民生檔案管理到民生檔案治理研究

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摘要：民生檔案與人民群眾有著千絲萬縷的關系，涉及就學、就醫、入職、入伍、土地確權、房產查詢、社保等方面檔案內容。本文針對民生檔案的管理、治理還存在管理不規范、信息難以共享等問題，闡述創新民生檔案管理與治理的必要性，探討從民生檔案管理到民生檔案治理的新途徑，讓沉默多年的民生檔案“活起來”。

關鍵詞：民生檔案；檔案管理；檔案治理；新探索

黨的四中全會強調要著力推進國家治理體系和治理能力現代化，積極探索民生檔案管理和治理也是國家治理能力現代化的重要體現。“檔為民所用。民生所想，就是檔案工作之所向，民生所需，就是就是檔案工作之所趨。”[1]2007年國家檔案局印發《關于加強民生檔案工作的意見》，指明了推動民生檔案工作向深度和廣度發展的重要方向，努力使民生檔案資源覆蓋全民和實現為全民所用的目標。民生檔案反映大眾在社會活動中的基本生存和生活狀態，是反映群眾訴求、解決民生問題的不可或缺的原始憑證和主要依據。民生檔案與老百姓的切身利益息息相關，主要包括社保、衛生、醫保、民政、房產、工商、公證、城市拆遷、公民出生、學籍、婚姻、知青、林權、農村土地承包經營權、養老保險、教育、企業改制等方面。這些檔案往往幾十年在檔案館里沉默著，新時期新形勢要求我們要積極探索運用新技術尤其是區塊鏈技術讓民生檔案“活起來”的方法和途徑，讓其真正為民所用。

1民生檔案管理與治理過程中存在的問題

（1）民生檔案容易與民間檔案混為一談。檔案來源的多元化、多樣化導致檔案概念的“泛化”現象，使民生檔案常常容易與民間檔案相混淆，以為民生檔案有“民生”兩字，與百姓生活密切相關，就是民間檔案，所以有必要把民生檔案和民間檔案區分開來。“民生檔案無論從服務對象還是檔案內容來看，都是官方行為和官方檔案，而民間檔案只能產生并保存于民間的檔案。”[2]顯然民生檔案和民間檔案是兩回事，民生檔案是官方檔案，民間檔案是私人所有。（2）民生檔案管理不規范。部分單位領導對民生檔案管理不夠重視，檔案管理崗位職責不清晰，管理人員流動性大，監督指導下屬單位和職能缺失。檔案管理人員不熟悉業務，整理民生檔案缺乏規范性、整體性、系統性，影響了檔案工作的質量和水平。（3）民生檔案共享程度不高。民生檔案種類多，涉及面廣，管理單位多，保管水平低，有些散亂等現象，個別部門各自為政，管理隨意，民生檔案資源整合度不高，難以共享，許多館藏檔案沉默幾十年，群眾查閱利用不方便。

2創新民生檔案管理到民生檔案治理途徑的必要性

（1）創新能促進經濟社會的發展進步。歷史就像一輛時空之車，創新是它繼續前行的車輪，因為創新，社會才不斷進步發展。檔案工作也需要不斷更新保管利用民生檔案的技術手段，及時運用信息化、現代化、智能化的高科技手段為群眾查閱有利用價值的檔案服務。（2）創新能促進檔案事業的發展。改革開放40多年來，我國經濟社會進入高質量發展階段，檔案部門服務民生的成效也越來越顯著，互聯網+、數字經濟、電子文件等新生概念的出現，為民生檔案的管理利用提供了平臺，檔案業務水平不斷提高，檔案信息資源的逐步完善。檔案部門服務民生，維護了政府的威信和群眾的利益，機關單位、團體和群眾管理、利用檔案意識不斷增強。但是檔案業務流程存在著收集、整理與管理、利用的矛盾、信息公開與不能公開的矛盾、服務項目的單一性、服務手段的滯后性等問題，需要檔案部門通過創新科技手段促進檔案治理能力的提高。（3）創新能提升檔案人員的素質和水平。檔案事業的可持續發展，關鍵在人的發展。這就需要著力提高檔案人員的工作效率和檔案信息資源的開發利用程度，組織檔案人員參加各級政府舉辦的檔案業務培訓，掌握收集、整理、歸檔、管理、利用檔案的技能，運用信息化手段介入民生檔案的分類和資源整合，提升民生檔案的開放程度，不斷提高檔案工作服務社會服務群眾的功能。

