醫(yī)院檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用

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關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；檔案管理；信息化技術(shù)；新模式；建設(shè)策略

引言

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，為決策層總結(jié)經(jīng)驗和發(fā)現(xiàn)問題提供依據(jù)，進(jìn)而調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，使醫(yī)院健康、有序地發(fā)展。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，醫(yī)院的醫(yī)療、科研、教學(xué)等方面發(fā)揮著重要作用。計算機(jī)的廣泛應(yīng)用，促進(jìn)了醫(yī)院檔案信息化的發(fā)展，使醫(yī)院的檔案管理向著規(guī)范化、現(xiàn)代化邁進(jìn)，為醫(yī)院檔案資料的安全、有效存儲與快速應(yīng)用提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐。

1傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的不足

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在內(nèi)容單一，信息承載量不足，堆放不規(guī)范等缺陷。（1）存儲和調(diào)取問題多。醫(yī)院在運(yùn)營過程中形成了大量的檔案資料，由于歸檔不及時，日積月累，形成了數(shù)量眾多的堆置檔案，造成檔案無法及時準(zhǔn)確地提取等問題。我們可以將存儲、調(diào)取視為檔案管理工作的源頭與結(jié)尾，在頭部工作完善性不足的情況下，尾部工作勢必很難精確、高效落實[1]。（2）信息承載量不足。紙質(zhì)檔案信息承載量不足已經(jīng)是毋庸置疑的事實，針對某個病患診療活動中形成的醫(yī)療檔案，只有簡易的統(tǒng)計表是不夠的，他很難全面地反映病人病情的變化過程，無法凸顯隱匿的關(guān)鍵性信息，臨床醫(yī)務(wù)人員不能據(jù)此總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不利于醫(yī)院醫(yī)療工作效率的全面提升。

2醫(yī)院檔案管理采用信息化技術(shù)的意義

2.1助推醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新

多元化、大規(guī)模、便捷性是信息化技術(shù)的主要特征。信息化技術(shù)在新時代醫(yī)院檔案中的應(yīng)用，實現(xiàn)了相關(guān)數(shù)據(jù)的深度挖掘，有效管理病患、醫(yī)療設(shè)備、科研及教學(xué)等諸多信息，對醫(yī)院醫(yī)療工作的全覆蓋，確保信息更新與處理的時效性，提升了工作效率。

2.2提升管理的智能化水平

醫(yī)院是一個綜合性機(jī)構(gòu)，部門眾多，要實現(xiàn)對各部門檔案的有效管理，需要大量時間與人員。在現(xiàn)代信息技術(shù)背景下，新技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，實現(xiàn)了檔案的集約化管理，逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的信息收錄和查詢，使院內(nèi)工作人員通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源共享，也使臨床醫(yī)生實現(xiàn)了辦公自動化。

2.3實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的精細(xì)化管理

加大信息化建設(shè)力度，使醫(yī)院實現(xiàn)檔案精細(xì)化管理。應(yīng)用采集數(shù)據(jù)、篩查信息及后臺處理等形式，快捷、準(zhǔn)確地將檔案資料歸檔至各子路徑內(nèi)，為提取檔案數(shù)據(jù)創(chuàng)造便利條件，提升檔案的利用率[2]。采用信息化技術(shù)管理醫(yī)院檔案資料，有助于提升藥品與醫(yī)療設(shè)備的管理效率，壓縮采購成本，為采購和維護(hù)管理提供全面、及時的信息支持。

2.4促進(jìn)各種信息資源整合

檔案信息管理系統(tǒng)平臺的建立健全，大大提高了工作效率。當(dāng)科室醫(yī)務(wù)人員錄入病患的各項信息時，系統(tǒng)便會啟用智能功能，自行總結(jié)并產(chǎn)出歸檔資料，對日期、科室、患者身份信息等進(jìn)行編碼、整合，可使不同部門、科室之間通過網(wǎng)絡(luò)共享患者的信息，大大提高了工作效率與質(zhì)量，拓展了管理與服務(wù)空間，使檔案價值得到充分發(fā)揮。

3醫(yī)院檔案信息化管理的新模式

3.1基于B/S設(shè)計醫(yī)院綜合檔案管理系統(tǒng)

