談高校干部人事檔案數字化外包實踐

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摘要：近年來，越來越多的高校將干部人事檔案的數字化提上了工作日程。外包是實現干部人事檔案數字化的有效方式，是加快實現人事檔案信息化管理的快捷途徑。建立一個由組織保障、安全保密、制度保障、工作流程等組成的嚴密的數字化外包工作機制，采取有效措施防范風險，能保證人事檔案數字化外包工作安全高效地完成，加快人事檔案信息化管理的進程。本文結合本單位干部人事檔案數字化外包的實踐，從爭取學校領導和相關部門的支持，擬定科學合理的數字化實施方案，做好招投標，優選外包公司，做好過程管理確保工程進度和質量幾方面，總結了干部人事檔案數字化外包的經驗。

關鍵詞：人事檔案；數字化；外包

近年來，隨著數字檔案館的建設，以及從嚴管理干部的要求，越來越多的高校將干部人事檔案的數字化提上了工作日程。通過干部人事檔案的數字化，能有效的保護檔案實體和信息的安全，避免檔案信息的涂改造假，降低利用中的信息擴散風險，極大的改變干部人事檔案相對落后的管方式理和服務模式，適應新時期高校發展對檔案工作的要求。然而，面對數量龐大的干部人事檔案，單靠檔案管理部門本身，要實現數字化，是一項不可能完成的任務。過去由于干部人事檔案信息的涉密性，很多單位對干部人事檔案的數字化存在顧忌。近年來，隨著《干部人事檔案數字化技術規范》的出臺，一批有涉密資質的數字化外包公司的出現，一些高校如貴州大學、北京師范大學、中國礦業大學、四川大學等通過外包方式，開始了干部人事檔案數字化的實踐。電子科技大學從2019年啟動干部人事檔案數字化加工項目，采用外包方式，計劃分兩期完成約7000卷干部人事檔案的數字化加工。通過一年多的具體實踐，在數字化外包的開展、風險控制，數字化質量保證等方面積累了一些經驗，探索出了一套有效的數字化實施方案。

一、抓住契機，主動爭取學校領導和相關部門的支持

數字化外包，離不開學校經費的支持。根據學校規模的大小和檔案數量的多少，所需經費從十來萬到上百萬。沒有學校領導的重視和充足經費的支持，數字化根本就無從談起。檔案部門需要抓住契機，主動爭取。我校從2015年起，抓住學校建設數字化校園的契機，分期對館藏文書、學籍等檔案進行了數字化。數字化成果的應用，大力提升了檔案的利用效率和服務水平，受到了利用者和學校相關部門的充分認可。正是通過前期數字化檔案館的建設，讓學校領導和相關部門看到了檔案數字化帶來的便利。同時，在從嚴治黨背景下教育部對干部人事檔案的多次專項檢查，強化了學校領導對干部人事檔案數字化重要性的認識。這些都為干部人事檔案數字化經費的順利申請打下了良好基礎。同時，干部人事檔案數字化，也需得到相關職能部門的支持和配合。干部人事檔案數字化涉及的不僅是檔案部門。人事檔案材料的形成部門多，時間跨度長，大部分檔案都存在檔案材料缺失的情況。缺失材料的補充以及對檔案材料的審核，需要組織人事部門以及教務、紀委、學院等相關部門的參與。只有各部門密切配合，干部人事檔案數字化才能順利的推進。近年來開展的干部人事檔案審核，提高了學校領導和相關部門對干部人事檔案重要性的認識，很多高校以此為契機，按照干部人事檔案最新規范，進行了檔案的規范整理和缺失材料的補充，為數字化的開展打下了一定的基礎。在開展數字化加工前，更需要檔案部門與各職能部門加強溝通，讓職能部門了解干部人事檔案數字化的必要性，以及數字化完成后對相關部門工作帶來的便利，從而得到相關職能部門的支持，形成合力，共同推進。

