檔案移交進(jìn)館時(shí)限科學(xué)性分析

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摘要：有價(jià)值檔案自行保存10年或者20年以后向同級(jí)地方檔案館移交管理模式與當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展不適應(yīng)，甚至在一定程度上會(huì)阻礙檔案事業(yè)的正常推進(jìn)。革新檔案移交進(jìn)館管理模式勢(shì)在必行，為此本文分析移交時(shí)限確定背景元素，提出改定時(shí)段移交為彈性時(shí)間移交，歸檔與移交同步，采取雙套制移交，充分利用社會(huì)檔案資源，以促進(jìn)檔案移交工作與內(nèi)容的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化等。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;檔案移交進(jìn)館;時(shí)限

一、移交時(shí)限確定因素分析

檔案形成單位向地方綜合館移交到期檔案(以下簡(jiǎn)稱為檔案移交)作為一種客觀存在的社會(huì)事件和社會(huì)現(xiàn)象，其產(chǎn)生、存在和變化都是由其內(nèi)因和外因多種因素共同作用的結(jié)果。（一）文件生命周期理論。文件生命周期理論是檔案移交事件產(chǎn)生和時(shí)限界定的內(nèi)在核心因素，論述了文件在每個(gè)運(yùn)動(dòng)階段其價(jià)值作用發(fā)揮規(guī)律、需求范圍、最佳保管場(chǎng)所。據(jù)其闡釋，文件的第二階段和第三階段基本處于“檔案”階段，發(fā)揮著檔案的存史與研究?jī)r(jià)值，其價(jià)值客體主要體現(xiàn)在社會(huì)層面上，因此在留存方面其應(yīng)從形成單位轉(zhuǎn)移到社會(huì)性保存機(jī)構(gòu)。（二）價(jià)值作用發(fā)揮規(guī)律。在文件歸檔環(huán)節(jié)中，有價(jià)值的文件轉(zhuǎn)化為檔案，其第一階段價(jià)值主要體現(xiàn)為對(duì)形成單位的資政、參考，并且存放于形成單位。隨著時(shí)間的推移，資政、參考價(jià)值漸弱，社會(huì)存憑、留史價(jià)值逐漸增強(qiáng)，價(jià)值作用發(fā)揮客體逐漸擴(kuò)大到社會(huì)層面，檔案應(yīng)該存放于便于社會(huì)共享的國(guó)家檔案館。（三）檔案利用。隨著檔案利用性質(zhì)與利用者群體對(duì)象的變化，檔案提供利用的主體與處所必然會(huì)發(fā)生相應(yīng)變化，否則會(huì)產(chǎn)生資源與需求脫節(jié)的問題，直接影響檔案事業(yè)長(zhǎng)期持續(xù)性發(fā)展?？梢哉f，檔案移交與接收工作正是檔案利用服務(wù)對(duì)象或者需求對(duì)象的變化所致。（四）檔案保管條件。檔案作為一種社會(huì)發(fā)展到一定歷史階段的客觀存在物，其保管必然需要相關(guān)的技術(shù)、物理空間、設(shè)施設(shè)備等。一定歷史時(shí)期的保管條件決定著該時(shí)期內(nèi)檔案保管的方式、模式。（五）檔案意識(shí)與素養(yǎng)。引起檔案保存處所變化的檔案意識(shí)主要是社會(huì)檔案意識(shí)，包括社會(huì)對(duì)檔案的重視程度，尤其是社會(huì)利用者利用檔案滿足工作、生活和學(xué)習(xí)所需的意識(shí)與認(rèn)可度。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)國(guó)家和社會(huì)各項(xiàng)建設(shè)的參與意識(shí)越來越強(qiáng)烈，檔案意識(shí)也越來越高，對(duì)檔案內(nèi)含的相關(guān)知識(shí)與信息的了解需求也越來越急切，促使國(guó)家和地方整合檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案集中保存與提供利用，及時(shí)滿足各項(xiàng)需求。（六）檔案管理技術(shù)。傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)主要是手工實(shí)體技術(shù)，同時(shí)為便于安全保管和提供利用，最佳模式為近距離式管理模式。隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案事業(yè)，并成為檔案事業(yè)發(fā)展的主要管理技術(shù)，為地方檔案資源整合，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體集中管理與檔案信息跨時(shí)空開發(fā)利用提供了技術(shù)保障。

