談辦公室檔案管理工作改革與創(chuàng)新
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摘要：檔案管理作為事業(yè)單位或政府機(jī)關(guān)發(fā)展過程中不可或缺的管理工作內(nèi)容及工作質(zhì)量，能夠決定單位其他工作內(nèi)容是否能夠正常運(yùn)行，信息技術(shù)水平的提升直接影響我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展檔案，對(duì)辦公室運(yùn)營來說有著非常重要的意義。文章對(duì)辦公室檔案管理工作的概念和定義進(jìn)行闡述，找出信息化時(shí)代辦公室檔案管理過程中的不足之處，提出辦公室檔案管理的建議和意見，并以問題為依據(jù)，完善檔案管理途徑和方法。希望此次的研究能夠?yàn)檗k公室檔案管理工作的創(chuàng)新提供推動(dòng)力。
關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；信息時(shí)代
信息時(shí)代下，企業(yè)及政府部門的辦公室檔案管理工作出現(xiàn)了顯著的變化，辦公室工作人員在獲取信息時(shí)靈活準(zhǔn)確。傳統(tǒng)辦公室檔案管理方式缺乏信息技術(shù)支撐且方法不夠科學(xué)合理，致使管理成本提升管理過程變得繁瑣復(fù)雜，無法使辦公室檔案管理工作效率得以提升。只有找出傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的不足之處，將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作過程中，取其精華去其糟粕創(chuàng)新檔案管理方式，才能夠?qū)ξ覈k公室檔案管理工作水平的提升起到促進(jìn)作用。
1信息化檔案管理工作定義與特點(diǎn)
信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為辦公室檔案管理工作帶來了全新的改變和機(jī)遇，其中最為顯著的便是互聯(lián)網(wǎng)體系在檔案管理工作過程中的應(yīng)用。信息化檔案管理指的是將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案采集保存管理工作之中?？傮w來說，信息化檔案管理能夠打破傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄的方式，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化記錄管理模式。這一工作模式的轉(zhuǎn)變應(yīng)在檔案執(zhí)行機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上進(jìn)行。通常情況下，信息化檔案管理包括如下特點(diǎn)：第一，信息化檔案管理工作的開展應(yīng)以相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，這是最基礎(chǔ)的特點(diǎn)。在信息化檔案工作管理過程中，應(yīng)該遵循國家相關(guān)部門及企業(yè)所制定的政策和法律法規(guī)。第二，信息化檔案管理形式由傳統(tǒng)的實(shí)物管理轉(zhuǎn)向?yàn)榧夹g(shù)管理，這是信息化檔案管理最為顯著的特點(diǎn)，電子檔案能夠代替以往實(shí)質(zhì)檔案，應(yīng)用在企業(yè)的各個(gè)部門，這是信息化檔案工作開展的首要條件。第三，信息化檔案管理能夠?qū)⒕W(wǎng)絡(luò)化管理落實(shí)，為辦公室信息檔案管理路徑的創(chuàng)新夯實(shí)了基礎(chǔ)。
2信息時(shí)代辦公室檔案管理工作中的不足之處
信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的開展對(duì)工作人員的技術(shù)及知識(shí)覆蓋面有極高的要求，并沒有想象中的那么簡單。產(chǎn)生這一特性的主要原因并不是信息化時(shí)代這一因素，而是信息技術(shù)并沒有廣泛應(yīng)用在辦公室檔案管理過程中。也可以說是辦公室檔案管理工作和信息技術(shù)不能夠有效融合。當(dāng)前，辦公室檔案管理工作過程中存在的不足之處大多是因?yàn)楣芾砉ぷ魅藛T專業(yè)性不足，未樹立正確的信息管理認(rèn)知，社會(huì)環(huán)境在不斷變化，科學(xué)技術(shù)水平不斷提升，辦公室作為企業(yè)主要的職能部門，在當(dāng)前時(shí)代應(yīng)該跟隨社會(huì)發(fā)展腳步，將信息技術(shù)應(yīng)用其中，從而對(duì)辦公室人才進(jìn)行全面培養(yǎng)。與此同時(shí)，社會(huì)環(huán)境的不斷變化，致使辦公室檔案種類逐漸豐富，傳統(tǒng)辦公室檔案管理種類單一。因此，信息化辦公室檔案管理成為了全新的事務(wù)，工作人員要在短時(shí)間內(nèi)接受這一事務(wù)。因此，在日常工作中極可能出現(xiàn)失誤的情況發(fā)生，致使檔案管理工作凌亂，如果不能提出有效的解決對(duì)策，解決上述問題，那么便會(huì)對(duì)辦公室檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展產(chǎn)生非常消極的影響。
