水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理體系構(gòu)建應(yīng)用
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關(guān)鍵詞:水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案;安全性;電子信息化
1水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案建設(shè)意義
水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案是水文檔案的重要組成部分，它是在水文數(shù)據(jù)測(cè)量、收集，水質(zhì)監(jiān)測(cè)任務(wù)下達(dá)、完成，監(jiān)測(cè)結(jié)果匯集整理、形成報(bào)告等步驟實(shí)施的過(guò)程中產(chǎn)生的。水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的構(gòu)建有利于了解河流水庫(kù)等水質(zhì)斷面、地下水網(wǎng)絡(luò)乃至整個(gè)區(qū)域水系的空間時(shí)間變化動(dòng)態(tài)，總結(jié)其發(fā)展變化規(guī)律，為服務(wù)河長(zhǎng)制、湖長(zhǎng)制工作發(fā)揮積極作用［2］。遼寧省水質(zhì)監(jiān)測(cè)中心的水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案資料自1975年至今，收錄了河流、水庫(kù)、田間、灌區(qū)、輸供水工程、地下水和入河排污口的水質(zhì)監(jiān)測(cè)結(jié)果。這些長(zhǎng)期積累的系列性的原始監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)和成果記錄的歸檔工作非常重要，收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)這些數(shù)據(jù)成果是一項(xiàng)煩雜而又意義的工作。因此，檔案管理逐步電子信息化轉(zhuǎn)變，提高電子檔案的覆蓋面和應(yīng)用性，全面、科學(xué)、有序地構(gòu)建水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案至關(guān)重要。
2水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案構(gòu)成及應(yīng)用
遼寧省水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案由紙質(zhì)檔案及電子檔案共同構(gòu)成。
2.1紙質(zhì)檔案構(gòu)成及應(yīng)用
水環(huán)境監(jiān)測(cè)的紙質(zhì)檔案主要分為實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)章程、實(shí)驗(yàn)室管理組織體系、人員檔案、儀器檔案、監(jiān)測(cè)原始記錄、監(jiān)測(cè)結(jié)果報(bào)告、質(zhì)量控制和監(jiān)督審核、標(biāo)準(zhǔn)方法和圖書(shū)以及安全生產(chǎn)等九個(gè)模塊，如圖1所示。實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)章程包括計(jì)量認(rèn)證相關(guān)材料、程序文件和質(zhì)量手冊(cè)等;實(shí)驗(yàn)室管理組織體系包括組織機(jī)構(gòu)框架、管理職能分配、接受的指令性文件、合同、計(jì)劃、廢棄物處理等。這兩項(xiàng)共同搭建起了水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案系統(tǒng)的框架，為實(shí)驗(yàn)室的基本運(yùn)行提供了保障和指導(dǎo)。人員檔案除記錄人員的基本信息外，還登記了人員的上崗考核以及培訓(xùn)情況，使水質(zhì)監(jiān)測(cè)工作能夠因材施用。儀器檔案包括每臺(tái)儀器的說(shuō)明書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、鑒定報(bào)告、使用和維護(hù)記錄和方法等，供使用人員隨時(shí)查看。監(jiān)測(cè)原始記錄和監(jiān)測(cè)結(jié)果報(bào)告完整記錄了從監(jiān)測(cè)方案任務(wù)下達(dá)、采集樣品原始記錄、實(shí)驗(yàn)過(guò)程試劑等消耗情況、實(shí)驗(yàn)結(jié)果分項(xiàng)目原始記錄、監(jiān)測(cè)成果報(bào)告等全部流程結(jié)果，增強(qiáng)了監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)結(jié)果的可溯源性，環(huán)環(huán)相扣，保護(hù)了數(shù)據(jù)的完整性。