機關檔案管理新模式分析

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摘要：機關檔案的管理是一項有風險的管理，尤其是檔案的管理工作更是承擔著風險問題。因此，本文主要從機關檔案數字化管理所存在的問題著手，分析構成數字化風險管理的各個要素，提出檔案的數據分析在機關檔案管理方面新的控制手段及管理模式。

關鍵詞：機關檔案；數據分析；管理新模式；管理風險防范

隨著信息技術的發展，互聯網在各方面的應用日益廣泛，在多個領域均是采用互聯網之間的關聯進行信息的傳輸和管理，尤其是在檔案管理方面，互聯網的出現使得檔案管理變得更加便捷。當前我國機關檔案管理機構主要以機關檔案室為主，機關檔案室是管理基層檔案最普遍的形式，機關檔案室是收集管理檔案的機構。該機構具有將檔案材料積累，將重要的，具有長遠保存價值的檔案移交給國家檔案機構的作用。我國機關檔案建設的組織形式主要有在機關內部設立檔案室，該機關檔案主要是負責管理檔案和保管檔案的職能。再就是機關內只建立檔案庫房，不設立專門的檔案行政管理部門，這是機關檔案庫房式的基本管理模式，目前我國機關檔案管理由紙質版逐漸實現電子版轉化，電子檔案管理主要依賴于網絡資源共享。電子檔案具有可共享性，復制性，傳輸性等特點，能夠從一定程度上彌補紙質檔案的缺點。當然，數字化管理檔案具有易丟失、易更改而且容易被黑客盜取有價值的信息而泄露信息，所以電子檔案的一定缺點這就會讓我們的機關檔案的重要信息受到一定的威脅。那么如何加強機關檔案數字化管理成為機關檔案部門管理工作的一大挑戰，這就需要在數字化檔案的數據分析和數據存儲方面來加強風險防范。

一、機關檔案數字化管理的重要性

機關檔案一般是指具有原始性和法律性效用的檔案材料，主要是國家機關、企事業單位等在工作活動中所形成的文件資料以及人事檔案等檔案信息。機關檔案理部門是保存和辦理機關檔案的重要部門機構，這是從事檔案管理人員的基本工作。機關檔案管理工作是與機關單位利益以及工作人員個人利益具有緊密聯系的，既需要承擔檔案管理工作，同時還需要確保檔案管理質量。實行分級、分專業管理國家檔案的工作原則，能夠對國家檔案開展分專業分層管理，這種專業機關檔案室是基于該原則構建的，能夠從一定程度上利于在專業系統內實現檔案流轉，確保檔案的完整性，安全性，也利于實現規范化檔案管理。

二、目前機關單位檔案管理的新模式——聯合檔案室

紙質版檔案主要是印刷在紙張上，只是把檔案占據上的空間，在查閱過程中難度大，很難實現轉移，同時很容易受到水、火、蟲等影響，容易出現檔案丟失的問題，但相對來看紙質檔案保存時間長，會受到空間距離產生的不利影響，進行大量檔案移交時通常會花費大量的人力、物力以確保檔案無損轉移，相比紙質版檔案來說電子檔案成本較低，所占的空間更小，也更利于環保。電子版檔案與紙質版檔案的差異性有許多不同，一是電子版檔案與紙質版檔案存儲信息的介質不同，電子檔案可儲存在計算機相應路徑中，包括硬盤光盤，U盤等，通常計算機儲存量大，可容納大量文件信息，據統計一個光盤可容納約7萬頁紙質版內容。但由于電子版信息依賴于網絡建設，部分內容會由于長時間儲存而出現的流失二是相比紙質版來說，電子檔案移交方式存在差異，在管理檔案時很難避免不同部門出現檔案轉移翻閱的問題，而相比紙質版檔來說，電子檔案在移交和遞送過程中流程較為簡單，比如對一些保密檔案來說可通過光盤介質復制，移交，無需保密檔案可直接通過互聯網傳輸且檔案傳輸速度較快，無需花費大量人力、物力去移交。三是查閱檔電子檔案的檢索方式與紙質版權的差異，紙質版檔案整理歸檔后在查閱過程中只能依靠人為開展翻閱，這個過程會花費大量的人力、物力，尤其對于一些保存年代較久的檔案查閱難度較大，而電子檔案通常儲存于相應的計算機路徑中，只需要檢索關鍵詞便可以準確查閱，可以節約人力、時間。

