事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的創(chuàng)新模式

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摘要：行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案的管理是財(cái)務(wù)管理工作的最后階段，不僅是較為關(guān)鍵的經(jīng)濟(jì)檔案，也是事業(yè)單位檔案管理工作的重要部分，而且財(cái)務(wù)檔案的管理是否科學(xué)、合理，對(duì)于新時(shí)期的社會(huì)發(fā)展有著至關(guān)重要的意義。本文主要針對(duì)新時(shí)期行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題展開(kāi)詳細(xì)分析，進(jìn)而提出新時(shí)期行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的創(chuàng)新模式，旨在為相關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；財(cái)務(wù)檔案管理；創(chuàng)新模式

一、加強(qiáng)新時(shí)期行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的重要性分析

行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作主要是根據(jù)國(guó)家相關(guān)法規(guī)、政策以及財(cái)務(wù)制度等方面的規(guī)定，而制定出的一種有計(jì)劃的編制單位預(yù)算體系，其可以科學(xué)合理的運(yùn)用資金與使用來(lái)核算與控制自身單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，從而確保行政事業(yè)單位內(nèi)部的各項(xiàng)工作可以順利運(yùn)轉(zhuǎn)。與此同時(shí)，做好行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作的主要理念就是，盡可能以最小的資金成本為現(xiàn)代社會(huì)與人民提供更多的切實(shí)服務(wù)項(xiàng)目與利益。而財(cái)務(wù)檔案管理工作是確保財(cái)務(wù)管理工作可以順利開(kāi)展的主要因素，所以做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，才可以有效推動(dòng)我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的安全發(fā)展，而且還可以有效節(jié)約“三公經(jīng)費(fèi)”，為國(guó)家的財(cái)產(chǎn)安全提供良好的基礎(chǔ)保障。除此之外，不斷完善與創(chuàng)新管理模式同時(shí)不斷促進(jìn)與完善行政事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)體制，可以有效提高行政事業(yè)單位的工作效率，使行政事業(yè)單位可以為現(xiàn)代社會(huì)與人民提供更多更好的公共服務(wù)，切實(shí)以民眾民生為理念，全面抓好以為民生謀取更多福祉，從而推動(dòng)現(xiàn)代社會(huì)與國(guó)民經(jīng)濟(jì)的雙向發(fā)展。

二、新時(shí)期行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.財(cái)務(wù)檔案管理人員的意識(shí)不足

在行政事業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)中，無(wú)論是管理人員還是工作人員沒(méi)有充分理解財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，從行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的角度而言，在財(cái)務(wù)部門(mén)的工作人員所考慮的主要是鐵路督察各管一段的工作理念，雖然知道財(cái)務(wù)檔案的管理非常重要，但卻認(rèn)為那是財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作，而財(cái)務(wù)檔案的管理人員所考慮的主要是在所有財(cái)務(wù)檔案中，都會(huì)有相應(yīng)的環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人與審核員，自己只需要做好財(cái)務(wù)檔案的保管與銷(xiāo)毀工作就可以。從財(cái)務(wù)檔案管理人員的角度而言，行政事業(yè)單位對(duì)于財(cái)務(wù)部門(mén)的資金核算等管理工作較為重視，但是對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的管理工作內(nèi)容并不是非常重視，甚至是經(jīng)常被忽略掉。而且在工作人員需要財(cái)務(wù)檔案的時(shí)候才會(huì)對(duì)其有所重視，但在重視的同時(shí)也會(huì)感覺(jué)使用財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)手續(xù)較為煩瑣。

2.財(cái)務(wù)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)不足

在財(cái)務(wù)檔案的管理工作中經(jīng)費(fèi)不足主要體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：第一點(diǎn)，雖然在行政事業(yè)單位中財(cái)務(wù)檔案部門(mén)是其中的一部分，但對(duì)于財(cái)務(wù)部門(mén)與檔案管理部門(mén)都沒(méi)有明確的實(shí)際經(jīng)費(fèi)，在部門(mén)中的員工、場(chǎng)地、設(shè)施等多方面產(chǎn)生的實(shí)際經(jīng)費(fèi)，通常都是由行政事業(yè)單位提供，這樣在部門(mén)日常運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中就沒(méi)有可以預(yù)算的經(jīng)費(fèi)，最終導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案的管理工作缺少經(jīng)費(fèi)方面的保障。第二點(diǎn)，在大部分行政事業(yè)單位中對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的管理工作的認(rèn)知較為不足，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的存放環(huán)境、設(shè)施、時(shí)間與空間等都不夠重視，通常都會(huì)認(rèn)為只要財(cái)務(wù)檔案沒(méi)有丟失就好，所以就不會(huì)在財(cái)務(wù)檔案的管理部門(mén)中投入過(guò)多的經(jīng)費(fèi)。

