檔案管理中竣工驗收備案的重要性

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[摘要]由于在工程檔案移交過程中會出現(xiàn)許多問題，而竣工驗收備案就會對這些問題起到很好的規(guī)避作用，能夠敦促相關(guān)人員依法辦事，并且能夠規(guī)范業(yè)務(wù)，是整個驗收體系更加成熟。

[關(guān)鍵詞]竣工驗收備案；檔案管理；重要性；規(guī)范管理；依法辦事

竣工驗收是指施工單位按照承建合同規(guī)定的城建內(nèi)容和施工圖紙的要求已經(jīng)全部建成并且自我檢驗達(dá)到施工質(zhì)量驗收規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)過驗收部門實地驗收通過的，這一最后環(huán)節(jié)，被稱為竣工驗收。竣工驗收備案對于檔案管理有著重要的作用，本文章從工程檔案移交中會出現(xiàn)的問題，竣工驗收備案對檔案管理的積極作用等幾個方面就竣工驗收備案在檔案管理中的重要性展開論述。

1工程移交中出現(xiàn)的問題

1.1不遵守相關(guān)規(guī)定和協(xié)議

有許多單位雖然與有關(guān)部門簽訂了相關(guān)的協(xié)議和保證書，但在工程移交的過程中為了省事和節(jié)省時間，往往會忽略這部分的內(nèi)容，不遵守相關(guān)規(guī)定和協(xié)議，不按照規(guī)定交接，手續(xù)不齊全不完整，長期以來，就會造成有些人員懶惰的情緒，甚至有的人員不對其進(jìn)行備案。

1.2不重視檔案的保護(hù)工作

雖然已經(jīng)多次強(qiáng)調(diào)檔案的重要作用，但仍然有許多建筑施工單位不認(rèn)真，認(rèn)為檔案管理是浪費人力財力的一項活動，但不難發(fā)現(xiàn)，有許多情況都是因為不重視檔案的保護(hù)工作。有的建筑施工單位在施工完成后很長一段時間都不進(jìn)行相關(guān)檔案的移交，造成工程檔案移交不及時，在這過程中就很容易造成檔案的丟失，損壞以及文件不完整的情況，對后續(xù)一些工作也會產(chǎn)生一定的影響。

1.3工作人員不落實，相關(guān)機(jī)構(gòu)不健全

有很多單位沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)也沒有配置相關(guān)的檔案管理人員，這就很容易造成，在工程結(jié)束后，員工想要移交工程檔案時沒有移交的對方，造成大量的檔案遺落在員工手上，不利于后期的整理；同時，由于有些單位雖然設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，但由于沒有專門的管理人員，造成檔案一團(tuán)糟，雖然檔案室存有檔案但如果要尋找時，卻要花費大量的人力和物力財力，浪費大量時間。在這里，我認(rèn)為的是，大家應(yīng)該改變對檔案管理員的看法，檔案管理員是很重要的工作崗位，并不是隨隨便便的一個人都可以勝任的，人們要從根本上改變對檔案管理員的看法，進(jìn)而重視檔案管理，健全相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)，落實工作人員的工作情況。

2竣工驗收備案在檔案管理中發(fā)揮的積極作用

2.1規(guī)范了檔案管理工作，管理質(zhì)量得到提高

在2001年7月份，國家建設(shè)部了相關(guān)規(guī)定，要求“列入城建檔案館接受范圍的工程，建設(shè)單位在組織驗收前，應(yīng)當(dāng)提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行驗收。預(yù)驗收合格后，由城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具工程檔案認(rèn)可文件”等相關(guān)文件，正是因為這些文件的頒布施行，才讓工程檔案的管理更加規(guī)范也更便于實行，同時對于檔案的移交工作也更加方便，人們也越來越重視。由于以上的一系列措施，也帶動了管理質(zhì)量的提高，國家相關(guān)文件，地方也越來越重視，會招收有管理經(jīng)驗和管理技術(shù)的管理人員，有了相關(guān)的法律規(guī)定同時又有了相關(guān)的管理人員，管理質(zhì)量自然越來越好。檔案的管理工作也得到了規(guī)范，不再像之前的“無頭蒼蠅”一樣進(jìn)行檔案管理。

2.2必須依法辦事，提高了檔案管理的權(quán)威性

檔案管理機(jī)構(gòu)依照相關(guān)法律規(guī)定辦事，做到了有法必依，依法辦事。各地方響應(yīng)國家號召，根據(jù)地方實際情況頒布相應(yīng)法律規(guī)定，使法律規(guī)定能夠更好地適應(yīng)地方具體情況，因地制宜的實施制定，要求各個單位必須履行自己的責(zé)任，并且檢查監(jiān)督工作單位是否嚴(yán)格按照時間移交工程檔案，實施起來具有可操作性，各級單位層層監(jiān)督，層層督促，依法辦事，使重要檔案以及竣工驗收檔案不再流落在外，使檔案整理和保存得更加完備，在無形中也鼓勵了相關(guān)建筑單位及時進(jìn)行竣工驗收備案的檔案管理，提高了檔案管理的權(quán)威性，真正做到依法辦事。

2.3提高檔案管理的效率，明確責(zé)任主體

單位依照規(guī)定進(jìn)行管理，人員都有各自相應(yīng)的工作，依照相關(guān)規(guī)定，有條不紊，提高了檔案的管理效率。同時，竣工驗收備案當(dāng)工程出現(xiàn)一定問題時，也有章可循，可以明確責(zé)任主體。并且，可以通過竣工驗收檔案了解竣工資料的完整性，真實性，正確性，并且提出整改意見。

3設(shè)置竣工驗收備案專門認(rèn)可文件的關(guān)口，實現(xiàn)綜合驗收的管理機(jī)制

工程竣工驗收管理程序?qū)⒐こ虣n案管理也納入了進(jìn)來，推動建設(shè)工程管理更加一體化，因此，在竣工驗收備案時，就有了一個統(tǒng)一的綜合的窗口，有效避免了不同機(jī)構(gòu)之間因配合不協(xié)調(diào)而產(chǎn)生的一系列問題，提高了效率。工程質(zhì)量評定時要做到六個有：業(yè)務(wù)指導(dǎo)有城建檔案館、預(yù)驗收有城建檔案館、竣工驗收有城建檔案館、交工驗收證明書簽字蓋章有城建檔案館；竣工驗收時有城建檔案館的現(xiàn)場核查工程檔案，交工驗收證明書有城建檔案館簽字及蓋章，備案時有城建檔案館出具的同意該工程備案的證明材料，上述環(huán)節(jié)必須緊密相連，環(huán)環(huán)相扣，才能真正起到督促、管理、監(jiān)督的作用。

4結(jié)語

竣工驗收備案在檔案管理中有著重要的作用，不僅僅有利于檔案的保護(hù)，同時也健全了相關(guān)的管理機(jī)制，推動管理機(jī)制更加成熟，不僅可以應(yīng)用在檔案管理方面，在其他管理方面也可以應(yīng)用，使檔案管理能夠得到更大程度上的推廣，惠及更多的領(lǐng)域。多部門一起合作管理，提升了檔案管理的權(quán)威性，讓檔案找到了自己的“家”，有所歸屬，讓檔案的內(nèi)容更加完整健全，做到了檔案管理有法可依，進(jìn)而讓人們進(jìn)行檔案管理有依據(jù)性。

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作者：張玉清 單位：濟(jì)南熱力集團(tuán)有限公司