質(zhì)量控制和監(jiān)督審核包含了每個(gè)實(shí)驗(yàn)批次的平行，全程序空白、加標(biāo)回收以及測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)樣品的控制;每月的未知濃度樣品考核，實(shí)驗(yàn)室間比對(duì)試驗(yàn)及能力驗(yàn)證;每年的精密度偏性試驗(yàn)、上級(jí)實(shí)驗(yàn)室及質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)的盲樣考核以及定期的實(shí)驗(yàn)室內(nèi)儀器比對(duì)、分析方法間比對(duì)。這些實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的檔案化管理都有助于保障實(shí)驗(yàn)室監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性。同時(shí)，質(zhì)量負(fù)責(zé)人和技術(shù)負(fù)責(zé)人的實(shí)時(shí)管理監(jiān)督以及定期的內(nèi)審和管理評(píng)審工作完成記錄和報(bào)告歸檔，也為實(shí)驗(yàn)室工作的改進(jìn)提供了寶貴的意見(jiàn)資料。標(biāo)準(zhǔn)方法和圖書(shū)是實(shí)驗(yàn)室人員進(jìn)行監(jiān)測(cè)工作的依據(jù)。安全生產(chǎn)方面的相關(guān)資料記錄了實(shí)驗(yàn)室場(chǎng)所環(huán)境情況，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制、實(shí)驗(yàn)室安全管理制度以及人員的安全知識(shí)培訓(xùn)等情況，為后續(xù)實(shí)驗(yàn)室的安全運(yùn)行和管理提供有力支撐。
2.2電子檔案管理及運(yùn)用
［3］電子檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并且歸檔保存的電子文件。水環(huán)境監(jiān)測(cè)的電子檔案一部分是存放在防磁柜中的光盤(pán)，刻錄了工作中儀器存儲(chǔ)的原始數(shù)據(jù)以及監(jiān)測(cè)結(jié)果形成的成果表;另一部分是基于LIMS系統(tǒng)建立的檔案管理模塊?？啼浌獗P(pán)的電子檔案是將紙質(zhì)檔案電子化，一方面縮小了存儲(chǔ)的空間，可以在檔案室有限的空間內(nèi)存儲(chǔ)更多的數(shù)據(jù)資料;另一方面節(jié)省了檔案管理人員整理、檢索檔案的人力和時(shí)間。LIMS系統(tǒng)在遼寧省水環(huán)境監(jiān)測(cè)中心檔案管理方面的使用是從2014年開(kāi)始的，經(jīng)過(guò)兩年的試運(yùn)行，問(wèn)題逐步得到解決，功能不斷得到完善，到目前為止共有12個(gè)模塊開(kāi)放(針對(duì)基層系統(tǒng)管理人員)，如圖2所示。LIMS管理系統(tǒng)在檔案管理的應(yīng)用覆蓋了水環(huán)境監(jiān)測(cè)的全流程。下達(dá)采樣任務(wù)模塊中存儲(chǔ)了各水質(zhì)監(jiān)測(cè)斷面的基本信息，如水樣類(lèi)型、所屬水系、地理坐標(biāo)等［4］。在下達(dá)采樣任務(wù)后能夠清晰地了解所采集斷面的基本情況。樣品采集及驗(yàn)收模塊的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)分為兩個(gè)部分，一是采樣通知單，它記錄了采樣所需的采樣瓶以及各項(xiàng)目的保存劑等，二是采樣記錄表，它記錄了采樣時(shí)間、水文信息以及水樣感官現(xiàn)狀和現(xiàn)場(chǎng)測(cè)定項(xiàng)目結(jié)果等。樣品掃描模塊是將采集回來(lái)的樣品通過(guò)掃描樣品瓶上的條形碼錄入系統(tǒng)，使得系統(tǒng)能夠記錄樣品信息。下達(dá)測(cè)試任務(wù)模塊記錄了采樣任務(wù)各個(gè)站點(diǎn)分配的檢測(cè)項(xiàng)目以及質(zhì)控要求等?；A(chǔ)試驗(yàn)?zāi)K記錄了3個(gè)部分，第一部分是標(biāo)(基)準(zhǔn)溶液配制，第二部分是標(biāo)準(zhǔn)溶液標(biāo)定，第三部分是標(biāo)準(zhǔn)曲線(xiàn)。這三部分存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)內(nèi)容為之后的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)結(jié)果奠定了基礎(chǔ)。檢測(cè)及審核模塊按項(xiàng)目存儲(chǔ)了各個(gè)站點(diǎn)的化驗(yàn)結(jié)果，設(shè)置了校核和復(fù)核任務(wù)，在這一模塊中可以看到近5次的監(jiān)測(cè)結(jié)果，可以直觀地比較同一項(xiàng)目同一站點(diǎn)最近時(shí)間線(xiàn)上的分析結(jié)果。質(zhì)控審核模塊記錄了4個(gè)部分，一是現(xiàn)場(chǎng)以及實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)控完成情況，二是質(zhì)控樣考核情況，三是單個(gè)項(xiàng)目質(zhì)量控制綜合情況，四是數(shù)據(jù)合理性分析，可以查看各化驗(yàn)項(xiàng)目數(shù)據(jù)關(guān)系的合理性。