電子檔案管理發展的影響因素分析

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【摘要】高校電子檔案管理應當構建一體化的機制，著力運用標準化的方式進行電子檔案管理，進一步完善電子檔案管理系統，創新電子檔案管理的方法，在專業技術人員的輔助下全面提高電子檔案管理的質量。

【關鍵詞】高校；電子檔案；管理機制

1.影響高校電子檔案管理的因素

1.1信息技術因素

影響高校電子檔案很容易的因素較為多樣，技術因素是促進電子檔案普及的主要因素。隨著電子信息技術的快速發展，大數據技術在高校的廣泛普及，高校電子檔案管理得到了快速發展，電子檔案技術日益取代傳統的檔案管理方式。現代電子信息技術使得電子檔案的存儲與管理向著快速、便捷、高密度和安全的方向發展，電子檔案可以用于提高高校各項工作效率，電子檔案利用的局限性日益消除，有助于實現高校信息共享。雖然電子信息技術還有不足之處，基于互聯網環境的電子信息檔案容易被改動，存在著數據易丟失的風險，但是其發展空間廣闊，保存檔案的時間更長，可以存儲的數據類型日益廣泛而且存儲容量更大。

1.2保密性因素

保密性因素是推動高校電子檔案管理發展的重要原因。已往的高校檔案管理違背了檔案信息公開和透明原則，高校檔案嚴密的封存在檔案存儲機構，使得學生很難充分的利用檔案信息，高校管理人員也沒能把已有的檔案信息用于高校建設當中，檔案管理沒能發揮出應有的作用。在網絡技術快速普及的當下，高校日漸認識到檔案信息資源的重要作用，更注重檔案的社會服務效益，在經濟發展中檔案具有舉足輕重的作用。隨著高校檔案管理技術的升級，專業的檔案保護加密系統的發展，使得高校電子檔案的應用安全性更高，直接的促進了電子檔案的普及，實現了在安全環境下進行電子檔案信息傳遞、共享與應用需要。一些高校對電子檔案使用持謹慎態度，沒能實現檔案的全公開化，強調在設置使用權限的基礎上使用檔案，檔案電子化的道路較為漫長。

1.3法制性因素

保證高校電子檔案的安全，促進電子檔案的有序發展，發揮電子檔案在高校建設中的作用，還要加強電子檔案法規的普及。目前高校對電子檔案的應用出臺了一系列的制度，強調在規范化、標準化和程序化原則下使用電子檔案。隨著高校電子檔案管理機制的日漸完善和有效改變，高校電子檔案管理的發展速度較快，制度化的方式為高校電子檔案的管理建立了良好的環境。高校電子檔案管理在制度規范的影響下得到快速發展，電子檔案的編輯模式已經從傳統走向現代，制度法規有效的彌補了電子檔案應用時的漏洞，對于促進檔案事業的高速發展提供保障。

2.高校電子檔案管理的主要問題

2.1缺乏專業技術人員

目前高校電子檔案管理還缺乏專業技術人員，現有的專業電子檔案管理人員主要集中在校級檔案管理部門，各院系和各部門還缺乏專業的電子檔案管理人員，學生電子檔案數據信息的開發質量較低，高?；鶎硬块T還未能配備專職的電子檔案管理人員。從事電子檔案管理人員的專業素質較低，一些檔案管理人員不掌握信息化的檔案管理運行方式，傳統的檔案管理方法影響了信息技術作用的發揮。高校未能加強檔案管理人員的培訓工作，不能在大數據技術背景下提高檔案管理人員的創新意識，因此影響了電了檔案技術的普及，制約了電子檔案的快速發展。

2.2缺少科學宣傳機制

高校電子檔案管理應當建立綜合性的宣傳機制，強調建立完善的檔案管理宣傳體系。有些高校缺乏科學的電子檔案宣傳方法，沒能建立綜合性的宣傳體系，檔案管理工作沒能得到學生的廣泛配合。不少高校的電子檔案管理系統還集中于服務教師，沒能開辟充分的服務學生模塊，沒能給學生參與個性化檔案的建設空間。檔案資源沒能服務于學生的學習、科研和就業。

2.3技術設備更新不足

檔案管理電子化發展依賴專業的檔案管理技術，要求開發專業的檔案管理系統，能夠針對性的發揮電子檔案的傳遞共享價值。高校雖然建立了電子檔案管理系統，但是檔案管理技術的更新不足。不少有較高價值的紙制檔案未能電子化，電子檔案掃描設備普及不足。一系列電子檔案的共享性不足，檔案資源的分散存儲模式導致電子檔案信息孤島現象的存在。高校電子檔案的網絡空間運行風險較大，還要在共享的理念下著力優化檔案安全管理體系，加強電子檔案管理的軟硬件配置。

3.高校電子檔案管理的改進措施

3.1建立規范化管理制度

大力普及高校電子檔案管理工作機制，還要建立高校檔案的大數據系統。首先，應當成立專職的電子檔案管理部門，建立電子檔案的運轉機制，明確各部門在電子檔案管理中的工作職責。其次，基于統一的管理制度與專來的電子檔案管理系統建立檔案管理平臺，在統一的平臺下實現電子檔案數據的有效收集與分享。第三，基于大數據背景創新電子檔案的發展模式，創新電子檔案的發展方法，構建綜合性的檔案管理體系。

3.2提高檔案管理人員素質

高校電子檔案管理工作高質量的發展還要提高電子檔案管理人員的專業素質。首先，應當引進專業的檔案管理人才，全面加強檔案管理人員的優化配置，充實各部門的檔案管理能力。其次，組建科學的檔案管理培訓體系，加強對檔案管理人員的專業培訓，針對性的充足的提高檔案管理人員的專業技術水平。第三，對檔案管理人員進行技術考核，建立電子檔案管理人員獎懲機制，強化電子檔案管理人員的自主提升意識。

結論

高校電了檔案管理受法規、技術與人員因素影響，還要從電子信息技術的發展趨勢著眼，在不斷進行技術更新的背景下提高電子檔案管理質量。

作者：劉昊瑜 單位：黑河學院