3.財(cái)務(wù)檔案管理的工作不夠規(guī)范

目前，在很多行政事業(yè)單位中針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的立卷、保管、銷(xiāo)毀等工作，并沒(méi)有相關(guān)規(guī)范可以遵守，在財(cái)務(wù)檔案的立卷與歸檔工作中，并沒(méi)有構(gòu)建設(shè)立案卷的相關(guān)制度，最終就會(huì)導(dǎo)致在財(cái)務(wù)檔案的立卷、分類(lèi)與歸檔工作中較為混亂。在財(cái)務(wù)檔案的保管工作中，也缺少定期入庫(kù)與歸檔的驗(yàn)收制度，最終導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)所保管的采集檔案，無(wú)法得到及時(shí)整理與入庫(kù)，甚至有很多財(cái)務(wù)檔案的裝訂與簽章都不夠規(guī)范。在財(cái)務(wù)檔案的查閱與銷(xiāo)毀工作中，也因?yàn)榻唤硬幻鳌⑹掷m(xù)不全、程序不清等問(wèn)題，最終導(dǎo)致查詢財(cái)務(wù)檔案時(shí)非常困難，而且由于積累案卷太多無(wú)法及時(shí)展開(kāi)銷(xiāo)毀工作。

三、新時(shí)期行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的創(chuàng)新模式

1.提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的意識(shí)

在行政事業(yè)單位中出現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理人員的意識(shí)較為不足的問(wèn)題時(shí)，可以通過(guò)提高財(cái)務(wù)檔案管理人員意識(shí)的創(chuàng)新模式，來(lái)合理、有效地解決這種問(wèn)題。第一，需要針對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)的所有員工展開(kāi)財(cái)務(wù)檔案管理工作的知識(shí)培訓(xùn)，還可以將財(cái)務(wù)檔案的管理內(nèi)容與操作過(guò)程等加入財(cái)務(wù)人員的崗前培訓(xùn)中，或者是納入繼續(xù)教育的培訓(xùn)過(guò)程中，從而使財(cái)務(wù)部門(mén)的工作人員可以了解財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，并學(xué)會(huì)財(cái)務(wù)檔案的基礎(chǔ)整理知識(shí)、業(yè)務(wù)與操作等，從根源上展開(kāi)財(cái)務(wù)檔案的管理工作。第二，在財(cái)務(wù)檔案的管理部門(mén)中管理人員，需要找好自己對(duì)于管理工作的理解，并規(guī)范自身在財(cái)務(wù)檔案所有環(huán)節(jié)中的管理工作，從而有效提升自身的管理水平。第三，在行政事業(yè)單位中財(cái)務(wù)部門(mén)的員工之間需要不斷完善傳、帶、幫的工作，將自身所擁有的工作意識(shí)、技術(shù)經(jīng)驗(yàn)與其他員工之間交流，爭(zhēng)取從其他員工身上學(xué)到長(zhǎng)處，并將自身的長(zhǎng)處傳授其他員工，從而確保更好地展開(kāi)財(cái)務(wù)檔案的管理工作。

2.增加財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)的經(jīng)費(fèi)

首先，需要對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理部門(mén)的硬件方面的所有設(shè)施，加大投入的實(shí)際經(jīng)費(fèi)，例如財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)設(shè)備與場(chǎng)所等，從而確保財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)中，所有硬件都可以達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的實(shí)際要求。其次，需要明確財(cái)務(wù)檔案的管理體制，并嚴(yán)格遵守相關(guān)部門(mén)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，提前明確財(cái)務(wù)檔案的保管責(zé)任，然后交由行政事業(yè)單位中的財(cái)務(wù)部門(mén)，將財(cái)務(wù)檔案的管理部門(mén)所需經(jīng)費(fèi)納入本年度的總經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，從而使財(cái)務(wù)檔案的管理部門(mén)可以用來(lái)預(yù)算的經(jīng)費(fèi)有所保障。最后，無(wú)論行政事業(yè)單位的整體規(guī)模大小，都需要著重關(guān)注財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)的經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，并為財(cái)務(wù)檔案的管理工作配備相應(yīng)的場(chǎng)所，在更換財(cái)務(wù)檔案的管理人員時(shí)，一定要重視財(cái)務(wù)檔案是否是完整的保管與交接，而且還需要為財(cái)務(wù)檔案的管理部門(mén)配置保管方面的設(shè)備，從而確保在行政事業(yè)單位中的財(cái)務(wù)檔案不會(huì)出現(xiàn)任何丟失的現(xiàn)象。

