網絡環境下的檔案管理工作創新模式

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了網絡環境下的檔案管理工作創新模式范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

摘要：我國現代化發展歷程越來越快，互聯網時代已深入人心，高校檔案管理工作也從以前的人工管理模式逐步向網絡信息化管理模式改變，但在實際工作中還存在著一些不可避免的問題，本文通過分析這些問題，研究網絡環境下高校檔案管理工作模式創新的必要性，并有針對性地提出了一些對策，旨在不斷發展和完善檔案管理工作模式。

關鍵詞：高校檔案；傳統管理模式；創新

高校檔案館擁有豐富的檔案信息資源，可以為師生及學校各個部門的信息查詢提供便利。隨著計算機技術以及網絡技術的發展，各種信息資源的載體和形態逐漸呈現多元化，傳統的檔案管理工作模式已經跟不上時代的發展，所以高校檔案館應該積極探索適應時展需求的檔案管理工作模式，以便為廣大師生和學校有關部門提供更加便捷的檔案信息查詢服務。

一、高校檔案傳統管理模式存在的問題

(一)高校檔案資料散失嚴重由于高校是一個集體工作學習的地方，檔案管理在一定程度上來說是比較復雜的。因為人多不利于管理，任何一個人的疏忽或者資料提供的不及時都可能導致檔案信息的不完善。還有就是一些兼職工作者的流動性較大，檔案資料來不及更正就已經換人了，再者就是檔案管理人員的工作交接也可能出現移交的失誤，導致檔案資料在移交過程中出現遺失的現象，久而久之檔案館的檔案資料就會出現很大的漏洞，導致檔案資料的不連續、不完備，這些都是高校檔案管理工作中存在的問題[1]。要想實現高校檔案信息化的高效管理，檔案信息的完整性一定是整個工作過程中的先決條件，但是在實際管理過程中，一些不可控的事件，往往導致了高校檔案資料的嚴重散失。

(二)高校檔案的歸檔材料質量不高高校檔案的歸檔材料質量不高，一般體現在以下三個方面：首先，檔案文件材料裝訂歸檔質量不規范。因為對于個人而言，檔案是從小到大一直跟隨著自己的，所以一套檔案常常存在由不同規格的打印紙裝訂在一起的現象，這樣不可避免地就會出現一些裝訂不牢固、缺頁少頁的情況；還有就是有的檔案管理員在歸檔的過程中使用紅、藍墨水或者用鉛筆記錄，由于字跡不耐久，時間長了可能會導致磨損脫落，不利于保存。其次，檔案信息記錄的不完善、不準確。主要表現在：有些文件沒有標注日期，有些文件雖有日期但是沒有原始的簽名或蓋章，還有的基建檔案甚至沒有標注工程名稱，這些都會導致檔案信息的不完善和不準確。最后，歸檔材料中也存在一些復印件。在高校檔案資源實際利用過程中，其原件與復印件雖然內容相同，但兩者所體現的使用價值卻有很大不同，原件作為檔案憑證的直接依據是復印件無法替代的，所以歸檔時一般都采用原件。但由于一些特殊原因，歸檔材料中還不可避免地存在著一些復印件，這些復印件給檔案資料的長期保存工作及檔案的二次開發利用工作帶來了一定的困難。

(三)高校檔案資源的數字化水平不高隨著互聯網技術的飛速發展，高校檔案管理工作也逐步向信息化方向發展，很多高校檔案館已建設完成了信息化檔案管理系統，但縱觀這些管理系統就會發現，其中絕大部分都是以一些檔案管理的專門軟件為基礎經過再次開發而來，其穩定性和適用性較差，且這種方式在以后的一段時間也會是一個發展趨勢。對于高校而言，其檔案資源的信息化發展水平也是不平衡的，有些高校的檔案資源已經全部或大部分信息化，且信息化檔案管理系統已與學校辦公系統、相關部門的專業管理系統無縫鏈接，為下一步檔案資源的共建共享打下了堅實的基礎。還有一些高校的檔案資源才開始進行數字化處理，很多原有存檔的檔案資料還沒有轉化成數字化信息資源，其檔案資源的信息化建設任務還很繁重。