二、擬定科學合理的數字化實施方案

干部人事檔案的數字化要堅持“安全第一，質量優先，分批實施”的原則，在正式開展數字化加工項目之前，要根據學校下撥的經費、館藏情況、利用頻率等，做好調研，摸清家底，制定切實可行的工作方案。首先，要對館藏情況有充分的了解。每所學校辦學規模不同，干部人事檔案數量少則幾百卷，多則上萬卷，管理方式不一，檔案工作基礎也有很大差距。并且不同歷史時期的檔案，從載體、分類到整理都呈現非常大的差異性。這需要我們首先對單位館藏情況有充分的了解。根據館藏情況，檔案整理情況，利用情況，科學擬定數字化方案，確定數字化的范圍、重點、數量、優先順序等。經費充裕的，可以全部數字化，經費不多的，就需要對數字化內容進行仔細選擇了。根據利用率和急者優先原則，可以選擇先加工教授、處級干部檔案，或者選擇人事檔案中利用率比較高的干部履歷表、入黨志愿書、獎勵材料、任免審批表等材料。比如，我校在制定數字化方案時，在對檔案情況和數量全面摸底的基礎上，按照利用優先、分步實施的原則，確定了處級以上干部檔案——在職人員檔案——退休人員檔案的數字化掃描順序。最后結合數字化經費情況，確定將干部人事檔案數字化分兩期進行，第一期包括干部人事檔案管理系統的購置，中層干部檔案的數字化，2000～2010年干部人事檔案的數字化掃描。第二期包括干部人事檔案信息庫的建設，剩余在職干部人事檔案的數字化，退休人員檔案的數字化加工。目前已完成第一期，正進行第二期的加工，從實施情況來看，進展比較順利。其次，在數字化加工前，要進行充分的調研，多方了解情況。一方面了解兄弟高校數字化外包的經驗、問題，做到心中有數，少走彎路；另一方面，了解數字化公司情況、報價、工作流程等，為后續的預算和招標做好準備。

三、做好招投標，優選外包公司

干部人事檔案數字化由檔案管理部門和外包公司共同實施。招標是開展干部人事檔案數字化工作的第一步，招標的順利與否，直接決定了數字化項目能否順利開展。優質的公司，有著更豐富的項目管理經驗，更專業的人員，很大程度上直接決定了數字化加工的質量和效果。

1.科學擬定干部人事檔案數字化項目招標要求。干部人事檔案數字化項目招標要求具體包括項目概述、項目內容、具體技術要求、保密、安全、商務及其他要求、服務期限、付款方式等。其中，項目內容和具體技術要求是關鍵，一定要清晰明了。干部人事檔案數字化加工需遵循相關的標準，具體包括《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》、中組部《干部人事檔案整理辦法》、國家檔案局《紙質檔案數字化技術規范》《干部人事檔案數字化技術規范》，以及學校的相關整理辦法等。相關技術要求以及整理加工流程都需要在招標文件中明確，避免加工過程中雙方標準的分歧。

2.做好招標的前期準備，確保招標的順利進行。近年來，開展檔案數字化的公司不少，但具有保密資質，能開展干部人事檔案數字化并有項目經驗的公司并不多。以四川地區為例，能開展干部人事檔案數字化的公司也就五六家。要通過充分的調研，了解外包公司的規模、資質、已完成的項目情況等。在招標前，要與符合條件的數字化公司加強溝通，讓盡可能多的公司了解知曉我們的數字化內容、規模和要求，從而做好投標準備，避免因前期準備不足出現流標，或是因參與公司不多，缺少選擇余地，無法挑選出優質的外包公司。

3.全方面、多途徑的了解數字化外包公司，做到知己知彼，優中選優。首先，要了解公司資質和背景，必須具備國家秘密載體印制資質證書，不得有涉外背景。另外，要注重公司的口碑和項目經驗。干部人事檔案的數字化與文書、學籍類檔案數字化的流程和操作方式有較大的差別。其次，要著重了解公司開展干部人事檔案數字化加工項目的經驗，已完成項目的規模，完成效果。除了與公司的溝通，還應多途徑的了解公司的實際實力和管理水平。

四、做好過程管理，確保工程進度和質量

干部人事檔案數字化外包，可以借助外包公司的人力、物力技術，加快數字化加工的進度。但干部人事檔案數字化外包絕不是“一包了之”，檔案管理部門必須全程介入，做好監管，確保加工進度、質量和檔案實體、信息的安全。

1.擬定詳細的加工標準，做好對加工人員的培訓和指導。干部人事檔案材料的分類、鑒別、裱糊、編目等，雖有文件規定，但在細節和特殊情況的處理上，需要更詳細的操作標準。從事數字化前期處理和加工的人員，很多并不具備相應的專業知識。對于部分有一定經驗的數字化人員，之前的經驗也不一定完全適用。特別在數字化前期，檔案管理部門應加強與外包公司的溝通，統一標準，并加強指導。我們在數字化加工過程中，先是進行小批量的檔案整理和數字化加工，熟悉操作，并通過實際操作發現問題，細化標準和流程。由一位經驗豐富的老師，全程進行技術指導和質量監控。對于出現的問題，及時發現，及時整改，效果較好。