這4項(xiàng)任務(wù)判定結(jié)果的合理性都對(duì)實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性具有保障作用。檢測(cè)報(bào)告模塊能夠按照?qǐng)?bào)告模板，在上傳相應(yīng)的檢驗(yàn)結(jié)果后自動(dòng)生成監(jiān)測(cè)報(bào)告，并且能夠一鍵上傳到對(duì)接系統(tǒng)，方便上級(jí)主管部門(mén)等審閱。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊對(duì)每月監(jiān)測(cè)斷面的化驗(yàn)結(jié)果做了統(tǒng)計(jì)，形成成果月報(bào)表。這是查看各化驗(yàn)項(xiàng)目監(jiān)測(cè)結(jié)果最直接的方法。綜合管理模塊存儲(chǔ)的資料包括儀器管理、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)和標(biāo)準(zhǔn)樣品管理、文件管理、庫(kù)房管理、檢測(cè)能力表以及項(xiàng)目單位管理等。這些資料是實(shí)驗(yàn)室能夠進(jìn)行檢測(cè)化驗(yàn)工作的基礎(chǔ)。人員管理模塊記錄了實(shí)驗(yàn)室人員的基本情況、上崗項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)和工作量統(tǒng)計(jì)等。實(shí)驗(yàn)室管理人員可以根據(jù)實(shí)驗(yàn)員的情況合理安排負(fù)責(zé)的化驗(yàn)項(xiàng)目及工作量等。系統(tǒng)設(shè)置模塊包括了管理權(quán)限設(shè)置、站點(diǎn)類(lèi)型設(shè)置、數(shù)據(jù)合理性配置、檢測(cè)方法配置、檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)限值設(shè)置、質(zhì)控計(jì)算設(shè)置、儀器載入設(shè)置、儀器載入庫(kù)以及采樣容器設(shè)置等。這些對(duì)LIMS系統(tǒng)其他模塊的運(yùn)行起到了支撐作用。水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案積累的大量資料發(fā)揮著重要的作用:遼寧省水環(huán)境監(jiān)測(cè)中心根據(jù)歷史檔案保存的數(shù)據(jù)分析了沈陽(yáng)市21世紀(jì)前10年沈陽(yáng)市地表水功能區(qū)水資源質(zhì)量變化情況并形成了調(diào)查評(píng)價(jià)報(bào)告。報(bào)告分析了單個(gè)水功能區(qū)單項(xiàng)水質(zhì)的變化趨勢(shì)，也分析了流域及區(qū)域水功能區(qū)水質(zhì)的變化趨勢(shì)，揭示了一定時(shí)間內(nèi)水質(zhì)變化規(guī)律及地理分布模式，為加強(qiáng)水資源的管理工作提供技術(shù)支持。
3水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的管理建議
3.1提高科技型檔案管理人員的檔案管理能力
［5］遼寧省水環(huán)境監(jiān)測(cè)中心的檔案管理人員多為實(shí)驗(yàn)室的化驗(yàn)人員兼職，雖進(jìn)行了基本的崗前培訓(xùn)，但是對(duì)于科學(xué)技術(shù)檔案的具體管理方法缺乏系統(tǒng)化、規(guī)范化的學(xué)習(xí)。對(duì)于水環(huán)境監(jiān)測(cè)相關(guān)檔案的管理要充分了解所收集資料的專(zhuān)業(yè)性、特色性、適用性和系統(tǒng)性等，科學(xué)分類(lèi)，有效統(tǒng)計(jì)，精準(zhǔn)檢索，保證檔案管理的科學(xué)化。同時(shí)，要樹(shù)立檔案是資源、檔案是財(cái)富的意識(shí)，對(duì)于機(jī)密檔案嚴(yán)格加強(qiáng)保密管理。定期組織檔案管理人員參加檔案管理以及水文水質(zhì)相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，優(yōu)化水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的管理［6］。
3.2加快推進(jìn)水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的電子化進(jìn)程
