大市域數(shù)字城建檔案管理探索實踐

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摘要：網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化的快速發(fā)展給城建檔案事業(yè)帶來機遇和挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)城建檔案相比，數(shù)字城建檔案具有管理網(wǎng)絡(luò)化、實體數(shù)字化、服務(wù)便利化的明顯特征。本文基于紹興的工作實踐，認為大市域數(shù)字城建檔案管理的主要內(nèi)容包括建設(shè)大市域數(shù)字化城建檔案系統(tǒng)、推進大市域城建檔案實體數(shù)字化、提高城建檔案數(shù)字化利用成效，并提出要加強大市域數(shù)字城建檔案管理，應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)數(shù)字城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化、數(shù)字化城建檔案管理體系網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化城建檔案利用服務(wù)即時化。

關(guān)鍵詞：大市域；城建檔案；數(shù)字城建檔案管理；紹興

紹興大市域行政范圍涵蓋三區(qū)（越城區(qū)、柯橋區(qū)、上虞區(qū)）、兩市（諸暨市、嵊州市）、一縣（新昌縣），全市現(xiàn)有1個市級城建檔案管理機構(gòu)和4個區(qū)、縣（市）級城建檔案管理機構(gòu)，即紹興市城市建設(shè)檔案館、柯橋區(qū)城建檔案館、上虞區(qū)城建檔案館、諸暨市城建檔案館、嵊州市城市建設(shè)檔案館；越城區(qū)沒有城建檔案管理機構(gòu)，相關(guān)職能由紹興市城市建設(shè)檔案館行使；新昌縣城建檔案管理職能由新昌縣建設(shè)工程質(zhì)量安全管理中心行使。在城建檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面，市本級于2010年啟動城建檔案數(shù)字化工作，上虞區(qū)和嵊州市、諸暨市分別于2013年和2015年開始城建檔案數(shù)字化工作，柯橋區(qū)和新昌縣均于2019年啟動城建檔案數(shù)字化工作。截至2020年6月底，全市各級城建檔案管理機構(gòu)均建立了數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)；目前諸暨市、嵊州市的館藏城建檔案數(shù)字化率達到100%。新時代，各區(qū)、縣（市）城建檔案管理機構(gòu)均呼吁大市域城建檔案系統(tǒng)實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，推進城建檔案查詢利用“最多跑一次”，更好地推動全市城建檔案事業(yè)發(fā)展。

1大市域數(shù)字城建檔案管理的主要內(nèi)容

1.1建設(shè)大市域數(shù)字化城建檔案系統(tǒng)

大市域數(shù)字化城建檔案系統(tǒng)需要具備完善的功能、可視化的界面、良好的用戶體驗，在這其中以完善的功能為重中之中，需要具備城建檔案的日常管理功能，城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)登記功能，城建檔案在線接收、審核、復(fù)核功能，城建檔案查詢利用服務(wù)記錄、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能等。下面基于紹興市數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)，探討大市域數(shù)字城建檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備的功能模塊。大市域數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包含6個基本模塊。一是城建檔案模塊，包括已完成數(shù)字化且通過檢查驗收的館藏城建檔案目錄及內(nèi)容，以及未完成數(shù)字化的館藏城建檔案目錄，具體分為項目級、案卷級、文件級三類，可通過檢索項目名稱、案卷題名、檔號、總登記號以及項目關(guān)鍵詞等方式查找相應(yīng)檔案。該模塊在檔案利用服務(wù)中使用頻率最高。二是綜合檔案模塊，包括館藏文書檔案、科技檔案、聲像檔案、實物、會計檔案、圖書資料、名人檔案等，其中文書檔案以一文一件文件級著錄和全文數(shù)字化形式呈現(xiàn)；聲像檔案包括案卷級目錄和照片文件級目錄；科技檔案、實物、會計檔案、圖書資料等只著錄案卷級目錄。三是數(shù)字化管理（宏觀）模塊，分為業(yè)務(wù)管理和數(shù)字化管理（微觀）兩個類別。業(yè)務(wù)管理包括工程登記、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、竣工驗收、檔案送交、檔案審核、檔案復(fù)核、驗收意見、移交承諾、移交證明等，該模塊在全流程記錄工程檔案歸集過程，且相關(guān)功能涉及工程項目編號、工程名稱、建設(shè)工程五方主體、檔案送交以及驗收、審核、復(fù)核、移交人員等信息。數(shù)字化管理對象主要包括已完成數(shù)字化但未通過檢查驗收的館藏城建檔案目錄及內(nèi)容，此功能真實反映了館藏城建檔案的數(shù)字化情況，在提供檔案利用服務(wù)中使用頻率較高。四是庫房管理模塊，包括檔案出庫記錄、庫房進出登記、庫房溫濕度日記、庫房檢查記錄等，該模塊全面反映了檔案庫房日常管理情況。五是檔案利用模塊，包括檔案利用登記、利用申請、外借審批等功能，該模塊能夠全面體現(xiàn)館藏城建檔案的利用價值，是做好城建檔案利用情況統(tǒng)計分析的基礎(chǔ)模塊。六是統(tǒng)計報表模塊，內(nèi)容包括綜合類報告、業(yè)務(wù)管理類報表、檔案管理類報表等，利用綜合類報表可以對工程項目區(qū)域、建造年份、造價等進行統(tǒng)計分析；利用業(yè)務(wù)管理類報表可以統(tǒng)計業(yè)務(wù)指導(dǎo)、竣工驗收、檔案驗收、檔案移交等日常業(yè)務(wù)工作信息；利用檔案管理類報表可以統(tǒng)計分析館藏檔案總目錄、分類目錄、圖書資料目錄、城建檔案利用情況、庫房溫濕度、檔案出入庫、著錄工作量等。

