談高職院校培訓類業務檔案管理

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摘要:伴隨社會的不斷進步、市場的不斷發展，行業與企業對員工培訓的需求也與日俱增，高職院校憑借自身具有的專業優勢，在這一方面發揮著很大作用，然而由于受限于諸多因素，國內不少高職院校都并未充分發揮出社會培訓職能，其中培訓部門檔案管理不理想，則是一項重要因素。故此，本文聯系筆者工作實際，著重探究了高職院校培訓檔案管理工作現存問題及相應的改進措施，僅供參考。

關鍵詞:培訓檔案;社會培訓;檔案管理

隨著我國產業升級及產業結構調整，職業教育體系發生重大變革，高等職業院校長期以來以學歷教育為主的教學模式，正向著學歷教育與長、短期培訓并存的多種教育形式轉變。與此同時，高等職業院校作為面向社會，提供社會培訓，為社會提供相應服務的重要場所，應充分利用自身優勢，在日常工作中對培訓項目進行積極拓展，采用多樣化形式培訓轉化低技能人才及社會剩余勞動力，為地方經濟提供更優質的社會服務［1］。高職院校在做好社會培訓需要同時也要健全自身的組織結構和管理制度，培訓檔案管理工作是培訓管理工作的重要組成部分，在提高培訓水平、提升培訓質量、服務培訓學員等方面有著重要的作用。

一、社會培訓類檔案的特點

隨著國家相應政策的不斷出臺，高職院校承接了各類勞動力轉移、在崗職工崗位技能提升、農村進城務工人員、再就業人員、失業人員上崗前培訓等，這些社會職業培訓類檔案具有時間分散、類型復雜、形式多樣等特點。(1)分散的形成時間。培訓檔案與學歷教育檔案按學年或學期的形成方式不同，其沒有固定的培訓時間，同時培訓時間長短不一，有時培訓要幾個學期才可以結束，有時僅用幾天就能完成，因學制的不同造成了培訓檔案的形成時間也相應分散。所以培訓檔案要在培訓開始時及時立卷，對后期陸續形成的資料不斷補充到卷內，培訓結束后把案卷整理完整送學校檔案室存檔，否則容易造成歸檔材料的漏缺。(2)類型的復雜性。社會培訓的類型各種各樣，涉及了眾多社會領域及學科，包含了思想素質教育培訓、業務技能培訓、學科知識培訓等，個人生活工作及社會機構的領域都可見到培訓的身影。與此同時，各種培訓的形式、內容及要求都存在差異，并且參與培訓的人員來自各個職務級別、各個階層與年齡段。此外，培訓學科種類繁多、涉及內容多、資料數量大，這些都決定了培訓檔案有著復雜的類型。在此情況下，要想確保培訓檔案的質量，就需要檔案人員對各種培訓工作的過程充分了解，熟悉各種培訓工作特點，對各種培訓教學環節熟練掌握，然后結合實際情況展開組卷。(3)多樣的形式。社會教育培訓豐富的培訓類型，也使得培訓檔案有著多樣化的內容。培訓資料包含了各種培訓證書、通信錄、成績表、考勤表、課程表及各種信息名冊，同時還有錄像、照片、資料和試卷等。因此，在歸檔檔案的時候需要對各個培訓環節中的相關資料和相應材料進行廣泛收集，通過細致整理、組卷和編目后，形成系統、完整的一套培訓檔案。(4)不確定的形成周期。通常單項培訓是社會培訓的主要形式，多數培訓的時間都在幾天或1個月以內，可能有多項不同的培訓項目同時進行，培訓資料的形成往往帶有很大的不確定性因素，這便加大了整理培訓資料，以及建檔立卷的難度。