3信息化辦公室檔案管理創(chuàng)新途徑
3.1檔案管理工作人員的創(chuàng)新
信息化辦公室檔案管理工作的開展需要具有專業(yè)素養(yǎng)的工作人員作為基礎(chǔ)。在實(shí)際工作過程中，工作人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)素養(yǎng)作為決定辦公室檔案管理工作開展質(zhì)量的主觀因素。首先，辦公室檔案管理人員質(zhì)量的主觀因素。第一，辦公室檔案管理人員作為工作主體，其個(gè)人素養(yǎng)會(huì)對(duì)檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。因此，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，第一步便是對(duì)工作人員進(jìn)行創(chuàng)新，檔案管理工作者的創(chuàng)新應(yīng)該是由內(nèi)至外的，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行創(chuàng)新，便是從根本上對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行管理的工作人員應(yīng)具備極強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)。因此，應(yīng)對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，檔案管理工作者不光要具備熟練的專業(yè)技能。除此之外，還要掌握一些圖書管理、管理學(xué)等其他專業(yè)的知識(shí)。在當(dāng)前時(shí)代，檔案管理需要以電子信息管理系統(tǒng)為依據(jù)。這樣一來，要求檔案管理工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行熟練操作，在招收檔案管理工作人員時(shí)，應(yīng)提升計(jì)算機(jī)操作的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，并在人員招聘成功之后，要對(duì)其進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，使其適應(yīng)日后信息管理工作。企業(yè)應(yīng)積極引進(jìn)新型人才，例如，剛畢業(yè)的學(xué)生應(yīng)對(duì)其進(jìn)行實(shí)踐訓(xùn)練，將理性知識(shí)轉(zhuǎn)化為實(shí)踐能力，從而為辦公室檔案管理工作的開展提供新鮮血液。第二，辦公室檔案管理工作的理念應(yīng)該進(jìn)行創(chuàng)新，檔案管理工作人員應(yīng)改變自身工作思維，自主學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)等新型檔案管理方式，自主找尋檔案管理有效模式。檔案管理工作人員不光要具備專業(yè)素養(yǎng)，還要提升軟實(shí)力，在對(duì)辦公室檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理策略應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。只有這樣，才能夠使工作效率得以提升。因此，企業(yè)應(yīng)對(duì)辦公室檔案管理工作人員的管理策略進(jìn)行創(chuàng)新，帶領(lǐng)其學(xué)習(xí)全新的理念，將新型管理模式引入其中。創(chuàng)新檔案管理工作人員時(shí)應(yīng)注意如下兩點(diǎn)。首先，提升管理工作人員的硬實(shí)力。其次，是檔案管理工作人員樹立正確地信息管理覺悟。這樣一來，能夠使工作人員專業(yè)素養(yǎng)低下，工作積極性低下的問題得以解決，并使檔案管理質(zhì)量得以提升。對(duì)人才進(jìn)行充分利用，將其能力發(fā)揮到最大價(jià)值，能夠在信息時(shí)代下使辦公室檔案管理質(zhì)量得到質(zhì)的飛躍。
3.2建設(shè)信息化檔案管理
辦公室檔案管理工作涉及的信息復(fù)雜，任務(wù)繁瑣，需要對(duì)涉及的檔案進(jìn)行妥善的管理、歸類，從而在下次使用時(shí)能夠在最短的時(shí)間內(nèi)找到。隨著時(shí)間的沉淀，檔案數(shù)量隨之增多，致使檔案管理工作效率低下，不能夠滿足企業(yè)發(fā)展需求。近年來，信息技術(shù)不斷更新，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代飛速發(fā)展，辦公室檔案管理工作有了全新的契機(jī)。信息技術(shù)在辦公室檔案管理工作過程中的應(yīng)用，能夠使檔案管理工作人員的效率和質(zhì)量得以提升，不光能夠加快信息查找速度，節(jié)約勞動(dòng)力，還能夠節(jié)省檔案存放空間，減少檔案管理成本。將信息化檔案管理方式和紙質(zhì)檔案管理進(jìn)行比較，信息化檔案管理能夠使信息的持久性和安全性得以提升。