3.規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理的工作內(nèi)容

在規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理的工作內(nèi)容時(shí)，需要根據(jù)管理工作的實(shí)際內(nèi)容來(lái)展開(kāi)。在針對(duì)財(cái)務(wù)檔案的立卷與歸檔工作時(shí)，就需要將行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)檔案的實(shí)際數(shù)量相互結(jié)合，從而制定出較為合理、科學(xué)的方案來(lái)提前做好案卷的預(yù)設(shè)工作，而且還需要針對(duì)財(cái)務(wù)檔案定期展開(kāi)整理規(guī)范，將行政事業(yè)單位在日常產(chǎn)生的所有財(cái)務(wù)憑證，展開(kāi)規(guī)范整理的同時(shí)統(tǒng)一進(jìn)行裝訂、封粘與簽章流程，在經(jīng)過(guò)詳細(xì)的檢查后確定所有環(huán)節(jié)結(jié)束后統(tǒng)一展開(kāi)裝訂，在裝訂工作結(jié)束后將所有財(cái)務(wù)檔案按照順序放置在檔案盒中，從而確保在其中不會(huì)出現(xiàn)蒙混過(guò)關(guān)的財(cái)務(wù)檔案。另外在財(cái)務(wù)檔案的管理工作中，如果是采用的手工記賬，就需要在賬簿活頁(yè)的空白處，按照順序?qū)n案的賬頁(yè)編號(hào)寫(xiě)下目錄，而且在展開(kāi)裝訂工作的過(guò)程中需要在封粘處標(biāo)出簽章，如果是采用電算化記賬，就需要打印出所有類(lèi)型的會(huì)計(jì)賬頁(yè)，并對(duì)其展開(kāi)規(guī)范整理再根據(jù)時(shí)間按照順序打出序號(hào)，根據(jù)序號(hào)來(lái)編出目錄再裝訂封粘，這樣在日后查詢與銷(xiāo)毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，就可以根據(jù)裝訂出所貼的簽章來(lái)找出所需檔案，也不會(huì)積壓案卷導(dǎo)致無(wú)法及時(shí)銷(xiāo)毀，從而規(guī)范整個(gè)財(cái)務(wù)檔案的管理工作。

4.合理運(yùn)用安全防范技術(shù)

在創(chuàng)新行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理模式的過(guò)程中，可以通過(guò)為其建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理工作，同時(shí)將互聯(lián)網(wǎng)融合進(jìn)實(shí)際財(cái)務(wù)檔案管理模式當(dāng)中，使得相關(guān)管理人員可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理的方式來(lái)降低自身的工作壓力，同時(shí)還可以有效避免檔案出現(xiàn)丟失或被盜的情況，從而為行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作提供良好的基礎(chǔ)保障。除此之外，在建立數(shù)據(jù)庫(kù)之后需要合理運(yùn)用安全防范技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理的工作目標(biāo)，將較為有效的安全防范技術(shù)實(shí)際應(yīng)用到數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理工作中時(shí)，其可以有效規(guī)避互聯(lián)網(wǎng)中的不穩(wěn)定因素與網(wǎng)絡(luò)病毒，而且還可以為促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作提供良好的保障，通常情況下，可以將訪問(wèn)控制技術(shù)、身份識(shí)別技術(shù)、存取控制技術(shù)等技術(shù)合理的運(yùn)用到行政事業(yè)單位行政檔案管理工作中，從根本上進(jìn)一步提高工作效率，為財(cái)務(wù)檔案管理工作的順利開(kāi)展提供良好的基礎(chǔ)保障。綜上所述，行政事業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)檔案管理工作存在較多的問(wèn)題，例如財(cái)務(wù)檔案管理人員的意識(shí)不足、工作內(nèi)容不夠規(guī)范等，這不僅會(huì)影響財(cái)務(wù)檔案的正常管理，也會(huì)影響整個(gè)行政事業(yè)單位的管理工作。因此，一定要針對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理工作中存在的問(wèn)題展開(kāi)詳細(xì)分析，進(jìn)而提出新時(shí)期行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的創(chuàng)新模式，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作更加規(guī)范。

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作者：于倩 單位：山東省農(nóng)業(yè)科學(xué)院試驗(yàn)基地服務(wù)中心