［7-8］水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的電子化過(guò)程是檔案管理發(fā)展過(guò)程經(jīng)歷的必然階段，當(dāng)前水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理正處于電子文件發(fā)展的第三階段:電子文件為正本，紙質(zhì)文件為副本，電子文件法律效力被確認(rèn)，紙質(zhì)文件只在很少情況下被使用，電子檔案和紙質(zhì)檔案是可以相互轉(zhuǎn)化的。目前，水環(huán)境監(jiān)測(cè)中心的電子檔案管理還有一些需要改善的地方:一是電子文件的管理和儲(chǔ)存方式與紙質(zhì)文件完全不同，在管理章程上缺少針對(duì)性的說(shuō)明;二是儀器導(dǎo)出的文件載入LIMS系統(tǒng)需要轉(zhuǎn)化為特定的格式，增加了工作的復(fù)雜程度;三是LIMS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)容量有限，存儲(chǔ)大量的水環(huán)境監(jiān)測(cè)原始數(shù)據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的容量要求極高。為了盡可能地發(fā)揮水環(huán)境監(jiān)測(cè)電子檔案在水環(huán)境監(jiān)測(cè)甚至水文工作中的積極作用，提出以下管理建議:一是制定水環(huán)境監(jiān)測(cè)電子檔案管理章程，例如，對(duì)保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、保密性等措施予以規(guī)范和強(qiáng)化;定期進(jìn)行電子文件備份;對(duì)電子文件的操作者進(jìn)行身份識(shí)別和權(quán)限控制;對(duì)磁性載體進(jìn)行定期抽檢;針對(duì)自然災(zāi)害、非法訪問(wèn)、非法操作以及病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要求相符的防范措施等。二是提高對(duì)多種格式文件的數(shù)據(jù)提取能力，實(shí)現(xiàn)儀器數(shù)據(jù)對(duì)接系統(tǒng)的一步上傳，提高工作效率。三是擴(kuò)充系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)容量，同時(shí)通過(guò)建立子數(shù)據(jù)庫(kù)等方式，將超出保管年限的部分?jǐn)?shù)據(jù)遷移存儲(chǔ)。
4水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理的未來(lái)展望
隨著《遼寧省河湖長(zhǎng)制條例》的推進(jìn)和貫徹全國(guó)政協(xié)會(huì)議提出的河流跨行政區(qū)流域協(xié)同保護(hù)機(jī)制的要求［9］，地方各級(jí)政府各部門(mén)建立聯(lián)合機(jī)制，完善信息共享和工作通報(bào)，加強(qiáng)水污染治理。水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案會(huì)從“信息孤島”中逐漸開(kāi)放，數(shù)據(jù)的收集、存儲(chǔ)、檢索和利用實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和智能化。隨著對(duì)接部門(mén)的增多，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的深度處理以及系統(tǒng)闡釋的需求也在不斷增加，從現(xiàn)有已經(jīng)形成的時(shí)間序列數(shù)據(jù)庫(kù)到還未整理的空間數(shù)據(jù)庫(kù)以及與水文、氣象、地質(zhì)等部門(mén)信息共享對(duì)整個(gè)水循環(huán)系統(tǒng)變化的研究分析，都需要水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作更積極的投入。
5結(jié)語(yǔ)
水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的構(gòu)建有利于掌握最新的技術(shù)信息，更好地服務(wù)于水質(zhì)監(jiān)測(cè)，同時(shí)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)為水質(zhì)評(píng)價(jià)提供了基礎(chǔ)依據(jù)。文章詳細(xì)介紹了遼寧省水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的構(gòu)成和應(yīng)用方法，并從管理人員素質(zhì)、管理軟件應(yīng)用、管理方法布設(shè)等方面提出了現(xiàn)存的問(wèn)題及相應(yīng)的解決方式。水環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理的優(yōu)化有助于提高水質(zhì)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的利用率，區(qū)域聯(lián)動(dòng)，部門(mén)結(jié)合，共同發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題。
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作者：王麗佳 李長(zhǎng)宏 單位：遼寧省沈陽(yáng)水文局