而科學(xué)合理的改革，可以推動(dòng)辦公室檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，檔案工作者應(yīng)在企業(yè)的支持下，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)?？梢酝ㄟ^安裝安保系統(tǒng)的方式確保檔案安全性，檔案安全并非獨(dú)立的，將其與檔案管理人員的工作內(nèi)容相結(jié)合，才能夠?qū)n案管理的創(chuàng)新得以體現(xiàn)。與此同時(shí)，能夠?qū)n案通過信息的方式串聯(lián)在各個(gè)部門創(chuàng)建共享性資源平臺(tái)，以便不同部門對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)的更新儲(chǔ)存。不光能夠使不同部門之間的關(guān)聯(lián)性得以提升，還能夠有效節(jié)約不同部門因信息溝通所耽誤的時(shí)間，最終達(dá)到提升企業(yè)工作效率及經(jīng)濟(jì)收益的目的。
3.3創(chuàng)新檔案管理模式
傳統(tǒng)辦公室檔案管理時(shí)存在諸多不足之處，因涉及的文件數(shù)量龐大，種類繁瑣，在對(duì)檔案進(jìn)行歸類存放時(shí)缺乏系統(tǒng)性的條例，導(dǎo)致文件缺失的情況時(shí)常發(fā)生。因此，辦公室檔案管理工作人員應(yīng)借鑒科學(xué)先進(jìn)的管理模式來使企業(yè)信息需求得以滿足。傳統(tǒng)檔案管理模式文件丟失是經(jīng)常發(fā)生的事情。此外，辦公人員會(huì)因?yàn)椴荒軌蚣皶r(shí)找到所需要的文件對(duì)工作的正常運(yùn)營產(chǎn)生消極的影響，從而降低企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。除此之外，企業(yè)需要通過大量資源查找所丟失的文件，不光提升了檔案管理成本，還增加了管理工作人員的壓力和難度。因此，科學(xué)合理的檔案管理模式對(duì)信息化檔案管理工作的開展有著至關(guān)重要的作用。在當(dāng)前環(huán)境下，辦公室檔案管理工作人員應(yīng)創(chuàng)新工作模式，針對(duì)已經(jīng)接收存入的文件而言，建立一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)，以不同檔案的內(nèi)容及性質(zhì)為依據(jù)對(duì)其進(jìn)行合理分類并為其編排序號(hào)，準(zhǔn)確存放。針對(duì)新收集記錄的文件檔案管理，工作人員對(duì)其進(jìn)行備份，并采用電子信息系統(tǒng)的方式記錄之后進(jìn)行存檔編號(hào)。這樣一來，在需要查找文件時(shí)，并可以采用計(jì)算機(jī)的方式查找類別編號(hào)，在最短的時(shí)間內(nèi)找到所需要的文件。為了確保其安全性，應(yīng)創(chuàng)建備份系統(tǒng)，預(yù)防出現(xiàn)文件丟失的情況對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益帶來損失。在對(duì)檔案進(jìn)行管理過程中，會(huì)因?yàn)樘厥獾脑驅(qū)е聶n案記錄模糊，這些情況會(huì)對(duì)信息檔案的安全性產(chǎn)生威脅，對(duì)檔案工作的開展產(chǎn)生消極影響，因此應(yīng)該對(duì)檔案管理方式進(jìn)行改革，創(chuàng)新檔案管理工作人員應(yīng)明確自身職責(zé)。舉例來說，接收到新的文件后，應(yīng)該全面了解其中的信息，確保檔案的安全，方法是建立分工制度，明確工作人員的個(gè)人責(zé)任，科學(xué)合理地規(guī)劃工作內(nèi)容，這樣也能有效地減少文件出錯(cuò)的機(jī)會(huì)，并在檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)問題后及時(shí)處理。
4結(jié)束語
根據(jù)本文敘述可知,社會(huì)形勢在發(fā)生轉(zhuǎn)變,想要使檔案管理工作應(yīng)跟隨時(shí)展腳步，與時(shí)俱進(jìn)，就應(yīng)該將信息技術(shù)應(yīng)用在日常工作過程中，使檔案管理工作質(zhì)量得以提升。辦公室檔案管理創(chuàng)新過程中，企業(yè)管理者要幫助檔案管理工作人員樹立正確的信息化管理觀念，創(chuàng)建信息化管理模式，不斷向科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。此外，還應(yīng)該借鑒并引進(jìn)有效的管理模式，為檔案管理工作的正常開展提供支持。這樣一來，才能夠?qū)⑿畔⒒瘷n案管理的價(jià)值全面體現(xiàn)出來，并為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升及持續(xù)性發(fā)展提供保障。
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作者：程帥 單位：牡丹江市人民政府政務(wù)信息化中心