2.采取多種措施，確保檔案實體和信息的安全。檔案安全是檔案工作的生命線，也是檔案數字化外包面臨的最嚴峻的考驗。需要從意識、制度、管理等多方面確保檔案實體和信息的安全。首先，做好數字化加工場所的技防、物防措施。數字化加工應有獨立的相對封閉的空間，安裝防盜門窗及監控設備，不得連接外網，配置密碼柜存放加工過程中的檔案，數字化場所禁止無關人員的進出，數字化加工人員不得攜帶存儲設備進入。其次，強化安全責任意識，加強現場巡查。與外包公司簽訂保密協議，明確保密責任義務，加強對外包公司人員的保密教育，各項保密安全規章制度上墻。加強數字化加工現場的巡查，發現問題及時解決，如現場的溫濕度狀況，檔案入柜存放情況，下班期間關窗斷電情況，有無隨意翻閱、談論檔案內容的現象，廢紙的處理規范情況等。最后，要規范檔案的出入庫登記制度。與其他類檔案相比，干部人事檔案數字化加工程序更多，流程更復雜。從前期的規范整理、查缺材料的補充，到掃描、高清處理、掛接、抽檢、核查等，流程多，時間長。大批檔案長時間處于非管控狀態，增加了檔案安全風險。同時，在干部人事檔案數字化過程中，日常的借查閱、轉檔、材料的增補等都也都在同步進行。為了確保檔案安全，我們與外包公司溝通，采取分批出入庫方式，每次出庫不超過500卷。對于需要補充材料的，先歸還入庫，新增材料的分裝由檔案部門人員負責，分裝完成再出庫進行數字化加工。每一次的出入庫和檔案交接，雙方都逐一清點，詳細登記，確保每一卷檔案的借查閱都有記錄可查。

3.做好與外包公司的溝通與協調。數字化加工項目必須由檔案管理部門和外包公司共同協作才能順利完成。檔案部門更關注數字化加工的質量和檔案安全，外包公司更關注數字化加工數量和進度。所以，在工作方式、流程、標準等方面，雙方可能會有一些沖突。比如，工作時間，為了確保檔案安全，檔案部門希望在正常上班時間開展數字化加工，但外包公司作為勞動密集型企業，工作時間會拉長，周末節假日也會充分利用。這就需要雙方溝通協商。作為項目的甲方，要隨時關注外包項目進度和質量，發現問題，及時與外包公司溝通解決。

4.做好抽檢和驗收，發現問題及時整改。抽檢應貫穿于數字化項目的整個過程，分批抽檢，可以及時發現加工中的問題。對于檢查出的帶有共性的問題，批量整改；對于之前沒有遇到的特殊問題，及時討論，確定解決方案。如果在數字化加工全部完成再進行抽檢，一旦發現問題，可能需要大量的返工，不僅浪費人力、物力，影響項目進度，也會增加對檔案的損傷。另外，要重視數字化成果的驗收工作，確保數字化質量。驗收按卷抽檢率不低于10%，按頁抽檢率不低于5%。抽檢合格率要求達到95%以上。對抽檢中的錯誤數據，公司需重新檢查修改，直到驗收合格，方可掛接下一批次數據。

五、干部人事檔案數字化外包應注意的問題

1.關于招標。干部人事檔案的數字化加工與文書類有很大不同，所使用的檔案系統也不一樣。一些高校在招標過程中，將干部人事檔案、文書檔案等打包一起招標。中標公司可能對文書檔案的數字化比較熟悉，但沒有干部人事檔案數字化的經驗，造成工作進展不順。所以干部人事檔案數字化的招標，最好能夠單獨進行，選擇有干部人事檔案數字化加工項目經驗的公司。

2.關于補充材料和新增材料的處理。干部人事檔案的材料是在不斷增加和補充的。通過專審查缺，對照最新歸檔要求，大部分人員都需要補充材料。這些材料時間跨度長，牽涉單位多，如入黨材料、考核材料，補充起來難度較大。一些學校為了等待補充材料，數字化進度受到很大影響。一方面，我們應加大補充材料的收集力度，但同時，不可能也不應該等到所有材料補充齊全再進行數字化加工。對于后期補充的材料，可以做好登記，后期補充掃描。

3.與公司簽訂售后協議，及時在利用中檢驗數字化成果。干部人事檔案數字化的目的是為了利用。雖然在數字化加工過程中，數字化公司會進行抽檢，檔案部門也會進行抽檢和驗收，但按照10%的抽檢率，一些問題必然沒法及時發現。所以對于數字化成果，需要在利用中得到檢驗，發現問題。對于帶有共性的問題，需要聯系數字化公司及時進行批量修訂，個別的問題，做好記錄，統一整改完善。

六、結語

檔案數字化外包把繁瑣復雜的工作交給外包機構處理，緩解了檔案部門人少事多的矛盾，從而集中精力發展核心業務。雖然在外包過程中，會產生來自市場、檔案館自身和外包商的一些風險，但近年來出臺的《檔案數字化外包安全管理規范》《干部人事檔案數字化技術規范》為人事檔案數字化提供了指導，一些單位干部人事檔案數字化外包的具體實踐也證明了外包的可行性。干部人事檔案的數字化是必然趨勢，必將極大提升檔案管理水平和利用效率。

參考文獻：

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[4]肖玉.高校人事檔案數字化外包實踐—以西南石油大學檔案館為例.黑龍江檔案，2016

作者：楊紅 單位：電子科技大學檔案館