政務(wù)云下的機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)
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摘要：隨著信息技術(shù)和開放政府的發(fā)展，檔案信息化已成為未來的發(fā)展趨勢，利用政務(wù)云可以提高機(jī)關(guān)檔案現(xiàn)代化管理與服務(wù)水平?；诳茖W(xué)、系統(tǒng)、動態(tài)、高效的原則，本文提出了政務(wù)云環(huán)境下的機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)總體框架模型及功能設(shè)計(jì)，以期為政府部門的檔案信息化建設(shè)提供新思路。
關(guān)鍵詞：政務(wù)云機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)
2018年10月11日，國家檔案局的第13號令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》指出，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為政府治理和公共服務(wù)的經(jīng)常性業(yè)務(wù)，機(jī)關(guān)單位應(yīng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，互聯(lián)網(wǎng)利用將是機(jī)關(guān)檔案當(dāng)前的發(fā)展趨勢。[1]利用政務(wù)云平臺可以有效提升檔案信息化水平。[2]但是，政府部門關(guān)于檔案的實(shí)際工作中存在著各自為政、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案數(shù)據(jù)處理平臺落后等現(xiàn)象，致使重復(fù)建設(shè)、資金浪費(fèi)、“信息孤島”和效率較低等問題產(chǎn)生。構(gòu)建機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)框架，設(shè)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，可以打破檔案數(shù)據(jù)管理碎片化、主觀性強(qiáng)的局面，對各單位政務(wù)云平臺檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)化、整合，使之相互融合聯(lián)通，夯實(shí)信息共享基礎(chǔ)，節(jié)省政府采購資金，提升政府檔案管理水平。因此，本文以科學(xué)、系統(tǒng)、動態(tài)、高效為原則，構(gòu)建政務(wù)云環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的總體框架模型，闡述了系統(tǒng)主要功能模塊設(shè)計(jì)，以期為數(shù)字檔案管理提供新思路，為建設(shè)服務(wù)型政府提供有力支撐。
一、系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)
（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)是機(jī)關(guān)部門用戶、檔案服務(wù)者、云計(jì)算、數(shù)字檔案信息資源四者有機(jī)聯(lián)系的整體，機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)也要應(yīng)需而變。因此，在構(gòu)建機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)時(shí)須遵循科學(xué)性原則、系統(tǒng)性原則、動態(tài)性原則和共享性原則。1.科學(xué)性原則?？茖W(xué)性原則指在云環(huán)境下進(jìn)行檔案信息化時(shí)必須遵循客觀規(guī)律，體現(xiàn)檔案信息管理的特殊性。[3]機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建不僅需要設(shè)置細(xì)致的崗位職責(zé)和日志記錄，建立完整的規(guī)章制度、嚴(yán)格的資料管理制度、部門管理制度和人員管理制度等，還需要考慮到政務(wù)云環(huán)境下檔案資源所屬單位的分散性。因此，在實(shí)際運(yùn)行中，機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)尤其需要科學(xué)的管理，各個(gè)單位要對自己單位的檔案資源進(jìn)行合理的控制和共享，這不僅需要明確的規(guī)章制度，同時(shí)也需要技術(shù)上的支持。[4]2.系統(tǒng)性原則。機(jī)關(guān)部門用戶和檔案服務(wù)者需要突破傳統(tǒng)的封閉體制觀念，建立機(jī)關(guān)檔案管理專項(xiàng)團(tuán)隊(duì)，具備系統(tǒng)規(guī)劃的思想，建立跨部門的協(xié)同合作交流機(jī)制。運(yùn)用云計(jì)算進(jìn)行檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，只有站在系統(tǒng)和宏觀的角度去審視檔案管理系統(tǒng)，才能真正提高檔案管理工作能力。數(shù)字檔案信息資源建設(shè)必須通過系統(tǒng)規(guī)劃來保障，這就要求實(shí)現(xiàn)資源的跨系統(tǒng)、跨層次、跨地域的無縫鏈接，進(jìn)行開放性整合。3.動態(tài)性原則。機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)在本質(zhì)上是開放的動態(tài)系統(tǒng)，而非孤立的靜態(tài)系統(tǒng)。