勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)

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摘要：隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，在各種企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建成和生產(chǎn)過程中，信息化的進(jìn)程也不斷加快，由勞動密集型工作轉(zhuǎn)為以現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)支持的知識密集型工作，這也是勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作的發(fā)展方向。因此，要改進(jìn)勘察設(shè)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)工作，就要健全各種檔案工作的管理機(jī)制，以保證全部檔案材料收集的完整性。除此以外，必須從根本上明確檔案資料的利用價值，加強(qiáng)對于計(jì)算機(jī)的運(yùn)用，進(jìn)而努力推進(jìn)勘察設(shè)計(jì)檔案的信息化建設(shè)管理工作進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：勘察設(shè)計(jì)單位；檔案管理；信息化

在現(xiàn)代社會加快民生基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的大形勢中，勘察設(shè)計(jì)這一行業(yè)發(fā)揮著重要作用，具有鮮明的開創(chuàng)性和先鋒性的優(yōu)點(diǎn)，在國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中起著越來越重要的作用。勘察設(shè)計(jì)檔案管理是在勘察設(shè)計(jì)管理活動中的一種工作，就是將具有保存價值的各種圖表、圖紙、文字、聲像等載體文件材料整理歸檔。從另一種角度來說，勘察設(shè)計(jì)檔案是科技活動的真實(shí)記錄，它對于勘察設(shè)計(jì)單位的自主創(chuàng)新方面、設(shè)計(jì)經(jīng)營發(fā)展方面等都具有重要的意義。

1信息化建設(shè)對勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作的影響

1.1檔案的經(jīng)濟(jì)化

近些年來，我國信息化發(fā)展水平飛速提升，有關(guān)勘查設(shè)計(jì)單位對整體的工作流程和內(nèi)部的工作方式進(jìn)行了很多的調(diào)整和革新。與此同時，傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理觀念也隨著時代的發(fā)展發(fā)生了很大的變化。在日益創(chuàng)新的信息化環(huán)境下，我國的檔案管理工作逐漸與單位發(fā)展有機(jī)結(jié)合，逐步發(fā)展成為涉及勘查設(shè)計(jì)及管理工作的重要環(huán)節(jié)之一，這也是我國現(xiàn)代化檔案管理形式與以往的檔案管理相比之下最大的差異。經(jīng)濟(jì)性的革新為未來的檔案發(fā)展提供了非常重要的基礎(chǔ)。

1.2檔案的專業(yè)化

檔案整體信息流通速度的加快，促進(jìn)了勘查設(shè)計(jì)工作單位工作水平方面專業(yè)性的提高；同時，也規(guī)范了檔案管理的方式。因?yàn)樾纬捎陂L期的經(jīng)濟(jì)管理活動中，所以檔案的實(shí)際內(nèi)容相比普通文本相對復(fù)雜、種類也比較繁多。基于這種特點(diǎn)，大部分地區(qū)較為完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已經(jīng)建立起來，這使檔案管理的專業(yè)化發(fā)展擁有了良好的平臺和條件，從而促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展。

1.3檔案的數(shù)字化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，我國整體信息技術(shù)水平越來越高。對于大部分企業(yè)，自動化的辦公系統(tǒng)已經(jīng)建立，也有了更加現(xiàn)代化的信息檔案管理方案。現(xiàn)在，因?yàn)楹芏鄼n案由先前的紙質(zhì)檔案升級成了電子檔案，所以對于檔案管理，主要載體也從紙變?yōu)榱穗娮佑?jì)算機(jī)。從2006年開始，我國實(shí)行企業(yè)電子檔案管理方案，這是我國企業(yè)檔案數(shù)字化發(fā)展的最初模樣。

2勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的原因分析

2.1舊的管理模式跟不上信息化建設(shè)的節(jié)奏

勘察設(shè)計(jì)單位的檔案資料要求保存時間比較長久，但在管理模式和設(shè)備上仍較為陳舊，跟不上信息化建設(shè)的節(jié)奏和諸多技術(shù)人員對信息資料的緊急需求。這不僅會影響檔案管理的效率，而且也給檔案管理帶來了極大不便。因此，勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理部門作為工作人員查閱信息資料的寶庫，要加強(qiáng)檔案工作管理，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)迫在眉睫。

2.2加強(qiáng)檔案管理對企業(yè)發(fā)展意義重大

隨著勘察設(shè)計(jì)單位的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式不利于信息資料的查找，也不利于技術(shù)人員的工作，這樣會造成檔案管理的工作效率低下。另外，還不能讓重要的資料文獻(xiàn)得到充分利用，影響企業(yè)的發(fā)展建設(shè)進(jìn)程。因此，必須加強(qiáng)勘察設(shè)計(jì)單位中檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，更加科學(xué)地將各類文獻(xiàn)資料進(jìn)行收集，更便捷地查詢資料，提高工作效率，使其成為企業(yè)發(fā)展堅(jiān)強(qiáng)的后盾。

2.3信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種時代潮流

相對來看，舊的紙質(zhì)檔案管理方式不符合企業(yè)發(fā)展、時代的潮流，同時給技術(shù)人員查閱檔案資料帶來不便，給檔案管理工作人員帶來了諸多不便，比如紙質(zhì)檔案的儲存管理，需要投入巨大的人力、財力、物力，這就增加了檔案管理的成本。檔案管理信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢，因此加強(qiáng)檔案信息化管理，是提高資源利用率的表現(xiàn)，它能使查閱資料更加方便，同時提高了檔案管理人員的工作效率。

3完善勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1健全檔案工作管理機(jī)制，保證檔案材料的完整收集

