公立醫(yī)院檔案管理問題及對策探討

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摘要:以恩施某三甲醫(yī)院為例，指出了該醫(yī)院檔案管理中存在的問題:檔案管理科室分散，檔案收集不夠精細，檔案管理缺乏監(jiān)管，管理執(zhí)行效率較低，檔案管理標準不統一，信息共享困難，檔案管理硬件不足，難以滿足長遠發(fā)展需要，檔案管理人員混雜，專業(yè)素養(yǎng)尚待提高。提出了改善建議:應增加醫(yī)院檔案管理資金投入，建立健全檔案管理制度，完善檔案管理標準，增強員工檔案管理意識，建立適宜的獎懲制度。

關鍵詞:醫(yī)院;檔案管理;制度;對策

1案例醫(yī)院檔案管理現狀

案例醫(yī)院為恩施某三甲醫(yī)院，目前有59個科室，在職員工2000多人。由于醫(yī)院檔案管理牽涉人員數量多、分工雜，隨著就診人數的增加，醫(yī)院檔案資料維護成本及難度逐漸增加。該醫(yī)院檔案室最早建立于1952年。2010年，該醫(yī)院開展了創(chuàng)AA級檔案室改革，成立了職能較為集中的中心檔案室，并積極將1952－2010年檔案錄入電腦檔案管理系統，實現整個醫(yī)院檔案管理系統的電子化。檔案的電子化雖然方便了檢索和查看，但因為網絡信息化程度低，以及員工對電腦界面的接受程度低，雖然每份檔案都盡量錄入系統，檔案的使用率并未提升。近年來，該醫(yī)院再次開展了創(chuàng)AAA級檔案管理部門的改造，目的也是為了提高檔案的利用率，這一工作也給目前的檔案管理團隊帶來諸多挑戰(zhàn)。

2案例醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1檔案管理科室分散，檔案收集不夠精細

醫(yī)院檔案管理首先需要將檔案收集齊全，案例醫(yī)院科室數量多，收集工作困難重重。目前，各個科室只知該存檔的內容，對于檔案管理工作流程及方法則無標準。按規(guī)定，各科室上傳的資料由中心檔案室核對。然而，由于中心室工作人員數量有限，難以核對檔案資料是否收集齊全。且諸多檔案的收集工作并未明確規(guī)定責任科室，一旦發(fā)現問題，實際責任難以明確。醫(yī)院各個科室收集的檔案不成系統，上交不及時，給中心檔案室增加了額外工作量。一些科室對檔案資料的收集及移交不積極，損害了檔案的精準性與安全性。一些科室安排人員兼任檔案管理工作，兼任人員檔案管理方式各異，缺少與檔案管理中心的溝通，不配合監(jiān)督檢查檔案，損害了檔案的完整性。

2.2檔案管理缺乏監(jiān)管，管理執(zhí)行效率較低

案例醫(yī)院檔案管理缺乏監(jiān)管主要體現在兩個方面:一是缺乏監(jiān)管力度。醫(yī)院檔案管理的重視程度不高，雖然檔案管理配置了電腦、打印機等多種現代化設備，但是對于操作及執(zhí)行檔案管理人員的監(jiān)管不力，檔案管理質量更多的是依靠工作人員工作態(tài)度的積極性，而無責任機制。監(jiān)管力度的缺乏直接導致了醫(yī)院檔案管理的執(zhí)行情況欠佳。二是缺乏獎懲制度。由于該醫(yī)院對檔案管理缺乏獎懲制度，醫(yī)院檔案管理的執(zhí)行效率一直無法提高，工作人員缺乏對檔案管理工作的擔當精神，導致醫(yī)院檔案管理工作效率較低。

2.3檔案管理標準不統一，信息共享困難

醫(yī)院檔案信息共享可以使信息利用最大化，提高檔案價值，同時增加人們對檔案管理工作的認同感。但是由于案例醫(yī)院檔案缺乏標準化管理，檔案共享困難。檔案的記錄、歸檔、檢索的方式方法在不同科室不同人之間存在差異，給信息利用和共享造成嚴重阻礙。

2.4檔案管理硬件不足，難以滿足長遠發(fā)展需要

案例醫(yī)院檔案管理硬件不足主要體現在檔案管理空間不足，檔案存放庫房容積有限。醫(yī)院檔案不僅有紙質版的資料，還有膠片、影音等材質的資料，并且資料數量逐步增多。而該醫(yī)院在檔案管理方面投入的場地狹窄，使用空間不足，對醫(yī)院檔案進行長遠發(fā)展造成阻礙。由于檔案用房條件有限，其中儲存的醫(yī)院許多珍貴資料只有1份存檔，一旦因發(fā)霉或其他因素遺失或者損壞將無法復原和挽救，造成損失難以估量。