隨著時(shí)間的推移，系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能都會發(fā)生變化。開發(fā)系統(tǒng)的這種動態(tài)性決定了在研究系統(tǒng)時(shí)應(yīng)從一個(gè)連續(xù)的動態(tài)發(fā)展過程來認(rèn)識。因此，在設(shè)計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)考慮功能模塊增加和系統(tǒng)規(guī)模擴(kuò)大等情況。[5]當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)變化時(shí)，相應(yīng)的用戶需求、檔案資源和安全防護(hù)策略也要隨之不斷變化和更新。4.共享性原則。在機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，需要考慮共享性原則中的共有共享、平等共享和安全共享。具體來講，共有共享是對現(xiàn)有各部門檔案資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案資源在部門之間共享，使檔案資源價(jià)值以及效益最大化；平等共享是各部門間平等地查詢利用共享的檔案資源，同時(shí)其他部門積極配合，以更好地滿足利用者的需求；檔案作為原始記錄具有機(jī)密性，因此，利用檔案資源時(shí)應(yīng)遵循安全共享原則，使共享的檔案數(shù)據(jù)控制在一定范圍之內(nèi)，并利用技術(shù)來保證系統(tǒng)存儲和傳輸過程中的安全性。[6]
（二）系統(tǒng)總體框架在全國各地正在推廣政務(wù)云的背景下，綜合考慮機(jī)關(guān)局域網(wǎng)對檔案服務(wù)的安全需求以及國家對檔案管理信息化的有關(guān)規(guī)劃要求，基于湖北省楚天云政務(wù)云平臺，本文設(shè)計(jì)了一個(gè)“三平臺+四中心”機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)[7]，系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。系統(tǒng)整體架構(gòu)共分五層：基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)資源層、應(yīng)用支撐層、業(yè)務(wù)應(yīng)用層、用戶及服務(wù)層。1.基礎(chǔ)設(shè)施層。該層包括電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)、服務(wù)器設(shè)施、計(jì)算及存儲設(shè)備、信息安全措施等硬件基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)先依托楚天云政務(wù)平臺進(jìn)行集約化部署建設(shè)。該層以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)為主線，發(fā)揮內(nèi)部電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)和外部互聯(lián)網(wǎng)雙向循環(huán)信息流作用，使檔案信息流充分相互流通。2.數(shù)據(jù)資源層?；谡?wù)云系統(tǒng)資源目錄和數(shù)據(jù)交換，該層可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共建共享，為機(jī)關(guān)檔案服務(wù)提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)支撐；匯聚用戶信息庫、檔案信息庫、共享信息庫、電子證照庫、元數(shù)據(jù)庫等數(shù)據(jù)資源庫，為信息定向傳輸和形成基礎(chǔ)信息資源庫提供支撐。3.應(yīng)用支撐層。該層包括OCR服務(wù)、元數(shù)據(jù)管理、電子印章、容災(zāi)備份管理、工作流引擎、用戶數(shù)據(jù)共享、消息服務(wù)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、統(tǒng)一目錄管理、全文索引、日志管理、報(bào)表引擎等工具及功能，以滿足用戶多樣化多層次的應(yīng)用需求。該層通過優(yōu)化和鞏固OCR服務(wù)、電子印章等常用檔案軟件應(yīng)用模塊，積極拓展統(tǒng)一目錄管理、報(bào)表引擎等新應(yīng)用模塊。4.業(yè)務(wù)應(yīng)用層。該層分為數(shù)據(jù)收集平臺、綜合業(yè)務(wù)管理平臺和機(jī)關(guān)檔案服務(wù)平臺三個(gè)平臺，包括機(jī)關(guān)檔案管理平臺中各業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案辦公一體化管理功能，推進(jìn)收集、管理、歸檔等應(yīng)用協(xié)同。5.用戶及服務(wù)層。該層分為外部采集中心、備份容災(zāi)中心、歷史檔案查詢中心和現(xiàn)行文件查閱中心四個(gè)中心，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集和征集、對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份和容災(zāi)保護(hù)、提供歷史及現(xiàn)行檔案的查閱服務(wù)等功能。用戶通過該層的信息數(shù)據(jù)前置區(qū)域，承擔(dān)著整個(gè)平臺的對外服務(wù)功能，包括數(shù)據(jù)庫、文件、消息隊(duì)列、在線填報(bào)、離線填報(bào)、WebService、Web瀏覽等交換方式。
二、系統(tǒng)主要功能設(shè)計(jì)
