大市域數字城建檔案管理探索實踐

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摘要：網絡化、信息化、數字化的快速發展給城建檔案事業帶來機遇和挑戰。與傳統城建檔案相比，數字城建檔案具有管理網絡化、實體數字化、服務便利化的明顯特征。本文基于紹興的工作實踐，認為大市域數字城建檔案管理的主要內容包括建設大市域數字化城建檔案系統、推進大市域城建檔案實體數字化、提高城建檔案數字化利用成效，并提出要加強大市域數字城建檔案管理，應當實現數字城建檔案管理標準統一化、數字化城建檔案管理體系網絡化、數字化城建檔案利用服務即時化。

關鍵詞：大市域；城建檔案；數字城建檔案管理；紹興

紹興大市域行政范圍涵蓋三區（越城區、柯橋區、上虞區）、兩市（諸暨市、嵊州市）、一縣（新昌縣），全市現有1個市級城建檔案管理機構和4個區、縣（市）級城建檔案管理機構，即紹興市城市建設檔案館、柯橋區城建檔案館、上虞區城建檔案館、諸暨市城建檔案館、嵊州市城市建設檔案館；越城區沒有城建檔案管理機構，相關職能由紹興市城市建設檔案館行使；新昌縣城建檔案管理職能由新昌縣建設工程質量安全管理中心行使。在城建檔案工作數字化轉型方面，市本級于2010年啟動城建檔案數字化工作，上虞區和嵊州市、諸暨市分別于2013年和2015年開始城建檔案數字化工作，柯橋區和新昌縣均于2019年啟動城建檔案數字化工作。截至2020年6月底，全市各級城建檔案管理機構均建立了數字化城建檔案管理系統；目前諸暨市、嵊州市的館藏城建檔案數字化率達到100%。新時代，各區、縣（市）城建檔案管理機構均呼吁大市域城建檔案系統實現聯網，推進城建檔案查詢利用“最多跑一次”，更好地推動全市城建檔案事業發展。

1大市域數字城建檔案管理的主要內容

1.1建設大市域數字化城建檔案系統

大市域數字化城建檔案系統需要具備完善的功能、可視化的界面、良好的用戶體驗，在這其中以完善的功能為重中之中，需要具備城建檔案的日常管理功能，城建檔案業務指導登記功能，城建檔案在線接收、審核、復核功能，城建檔案查詢利用服務記錄、業務數據統計分析功能等。下面基于紹興市數字化城建檔案管理系統，探討大市域數字城建檔案管理系統應當具備的功能模塊。大市域數字化城建檔案管理系統應當包含6個基本模塊。一是城建檔案模塊，包括已完成數字化且通過檢查驗收的館藏城建檔案目錄及內容，以及未完成數字化的館藏城建檔案目錄，具體分為項目級、案卷級、文件級三類，可通過檢索項目名稱、案卷題名、檔號、總登記號以及項目關鍵詞等方式查找相應檔案。該模塊在檔案利用服務中使用頻率最高。二是綜合檔案模塊，包括館藏文書檔案、科技檔案、聲像檔案、實物、會計檔案、圖書資料、名人檔案等，其中文書檔案以一文一件文件級著錄和全文數字化形式呈現；聲像檔案包括案卷級目錄和照片文件級目錄；科技檔案、實物、會計檔案、圖書資料等只著錄案卷級目錄。三是數字化管理（宏觀）模塊，分為業務管理和數字化管理（微觀）兩個類別。業務管理包括工程登記、業務指導、竣工驗收、檔案送交、檔案審核、檔案復核、驗收意見、移交承諾、移交證明等，該模塊在全流程記錄工程檔案歸集過程，且相關功能涉及工程項目編號、工程名稱、建設工程五方主體、檔案送交以及驗收、審核、復核、移交人員等信息。數字化管理對象主要包括已完成數字化但未通過檢查驗收的館藏城建檔案目錄及內容，此功能真實反映了館藏城建檔案的數字化情況，在提供檔案利用服務中使用頻率較高。四是庫房管理模塊，包括檔案出庫記錄、庫房進出登記、庫房溫濕度日記、庫房檢查記錄等，該模塊全面反映了檔案庫房日常管理情況。五是檔案利用模塊，包括檔案利用登記、利用申請、外借審批等功能，該模塊能夠全面體現館藏城建檔案的利用價值，是做好城建檔案利用情況統計分析的基礎模塊。六是統計報表模塊，內容包括綜合類報告、業務管理類報表、檔案管理類報表等，利用綜合類報表可以對工程項目區域、建造年份、造價等進行統計分析；利用業務管理類報表可以統計業務指導、竣工驗收、檔案驗收、檔案移交等日常業務工作信息；利用檔案管理類報表可以統計分析館藏檔案總目錄、分類目錄、圖書資料目錄、城建檔案利用情況、庫房溫濕度、檔案出入庫、著錄工作量等。