采用當(dāng)下國際流行的B/S技術(shù)結(jié)構(gòu)（即瀏覽器/服務(wù)器）進(jìn)行設(shè)計。B/S結(jié)構(gòu)能沖破時間、地域客觀條件的約束，為廣大用戶提供查詢與打印檔案的服務(wù)功能，適合非計算機(jī)專業(yè)人員應(yīng)用。因服務(wù)器由管理員統(tǒng)一管理，保證了系統(tǒng)的安全性。系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)由門戶層、應(yīng)用層及數(shù)據(jù)層共同構(gòu)成（見圖1）[3]。系統(tǒng)的模塊設(shè)計及功能實現(xiàn)可以做出如下表述：（1）界面：系統(tǒng)有用戶與管理員兩個界面，最大限度地分隔用戶和數(shù)據(jù)庫管理，之所以將兩個界面分開，主要是維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全性。本系統(tǒng)盡管能為用戶、管理員提供查詢、打印、錄入的服務(wù)功能，但僅有管理員有修改的權(quán)限。（2）管理模塊及其功能：不管是用戶界面，還是管理員界面，均由13個管理模塊構(gòu)成（見圖2）[4]。用戶界面的各個檔案管理模塊均由數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)管理三個菜單組成，管理員界面的管理模塊新增了錄入數(shù)據(jù)批量管理這一菜單，利用該菜單可刪除臨時數(shù)據(jù)表內(nèi)的垃圾信息，能夠批量化刪除用戶在限定時間內(nèi)沒有存檔的信息，進(jìn)而維持系統(tǒng)正常運(yùn)作過程。用戶界面兩個結(jié)算系統(tǒng)的管理模塊均有日志、留言及密碼管理菜單，不同的是管理員界面還有數(shù)據(jù)庫備份或恢復(fù)管理菜單，管理員定期把檔案數(shù)據(jù)備份至本地磁盤內(nèi)，用來準(zhǔn)備恢復(fù)系統(tǒng)的使用狀態(tài)。

3.2建設(shè)規(guī)章制度

首先，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及上級檔案部門的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本院發(fā)展的實際情況，建立檔案信息管理配套的規(guī)章制度，真正做好、做實制度化建設(shè)工作，包括檔案歸檔、借閱、保管、利用、保密以及風(fēng)險防范制度等。完善醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制，定期組織相關(guān)人員參與業(yè)務(wù)技能學(xué)習(xí)與培訓(xùn)活動，增強(qiáng)從業(yè)人員應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的能力，從而整體提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。其次，醫(yī)院在進(jìn)行教學(xué)、科研、管理、基礎(chǔ)建設(shè)等各類活動中產(chǎn)生的有保存價值的文字、圖表、聲像等多媒體資料，明確要求將這些資料均要以數(shù)字化形式整合至信息管理系統(tǒng)內(nèi)，并形成相關(guān)制度，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。最后，加大醫(yī)院現(xiàn)存各類檔案及各科室有關(guān)資料的整合力度，交給醫(yī)院檔案室統(tǒng)一管理，均以數(shù)字化形式存儲備用，保證檔案資料的完整性、精確性與安全性。3.3檔案管理工作要求分工明確（1）構(gòu)建數(shù)字化檔案室加大對檔案管理工作的規(guī)劃、組織及協(xié)調(diào)力度，督導(dǎo)各科室檔案管理工作實施情況，落實永久保存與及時提供、利用檔案的任務(wù)。購置DARMS（文件檔案資料綜合管理系統(tǒng)）系列檔案軟件，合理使用計算機(jī)與多媒體技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理信息化，以此為基礎(chǔ)實現(xiàn)統(tǒng)計、分析、搜索與應(yīng)用[5]。（2）明確檔案室人員的任務(wù)和職責(zé)科學(xué)制定檔案管理人員崗位責(zé)任制；嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)范，采集、梳理、分類、鑒別、保存、統(tǒng)計各類檔案及有關(guān)資料，采用數(shù)字化形式統(tǒng)一保管；推行開放利用制度，積極為醫(yī)院的教學(xué)、科研及各科室管理提供檔案資料服務(wù)；完善信息工作的綜合化建設(shè)水平，認(rèn)真落實做好信息的編輯工作，深度挖掘檔案的使用價值。

3.4檔案立卷歸檔要及時跟進(jìn)