1.2推進大市域城建檔案實體數(shù)字化

城建檔案實體數(shù)字化指紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化，包括建設(shè)項目工程前期準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等的數(shù)字化，是數(shù)字城建檔案管理的基礎(chǔ)性工作之一。推進大市域城建檔案實體數(shù)字化是一項復(fù)雜而艱巨的任務(wù)。一方面，城建檔案實體數(shù)字化涉及城建檔案管理機構(gòu)、城建檔案形成者、城建檔案中介服務(wù)機構(gòu)等主體；另一方面，城建檔案實體數(shù)字化有著嚴格的標(biāo)準(zhǔn)及步驟。具體來說，大市域城建檔案實體數(shù)字化工作涉及實施數(shù)字化的機構(gòu)、人員，數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施、工作方案、管理制度、工作流程控制，具體的組織管理工作包括檔案出庫、數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收移交、歸檔入庫等。數(shù)字化步驟應(yīng)嚴格遵循《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》要求，包括7個步驟。一是檔案出庫，目前基本采用政府統(tǒng)一招標(biāo)，委托第三方機構(gòu)開展具體數(shù)字化工作的模式，城建檔案管理機構(gòu)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對象開展檔案調(diào)取、清點、登記等前期工作，派專人與第三方機構(gòu)共同清點，確認無誤之后進行檔案交接出庫。二是數(shù)字化前處理，包括確定掃描頁、編制頁號、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、拆除裝訂、技術(shù)修復(fù)等工作。三是建立目錄數(shù)據(jù)庫，嚴格按照《檔案著錄規(guī)則》要求，對數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容等進行著錄，其中數(shù)據(jù)格式應(yīng)當(dāng)采用通用格式。具體操作可采用計算機校對和人工校對相結(jié)合的方式，對著錄項目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性進行檢查，確保目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量。四是檔案掃描，包括選擇掃描設(shè)備、確定掃描色彩模式、明確掃描分辨率、確認掃描后存儲格式等，確保數(shù)字圖像清晰、完整、真實，圖像效果接近檔案實體原貌。五是圖像處理，包括對圖像進行拼接、旋轉(zhuǎn)、糾偏、裁邊、去污，以及進行圖像質(zhì)量檢查等。六是數(shù)據(jù)掛接，目的是實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)，重點對目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像匹配的準(zhǔn)確性、數(shù)字圖像打開的有效性等進行逐條對接檢查，做到邊掛邊改、及時糾偏。七是數(shù)字化成果驗收與移交，驗收可以采用計算機自動檢索和人工查驗相結(jié)合的方式進行。