1.2推進大市域城建檔案實體數字化

城建檔案實體數字化指紙質城建檔案數字化，包括建設項目工程前期準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等的數字化，是數字城建檔案管理的基礎性工作之一。推進大市域城建檔案實體數字化是一項復雜而艱巨的任務。一方面，城建檔案實體數字化涉及城建檔案管理機構、城建檔案形成者、城建檔案中介服務機構等主體；另一方面，城建檔案實體數字化有著嚴格的標準及步驟。具體來說，大市域城建檔案實體數字化工作涉及實施數字化的機構、人員，數字化的基礎設施、工作方案、管理制度、工作流程控制，具體的組織管理工作包括檔案出庫、數字化前處理、目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收移交、歸檔入庫等。數字化步驟應嚴格遵循《紙質檔案數字化規范》要求，包括7個步驟。一是檔案出庫，目前基本采用政府統一招標，委托第三方機構開展具體數字化工作的模式，城建檔案管理機構按照紙質檔案數字化工作方案確定的數字化對象開展檔案調取、清點、登記等前期工作，派專人與第三方機構共同清點，確認無誤之后進行檔案交接出庫。二是數字化前處理，包括確定掃描頁、編制頁號、目錄數據準備、拆除裝訂、技術修復等工作。三是建立目錄數據庫，嚴格按照《檔案著錄規則》要求，對數據字段長度、字段類型、字段內容等進行著錄，其中數據格式應當采用通用格式。具體操作可采用計算機校對和人工校對相結合的方式，對著錄項目的完整性、著錄內容的規范性和準確性進行檢查，確保目錄數據的質量。四是檔案掃描，包括選擇掃描設備、確定掃描色彩模式、明確掃描分辨率、確認掃描后存儲格式等，確保數字圖像清晰、完整、真實，圖像效果接近檔案實體原貌。五是圖像處理，包括對圖像進行拼接、旋轉、糾偏、裁邊、去污，以及進行圖像質量檢查等。六是數據掛接，目的是實現目錄數據和數字圖像的關聯，重點對目錄數據與紙質檔案數字圖像匹配的準確性、數字圖像打開的有效性等進行逐條對接檢查，做到邊掛邊改、及時糾偏。七是數字化成果驗收與移交，驗收可以采用計算機自動檢索和人工查驗相結合的方式進行。

