檔案管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用

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摘要:在當(dāng)今社會(huì)中,檔案信息管理中如何使用大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為社會(huì)關(guān)注的熱點(diǎn)內(nèi)容。在研究如何將大數(shù)據(jù)技術(shù)利用到檔案管理中時(shí),需要考慮是否符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展方向、是否符合檔案信息管理的要求、是否符合檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存的要求等問題。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理可以增大檔案信息的儲(chǔ)存空間,提高數(shù)據(jù)分析的能力,同時(shí)還提高了數(shù)據(jù)檢索的各種能力。

關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

引言

長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)我國(guó)檔案管理工作大多以紙質(zhì)檔案管理為主,紙質(zhì)管理為國(guó)家信息收集儲(chǔ)存提供了許多幫助。然而隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求,亟需實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型。在檔案管理中使用大數(shù)據(jù)技術(shù),可以促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。

1大數(shù)據(jù)技術(shù)

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展,各行各業(yè)也逐漸向信息化管理變型。隨之而來(lái)的是海量信息的生成,信息量的快速增加促進(jìn)了大數(shù)據(jù)時(shí)代的形成。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的海量信息已經(jīng)遠(yuǎn)超普通數(shù)據(jù)管理軟件所能接受的信息量,普通軟件已經(jīng)無(wú)法對(duì)海量的信息進(jìn)行管理、分類、整合,其需要新的方法來(lái)進(jìn)行信息的管理,只有這樣才能更好的管理海量的信息[1]。

2大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中的必要性

2.1滿足自身發(fā)展的需要

大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息更加廣泛的時(shí)代,如果把握了大數(shù)據(jù)的各種使用技術(shù),檔案資料的管理就可以對(duì)以前由于缺乏準(zhǔn)確數(shù)據(jù)而不能踏入的領(lǐng)域進(jìn)行摸索研究。近些年來(lái)從最開始的傳統(tǒng)紙質(zhì)載體信息管理轉(zhuǎn)向了電子政務(wù)系統(tǒng),在此過(guò)程中必然會(huì)形成大量的數(shù)字化信息資料。雖然在科技迅速發(fā)展的時(shí)代里,已經(jīng)有了如云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云存儲(chǔ)等各種新型的信息處理技術(shù),但是其仍然滿足不了信息量龐大的檔案管理工作。與其他的各種科學(xué)信息管理技術(shù)相比,大數(shù)據(jù)技術(shù)更能滿足檔案管理工作的需求。尤其是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)水平迅速提高的時(shí)代背景下,檔案化的資源轉(zhuǎn)變成知識(shí)化的資源已經(jīng)成為了檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)[2]。

2.2解決工作難題的需要

傳統(tǒng)的檔案管理工作中,人們總是在討論如何處理好收集環(huán)節(jié)的把關(guān)工作,在防止檔案實(shí)體漲庫(kù)的同時(shí),還需要突破檔案信息儲(chǔ)存空間的局限性,同時(shí)還需要避免具有應(yīng)用價(jià)值的檔案資料被淹沒在沒有價(jià)值的資料檔案的下面。使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作,人們可以通過(guò)大數(shù)據(jù)的檢索十分快捷地將需要的信息精確地搜索出來(lái),大數(shù)據(jù)技術(shù)可以解決檢索麻煩的問題。同時(shí)使用大數(shù)據(jù)技術(shù)在收集處理檔案收集選擇性的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)很大幅度下降,而且儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的各種成本花銷要明顯低于儲(chǔ)存文本檔案的成本花銷。