首先，嚴(yán)格按照醫(yī)院各職能部門的分工與職責(zé)，建立健全立卷歸檔制度，逐漸將其納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，形成規(guī)范的管理制度，明確相關(guān)人員的職責(zé)范疇，力求做到“四同步”，即部署、檢查、歸納及檢驗步調(diào)一致。其次，針對已辦理完、具有較高存留價值的各類文件材料，要求各職能部門一定要做到完整采集，嚴(yán)格依照年度、類別標(biāo)準(zhǔn)梳理組卷，針對立卷的案卷，若經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核簽字領(lǐng)取后，需編寫移交清單，并在規(guī)定的時間內(nèi)移交給數(shù)字化檔案室完成歸檔。最后，確保信息化檔案的規(guī)范性。遵照各類檔案產(chǎn)出過程的規(guī)律，按一定的原則分門別類，為保存與應(yīng)用創(chuàng)造便利性。明確要求在教學(xué)、科研與管理活動中產(chǎn)生的各類檔案手續(xù)完善齊全，并確保其在長期保管中不出現(xiàn)或少出現(xiàn)折損。針對管理類的檔案，應(yīng)依照問題大小、發(fā)生時間或重要性等作出排序；針對不同專題和成套的檔案，要依照階段、結(jié)構(gòu)等進(jìn)行依次組卷。嚴(yán)格依照規(guī)定格式填寫每個案卷目錄、頁碼、立卷人、檢查人、立卷時間等，要科學(xué)準(zhǔn)確地劃定保管期限，規(guī)定案卷題名簡明扼要、格式統(tǒng)一[6]。整齊牢固裝訂案卷，錄入格式完善、清楚，設(shè)有可供查詢的條目。針對全院檔案資料，一定要按照全宗整理，同宗的檔案嚴(yán)禁出現(xiàn)分散情況，不同宗的檔案不可混淆。在設(shè)定好檔案分類、編號后，相關(guān)人員不可依照主觀意愿擅自改動。

3.5加大監(jiān)管力度，提高密級水平

在信息化技術(shù)的支撐下，醫(yī)院要主動強(qiáng)化對檔案的監(jiān)管力度，對資料進(jìn)行備份管理，避免或減少檔案數(shù)據(jù)遺失的情況。為了更好地維護(hù)醫(yī)院檔案的信息安全，應(yīng)加大對檔案信息系統(tǒng)的安全監(jiān)管力度，合理使用加密技術(shù)。通過設(shè)置防火墻、管理系統(tǒng)登錄權(quán)限等方法，提高檔案數(shù)據(jù)庫的密級；加大內(nèi)網(wǎng)獨(dú)立性及外網(wǎng)加密性的建設(shè)力度，對病毒侵襲形成阻礙，進(jìn)一步提升檔案資料的安全性[7]。尤其是在現(xiàn)實工作中，檔案管理人員利用互聯(lián)網(wǎng)查找行業(yè)有關(guān)信息時，很容易感染DOS、木馬病毒等，增加本院檔案數(shù)據(jù)被盜取、刪減的概率，這就要求管理人員積極采用事前防范手段，參照檔案資料的查閱權(quán)限，采用指紋、人臉、復(fù)雜密碼認(rèn)證等形式，嚴(yán)格設(shè)置登錄權(quán)限，以防人為操作增加信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全風(fēng)險。

3.6合理開發(fā)利用信息化檔案

首先，加大電子檔案管理和利用力度，深度開發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案資料的信息功能，創(chuàng)造更大效益。其次，制定配套的搜索與參考工具，比如檔案室指南、全宗簡介、專題目錄、人物及著錄卡片等，為相關(guān)人員使用檔案資料創(chuàng)造便利條件，提高編研工作效率。最后，在使用醫(yī)院信息化檔案時，一定要嚴(yán)格依照規(guī)程辦理使用手續(xù)，填寫《登記表》，針對外借的檔案，相關(guān)人員一定要督促其按期歸還，不可向外泄露檔案信息，不可出現(xiàn)轉(zhuǎn)借他人的行為。

4結(jié)語

檔案管理是各級醫(yī)院管理中的重要內(nèi)容之一，加強(qiáng)信息化建設(shè)力度對醫(yī)院檔案管理工作將會形成深刻、積極的影響，能明顯提升醫(yī)院檔案的存管、調(diào)取效率，將檔案的利用價值發(fā)揮到最大化，提升醫(yī)院綜合管理水平。

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[7]王永鋒.現(xiàn)代電子信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用[J].辦公室業(yè)務(wù),2020,7(17):76-77.

作者：李嫚 單位：四川省資陽市安岳縣人民醫(yī)院