2.5檔案管理人員混雜，專業(yè)素養(yǎng)尚待提高

該醫(yī)院檔案管理人員除檔案室是專業(yè)從事檔案管理工作之外，各科室檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，檔案管理知識缺乏專業(yè)性，跟不上現代醫(yī)療信息化發(fā)展要求。近年來，該醫(yī)院要求檔案管理人員開展工作前需要參加檔案局的培訓，并且要取得上崗證，但由于培訓內容缺乏系統性，檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)并沒有得到改善。

3促進醫(yī)院檔案管理的建議

3.1增加醫(yī)院檔案管理資金投入

第一，應投入資金增加檔案管理的庫房面積，改善管理空間環(huán)境。醫(yī)院檔案資料日趨復雜，數量逐漸增加，醫(yī)院應加大場地擴建，改善庫房環(huán)境。第二，提高檔案維護費用，增加設備投入。信息化檔案管理工作不僅需要高度集成化軟件的專業(yè)人才進行定期維護，許多特殊材質以及無法加入電子檔案的實體資料同樣需要專業(yè)維護。這就要求醫(yī)院增加檔案維護費用、添置專業(yè)設備。

3.2建立健全檔案管理制度

首先，在組織架構層面，應采取統一領導、分級管理的方式。這樣有利于人員的調動、崗位的合理設置，工作制度的維持。這也是實現維護檔案的完整性與安全性的基礎。其次，制定檔案管理規(guī)章制度，實行精細化管理。在檔案的記錄、歸檔、借調、保存等事宜上，為每個科室制定科學的流程。同時，對難以推進的檔案管理流程加以反思，對不合理不精細的地方，及時加以改革。最后，應加強檔案管理監(jiān)督，使制度執(zhí)行更加有力，確保檔案管理工作積極主動地進行，提高工作效率。

3.3完善檔案管理標準

首先，醫(yī)院應從檔案的生成時間、生成形式、書寫格式、分類標準、歸檔方式、保存期限等各個方面開展標準制定工作，建立標準文書。通過標準的設立，確保從檔案編寫歸檔開始，就有統一的書寫格式、統一的形式;每一份檔案均有檔案編號;每一類檔案庫，均有檔案檢索方式。其次，應協調電子檔案與實體檔案管理標準，做到虛實結合。電子辦公已經在各醫(yī)院普及，電腦是現代醫(yī)院檔案管理的重要載體，許多醫(yī)學影像、病例、醫(yī)療技術資料都以電子檔案形式存儲在計算機中。電子化檔案雖然以實體檔案為依托，部分也有獨立的文本。應根據電子檔案管理的特殊性，協調實體檔案與電子檔案的標準。

3.4增強員工檔案管理意識

首先，從領導層面改變觀念。領導層是醫(yī)院的決策層，他們不僅決定了醫(yī)院的工作重點及目標，更引領醫(yī)院的發(fā)展方向，只有領導層意識到檔案管理的重要性，給予資金及政策上的支持，才能在醫(yī)院形成良好的檔案管理環(huán)境。其次，促進醫(yī)院員工重視檔案工作。在醫(yī)院大力宣傳醫(yī)院檔案管理制度，開展廣泛的宣傳教育，提升崗位人員的自覺性，增加檔案管理覺悟。只有每個員工提升崗位素養(yǎng)，推動檔案管理標準化，醫(yī)院檔案管理工作才能順利開展。

3.5建立適宜的獎懲制度

首先，應根據檔案管理制度及相關管理人員具體工作內容，制定個人檔案管理工作目標。目標的制定要清晰、明確，讓被考核者和考核者都能理解目標內容。其次，將檔案管理目標量化。檔案管理目標的量化可以避免檔案管理考核主觀化?？梢詮臍w檔時間及檔案編號正確率等方面制定量化指標。再次，衡量目標的可完成性。檔案管理目標對于被考核人而言必須是可以實現的，過高可能會對被考核者造成不公平待遇，打消工作積極性。反之，如果目標制定得過低則毫無意義。最后，予以適當的薪酬獎懲。在量化指標的基礎上，每月對員工檔案工作內容予以考核，以實施獎懲。將檔案管理納入個人績效考核目標，進行獎懲管理，有利于檔案管理工作的開展。

參考文獻:

［1］蔣芳美.小議公立醫(yī)院醫(yī)療檔案管理現狀與對策［J］．企業(yè)導報，2014，(06):78.

作者：王莎白 單位：恩施土家族苗族自治州中心醫(yī)院