大數據下的檔案管理模式改革和創新

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摘要：隨著大數據、網絡技術、信息技術的不斷發展，我國高校的檔案管理工作必須在提高自身的基礎上有效應對大數據時代所帶來的海量數據的增長以及高效率的信息檢索和閱讀的壓力。但是就目前我國各高校檔案管理的模式還存在著很多的不足，因此我們要對高校傳統的檔案管理模式進行適當的改革和創新，使我國高校的檔案管理模式能夠適應大數據時代下科技的發展趨勢。

關鍵詞：大數據；檔案管理模式；改革與創新

隨著信息化技術的發展，大數據時代正式開啟。大數據應用技術的基本特點就是處理速度快、準確程度高、工作效率高等。大數據以其獨特的優勢迅速的應用于各行各業，為人們的生活提供著便利。高校檔案管理是高校重要的工作之一，它不僅構成了學生完備的信息體系，同時也是對人才培養進行分析的依據，包括學生的學習情況、工作狀況等，但是由于其涉及的信息量龐大，所產生的數據對檢索和查閱以及更新等工作造成了很大的影響，同時由于傳統人工的保密程度較低、工作效率不高等因素，限制了高校檔案管理的發展。而大數據時代的到來，學生檔案數字化信息的使用，使得高校檔案管理工作得到了巨大的改變。計算機的應用使檔案信息的檢索、查閱、保存、更新、維護等工作的效率得到了很大的提高。同時，大數據信息的保密程度高、壽命長、更新速度快、成本低廉等特點也是傳統的檔案管理所不具備的。

一、大數據的基本概念

“數據”(pathology)的含義很廣，不僅指1011、8084這樣一些傳統意義上的數據，還指“2013/09/06”等符號、字符、日期形式的數據，也包括文本、聲音、圖像、照片和視頻等類型的數據，而微博、微信、購物記錄、住宿記錄、乘飛機記錄、銀行消費記錄、政府文件等也都是數據。直觀上，可以對數據進行如下分類：1.大數據為什么叫大數據而不叫大信息？這是一個很難回答的問題，涉及哲學和語言學，超出了我們的能力。我們只能樸素地做一些解釋，“CPI為6.9”是數據，如果讀懂了，就意味著獲得了信息即“經濟處在高通脹狀態”；如果沒有讀懂，就沒有獲得信息。就是說數據是放在那里的，對于讀懂的人來說，數據就是信息，對于沒有讀懂的人來說，只是數據不是信息。又如，隨意鍵入一串字符“82化吖或7輔鄂9莪日2”就沒有信息，但它是數據。另外，信息的大小還難以衡量，但數據可以衡量大小。現在講大數據而不是大信息，是指數據規模確實很大，但并不意味著信息很多（或很大），有些非常大的數據集可能沒有什么信息，即大數據里可能沒有大信息。所謂大數據“低價值密度”的特點也是說明這一點。例如，人們用一臺監控設備對著墻不停地錄像，就會形成大量的數據，但沒有什么用。2.數據的劃分（1）依據數據表示的含義來劃分從數據表示的含義來看，數據可以分為兩類：一類是表示現實事物的數據，稱為現實數據；另一類是不表示現實事物，只在網絡空間中存在，稱為非現實數據。現實數據主要包括：一是感知數據，通過感知設備（如溫度傳感器、天文望遠鏡）感知現實世界獲得的數據，包括感知生命的數據，這類數據是現實世界的直接反映；二是行為數據，人類科學研究、勞動生產、生活行為等所產生的數據，這類數據是人類行為的直接反映。非現實數據種類繁多，目前還不能很好地進行分類，如計算機病毒，能夠自我復制和傳播的計算機程序，只在數據界中存在，在自然界沒有映射；網絡游戲，包括與自然界對應的場景映射到數據界中，也有只在數據界中的游戲場景設置。還有垃圾數據，沒有任何含義的數據。（2）依據數據的權屬來劃分數據權屬還沒有法律的界定，從情理上看，數據非天然，數據理應屬于數據的生產者，但實際情況往往比較復雜，從目前數據的生產和數據被占有的情況來看，數據可以分成如下類別。第一，私有數據。指個人或組織自己生產、自己保管、非公開的數據，這類數據權屬清晰；第二，多方生產的數據。大部分數據是由很多方共同生產的，如電商平臺、銀行、電信、醫院等的數據都是多方生產的。電商平臺的數據是由購物者、網店賣家、支付系統、物流系統、平臺等共同生產，這些數據的權屬沒有界定。電商數據目前基本上是電商平臺占有并獲取利益，購物者和賣家沒有主張權利。但是，如果醫院的數據被醫院占有并謀取利益，民眾就會強烈反對。因此，這類數據的權屬有待法律界進行法律界定，以避免數據的灰色地帶和數據黑產；第三，政府數據。主要指政務數據、政府財政投資生產的數據以及國有企業數據，這部分數據權屬屬于政府；第四，公網數據。主要是指在公共網站上的數據，這些數據能夠通過搜索引擎訪問到。如果按照《中華人民共和國物權法》《中華人民共和國知識產權法》的規定，這類數據權屬屬于數據的原創者，也是不能隨便下載使用。但是，在公共網絡上下載數據是普遍的行為應該受到法律的保護。因此，這類數據的權屬也同樣有待法律界進行法律界定。