目前，勘察設(shè)計(jì)單位要通過制訂相關(guān)制度，建立起檔案收集、整理的協(xié)作網(wǎng)絡(luò)。要在制度上明確規(guī)定，現(xiàn)場勘測人員、工程設(shè)計(jì)人員都有配合檔案部門收集、整理第一手檔案資料的義務(wù)，確保第一手原始資料準(zhǔn)確、完整地立卷、歸檔，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收工作，形成一個遍布整個工程項(xiàng)目的檔案網(wǎng)絡(luò)，提高原始材料的收齊率。檔案業(yè)務(wù)主管部門要加強(qiáng)與相關(guān)部門的聯(lián)系與協(xié)調(diào)，聯(lián)合出臺有關(guān)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定，解決好部門之間“打架”問題。此外，檔案工作人員要充分發(fā)揮工作主動性，加強(qiáng)對技術(shù)部門檔案資料收集、整理工作的指導(dǎo)，確保工程建設(shè)檔案的完整交接。

3.2對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)

據(jù)調(diào)查，現(xiàn)有大部分檔案管理工作人員，大部分由其他部門的工作人員代職，或是非本專業(yè)畢業(yè)的工作人員進(jìn)行管理，由于他們?nèi)鄙賹n案管理重要性的認(rèn)識，通常像對待普通的資料一樣對待檔案管理。另外，在整理檔案的過程中也粗心大意，這為日后檔案的查詢利用埋下了隱患。所以要重視檔案管理工作人員自身素質(zhì)的提高，使其充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，及時對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員熟練掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識等。

3.3建立高效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，推進(jìn)勘察設(shè)計(jì)檔案信息化

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立高效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)：（1）在進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)時一定要依據(jù)文件處理流程。（2）按照需求來改進(jìn)和規(guī)范使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，適應(yīng)檔案管理的需求。（3）要加強(qiáng)和完善檔案室軟件的配備，購置各種專業(yè)設(shè)備和專用軟件，使檔案存儲的介質(zhì)多種多樣化，保證信息交流的網(wǎng)絡(luò)化，使其與時代同步。在軟硬件建設(shè)逐步完善的基礎(chǔ)上，更要嘗試和推動檔案管理的信息化進(jìn)程和現(xiàn)代化進(jìn)程。使用可移動硬盤、U盤、光盤、掃描儀等存儲介質(zhì)，減少檔案的保管空間；可以利用微縮技術(shù)來解決圖紙的保管問題；也要建立數(shù)據(jù)庫存，這樣可以方便查詢和實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。要積極地推進(jìn)檔案網(wǎng)上查詢服務(wù)、電子檔案管理，通過這樣更好地保管和利用勘察設(shè)計(jì)檔案，使之在最大程度上服務(wù)于信息化的建設(shè)進(jìn)程。（4）盡可能建立完善的內(nèi)部控制制度，建立責(zé)任明確、層次分明的信息利用機(jī)制和檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及校驗(yàn)機(jī)制，這樣可以保證信息利用安全，也可以確保檔案的安全性。因此，勘察設(shè)計(jì)單位要加強(qiáng)對勘察設(shè)計(jì)單位電子檔案管理的政策、技術(shù)、方法、標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)和開發(fā)研究，建立適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展要求的勘察設(shè)計(jì)檔案管理模式。此外，可以將信息成果在網(wǎng)上，使信息管理工作順利與最新技術(shù)接軌。

4提高勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在當(dāng)今的學(xué)習(xí)型社會的要求下，勘察設(shè)計(jì)單位的檔案管理人員不斷提高自身素質(zhì)已刻不容緩。一般來說，檔案工作者應(yīng)具備以下內(nèi)容：（1）政治理論知識。檔案工作者要認(rèn)真努力學(xué)習(xí)國家新政策，堅(jiān)持黨的路線、方針、政策，時時同黨中央保持高度一致。（2）檔案學(xué)知識。認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識和相關(guān)理論，對于檔案的收集、保管和利用，形成一套科學(xué)有效的管理辦法，在業(yè)務(wù)水準(zhǔn)和實(shí)踐能力上精準(zhǔn)求精。（3）有關(guān)的科學(xué)文化知識及專業(yè)知識。勘察設(shè)計(jì)檔案專業(yè)性強(qiáng)，涉及立項(xiàng)、外業(yè)測量、預(yù)可行性研究、工程可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、概預(yù)算等專業(yè)信息和資料，特別是在現(xiàn)代科學(xué)向高度分化和高度綜合的趨勢發(fā)展的情況下，檔案工作者除了要具備檔案管理的專業(yè)知識和工作領(lǐng)域的專業(yè)知識外，還要具備網(wǎng)絡(luò)信息操作方面知識、現(xiàn)代化技術(shù)管理知識、宣傳工作知識，等等。

結(jié)語

勘查設(shè)計(jì)單位檔案管理是一種無形的信息類資產(chǎn)，一直以來都是學(xué)者關(guān)注的研究課題之一，檔案資料也逐步成為企業(yè)綜合實(shí)力的重要組成部分。但是，因?yàn)闄n案管理信息化發(fā)展水平不受控制，所以需要通過合理措施來促進(jìn)檔案管理工作效率和水平的提高，建立適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展要求、適應(yīng)新時代網(wǎng)絡(luò)化的勘察設(shè)計(jì)檔案管理模式。

參考文獻(xiàn)：

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［2］梁羨篁，楊繼.試論事業(yè)單位檔案管理及其信息化建設(shè)［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2016（23）.

作者:王霞 單位：安徽省城建設(shè)計(jì)研究總院股份有限公司