高職院校安全工作檔案管理研究

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摘要：隨著社會的不斷發展與進步，我國高職教育事業也在不斷發展。但與此同時，高職院校安全工作的檔案管理卻面臨著不少問題。高職院校的安全工作檔案記錄著學校的安全管理信息以及學生的檔案信息，如果對其管理不加重視很容易造成檔案泄露以及破壞校園安全的情況。因此各高職院校應該加強安全工作的檔案管理，本文從加強高職院校安全工作檔案管理的意義、現存問題以及策略三個方面進行論述，僅供參考。

關鍵詞：高職院校；安全工作；檔案管理

1加強高職院校安全工作檔案管理的意義

1.1完善學校檔案管理工作

高職院校的檔案資料非常豐富，不僅包含了學校安全管理的歷程，還包含了教師、學生的個人隱私，具有重要的價值。因此，加強安全工作檔案管理是完善學校檔案管理工作的重要舉措。學校的相關工作人員應該提升自己的安全檔案意識，建立健全安全檔案管理機制，增強網絡安全管理，規范檔案封裝流程，從而保障學校檔案的安全，促進和諧校園的建設[1]。

1.2推進學校安全管理進程

高職院校的安全檔案中往往記錄了學校進行安全管理工作的實際工作內容與反饋，這是學校寶貴的管理經驗，它不僅能夠在學校面對安全問題時提供經驗和解決思路，還能夠根據大量的記錄探尋合適的方法，總結問題的規律，有效進行預防和管理。因此，加強高職院校安全工作的檔案管理能夠推進學校安全管理的進程，提高學校安全管理工作的效率。

1.3提供依法治校的法規依據

隨著我國教育改革的不斷深化，高職院校更應該不斷推進依法治校，加快學校有關制度的建設。所謂依法治校，就是發揮法治在高校中的作用，提高學校的法治化、科學化。而學校的安全工作管理檔案中對于安全工作有著詳細的記錄，包括對于相關法律條文以及規范的具體陳述。因此，加強高職院校安全工作檔案管理能夠為依法治校提供法規依據。

2當前高職院校安全工作檔案管理中的問題

2.1重視程度不夠

根據大量的調查能夠看出，大多數高職院校都存在著不重視檔案管理工作的情況，一般是上級的落實不到位，下級的實際管理欠缺，甚至有的高校在檔案管理中還存在缺位的情況，沒有專業的工作人員對其進行管理。一般來說，學校在每年年初的時候就應該開展考核工作，但是很多的教師積極性較差，準備考核資料時比較敷衍，導致學校的檔案資料雜亂無章。此時如果還缺少專業工作人員的管理，那么該校的檔案情況將會非常復雜，在需要用到檔案的時候經常出現資料遺失的情況，有時會造成嚴重的后果[2]。

2.2檔案管理混亂

一般高職院校的安全工作檔案管理過程較為混亂，不夠規范。常見的有以下幾種情況：首先是資料缺失，學校安全工作的范圍較為廣泛，檔案的內容也是繁雜的，其涉及面廣，影響力大，尤其是在進行安全管理工作時會產生大量的檔案資料，很多學校并沒有及時對這些資料進行整理，久而久之就會出現資料缺失的現象，給學校帶來損失；其次是檔案內容混亂，由于每次產生的檔案都沒有進行及時的整理和分類，很多檔案資料都混雜在一起，甚至幾年的資料都堆放在一起，無法在使用時進行有效地查看；最后是檔案的建檔分類不合理，有的學校在建檔的時候沒有采用合理的建檔分類，導致工作人員進行歸檔時出現操作困難。

2.3信息化程度低

隨著我國信息技術的不斷發展，很多的行業都引入了信息技術輔助相關工作提高工作效率，然而很多高職院校的安全工作檔案管理信息化程度極低，網絡技術開發不到位，無法實現檔案工作的數字化管理。有的學校還在使用紙質檔案管理的方式進行安全管理工作，與信息技術管理相比，紙質檔案無法實現智能分類以及搜索調用，更加增加了學校的負擔[3]。

3加強高職院校安全工作檔案管理策略

3.1強化責任意識

要想改變高職院校安全工作檔案管理的現狀，首先應該強化教職人員的責任意識，主張“誰主管、誰負責”、“誰建檔、誰管理”以及“誰檢查、誰登記”的準則，將每一步工作的責任都落實到個人，對于出現紕漏的情況能夠及時查出明確的責任人進行追責，就能夠有效提高高職院校的檔案管理工作效率。

3.2完善框架體系

當前高職院校的檔案管理工作之所以存在資料混亂的問題，主要是因為建檔的框架體系不健全、不合理，因此，學校在進行建檔分類時一定要及時補充新的內容，并建立科學合理的框架體系，使檔案的類別能夠涵蓋著學校管理工作的方方面面[4]。

4結束語

總之，高職院校應該重視安全工作檔案管理，通過強化責任意識以及完善框架體系的方法加強檔案管理工作的有效性，解決檔案管理過程中出現的資料混亂、權責不明等問題，提高學校檔案管理工作的效率，促進學校和諧發展，為創造法治學校提供相關支撐。

參考文獻：

[1]丁枚.論高職院校安全工作的檔案管理[J].辦公室業務，2017(13)：74-75.

[2]盧鵬，晉曉輝.加強和改進新時期學校安全檔案管理工作的對策建議[J].山東檔案，2017(2)：38-39.

[3]丁雪飛.關于檔案管理安全工作的研究[J].赤子(上中旬)，2017(6)：173.

[4]柳偉，盧鵬.淺談“安全清單”模式對加強學校安全工作及檔案管理的促進作用：以煙臺市學校安全“三個清單”為例[J].企業導報，2016(7)：143+145.

作者：向國權 單位：湘西民族職業技術學院