二、繼續(xù)沿用原來的檔案移交時(shí)限可能存在的問題

計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)被廣泛運(yùn)用于檔案事業(yè)，為檔案事業(yè)的改革與創(chuàng)新發(fā)展提供了各種可能，若繼續(xù)沿用原來的檔案移交與接收模式顯得有些不適應(yīng)。（一）單位歸檔標(biāo)準(zhǔn)與向地方檔案館移交標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一。歷史時(shí)期，由于社會(huì)發(fā)展相對(duì)緩慢，標(biāo)準(zhǔn)有效期相對(duì)較長(zhǎng)，10年或者20年的有效期是一種普遍現(xiàn)象。但隨著信息化時(shí)代的到來，各項(xiàng)技術(shù)發(fā)展日新月異，與之相關(guān)的各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)更替頻繁，各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的有效性在極大地縮短，10年或者20年不變的有效標(biāo)準(zhǔn)體系漸少，如不及時(shí)改革檔案移交時(shí)限，將會(huì)影響檔案收集工作的正常開展。（二）易造成資源閑置與浪費(fèi)。隨著社會(huì)的發(fā)展，各級(jí)地方檔案館的保管條件獲得了極大改善與優(yōu)化，如果依然人為把檔案歸檔形成與檔案移交時(shí)間進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間分割，對(duì)國(guó)家而言是一種資源的浪費(fèi)：一方面各形成單位需花一定人力、物力與財(cái)力進(jìn)行管理，另一方面國(guó)家各級(jí)地方檔案館的優(yōu)質(zhì)資源閑置，得不到合理優(yōu)化利用。（三）存在著檔案資源安全隱患。出于種種原因，檔案形成單位不可能全面達(dá)到國(guó)家關(guān)于檔案規(guī)范管理的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，因此檔案長(zhǎng)時(shí)間存放于檔案形成單位必然會(huì)給檔案資源的安全帶來許多隱患。（四）不利于地方檔案文化的集中建設(shè)與開發(fā)利用。由于《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》中“形成單位自行保存10年或者20年以后向國(guó)家檔案館辦理移交”的規(guī)定，使得大量歷史檔案散存于各形成單位，地方綜合檔案館缺乏近10年或者20年的歷史檔案資源，不利于對(duì)近10年或者20年的歷史檔案資源進(jìn)行儲(chǔ)存管理與開發(fā)利用。（五）與全宗管理理論要求有矛盾。國(guó)家關(guān)于有價(jià)值檔案自行保存滿10年或者20年以后才能向地方檔案館移交的規(guī)定導(dǎo)致了同一全宗檔案存放的多處性與異地性，有價(jià)值的檔案一部分存放于地方檔案館，另一部分存放于檔案形成單位，這樣就與“檔案不可分散性”的全宗理論規(guī)定有所悖。(六)與電子檔案移交時(shí)限要求有矛盾。根據(jù)國(guó)家檔案局的13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第53條和《電子檔案移交與接收辦法》第6條“檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交”的規(guī)定，信息化時(shí)代的電子檔案只能在形成單位自行保存5年，該規(guī)定與形成單位歸檔自行保存10年或者20年檔案的要求有差距。（七）不利于檔案資源的一站式服務(wù)檔案資源的一站式服務(wù)是在檔案資源高度集中的前提下充分利用集中的檔案資源，通過相關(guān)的技術(shù)手段、設(shè)施與設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案資源高效服務(wù)的一種服務(wù)模式。如果沒有檔案資源的全面集中管理，就無法實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的一站式服務(wù)，無法及時(shí)滿足民眾在主動(dòng)參與社會(huì)管理過程中對(duì)檔案信息的需求。

