畜牧獸醫(yī)科技檔案管理實踐思考

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摘要：文章總結(jié)了畜牧獸醫(yī)科技檔案的歸檔范圍和內(nèi)容，分析了畜牧獸醫(yī)科技檔案歸檔及管理中存在的主要問題，如檔案管理意識不強(qiáng)、檔案管理制度不完善、資料收集和歸檔不全面等，結(jié)合工作實際，提出了健全制度、強(qiáng)化培訓(xùn)、加強(qiáng)預(yù)立卷管理等加強(qiáng)畜牧獸醫(yī)科技檔案規(guī)范管理的對策，以期提高畜牧獸醫(yī)科技檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：畜牧獸醫(yī)；科技檔案；歸檔；管理

檔案是國家的寶貴財富，是制定政策、開展工作的重要查考依據(jù)和可靠憑證。指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。科技檔案是在科學(xué)研究項目論證立項、研究實施、過程管理、結(jié)題驗收、成果管理和成果轉(zhuǎn)化等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式的記錄[1]，是保護(hù)科研單位知識產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)，是科研單位科研管理水平的重要體現(xiàn)。畜牧獸醫(yī)科技檔案是指在畜牧獸醫(yī)科學(xué)研究、臨床試驗活動及其他科技工作中形成的各種記錄，是畜牧獸醫(yī)科研單位職能活動的直接記錄和真實反映。目前，畜牧獸醫(yī)科技檔案管理中尚存在人員的檔案管理意識不強(qiáng)、檔案管理制度不健全、資料收集和歸檔不全面等問題，筆者根據(jù)近年來科研管理和科技檔案管理的實踐，提出了加強(qiáng)畜牧獸醫(yī)科技檔案規(guī)范管理的對策。

1畜牧獸醫(yī)科技檔案的歸檔范圍和內(nèi)容

遵循科技檔案的自然形成規(guī)律和畜牧獸醫(yī)科研項目的時間順序，畜牧獸醫(yī)科技檔案一般分為科研探索階段、科研項目申報立項階段、科研項目實施階段、科研項目結(jié)題驗收階段、科研成果登記和獎勵申報階段、科研成果轉(zhuǎn)化和推廣應(yīng)用階段[2]。

1.1科研探索階段

科研探索階段是在正式申請立項前的收集資料和基礎(chǔ)研究階段，歸檔范圍和內(nèi)容包括查新及檢索報告、實驗的新設(shè)想、創(chuàng)新性意見、新構(gòu)思等有關(guān)前期基礎(chǔ)資料。

1.2科研項目申報立項階段

在科研項目申報立項階段，對擬正式開展的項目提出框架性的總體設(shè)想，爭取資金支持。歸檔范圍和內(nèi)容包括項目申請書及相關(guān)附件、項目可行性論證報告、經(jīng)費申請預(yù)算、項目審批文件、項目或課題任務(wù)書、項目計劃書、合作協(xié)議、委托業(yè)務(wù)協(xié)議等資料。

1.3科研項目實施階段

在項目實施過程中，通過實驗觀察或者資料分析等科研活動產(chǎn)生了各種有價值的資料。歸檔范圍和內(nèi)容包括各種重要原始記錄、實驗數(shù)據(jù)（含圖片、電子記錄、影像等）、數(shù)據(jù)處理材料、實驗階段性小結(jié)、實驗報告、階段性成果（專利申請、）、調(diào)研報告、項目進(jìn)展報告、年度執(zhí)行情況報告、財務(wù)執(zhí)行情況報告、中期報告、關(guān)鍵工藝文件等。另外，也包括項目執(zhí)行中重要的往來文件、項目計劃調(diào)整或變更情況申請及審批、項目任務(wù)失敗或項目終止的申請及審批等文件。

1.4科研項目結(jié)題驗收階段

在科研項目結(jié)題驗收階段，要將項目取得的重要結(jié)果、標(biāo)志性成果，通過檔案管理進(jìn)行全面系統(tǒng)的保存。歸檔范圍和內(nèi)容包括項目結(jié)題總結(jié)報告及附件材料、績效評價報告、工藝技術(shù)報告、成果證明性材料（新產(chǎn)品證書、專利證書、標(biāo)準(zhǔn)、專著、論著、論文等）、參加人員名單、技術(shù)鑒定文件、財務(wù)決算報告，以及項目結(jié)題驗收過程中重要的往來文件（驗收申請、驗收報告、驗收意見、驗收評價表）等。