（一）個(gè)人中心個(gè)人中心包括協(xié)同管理、檔案訂閱、我的收藏、個(gè)性設(shè)置功能。1.協(xié)同管理：記錄待辦或已經(jīng)辦理的流程單據(jù)以及用戶保存的未填寫完畢的審批單，用戶可以打開待發(fā)協(xié)同，繼續(xù)填寫或直接發(fā)起協(xié)同。2.檔案訂閱：實(shí)現(xiàn)檔案查詢用戶對現(xiàn)有檔案門類中的已有或新增檔案信息的訂閱功能。3.我的收藏：類似Web瀏覽器中的收藏夾功能，檔案查詢用戶在檢索到感興趣的檔案條目信息后，可以在查詢結(jié)果中選擇并收藏到個(gè)人的收藏夾中。4.個(gè)性設(shè)置：不同用戶可以自行修改個(gè)人密碼、定義配置項(xiàng)、開機(jī)自啟動。
（二）檔案收集檔案收集包括收集與整理、文件上傳、文件歸檔、離線著錄功能。1.收集與整理：它是收集待歸檔數(shù)據(jù)的一個(gè)平臺，是待歸檔數(shù)據(jù)的集結(jié)地、臨時(shí)存放庫。2.文件上傳：批量導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)條目，然后通過文件上傳功能將掃描加工后的電子文件原文上傳到檔案系統(tǒng)服務(wù)器。3.文件歸檔：把OA歸檔的文件或者各部門兼職檔案員收集的材料歸檔到檔案庫。4.離線著錄：為偏遠(yuǎn)的無法訪問B/S網(wǎng)絡(luò)的用戶導(dǎo)出一個(gè)數(shù)據(jù)著錄工具包，進(jìn)行數(shù)據(jù)的離線著錄。
（三）檔案管理檔案管理包括檔案著錄、借閱利用、檔案統(tǒng)計(jì)、移交接收、檔案編研、庫房管理功能。1.檔案著錄：檔案正式庫，主要是用于存儲歸檔后的檔案信息。2.借閱利用：對檔案實(shí)體的借閱申請進(jìn)行登記并審批，對到期借閱記錄進(jìn)行提醒，并提供到期歸還和續(xù)借功能。3.檔案統(tǒng)計(jì)：包括館藏統(tǒng)計(jì)、自定義統(tǒng)計(jì)、年報(bào)管理等功能。4.移交接收：包括移交管理、接收管理以及移交接收統(tǒng)計(jì)，用來統(tǒng)一管理每個(gè)用戶自己發(fā)起的移交單信息并管理該用戶權(quán)限范圍內(nèi)可以接收的或已經(jīng)接收的移交單數(shù)據(jù)。5.檔案編研：檔案編研是檔案部門根據(jù)館藏檔案和社會需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著。6.庫房管理：包括3D庫房、檔案保管、檔案銷毀功能。
（四）檔案利用檔案利用包括全文檢索、分類檢索、編研成果功能。1.全文檢索：通過全文檢索可以檢索條目信息、電子文件信息，并且能夠?qū)z索結(jié)果提出申請利用。2.分類檢索：一種基于目錄樹的數(shù)據(jù)檢索方式，可以在選定的業(yè)務(wù)中跨庫檢索信息資源。3.編研成果：通過查看編研文檔功能來查看檔案編研管理和檔案專題編研中生成且了的編研文檔。
（五）系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理包括全宗維護(hù)、機(jī)構(gòu)用戶、權(quán)限維護(hù)、業(yè)務(wù)維護(hù)、工作流維護(hù)、利用維護(hù)、電子文件管理、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)監(jiān)控以及其他管理功能。1.全宗維護(hù)：定義使用檔案系統(tǒng)的所有全宗單位的模塊，系統(tǒng)支持多全宗。2.機(jī)構(gòu)用戶：用來設(shè)置組織的機(jī)構(gòu)層次及管理機(jī)構(gòu)下的用戶，用標(biāo)準(zhǔn)的樹結(jié)構(gòu)顯示。3.權(quán)限維護(hù)：包括角色管理、功能授權(quán)、數(shù)據(jù)授權(quán)、接收權(quán)限、表單授權(quán)、按鈕授權(quán)功能，通過集成系統(tǒng)促進(jìn)平臺的功能實(shí)現(xiàn)。4.業(yè)務(wù)維護(hù)：包括分類庫維護(hù)、分類結(jié)構(gòu)維護(hù)、結(jié)構(gòu)模板維護(hù)、元數(shù)據(jù)維護(hù)、主題詞維護(hù)、報(bào)表維護(hù)、庫房維護(hù)、文件歸檔配置功能。5.工作流維護(hù)：包括工作流管理和表單管理功能。6.利用維護(hù)：包括借閱模板設(shè)置、索引庫管理、全文詞庫維護(hù)、關(guān)鍵詞維護(hù)、同義詞維護(hù)功能。7.電子文件管理：包括格式注冊、文件服務(wù)器和運(yùn)行監(jiān)控功能。國家安全保密性單位不允許使用FTP協(xié)議，而允許使用HTTP協(xié)議，故在系統(tǒng)中增加配置HTTP協(xié)議的文件服務(wù)器。8.數(shù)據(jù)安全：包括電子文件校驗(yàn)、水印管理、光盤制作、數(shù)據(jù)回收站功能。其中，本系統(tǒng)中采用MD5算法實(shí)現(xiàn)對文件完整性的校驗(yàn)。9.系統(tǒng)監(jiān)控：包括流程監(jiān)控、日志管理、消息管理功能。10.其他管理：包括信息管理、系統(tǒng)參數(shù)配置、任務(wù)調(diào)度管理、系統(tǒng)菜單維護(hù)等功能。
三、結(jié)語
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理模式的不斷創(chuàng)新是必然趨勢。本文結(jié)合政務(wù)云的大環(huán)境，提出了一個(gè)“三平臺+四中心”的機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)模型架構(gòu)，并對系統(tǒng)功能進(jìn)行了討論，以期在原有的機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化工作的基礎(chǔ)上助力檔案管理水平的提高，為各級政務(wù)部門建設(shè)政務(wù)云平臺提供一定的參考價(jià)值。
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作者：李貞貞 肖宛如 劉威 單位：湖北大學(xué)歷史文化學(xué)院