1.3提高城建檔案數字化利用成效

基于大市域視野，要提高城建檔案數字化利用成效，應當明確利用對象、途徑與方式。第一，關于利用對象。學界一般將利用對象分為單位利用者和個人利用者兩類。2019年浙江省啟動了服務企業、服務群眾、服務基層的“三服務”專項工作，為了深入推進該項工作，我們將單位利用者分為企業和基層，個人利用者明確為群眾。企業包括工程項目建設單位、勘察單位、設計單位、施工單位和監理單位，即俗稱的“五方主體”等。基層主要包括各級黨政機關及所屬的事業單位，如黨委所屬的紀委監委，主要為辦理案件而查詢城建檔案，將檔案作為證據；街道、社區，主要以產權單位的身份查詢城建檔案，用于工程改建、擴建和維修等。群眾主要是個人利用者，其中較為常見的有業主為了裝修、拆遷等需要查詢所屬房屋的平面結構、水電竣工圖等；律師為了打官司查詢相關委托人所需要的城建檔案用作憑證；專業技術人員、教師、學生為了評職稱、開展學術研究、撰寫畢業論文等需要查詢城建檔案，作為重要素材。第二，關于利用途徑。傳統的城建檔案利用途徑為利用對象到城建檔案管理機構現場提交利用申請，然后由城建檔案機構工作人員查詢目錄、到檔案庫房調取實體檔案。隨著網絡化、信息化、數字化的深入發展，利用者網上提交申請材料、城建檔案館網上查詢并提供給利用者的利用新模式越來越普遍，即由到城建檔案館現場查詢利用為主向現場查詢和網絡查詢相結合的利用途徑轉變。第三，關于利用方式。檔案學界認為常見的檔案利用方式包括檔案借閱、檔案復制、檔案證明、檔案咨詢、檔案開放、檔案公布、檔案編研、檔案展覽等。就城建檔案而言，檔案借閱、復制、證明、咨詢這幾種利用方式是融合呈現的，如某市民作為業主需要查詢某房屋的竣工圖紙用于裝修，先咨詢城建檔案查詢利用窗口，然后攜帶相關證件（即申請材料）到窗口現場進行查閱，最后窗口工作人員根據該群眾所提供的申請材料和房屋裝修需要，調取并復制某幢房屋的竣工圖交給該市民，可見城建檔案的咨詢、查閱、復制等利用方式貫穿利用全過程。當前要加大城建檔案開放力度，并做好檔案編研，打造一批編研精品。

2加強大市域數字城建檔案管理的若干思考

2.1實現數字城建檔案管理標準統一化

近年來，隨著“最多跑一次”改革深入，尤其是行政審批制度改革的推進以及建設工程項目竣工聯合驗收制度的落地、浙江政務服務網和工程建設項目審批管理系統投資在線平臺3.0的應用，數字城建檔案系統也不斷迭代升級。由于各地發展水平的限制，數字城建檔案管理距離標準統一化目標尚有一定差距。因此要按照檔案工作依法治理的要求，基于國家檔案局、住房和城鄉建設部、省檔案局、省建設廳相關的法律法規、規章制度、行業標準，建立大市域統一的數字城建檔案標準，使標準成為推動數字城建檔案實踐發展的必要條件。下一步，重點建立全市統一的數字城建檔案管理標準、業務標準、利用服務標準，推動全市域數字化城建檔案管理標準向省標、國標邁進。

2.2實現數字化城建檔案管理體系網絡化

紹興市城建檔案實體數字化項目始于2011年，目前館藏城建檔案數字化率已超過90%，位居浙江省前列。但是數字城建檔案管理體系距離網絡化目標還有一定差距，并未實現“一個數據庫”存儲，各區、縣（市）數字城建檔案管理只限于所轄區域。下一步要重點建設“紹興市數字化城建檔案數據庫”，整合分散資源，為實現跨館跨區域查詢利用創造條件。

2.3實現數字化城建檔案利用服務即時化

近年來，紹興市城建檔案利用服務隨著“最多跑一次”改革和“三服務”的深化取得顯著成效，但限于數字化城建檔案發展水平的制約，利用服務離“即時化”還存在一定差距。下一步要重點推動符合條件的數字化城建檔案案卷目錄數據共享，加強全市域數字城建檔案管理系統與政務服務網絡的無縫對接，將城建檔案利用服務窗口由“館”向“網”移動，實現網絡自助查詢；同時建立數字城建檔案查詢利用對象身份信息數據庫，減少查詢利用者提供身份證明的次數，進一步提升用戶體驗。

參考文獻：

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作者：黃玉燕 姚琪 羅文武 單位：紹興市城市建設檔案館