二、高校學生檔案管理的特征

1.高校檔案工作內容繁重，傳統的人工管理工作量大由于高校的學生人數較多，所形成的學生的個人檔案信息較多，而且每年學生檔案的存儲狀態都會發生改變，如遷入、遷出、畢業、入學等，而目前大多數院校的檔案管理模式是采用人工管理的方式，信息化技術還未被普遍應用。由于人工處理檔案信息的模式的管理速度慢、工作效率低，而且無法有效地對檔案數據進行提取，人力、物力消耗巨大。基于此，高校迫切地想引入大數據技術，使學生檔案信息管理進入信息化模式，同時也為學校的管理工作創造了便利。2.高校學生檔案頻繁的變動，需要大量的處理量來滿足其準確快速的要求學生的檔案信息每年都會進行大規模的變動，如新生入學、老生畢業、就業以及其他的深造等都要對學生的檔案進行變動處理。同時學生檔案的跨界調動，如學生每學年的成績錄入、獎懲信息的錄入以及學生思想政治課程狀況的信息錄入等也需要對學生的檔案數據進行相應的處理。學生檔案每次的改變都會產生大量的工作，這也是檔案管理人員主要的工作內容，同時也是制約檔案管理工作發展的一個難題。另外，高校檔案的調動情況往往發生在每年的畢業季，這要求檔案管理工作處理的快速、準確，需在規定的時間內完成。頻繁的檔案管理工作、受到限制的時間因素，這就需要消耗大量的人力、物力才能完成工作。

三、大數據時代高校檔案管理工作存在的問題

1.運用大數據的意識相對薄弱根據相關的研究以及一些數據的統計分析結果顯示，人們的思想意識形態對于人們行為的模式以及處理問題的方式方法具有非常直接的影響，即人們的思想意識成為人們活動的主導，提高思想模式是提高工作效率的前提。因此，在大數據背景下，高校檔案管理工作面臨著巨大的挑戰，同時也存在著全新發展的機遇。在這一時期，高校管理人員應該提高對大數據以及先進的信息技術的認識與應用的意識，使管理人員能夠產生高校檔案管理的理念與執行產生深刻的影響。根據近幾年高校檔案管理數據的顯示結果來看，大部分的高校對于檔案管理工作中使用大數據的意識還不強，使用先進信息技術的意識還不足。檔案管理人員在大數據的時代未能充分利用大數據的先進技術處理關于檔案信息的海量工作，致使工作效率不高、信息處理不夠及時和準確。例如，我國部分高校的領導者所秉承的理念就是在大數據時代充分發揮技術的優勢，有效提高檔案管理的效率，使高校的檔案管理工作能夠進入一個新的歷史發展階段。在這樣的背景下，高校檔案管理的工作必須能夠應對數據信息化所帶來的海量信息的壓力，但是部分高校的管理人員還無法意識到大數據為檔案管理所帶來的便利。還無法將自身的發展理念與大數據的發展進行必要的融合，同時對檔案管理信息化建設與管理的支持力度較小，缺少必要的財力、物力的支撐，使得檔案管理工作的效率和準確程度無法得到顯著的提高。2.檔案管理人員對大數據相關技術的使用能力欠缺高校的檔案數據管理工作的實質就是依靠檔案工作人員利用其自身或外部的工具等開展的管理工作。因此，檔案管理人員自身的專業素質以及對大數據技術的使用能力的高低直接影響到高校檔案管理的效率的高低以及管理人員工作的整體水平。但是，就目前得到的結果顯示，部分高校的檔案管理人員在一定程度上還無法準確、高效地使用大數據技術去處理檔案管理的相關問題，同時在大數據技術與高校檔案管理工作內容相融合的過程中，還無法很好地適應當前科技發展的速度。在科技高速發展的大背景下，信息技術的普遍應用對檔案管理人員也提出了更高的要求。但是由于傳統的檔案管理方式的根深蒂固，造成現在的檔案管理人員對大數據技術的方便、快捷、高效的特征還不夠重視，對信息技術的完善程度還沒有充分的認識。同時，大部分的檔案管理人員的年齡普遍偏大，導致對于新的信息技術的使用和接受能力不高，對于大部分檔案管理能力之外的技術，如計算機網絡技術、計算機知識等缺乏普遍性的了解，這也是目前以傳統管理方式進行檔案管理的工作人員在日常工作中經常遇到的問題。3.檔案管理信息設備較為陳舊在新時代信息設備高速發展的背景下，高校的檔案管理工作也變得更加的復雜多變，傳統的管理方式已經不再適合當前高校檔案管理的工作內容。為了能夠更好地轉變和提高工作人員的思想意識以及工作的理念和方法，提高高校檔案管理的設備是亟待解決的問題，同時高校也要投入一定的資源以更新設備，替換一些陳舊、無法正常使用或影響正常使用的設備。例如，高校用于檔案管理的電腦設備運行的速度較慢，需要更換新的設備或升級系統等措施。

