信息技術在檔案管理中的運用

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【摘要】檢驗單位檔案價值主要是看單位檔案的利用程度，檔案利用是檔案管理的出發點和歸宿。伴隨時展，大數據信息技術、云計算技術以及互聯網技術出現在人們視野當中，改變著檔案利用方式，檔案管理和利用過程中出現了一些新的問題。檔案管理與科技的融合為檔案事業的發展帶來了契機，拓寬了檔案利用的空間和維度。在這種時代背景下，如何適應時代特征，推動檔案管理創新顯得尤為迫切，許多檔案主體部門致力于利用大數據技術來提升檔案管理效能，實現檔案管理與科技的高度融合。

【關鍵詞】大數據；系統性；規模化；檔案管理

1大數據與檔案管理

隨著單位的發展速度加快，單位中產生的信息資源逐步增加，與此相對應的是檔案數量的增加以及檔案種類的增加[1]。現階段，檔案種類愈發的多樣化，既有人們較為熟悉的電子檔案和紙質檔案，也有圖像檔案、聲像檔案和音像檔案。檔案數量的增多以及檔案種類的多樣化趨勢，使得檔案管理形勢愈發的嚴峻。這就需要利用一種工具來實現檔案的集中化、規模化和高效化管理，提高管理效能。大數據技術作為一種數據分析技術、數據處理技術和數據儲存技術，能夠處理海量的檔案信息資源，應對復雜的檔案管理形勢。正是基于此，許多單位都開始引入大數據技術對檔案進行管理，依賴這一技術來搭建檔案管理系統，為檔案使用者聽過更為便利、快捷和精準的查檔服務。大數據技術主要包含三個層面，即數據分析技術、數據處理技術和數據儲存技術。上述三種技術都屬于大數據信息技術的范疇，都能夠利用到檔案管理領域，具體而言，第一，數據分析技術。數據分析技術主要是幫助檔案管理人員整合信息資源，對信息資源進行集中化管理，減少檔案管理的各項成本。第二，數據處理技術。數據處理技術主要是幫助檔案管理人員統一檔案格式，為檔案的集中化管理奠定基礎。例如，紙質檔案需要利用掃描技術來進行數據轉化，紙質檔案只有轉化成電子文件格式之后才能與電子檔案進行統一管理。又如，儲存在CD、U盤以及其他儲存終端的圖像檔案和聲像檔案也需要轉化成一定的格式之后，才能對其進行檔案管理與利用。第三，數據儲存技術。在大數據技術出現之前，檔案數量的增多意味著單位需要購置容量更大的硬盤來對檔案進行管理，檔案領域的財政開支隨之增加。在大數據技術出現之后，工作人員對檔案進行壓縮處理之后，能夠將檔案統一上傳到云儲存終端，極大節約了檔案管理空間。

2檔案管理領域運用大數據技術應堅持的原則

2.1實事求是原則

近幾年來，大數據技術發展速度迅猛，大數據技術與互聯網技術、人工智能技術和其他信息技術的融合趨勢加強，大數據技術在信息處理上的能力也有了顯著的提升[2]。因此，檔案管理人員要用動態的眼光看待檔案管理工作，根據單位檔案工作實際選擇合適的信息技術。單位要保障人力、物力和財力的開支能夠跟上檔案實際工作需求。例如，在人力資源管理上，單位要培養檔案管理人員的大數據技術、互聯網技術的運用能力，提高檔案管理人員操作軟硬件設備的能力。在財力開支上，單位要保障信息化設施的購置經費，購置先進的計算機和其他信息設備。

2.2系統性原則

運用大數據信息技術進行檔案管理本就是一項復雜性的系統工程，單位只有站在系統、整體和宏觀的角度去審視檔案管理工作，才能真正提高檔案服務能力。因此，單位要從績效考核、崗位安排、工作流程、培訓管理等各個方面予以加強，分析檔案管理各個要素與要素之間的聯系，構建宏觀的檔案管理體系。除此之外，檔案管理部門也要協調好與其他部門的關系，做好信息資源匯總歸類工作的同時，也要提高檔案服務質量。

3提升檔案管理效能的對策

3.1推動信息化共享平臺建設

檔案資源本質上就是信息的集合體，這就決定了檔案資源具有可共享性。社會上各個單位性質的不同，決定了單位承擔的社會職能有所不同。但是總體而言，職能類似的單位之間在工作上都會具有較為頻繁的聯系，例如衛生和計劃生育主管部門和市直各個醫療單位之間的關系等。

3.2推進數字檔案建設

紙質檔案管理耗費資源較重，不利于節省單位各項開支。因此，單位要有區分的對紙質檔案進行數字化錄入，推進數字檔案建設。數字檔案建設能夠突破檔案利用限制，實現資源利用的規模化[3]。一方面，除去一些具有歷史價值和收藏價值的檔案之外，應當將紙質檔案轉化為相應的電子檔案，實現檔案在計算機上的統一管理，減輕工作人員負擔，實現單位檔案一體化管理和一體化利用。同時，檔案被數字化之后，單位其他工作部門在檢索和借閱檔案時也會較為便利，只需要在檔案管理系統上進行相應的操作，就能實現檔案檢索和檔案查詢。另一方面，數字檔案還能夠與其他新型技術手段相聯系。例如，可以通過開發微信公眾號的形式，將公眾號與檔案管理系統相連，拓寬檔案服務范圍，實現公眾號查詢檔案服務，提高檔案信息化水平。

4結語

二十一世紀以來，全球性產業革命持續升級，各行各業的生產方式都發生了變化，我國也提出了創新強國的發展戰略。在檔案創新領域，互聯網+以及大數據信息技術是較為火熱的研究課題，許多檔案主體部門開始探索利用這些信息技術來創造更多的社會效益和經濟效益。在信息社會，檔案信息化水平決定了檔案利用程度，檔案管理人員緊跟時代步伐，牢牢抓住大數據技術這一有力抓手，能夠平衡檔案管理質量與效率的關系。大數據技術在檔案管理領域仍然處于一個不成熟階段，內部需要要素還有待探討，因此，文中難免存在些許疏漏，需要在今后的研究中加以完善。

【參考文獻】

[1]王詩堯.大數據時代檔案信息化管理[J].世界最新醫學信息文摘，2018，18(83):194.

[2]王福辰.大數據時代背景下的檔案利用服務探究[J].辦公室業務，2018(18):119.

[3]張卓.基于大數據視角的檔案管理研究[J].辦公室業務，2018(17):68+83.

作者：許揚 單位：荊州市婦幼保健院