1.3提高城建檔案數(shù)字化利用成效

基于大市域視野，要提高城建檔案數(shù)字化利用成效，應(yīng)當(dāng)明確利用對象、途徑與方式。第一，關(guān)于利用對象。學(xué)界一般將利用對象分為單位利用者和個人利用者兩類。2019年浙江省啟動了服務(wù)企業(yè)、服務(wù)群眾、服務(wù)基層的“三服務(wù)”專項工作，為了深入推進該項工作，我們將單位利用者分為企業(yè)和基層，個人利用者明確為群眾。企業(yè)包括工程項目建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位，即俗稱的“五方主體”等?；鶎又饕ǜ骷夵h政機關(guān)及所屬的事業(yè)單位，如黨委所屬的紀(jì)委監(jiān)委，主要為辦理案件而查詢城建檔案，將檔案作為證據(jù)；街道、社區(qū)，主要以產(chǎn)權(quán)單位的身份查詢城建檔案，用于工程改建、擴建和維修等。群眾主要是個人利用者，其中較為常見的有業(yè)主為了裝修、拆遷等需要查詢所屬房屋的平面結(jié)構(gòu)、水電竣工圖等；律師為了打官司查詢相關(guān)委托人所需要的城建檔案用作憑證；專業(yè)技術(shù)人員、教師、學(xué)生為了評職稱、開展學(xué)術(shù)研究、撰寫畢業(yè)論文等需要查詢城建檔案，作為重要素材。第二，關(guān)于利用途徑。傳統(tǒng)的城建檔案利用途徑為利用對象到城建檔案管理機構(gòu)現(xiàn)場提交利用申請，然后由城建檔案機構(gòu)工作人員查詢目錄、到檔案庫房調(diào)取實體檔案。隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化的深入發(fā)展，利用者網(wǎng)上提交申請材料、城建檔案館網(wǎng)上查詢并提供給利用者的利用新模式越來越普遍，即由到城建檔案館現(xiàn)場查詢利用為主向現(xiàn)場查詢和網(wǎng)絡(luò)查詢相結(jié)合的利用途徑轉(zhuǎn)變。第三，關(guān)于利用方式。檔案學(xué)界認為常見的檔案利用方式包括檔案借閱、檔案復(fù)制、檔案證明、檔案咨詢、檔案開放、檔案公布、檔案編研、檔案展覽等。就城建檔案而言，檔案借閱、復(fù)制、證明、咨詢這幾種利用方式是融合呈現(xiàn)的，如某市民作為業(yè)主需要查詢某房屋的竣工圖紙用于裝修，先咨詢城建檔案查詢利用窗口，然后攜帶相關(guān)證件（即申請材料）到窗口現(xiàn)場進行查閱，最后窗口工作人員根據(jù)該群眾所提供的申請材料和房屋裝修需要，調(diào)取并復(fù)制某幢房屋的竣工圖交給該市民，可見城建檔案的咨詢、查閱、復(fù)制等利用方式貫穿利用全過程。當(dāng)前要加大城建檔案開放力度，并做好檔案編研，打造一批編研精品。

2加強大市域數(shù)字城建檔案管理的若干思考

2.1實現(xiàn)數(shù)字城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化

近年來，隨著“最多跑一次”改革深入，尤其是行政審批制度改革的推進以及建設(shè)工程項目竣工聯(lián)合驗收制度的落地、浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)和工程建設(shè)項目審批管理系統(tǒng)投資在線平臺3.0的應(yīng)用，數(shù)字城建檔案系統(tǒng)也不斷迭代升級。由于各地發(fā)展水平的限制，數(shù)字城建檔案管理距離標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化目標(biāo)尚有一定差距。因此要按照檔案工作依法治理的要求，基于國家檔案局、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、省檔案局、省建設(shè)廳相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立大市域統(tǒng)一的數(shù)字城建檔案標(biāo)準(zhǔn)，使標(biāo)準(zhǔn)成為推動數(shù)字城建檔案實踐發(fā)展的必要條件。下一步，重點建立全市統(tǒng)一的數(shù)字城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，推動全市域數(shù)字化城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)向省標(biāo)、國標(biāo)邁進。

2.2實現(xiàn)數(shù)字化城建檔案管理體系網(wǎng)絡(luò)化

紹興市城建檔案實體數(shù)字化項目始于2011年，目前館藏城建檔案數(shù)字化率已超過90%，位居浙江省前列。但是數(shù)字城建檔案管理體系距離網(wǎng)絡(luò)化目標(biāo)還有一定差距，并未實現(xiàn)“一個數(shù)據(jù)庫”存儲，各區(qū)、縣（市）數(shù)字城建檔案管理只限于所轄區(qū)域。下一步要重點建設(shè)“紹興市數(shù)字化城建檔案數(shù)據(jù)庫”，整合分散資源，為實現(xiàn)跨館跨區(qū)域查詢利用創(chuàng)造條件。

2.3實現(xiàn)數(shù)字化城建檔案利用服務(wù)即時化

近年來，紹興市城建檔案利用服務(wù)隨著“最多跑一次”改革和“三服務(wù)”的深化取得顯著成效，但限于數(shù)字化城建檔案發(fā)展水平的制約，利用服務(wù)離“即時化”還存在一定差距。下一步要重點推動符合條件的數(shù)字化城建檔案案卷目錄數(shù)據(jù)共享，加強全市域數(shù)字城建檔案管理系統(tǒng)與政務(wù)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的無縫對接，將城建檔案利用服務(wù)窗口由“館”向“網(wǎng)”移動，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)自助查詢；同時建立數(shù)字城建檔案查詢利用對象身份信息數(shù)據(jù)庫，減少查詢利用者提供身份證明的次數(shù)，進一步提升用戶體驗。

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作者：黃玉燕 姚琪 羅文武 單位：紹興市城市建設(shè)檔案館