1.5科研成果登記和獎勵申報階段

通過科研成果登記和獎勵申報，進(jìn)一步展現(xiàn)科研項目產(chǎn)生成果的社會認(rèn)可度。歸檔范圍和內(nèi)容包括科技成果登記表、登記證明、科技成果評價意見、評審評定證書、成果推廣應(yīng)用證明、成果查新報告、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的證明文件、成果獎勵的申報文件及審批文件、成果獲獎證書、政府頒獎的批文等。

1.6科研成果轉(zhuǎn)化和推廣應(yīng)用階段

在科研成果轉(zhuǎn)化和推廣應(yīng)用階段，實現(xiàn)了成果的創(chuàng)新價值。歸檔范圍和內(nèi)容包括轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書、技術(shù)跟蹤服務(wù)合同、擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計工藝、成果投產(chǎn)后的用戶反饋情況、成果應(yīng)用的宣傳報道、第三方轉(zhuǎn)載及引用證明、推廣應(yīng)用的方案總結(jié)、推廣應(yīng)用效益情況等。

2畜牧獸醫(yī)科技檔案歸檔及管理中存在的主要問題

2.1檔案管理意識不強(qiáng)，責(zé)任不明確

畜牧獸醫(yī)領(lǐng)域涉及高校、科研院所、事業(yè)單位等，單位類型多、范圍廣，人員數(shù)量大?？蒲腥藛T對歸檔工作的認(rèn)知程度及責(zé)任心是科技檔案整理和歸檔的基礎(chǔ)，但科研人員往往更專注科研任務(wù)，對科研資料歸檔工作的重要性認(rèn)識不到位[3]。同時，部分單位的檔案管理人員不能融入和緊跟科研工作，無法分辨科研資料的保存價值和提出保管年限等具體意見。

2.2檔案管理制度不完善，約束力不強(qiáng)

當(dāng)前科研單位的檔案管理制度主要是依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等制定的[4]，國家法規(guī)主要是提出框架性規(guī)定，如果沒有深入研究本單位實際，而生硬照搬國家法規(guī)，會造成管理制度的實際執(zhí)行效果差，約束力不強(qiáng)[5]，相關(guān)人員不能履行其檔案管理主體責(zé)任。

2.3資料收集和歸檔不全面

科技檔案涉及范圍廣、專業(yè)性強(qiáng)，沒有像文字檔案一樣的固定歸檔范圍和格式，歸檔難、歸檔不全問題尤為嚴(yán)重[6]。畜牧獸醫(yī)科研項目具有研發(fā)周期長、類別雜和影響因素多等特點，尤其當(dāng)涉及動物實驗場所的診療時，現(xiàn)場產(chǎn)生的檔案不易收集，容易出現(xiàn)實驗測試的重要原始記錄、分析報告、記錄不規(guī)范或遺失等問題，從而導(dǎo)致檔案資料收集周期長和歸檔內(nèi)容不全面[7]。另外，一些協(xié)助項目、子課題歸檔率和內(nèi)容完整性更是不容樂觀，檔案中往往缺少二級合同、往來文件等。

2.4部分單位領(lǐng)導(dǎo)對科技檔案工作重視程度不夠

在檔案工作發(fā)展的各項業(yè)務(wù)建設(shè)和保障性條件中，檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)體制、檔案的歸檔保管、檔案的信息化和數(shù)字化建設(shè)、檔案的安全、檔案工作的人、財、物等都離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視[8]。但是，部分單位領(lǐng)導(dǎo)對科技檔案的管理工作重視程度不夠，疏于檢查和落實，使得各部門出現(xiàn)各自為政、檔案資料積累殘缺不全的現(xiàn)象，也導(dǎo)致整理和歸檔出現(xiàn)各種困難[9]。