二、網絡環境下高校檔案管理工作模式創新的必要性

隨著信息技術的迅速發展，高校檔案館只有加快檔案資源的信息化建設步伐，才能適應形勢發展的需求，為廣大師生和學校有關部門提供更加便捷有效的服務[2]。所以說，網絡環境下高校檔案管理工作模式的創新是很有必要的。首先，傳統的檔案管理模式存在許多弊端，不利于檔案的有效利用。在以往的檔案管理工作中，檔案利用者若要查閱檔案資料，就必須要去檔案庫房翻閱檔案，由于檔案庫房中的檔案資料較多，不利于尋找；同時，檔案資料在裝訂過程中或多或少都存有一些問題，再加上使用者在翻閱檔案資料過程中往往會造成一些磨損，日積月累就會造成檔案資料的缺失。其次，網絡環境下檔案資料的信息化是高校檔案管理的發展趨勢，由于現在高校辦公已逐步實現網絡化，所以說高校檔案信息資源的數字化建設是信息化時代的必然產物，它可以實現高校檔案資源的統一化管理，不僅便于檔案資料的管理，也便于檔案使用者的查閱。

三、網絡環境下高校檔案管理工作模式的創新

(一)高校檔案網絡信息化是管理工作模式創新的客觀需要高校檔案網絡信息化改變了原有的檔案管理工作模式，是傳統檔案管理工作模式向檔案管理工作信息化的技術革新甚至是歷史性的轉變。充分利用信息化網絡時代帶給我們的便利，并將其運用于高校檔案的管理中，在網絡環境下高校檔案管理人員要不斷學習新知識、新技術，以應對檔案管理工作中出現的新問題，重新制定網絡信息化背景下檔案管理工作的新型方案和實施對策。

(二)樹立檔案信息觀培養檔案信息人才是檔案管理工作創新的前提高校檔案管理人員應該樹立正確的檔案信息觀。檔案管理人員如何看待信息技術，是否能夠正確使用網絡技術管理檔案，往往能夠看出他們在網絡環境下對檔案管理工作模式變革的適應性。因此，高校檔案管理工作者不但要具備新的檔案信息觀，積極了解網絡，熟悉網絡，而且還要熟練掌握信息化技術，合理配置檔案資源，規范管理，科學利用。

(三)不斷豐富檔案信息資源是檔案管理工作創新的基礎檔案信息就是信息資源，是否能夠合理運用信息資源并使其利用得到最大化，這就需要高校檔案管理人員充分發揮主觀能動性，積極主動地去開發和利用各種有價值的資源，不斷提高高校檔案資源的利用率。隨著檔案信息資源的日積月累，高校檔案管理人員可以將其有效整合，以便更好地服務于高校各部門。不斷豐富和完善檔案信息資源，有助于網絡環境下高校檔案管理工作者實現自己更高的職業目標，也能使高校檔案管理工作達到更高的水平。

(四)更新管理手段提高服務水平是檔案管理工作創新的目的隨著計算機網絡的普遍應用，檔案也就不單單僅是紙質檔案了，而是出現了大量的電子文件以及數字檔案，出現的這些新型電子檔案僅僅依靠傳統的檔案管理工作模式已經遠遠不能適應實際需求，所以必須要更新管理手段來提高工作效率。通過檔案信息化建設，檔案的日常管理工作都可以通過電子數據庫信息系統來完成，這樣不僅能夠節約時間成本，大大提高檔案信息整合利用的效率，而且也可以根據不斷出現的新情況來進行創新性工作，逐步建立起網絡咨詢、人工智能化服務體系等，使檔案信息資源利用率達到最優化。

(五)加快檔案資源的數字化建設是檔案管理工作創新的主要內容高校檔案管理部門要加強檔案信息化系統建設，不斷完善檔案管理工作的軟硬件基礎設施，大力推進信息化技術在檔案管理中的應用。對于新出現的大量電子文件，要加強其接收、保管和利用工作，確保電子檔案的真實完整。要扎實推進電子檔案數據庫建設工作，通過信息系統對檔案的各個方面進行全面管理控制，要加強檔案目錄數據庫建設，更加有效地提高檔案管理利用工作的效率。綜上所述，在網絡信息不斷發展的時代，高校檔案館要敢于創新思維，勇于探索檔案管理工作的新方法、新模式，積極應用信息化新技術，不斷提高檔案資源的數字化水平，為檔案使用者提供便利，也為高校各方面工作提供更高效的服務。

參考文獻：

[1]曾川.新媒體環境下高校檔案管理工作模式的創新改進策略探究[J].長江叢刊,2018(33):274-275.

[2]方照燃.網絡環境下學院檔案管理工作創新研究[J].辦公室業務,2018(05):112.

作者：馬健陸為單位：寧夏大學