三、革新檔案移交時(shí)限的路徑與方略

目前《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定的移交時(shí)限與范圍是1987年根據(jù)當(dāng)時(shí)檔案事業(yè)恢復(fù)起步發(fā)展?fàn)顩r而制定的。當(dāng)時(shí)檔案事業(yè)面臨人才奇缺、民眾檔案意識(shí)薄弱、館庫(kù)面積與空間嚴(yán)重不足、可投入資金少、技術(shù)缺乏等問題，在該條件下無法實(shí)現(xiàn)（也沒有必要實(shí)行）短期內(nèi)檔案資源集中管理，需要一定時(shí)期的過度管理，以此分散集中于地方檔案館的管理壓力，給予地方檔案館一定時(shí)期的內(nèi)在活力修復(fù)。目前，我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展突飛猛進(jìn)，各項(xiàng)條件基本成熟，為檔案資源的及時(shí)集中管理提供了可能，因此急需國(guó)家對(duì)歷史檔案移交時(shí)限進(jìn)行改革與創(chuàng)新。（一）改定時(shí)段移交為彈性時(shí)間移交。定時(shí)段移交是特殊時(shí)期的一種強(qiáng)制性約束管理機(jī)制，適合于在民眾檔案意識(shí)較單薄、條件與時(shí)機(jī)不十分成熟的狀況下推動(dòng)工作發(fā)展的一種管理舉措。隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)與民眾的檔案意識(shí)獲得了極大的提高，民眾參與社會(huì)各項(xiàng)事務(wù)的積極主動(dòng)性顯著提升，與之相應(yīng)的被動(dòng)性管理應(yīng)該減弱，主動(dòng)性應(yīng)該突出，因此建議國(guó)家把“10年或者20年”的移交時(shí)限轉(zhuǎn)變?yōu)椤?0年或者20年以內(nèi)”靈活移交時(shí)限。（二）歸檔與辦理移交同步。單位歸檔工作與檔案移交工作同步進(jìn)行可以極大地提高工作效率，避免出現(xiàn)重復(fù)指導(dǎo)、多頭指導(dǎo)與時(shí)差性指導(dǎo)。同時(shí)又由于計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案工作，檔案實(shí)體與信息的分離成為現(xiàn)實(shí)，一方面可以全面確保檔案實(shí)體的安全，另一方面也不影響相關(guān)信息的異地同時(shí)共享使用。（三）雙套制移交。雙套制檔案是檔案事業(yè)在數(shù)字化時(shí)代產(chǎn)生的新生現(xiàn)象，它既是一種新的檔案組合，又是一種數(shù)字化時(shí)代檔案安全管理模式（本文主要涉及的是雙套制管理模式）。針對(duì)歷史檔案，要求移交紙質(zhì)實(shí)體檔案，同時(shí)必須移交相同內(nèi)容的數(shù)字化形式檔案；針對(duì)原生性電子檔案，向檔案館移交電子檔案時(shí)必須同時(shí)移交相同內(nèi)容的打印件實(shí)體檔案。這樣做一方面可以確保檔案信息資源的完整性、及時(shí)性，充分體現(xiàn)地方檔案館作為地域范圍內(nèi)檔案資源中心與高地的功能屬性，全面彰顯檔案館的地方檔案文化功效；另一方面可以在不影響檔案形成單位對(duì)檔案日常利用的前提下極大地提高形成單位的工作效率，減輕檔案日常管理與安全管理的常規(guī)投入與負(fù)擔(dān)。（四）充分利用社會(huì)檔案資源，促進(jìn)移交工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。這里的社會(huì)檔案資源是指各級(jí)各類檔案資源中介機(jī)構(gòu)與組織，它們是檔案事業(yè)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展不可或缺的重要支撐與保障，可以為檔案事業(yè)發(fā)展提供一定的技術(shù)、人力、物力。檔案移交工作是一項(xiàng)集標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為一體的專業(yè)性、技術(shù)性工作，全面依靠檔案形成單位與地方檔案館有限的工作人員與技術(shù)力量無法全面實(shí)現(xiàn)與完成檔案移交與接收工作，因此可以借助或者以購(gòu)買方式引入社會(huì)第三方檔案資源加入、協(xié)助完成該項(xiàng)工作，如檔案規(guī)范化整理，檔案數(shù)字化加工與處理，檔案管理軟件的編制、升級(jí)、維護(hù)及其他檔案產(chǎn)品研發(fā)等。通過社會(huì)檔案資源力量的全面加入，確保檔案歸檔與向地方檔案館辦理移交工作的及時(shí)高質(zhì)量完成與實(shí)現(xiàn)。

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[3]袁雙云，楊杰.基于雙套制管理的檔案提前進(jìn)館研究[J].山西檔案，2018（4）：82-84.

作者:楊杰 單位:攀枝花學(xué)院