3加強(qiáng)畜牧獸醫(yī)科技檔案規(guī)范管理的對策

3.1建章立制、強(qiáng)化執(zhí)行

目前，在國家檔案管理法規(guī)原則指導(dǎo)下，應(yīng)結(jié)合科研單位科技檔案管理實際工作情況，建立健全科技檔案管理制度，明確科研管理部門、科研項目組及團(tuán)隊和檔案管理部門的職責(zé)和分工，確?？萍紮n案歸檔渠道的暢通，提高科技檔案管理工作效率。根據(jù)歸檔案卷質(zhì)量要求，明確畜牧獸醫(yī)科技檔案組卷要求，在一定程度上進(jìn)行約束管理，提高科研人員對歸檔的自覺性，增強(qiáng)科研人員支持檔案工作的意識，形成依法依規(guī)治檔、自覺主動歸檔、規(guī)范保管存檔的良好氛圍[10]，為畜牧獸醫(yī)科技檔案工作的有序開展?fàn)I造一個良好的環(huán)境。

3.2明確職責(zé)、加強(qiáng)培訓(xùn)

科研單位通過規(guī)章制度和內(nèi)部規(guī)定，明確科技檔案相關(guān)部門、相關(guān)人員的職責(zé)分工，增強(qiáng)科研人員、科技管理人員的科技檔案管理意識。專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案工作的監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作；部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)部門檔案工作的督促、案卷質(zhì)量檢查工作；部門負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌組織部門的檔案工作，并審查案卷；課題主持人，負(fù)責(zé)組織本課題科技文件的立卷、歸檔工作，實行課題主持人負(fù)責(zé)制。每位科研人員都是立卷歸檔責(zé)任人，在研究中隨時將有價值的文件進(jìn)行積累，并及時完成預(yù)立卷、立卷、歸檔及移交工作。通過將責(zé)任分解到部門，具體到人員，確保科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。同時，通過定期組織開展檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)；通過組織歸檔質(zhì)量評比活動，對優(yōu)秀案卷的立卷人進(jìn)行獎勵和激勵。

3.3檔案管理中的具體措施和實踐結(jié)合檔案管理

中的具體要求和本單位實際，筆者提出幾項管理措施：一是加強(qiáng)制度間的協(xié)調(diào)配合。單位內(nèi)部的科研相關(guān)制度與檔案管理制度的條款互相配合，雙向約束。例如，在實驗記錄管理辦法中明確記錄如何立卷保管，提出成果申報時需對實驗記錄及保存情況予以審核和抽查，在結(jié)題驗收和材料申報時，需提供實驗記錄及立卷情況，供科技管理部門檢查；在獎勵辦法中明確先歸檔后獎勵等條款，從另一個側(cè)面起到約束作用。二是加強(qiáng)預(yù)立卷管理。預(yù)立卷可加強(qiáng)文件的管理，防止文件散失，便于歸檔前的查找利用。每年年初根據(jù)工作計劃和往年文件形成情況，編制歸檔類目，并設(shè)置相應(yīng)卷夾，隨時把工作中產(chǎn)生的文件放入相應(yīng)的卷夾。工作結(jié)束后，剔除無歸檔價值的文件，稍加整理即可立卷、歸檔。三是設(shè)定歸檔時限。將檔案工作考核和目標(biāo)管理、績效管理、獎金管理聯(lián)系起來，并設(shè)定集中歸檔時間，提高工作效率[11]。近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，遠(yuǎn)程上傳科研資料、無紙化辦公等方式已通過科研管理系統(tǒng)得到實現(xiàn)，科研人員將科研資料按標(biāo)準(zhǔn)以數(shù)字化形式上傳到科研管理系統(tǒng)中，確保資料的完整和統(tǒng)一，完成電子檔案的備份和存檔，使科研檔案歸檔率和管理效率得到顯著提升。為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和科技發(fā)展需要，檔案管理工作正向信息化管理轉(zhuǎn)變，檔案管理對象越來越多地從單純紙質(zhì)檔案向紙質(zhì)檔案和電子檔案并行轉(zhuǎn)變，逐步通過檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級和高質(zhì)量發(fā)展。

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作者：李倩 郭曄 王彬 張廣川 王甲 劉業(yè)兵 單位：中國獸醫(yī)藥品監(jiān)察所