3從民生檔案管理到民生檔案治理的對策建議

科學管理和治理民生檔案是構建和諧社會、維護穩定大局的重要舉措，民生檔案涉及內容眾多，我們要分清主次，抓住重點，因地制宜，以“用”為主，切實實現從民生檔案管理到民生檔案治理的有效途徑，讓沉默的民生檔案“活起來”。（1）抓好建檔工作，強化源頭管理。民生檔案產生于教育、民政、醫院、自然資源、規劃、工商、公安等涉民單位，這些單位對公民檔案信息的記錄是最原始的。要從產生涉民檔案單位的建檔工作抓起，由專人負責做好材料收集、整理、歸檔、期限保管等工作，及時更新民生檔案的相關信息，逐步夯實民生檔案的信息基礎。（2）因類施策，實施民生檔案分類管理。有條件的地方可以對每年的退役軍人、應屆大學畢業生、危房改建批復、工商登記、二胎審批等民生檔案提前接收進入檔案館集中管理。對交通、土地、水利、教育、民政、社保、城建等系統下屬單位民生檔案開展規范化建設指導。對動遷安置協議書等檔案資料暫時不適宜進館的檔案實行“數字資源集中共享、檔案實體分散存放”的管理模式，確保安全科學管理民生檔案。（3）整合資源，實現數字化查檔。根據民生檔案的開放程度，對可以面向群眾不涉及密級、利用率高的檔案，優先開展全文數字化掃描工作，整合各方資源，建立民生檔案專題數據庫，館藏民生檔案也納入到檔案館智能化查詢系統，實現電子登記、身份證識別、原文打印、指紋確認等全程電子化查檔，加快民生檔案數字化、信息化進程，以便群眾在家上網查檔，有效提高民生檔案的利用率和治理民生檔案的能力。（4）共享信息，應用區塊鏈技術實現網絡共建。通過區塊鏈中的共識機制和智能合約，打造透明可信任高效、低成本的應用場景，加快推進政務大數據利用區塊鏈技術應用，營造跨級別、跨部門、跨地域的民生檔案數據互聯網安全可信任的環境，打造一條牢不可破的網絡“信任鏈”，破除各區域各部門的信息孤島。針對部分鄉鎮“查檔1分鐘，路上2兩小時”的情況，檔案部門可運用區塊鏈的共識機制建立網絡資源共享，將身份證、結婚證、社保卡等檔案查詢窗口延伸至各鄉鎮便民服務中心，群眾憑身份證就能就近查詢到自己所需的相關檔案資料。鄉鎮一級要著手開通民生檔案基層查詢系統，實現民生檔案查詢系統的全覆蓋。同時要與民政部門合作共建，利用電子政務網絡開展婚姻檔案資源的實時聯動，解決婚姻檔案進館與實時數據更新的矛盾。開辟閱讀室，讓檔案用戶查閱所需的檔案原件。如有特殊需要，可暫時將檔案原件借出使用，也可以通過提供婚姻登記檔案復制品、檔案信息加工品，編寫婚姻登記基礎數字匯集，制發婚姻登記檔案證明等滿足檔案用戶的利用需要，避免重婚現象的出現。“婚姻登記檔案提供利用時，婚姻登記檔案管理部門應注意收集婚姻登記檔案利用效果，并進行效果登記，以便及時總結婚姻登記檔案提供利用的經驗與教訓。”[3]這些檔案治理的方法和措施可逐步推廣到退役軍人、危房翻建審批、不動產權登記、工商注冊、二胎審批等民生檔案的管理和利用。（5）確保信息安全，創新民生資源信息管理。在加強和創新社會治理的大背景下，區塊鏈技術應用將有力推動社會治理數字化、智能化、精細化、法制化水平。各地政府部門要結合地方實際，運用區塊鏈技術在身份管理、招標公示、民事公證、仲裁判決、檢測存證、產權登記、工商注冊、版權保護等政務領域的應用，及時向社會提供民生檔案信息，助力民生檔案信息資源的有效利用。各地檔案部門要加強對勞動、社會保障、民政、醫療保險、衛生、林業、國土等部門民生檔案工作的監管和指導。如用區塊鏈技術為大學畢業生就業情況提供動態數據管理和為用人單位提供潛在的人力資源參考。利用區塊鏈技術開展智能身份證認證平臺，為城鄉居民提供便捷的全方位的政務線上服務。應用區塊鏈電子存證，解決電子數據取證難、存證難等問題，助力破解執行難。同時要加強對民生檔案工作流程、文件信息管理，將文件信息處理的具體工作環節、內容納入到檔案治理的工作流程，并對產生的文件信息實行統一管理，保證信息運轉流暢并安全可靠，確保各類民生檔案的完整和安全。還要充分挖掘館藏民生檔案資源的有用價值，改變“輕個人利用、重團體利用”的觀念，不斷拓展民生檔案的深度和廣度，讓沉默的民生檔案“活起來”，更好地適應群眾的需求。

4結束語

我國檔案管理工作始終堅持以人民為中心的工作原則，運用區塊鏈技術創新民生檔案的建設、管理與治理，群眾無疑是最大的受益者。我們要切實建立滿足我國當下發展實情，且方便群眾利用的民生檔案管理制度，建設民生檔案信息資源共享制度，助力維護民生檔案管理治理工作的有序開展，從而真正實現檔案為民所用的目的。

參考文獻

[1]陳祖芬.揭開檔案的面紗[M].福建：海峽文藝出版社，2017.

[2]徐欣云.檔案“泛化現象研究”[M].上海，上海世界圖書出版公司，2014.

[3]王英瑋.專門檔案管理[M].北京，中國人民大學出版社，2004.

作者：王月嬌 單位：福建省泉州市政協《泉州政協報》編輯部