二、培訓檔案管理工作的現狀和問題

高職院校培訓部門檔案管理情況而言，管理效果并不理想，存在著很多問題需要解決，這些問題若得不到良好解決，將會給新形勢下高職院校培訓部門的發展形成較大阻礙。具體而言，問題主要體現在如下幾點。(1)不重視培訓檔案，未規范整理檔案。在日常培訓工作中，培訓部門普遍認為自身的工作任務，不包含檔案管理，這件事情應由單位檔案部門負責，自身做好配合工作即可，總是處于被動應付狀態，不能積極主動做好對檔案工作的收集整理工作，如此一來，則致使無法規范、齊全地收集及整理檔案，甚至導致檔案出現分散、缺失的情況，給檔案價值的有效發揮形成了負面影響。(2)缺乏專門的培訓檔案管理隊伍。很多培訓機構的培訓檔案管理都由其他管理人員兼職，缺乏專門的管理人員，由于這類管理人員在日常有著較重的工作任務、較多的管理事務，沒有精力和時間專門整理檔案;即便部分培訓機構有安排專人進行培訓檔案管理，但由于能力等方面的限制，使得工作效率并不理想，培訓檔案工作的實際需求無法得到良好滿足。(3)管理制度不健全。培訓工作不同于學校學歷教育，其是根據獨立項目開展的，因此，培訓內容少，時間也較短。但當前不少培訓部門，依舊沿用其他教育形式采用的檔案工作流程與法規制度，缺乏與培訓檔案管理工作相符合的規章制度、工作程序及措施方法，歸檔材料不協調、不完整的培訓資料、不規范的檔案移交手續等，都會給培訓檔案的質量形成較大影響［2］。(4)培訓檔案的整理不規范。多數培訓機構忽視短期培訓檔案的管理，認為它只是短期行為，無存檔的必要性，或是簡單地把一些材料無序歸檔，且在歸檔過程中習慣沿用過去的手工作業，如此一來既無法取得較快的速度，加大人員工作量，又會給檔案的工作效率形成影響，從而給培訓檔案服務工作和編研開發的主動性形成限制，造成短期培訓檔案立卷歸檔整理不規范。(5)未能有效開發培訓檔案信息資源。作為能夠對培訓整體情況進行直觀反映的重要資源，通過對培訓檔案的開發利用，能夠與社會各界及上級主管部門展開有效信息傳遞，將檔案的資料與憑證作用充分發揮出來。然而，現如今不少培訓部門在開發利用檔案信息時，都存在信息化程度較低的情況，檔案管理觀念較為保守、傳統，未能深入開發檔案資源，未能良好二次利用檔案信息，檔案信息資源的共享情況也不理想。