2.3區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)化和數(shù)字化

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的社會(huì)背景下,傳統(tǒng)方式的紙質(zhì)載體檔案會(huì)被數(shù)據(jù)化所代替,卻不是數(shù)字化。數(shù)字化與數(shù)據(jù)化具有很大的不同,數(shù)字化的信息也許是僵硬的儲(chǔ)存信息,并不能進(jìn)行信息的分析和檢索,而數(shù)據(jù)化卻可以完成相關(guān)的分析和檢索工作。數(shù)據(jù)化和數(shù)字化雖然聽起來(lái)很相似,但是其實(shí)質(zhì)作用卻具有很大的不同。從各種檔案管理部門現(xiàn)在的管理情況來(lái)分析,之前的數(shù)字化管理是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)字化利用各種掃描軟件,掃描進(jìn)入電腦中?？梢允俏淖中问?可以是圖片形式,這些數(shù)據(jù)并沒有被數(shù)據(jù)化,人們利用關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索,根本檢索不到,而且也無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。因此,在大數(shù)據(jù)時(shí)代迅速發(fā)展的社會(huì)背景下,在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為了時(shí)展的必然趨勢(shì)。

3大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用

3.1建立云端儲(chǔ)存

應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí),其基礎(chǔ)就是需要一個(gè)足夠大的儲(chǔ)存空間。太小的儲(chǔ)存空間不能夠?yàn)辇嫶蟮男畔⒘刻峁叭萆碇?容易破壞數(shù)據(jù)信息的完整性。因此,在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)之前需要建立云端的儲(chǔ)存空間。儲(chǔ)存空間是使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的先要條件。而云存儲(chǔ)就是將海量的信息以適合的網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言方式被利用進(jìn)網(wǎng)絡(luò)的信息整理系統(tǒng)中,在保證檔案資料的安全性的同時(shí),還能對(duì)檔案進(jìn)行各種動(dòng)態(tài)化地分析整理,可以根據(jù)歷史記憶功能為用戶提供各種便捷的信息化服務(wù)[3]。同時(shí)在建設(shè)存儲(chǔ)模式的時(shí)候必須強(qiáng)化各種檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施,然后運(yùn)用各種與檔案管理有關(guān)的軟件來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)收集、分析、處理。云存儲(chǔ)能夠?qū)ξ淖中畔⑦M(jìn)行處理,還能夠?qū)⑻厥馓幚淼膱D片、視頻、聲音等資料進(jìn)行儲(chǔ)存,保證檔案信息的完整性。

3.2增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析服務(wù)

大數(shù)據(jù)技術(shù)被使用到檔案管理中最明顯的優(yōu)勢(shì)就是可以分析處理收集到的大量信息,同時(shí)還可以深入挖掘各種數(shù)據(jù)背后蘊(yùn)含的各種價(jià)值。同時(shí)數(shù)據(jù)化的分析處理、挖掘可以提高各種信息服務(wù)的質(zhì)量,同時(shí)滿足了用戶們的各種要求。同時(shí)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理模式可以提高云端數(shù)據(jù)的各種處理能力,保證了用戶應(yīng)用檔案信息的工作效率。強(qiáng)化數(shù)據(jù)分析服務(wù)提高檔案管理的服務(wù)品質(zhì)的同時(shí),還能夠推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。

3.3提高數(shù)據(jù)檢索能力

大數(shù)據(jù)技術(shù)被利用于檔案管理可以給用戶提供多元化的信息查詢服務(wù)方式。其實(shí)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理最大的缺點(diǎn)就是其檔案信息的檢索過(guò)于復(fù)雜,即使列出了檔案管理的各種檢索目錄,但是通過(guò)目力從繁多的檔案信息中查找符合自己要求的信息是極其不容易的。同時(shí)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理還可以分類管理信息,這種分類管理信息的模式極大程度地提高了用戶的檢索效率,同時(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)人員還可以對(duì)各種收集到的信息進(jìn)行特殊化的處理,提升了用戶檢索信息的效率。

4結(jié)語(yǔ)

隨著信息化社會(huì)的到來(lái),各行各業(yè)都需要進(jìn)行各種檔案資料的管理工作。在這種時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)下,大數(shù)據(jù)可以帶給人們更好的信息檢索、分析地體驗(yàn)感,利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案資料的管理工作順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]朱琦.大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].科技資訊,2018,16(2):8-9.

[2]王春英.大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].黑龍江檔案,2016,215(2):50.

[3]韓曉維.大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].綠色環(huán)保建材,2016(12):265.

作者：吳德佩 單位：鄭州大學(xué)信息工程學(xué)院