四、大數據時代背景下高校檔案管理模式的改革以及創新措施

1.增強檔案管理人員使用大數據技術的意識由于我國部分高校的檔案管理工作對于大數據技術的認識還不夠充分和全面，在工作中使用大數據相關技術的思想還很薄弱，為了能夠更好地解決檔案管理人員思想上、意識上的薄弱，我國各高校應該積極采取相應的措施，以加強檔案管理人員的思想意識，將其從傳統的管理意識上解放出來。要實現以上目標則可以采取以下措施：（1）在國家層面上進行思想意識上的引導國家管理的相關部門應該根據現今高校的實際發展情況對高校的檔案管理工作提出新的要求、新的標準、新的認識，同時方針措施的建立要以時展為前提，以社會的進步為標準。要把握與時俱進的長遠發展目標，把握好高校檔案管理工作的宏觀發展方向。同時國家還要出臺相應的政策措施對高校檔案管理工作進行全面的關注與支持。（2）在高校管理人員內部提高大數據技術的普及程度以高校自身的發展為基礎來看檔案管理與大數據技術的融合發展，其中學校的領導者是其發展融合過程中的掌舵者，同時也是融合發展的關鍵因素。高校領導者在制定高校發展的目標時，就要給予高校檔案管理等工作高度的重視以及大力的支持，同時高校的管理層要對檔案管理的具體內容和發展方針做出合理的目標規劃，要在管理人員內部大力宣傳和普及大數據技術的優勢以及未來信息技術發展的趨勢，使檔案管理人員能夠從思想上認識到大數據技術為檔案管理工作帶來的巨大便利。要使檔案管理人員充分認識到大數據技術為檔案管理工作帶來的快捷、方便、高效、準確的工作過程。只有在此基礎上，高校領導才能在日常工作中為檔案管理的信息化發展和融合提供大力支持，在實現檔案管理信息化的同時還能夠使檔案管理工作健康、良好地發展。2.組建和提升專業化的檔案管理工作隊伍就當下的情況而言，高校檔案管理工作發展的現狀、管理人員在工作過程中遇到的問題等，各高校要結合本身發展的需求和高校自身的情況來構建具有高水平、高素質的檔案管理工作隊伍，同時還要注意檔案管理人才的培養和引進，推動高校檔案管理的高質量、高效率、高速度地發展。（1）加強管理人員日常專業化的訓練高校要對檔案管理人員的基本素質和技術技能有一定的了解，以此為基礎為其制定合理的訓練內容、訓練模式等，以加強其管理工作的效率。然而由于高校檔案管理的性質，如長期性、復雜性等工作的特點，高校要將大數據技術融入高校檔案管理的工作中這一目標還有一定的困難，還需要長時間經驗的積累以及人才的培養，短期人才的更新換代并不能夠充分解決人才管理的專業化。管理隊伍的建設并不是在短時間內所能夠完成的，必須要制定一個長期的培訓過程以及對管理人員思想意識上進行提高，要重新建立管理人員檔案管理工作的技能體系和知識體系。例如，高校可以通過講座的形式進行大數據技術的宣傳與普及，并且以培訓的方式進行管理人員的集中培訓，培訓的重點就是當前大數據技術能夠為檔案管理工作帶來的便利、大數據技術的簡單、易學，以及未來檔案管理工作的發展趨勢。要強調大數據技術的增強檔案管理工作人員的基本素質及技術技能。（2）積極吸引優秀的管理技術人才高校要根據自身發展的需求以及信息技術的發展趨勢，積極引進高素質的檔案管理的優秀人才。在人才引進的過程中，要以人才的多元化、專業化為基礎，重視管理能力與實踐能力，要使人才得到充分的利用。

五、結論

綜上所述，高校檔案管理工作是高校發展的重要組成部分，通過大數據技術與高校檔案管理工作的有機融合能夠快速發展檔案管理，同時能夠推動高校的發展。文中主要介紹了大數據技術的基本概念以及檔案管理的基本特征，并且分析了當下高校檔案管理的過程中存在的問題，以及解決問題的有效對策，希望本文的論述內容能夠為高校檔案管理與大數據融合發展提供一定的參考。

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作者：劉鴻 單位：哈爾濱商業大學