三、機關檔案管理存在的問題

（一）電子檔案保存存在的問題。機關檔案室是機關重要的內部組織之一，是由機關內部資源進行經費分配的，由于不同機關其職權不同，因此在財力支配方面也會存在差異，機關電子檔案主要儲存于計算機相應路徑中，包括硬盤，光盤，U盤等，這些硬盤保存期為5年左右，相比一些紙質版檔案來說保存時間顯著縮短，同時電子儲存原件使用周期較短，制造材料穩定性差，很容易受到火、水的損害。其次，在讀取和使用電子檔案時需要依靠計算機軟件，互聯網，通常儲存計算機無法使用時，也無法正常讀取電子檔案信息。（二）機關電子檔案可能存在的安全性問題。電子檔案成本相對較低其所占空間小，能夠從一定程度上利于環保，進而實現廣泛應用，但由于其具有較強的便捷性，因此也存在較大安全漏洞，從一定程度上來看，電子檔案具有雙面性，在安全性方面會受到網絡病毒感染，病毒感染是電子檔案損壞中常見問題，由于電腦病毒感染會連帶損壞儲存于計算機中的文檔，其次在受到計算機網絡攻擊時這對于機關檔案來說是比較嚴重的，由于黑客對于一些重要文件具有較大的攻擊性，導致部分重要機密檔案信息泄露、損壞，給當事人帶來嚴重的經濟損失，由于機關電子檔案具有一定的獨特性，因此檔案部門在管理過程中既考慮其便捷性，同時還需要考慮面臨的挑戰。

四、機關檔案管理新模式——數字化管理措施

（一）妥善保存儲存器。由于對于計算機檔案儲存原件來說很容易受到外界環境，包括溫度、濕度影響，因此在保存時需要選擇合適環境，防止受到磁場、塵土、強光照射或劇烈震動，同時還需要注意介質保存期，定期需要對儲存價值進行檢查，對于達到使用期限的介質需要及時更換，由于電子導航很容易丟失，因此需要定期進行重要檔案備份，可以在不同儲存器或者計算機完成信息備份。（二）提高機關檔案管理員工作的能力和創新性。由紙質版到電子檔案的變化也從一定程度上標志著檔案管理發展，對于從事相關工作的管理人員提出了更高的管理創新要求，培養管理人員的創新意識，倡導管理工作內容和工作方式的創新性，為提高檔案專業人員信息化工作的能力，進一步在崗位職責中規范電子文件歸檔與電子檔案管理的相關工作，檔案管理部門需要定期對從事檔案管理的工作人員進行制度技術培訓，而工作人員還需要積極配合參與檔案管理部門舉辦的相關業務培訓學習，提高自身的管理能力，適應新時代的管理者，更好地服務本單位。當然在基于創新意識下，需要按照檔案管理程序有序開展檔案的管理歸檔、保存，進而能夠避免由于人為因素導致出現檔案遺漏問題，確保檔案的完整性，安全性。（三）建立機關電子檔案的目錄數據庫。因為機關內各種人事檔案不僅數目多類型也多，完善的數字化目錄數據庫可以把眾多檔案信息存儲到云盤端，這有利于經過網絡傳輸給客戶，既方便了客戶根據自己的需要進行目錄檢索查詢，也方便檔案管理員的統計整理，完善數字化目錄數字庫對建立機關檔案非常重要。機關電子檔案形成數字化的前提是完善機關電子檔案的目錄，因為建立電子檔案目錄可以方便從繁多的檔案當中查詢目標檔案信息，詳細具體的電子目錄可以使數字化的檢索功能更為條理化和規范化。

五、小結

總之，針對機構電子檔案在管理過程中是與工作人員個人利益以及國家機關機密息息相關的，在日常開展機關檔案管理時需要不斷完善檔案管理制度，能夠從一定程度上促進機關檔案管理模式實現可持續性健康發展。

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作者:鐘吉 單位:廣州海洋地質調查局