如何提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)性

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摘要:醫(yī)院會(huì)計(jì)在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理中起到了重要的作用，而醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案是記錄醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)行為的重要會(huì)計(jì)資料。作為醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理工作來說，確保會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)性對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)正常運(yùn)行至關(guān)重要，同時(shí)也是醫(yī)院擴(kuò)大運(yùn)營規(guī)模和提升經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理

一、會(huì)計(jì)檔案管理的不同階段

(一)會(huì)計(jì)檔案的形成和保存

在會(huì)計(jì)檔案的管理中，最重要的是檔案資料的形成和保管。將醫(yī)院會(huì)計(jì)資料收集和整理以后，就必須對(duì)檔案整理立卷，按照醫(yī)院會(huì)計(jì)要求裝訂成冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案資料比如會(huì)計(jì)憑證和報(bào)表需要在醫(yī)院財(cái)務(wù)科內(nèi)部保存，這樣可以方便查閱，跨年的會(huì)計(jì)資料要移交醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案倉庫并由專人統(tǒng)一保管，檔案存放地點(diǎn)一定要防水防潮，主要通風(fēng)干燥，保持環(huán)境衛(wèi)生，由于醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的保存期限最長可達(dá)30年，因此必須重視會(huì)計(jì)原始資料的保存。

(二)會(huì)計(jì)檔案的借閱

醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案是醫(yī)院重要的經(jīng)濟(jì)資料，因此必須加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況，因此醫(yī)院財(cái)務(wù)科要制定嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案借閱制度，要有專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案借閱的登記管理工作，如果是醫(yī)院內(nèi)部其他科室借閱會(huì)計(jì)檔案，需要經(jīng)過財(cái)務(wù)科長批準(zhǔn)，然后根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定辦理借閱手續(xù)，登記借閱科室和借閱人的名稱，借閱會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、借閱時(shí)間，然后要經(jīng)過會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員的簽字。如果是外部單位借閱醫(yī)院會(huì)計(jì)資料，除了要遵循內(nèi)部借閱規(guī)定以外，還需要借閱單位出具介紹信，加蓋借閱單位公章，并由負(fù)責(zé)人簽字以后才可以借閱。在會(huì)計(jì)檔案歸還時(shí)一定要檢查會(huì)計(jì)檔案的完整性，避免借閱過程中出現(xiàn)毀損、丟失的情況。

(三)會(huì)計(jì)檔案的銷毀

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案保存一定的時(shí)間以后就可以根據(jù)會(huì)計(jì)法關(guān)于檔案的銷毀規(guī)定進(jìn)行銷毀，在銷毀時(shí)需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行價(jià)值估算，對(duì)于沒有使用價(jià)值和保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案可以進(jìn)行銷毀。醫(yī)院會(huì)計(jì)部門應(yīng)該提交銷毀申請(qǐng)，同上級(jí)管理部門一起對(duì)要銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行逐項(xiàng)鑒定，相關(guān)人員要簽字并將書面文件和銷毀清冊(cè)放入會(huì)計(jì)檔案中。

二、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管

(一)建立完善的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制

醫(yī)院財(cái)務(wù)部門應(yīng)該根據(jù)自身業(yè)務(wù)的需要建立完善的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制，確保會(huì)計(jì)工作流程的規(guī)范性，會(huì)計(jì)工作的覆蓋面要廣，醫(yī)院所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都要納入到會(huì)計(jì)核算當(dāng)中，要根據(jù)會(huì)計(jì)制度的要求實(shí)施精細(xì)化管理，確保會(huì)計(jì)檔案資料的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性，醫(yī)院也要做好會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)工作，提升會(huì)計(jì)人員素質(zhì)，確保會(huì)計(jì)檔案資料的準(zhǔn)確。

(二)科學(xué)管理信息化的電子檔案

現(xiàn)在醫(yī)院基本上都實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，通過財(cái)務(wù)軟件的幫助能夠減少會(huì)計(jì)人員的工作量，同時(shí)也能保證會(huì)計(jì)報(bào)表、科室成本核算等會(huì)計(jì)資料的準(zhǔn)確性。醫(yī)院除了每個(gè)月要將會(huì)計(jì)憑證和賬簿打印出來保存以外，還要及時(shí)的保存會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)，有條件的醫(yī)院應(yīng)該專門購買財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)服務(wù)器，將每個(gè)月的電子賬套定期備份到服務(wù)器當(dāng)中方便進(jìn)行查詢，醫(yī)院會(huì)計(jì)系統(tǒng)要滿足信息存儲(chǔ)的需要，確保電子信息數(shù)據(jù)的安全和存儲(chǔ)介質(zhì)的安全。

(三)優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理人員配備

醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理人員必須是專業(yè)的財(cái)務(wù)人員，只有這樣才能確保會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的同時(shí)提升會(huì)計(jì)檔案管理的水平。檔案管理人員至少要具有5年以上的會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)，這樣才能對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有深入的了解，在會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)才能夠分清會(huì)計(jì)檔案的重要程度，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理崗位要定期進(jìn)行輪換，避免發(fā)生會(huì)計(jì)舞弊行為，要確保會(huì)計(jì)檔案管理工作的有序進(jìn)行，確保檔案管理工作銜接的流暢性。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提升會(huì)計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)有序的開展。

三、結(jié)束語

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)，只有不斷提升會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)性，才能夠確保醫(yī)院經(jīng)濟(jì)行為的安全和穩(wěn)定，促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的穩(wěn)步提升。

參考文獻(xiàn)：

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[2]陳忠煜.醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù)

作者：孟祥輝 單位：邯鄲市第一醫(yī)院