案記錄的內容主要還是兩書一證以及團內的獎勵決定和處分調查，信息量相對匱乏，歷史材料居多，缺少個性化內容。基層團組織對共青團宣傳力度不足，團內活動參與渠道單一，未能有效激發團員青年參加團內活動的積極性，沒有全面地反映出團員青年的綜合素質。這就不利于高校有針對性地對團員青年進行教育引導，沒能在深度上、廣度上挖掘出其本身應具有的作用，更不足以成為社會選人用人的標準。

4.檔案管理方式落后于時代的發展。現階段，大多數高校的檔案管理方式仍局限于紙質版的記錄與保存，這樣的手工操作方式容易導致檔案堆積、丟失。由于管理人員冗雜多變，且水平不一，使得檔案儲存形式變化多樣，缺乏系統性，給查閱造成阻礙。很多材料更是形成了“以藏為主，重藏輕用，保守封閉，被動服務”的管理狀態，沒有發揮其應有的育人功能。相比較于當下高速發展的互聯網時代，這樣的管理方式顯然落后于時代。

三、改進建議與措施

1.規范檔案管理過程，配備專業檔案管理人員。一般檔案管理工作主要包括檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、編目和檢索等環節，各大高校可以結合自身實際情況，對這幾個環節加以刪減增補，完善檔案管理制度。針對檔案管理的各個環節定下工作執行標準，各項工作事無巨細力求縱向到底、橫向到邊。明確崗位職責，任務與責任落實到個人。《方案》規定，支持團組織按照團章獨立自主地開展工作，高校校級團委應當單獨設置，已經合并或歸屬其他部門的必須給予改正，并合理界定區別于其他部門的工作職能。為了提升共青團的檔案管理工作水平，高校相關處室有必要指定一名檔案人員，專門負責本部門檔案收集、整理和移交工作。同時還應當建立專門的檔案室，增設檔案管理部門以及配備齊全的硬件設備，對檔案資料進行系統管理。此外，建議建立管理監督機制，設專人定期檢查檔案的完整性與有效性，及時查缺補漏，定期驗收檔案管理工作。

2.加大檔案管理經費投入。各高校共青團應對團予以重視，增強對檔案管理的認識，加大管理經費投入。提升硬件設施，如升級改造檔案室，增設檔案數據庫，建立防火防盜的維護系統，保障檔案的安全性；積極引進先進科技管理設備，探索開發科學管理技術，做好檔案管理工作。如增設人員和科室較為困難，建議設立專項經費，采取購買服務的方式，聘請有資質的專業公司負責檔案整理立卷工作，同時對之前尚未數字化處理的檔案進行數字化處理。

3.整合多元信息平臺，激發檔案活力。《方案》提出，要緊緊圍繞保持和增強政治性、先進性、群眾性這一基本要求，著力突出基礎制度創新和組織活力提升。為適應時展，各高校共青團應積極探索現代化管理模式，推進共青團檔案數字化科學化管理。通過綜合信息利用和數據資源共享，努力實現高校共青團各級組織間工作審批、指令、信息交流的科學層級化和有效扁平化，精簡會議、文件以及簡報。把團內活動以規范化的形式及時、完整、多元地記錄在案，可將記錄分為基礎工作檔案和利用工作檔案，如此有利于提高檔案的利用率，并定期檢查更新信息。積極促進高校共青團將“第二課堂成績單”發展成為學校人才培養評估、學生綜合素質評價、社會選人用人的重要依據。依托新媒體平臺，打造網上傳播互動矩陣，指導和推動工作運行。積極利用微博、QQ、網站、微信公眾號等現代信息化平臺宣傳團的思想理念，充分利用好青年之聲等信息平臺，幫助廣大青年團員解決難題，實現人生價值。利用智慧團建等拓寬檔案管理渠道，及時對團員信息進行更新匯總，擴大有效工作覆蓋面，讓廣大青年團員共同學習團內知識，了解團內動態，更有利于廣大團員參與到共青團的建設中來，讓共青團更加充滿活力。

4.建立“自上而下、自下而上”的雙向檔案管理模式。檔案管理僅僅依靠管理人員，難免有失真或遺漏。若能自下而上地發動廣大青年師生一同參與到檔案的管理中來，則事半功倍，能使檔案管理相對快捷高效。在《關于加強新時代黨建帶群建工作的意見》等制度文件的背景下，高校的共青團檔案工作需要建立健全新時代黨建帶團建工作機制，對此有必要以檔案工作為載體，把團的建設納入黨的建設總體規劃和考核制度安排。同時，加強組織宣傳，讓團員青年了解檔案對其成長的重要性，激發團員創造積極性與記錄積極性。在大學入學階段，增強團員的檔案意識，讓團員學生有檔案意識、規范意識。讓團員青年珍視自己的團員身份，增強政治思想覺悟，以黨為榮，堅定不移地緊跟團的步伐，向黨組織邁進。動員青年師生們廣泛地參與共青團工作的建設、決策、實施、評議的全過程，定期以多種形式召開面向高校青年師生的專題會議。在高校黨委的領導下，以學生社團及相關學生組織為外圍延伸手臂，引導學生團員自我管理、自我教育、自我監督。

四、結論

高校共青團應充分發揮其特有的思想教育功能、組織建設功能、人才聚集優勢，對檔案管理工作給予充分重視，并盡快優化工作程序。盡快完善檔案管理制度，在此基礎上，加大檔案管理經費投入。組建專業的檔案管理人才隊伍，結合線上線下雙線管理模式，積極探索新型多元信息化管理渠道，借助互聯網平臺加強對共青團工作理念的宣傳與指導，幫助廣大青年學生樹立遠大理想，最終實現共青團服務青年成長成才的偉大目標。

參考文獻

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作者：王曉雪 單位：廣西團校