三、改進社會培訓檔案工作的措施

(1)加大對培訓檔案的重視程度。具體而言:第一，加強領導重視。在全年工作計劃中納入檔案工作，與各項工作一同推進、一同部署;專題會要定期召開，對檔案工作進行研究部署。第二，強化機構設置。加快建立檔案工作領導小組，對形成的各門類、載體不一的檔案進行有效管理，從而形成層次分明、運轉高效、統一領導的檔案工作領導機構［3］。第三，嚴格落實責任。將檔案工作納入到目標管理，對檔案工作責任制做嚴格實施，做到工作目標明確，落實好個人責任，從而形成一級抓一級的檔案工作責任運行機制。(2)建立專項檔案管理制度。需要出臺一系列與培訓檔案相關的管理辦法，統一規定培訓檔案的歸檔范圍、整理的標準及保存利用等方面。同時，要著手檔案保管期限表、檔案銷毀制度的制定，圍繞培訓工作流程統一管理檔案，具體規定培訓中形成的各類檔案保管期限，以提高檔案管理程序化、統一化的水平;加快檔案工作檢查、考核及評估制度的建立健全，對檔案管理工作進行定期檢查、總結和驗收;加快培訓部門培訓檔案立卷歸檔制度的建立，要求培訓部門根據歸檔的相關要求，收集工作及各項活動中形成的檔案資料，保證檔案資料的準確、完整及齊全，并將之向檔案室做及時移交;著手檔案相關信息統計年報制度的建立，旨在給院校檔案工作的科學決策提供參考依據;為了促使檔案工作人員朝著有梯隊、高素質、專業化的結構發展，應實行職員職級制或專業技術職務聘任制，從而將源源不斷的活力注入到檔案事業發展中［4］。(3)做好相關人員的教育培訓，加強檔案意識。培訓檔案材料是培訓工作高效開展的重要依據，同時也產生于培訓過程之中，要想取得理想的培訓檔案工作成效，僅依靠檔案管理人員的力量是不夠的，需要從上到下對培訓信息收集和檔案建立工作的支持、各級培訓管理者認真細致的工作，更重要的是全員都要理解培訓檔案管理的意義所在。因此，要通過有計劃的開展檔案工作專題培訓，對有關人員進行系統、全面的培訓;組織科學有力的檔案宣傳教育活動，提高培訓管理工作人員的思想認識，以逐漸形成全員重檔、用檔、為檔、愛檔的良好氛圍，能夠與檔案工作人員展開積極配合，提高培訓檔案管理成效。(4)規范檔案收集整理工作。由于培訓檔案的多樣性、分散性和復雜性等特點，要求檔案人員在每一期培訓結束后，及時抓緊收集整理項目檔案，否則時間一長，很容易丟失信息和遺漏數據，并了解各類型培訓的特點和教學環節，根據具體情況進行組卷，形成一套比較完整的與項目對應的培訓檔案。(5)實施信息化管理、建立培訓電子檔案庫。伴隨高職院校不斷拓展社會培訓規模，相應也會不斷增加培訓檔案的數量，這樣一來，檔案管理工作也將面臨著更大難度和更多問題。為了加強電子檔案管理的效率和效果，就要加快數字化建設。“高校應當對此加大投入力度，積極進行硬件設施和軟件應用的建設和發展［5］。”對此，要在遵循檔案形成與管理工作規律的前提下進行科學管理，充分利用新技術、新方式，不斷推動檔案管理方式朝著現代化發展，實現培訓檔案信息的網絡化傳遞，建立與之匹配的培訓項目電子檔案庫，實現學員網上在線注冊，以便在線收集相關信息。通過現代化的管理技術，使繁重的檔案收集、整理、分類工作得以減輕，也便于培訓業務的后期更新、回溯。(6)加強培訓檔案信息的開發利用。要想將檔案信息的作用及價值最大程度發揮出來，就必須有效開發及利用檔案信息，這樣才能從眾多的檔案信息中，提取出具有價值、結論性、規律性的數據資料，從而為培訓工作的不斷改善提供參考依據，提高培訓決策的科學性，提供給社會更為優質的服務。

四、結語

總之，完整的培訓檔案是對培訓工作的客觀反映及全面概括，體現了教學活動的成效及具體內容，能夠為后續培訓工作的改善提供參考依據，對于總結培訓經驗、提高培訓質量，以及進行培訓教育研究都具有重要意義，它對于高校的建設和發展、教育培訓的順利開展等方面，都發揮著不可替代的作用。所以，一定要高度重視培訓檔案管理，將之作為高校教育培訓工作中的一項重點來抓。

參考文獻:

［1］馬麗華，董麗娜．立足河北經濟發展的高職院校社會培訓機制研究［J］．人才資源開發，2016，(9):47-48．

［2］趙和選．對培訓機構檔案工作現狀的思考［J］．科技情報開發與經濟，2009(11):185-186．

［3］張珊．談高職院校檔案管理工作［J］．卷宗，2019，009(009):59．

［4］侯浩．新時期下高職院校檔案管理工作的問題及對策［J］．智庫時代，2019，193(25):91-92．

［5］尹翔．高校電子檔案管理工作中存在的問題及對策［J］．濰坊學院學報，2014，12(03):112-113．

作者：劉海燕 單位：襄陽職業技術學院