高校檔案管理規(guī)范化探析

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摘要：實(shí)現(xiàn)高校檔案的傳統(tǒng)管理到規(guī)范化管理,是檔案管理工作者面臨的重大問題。作者分析了傳統(tǒng)高校檔案管理存在的問題,提出加強(qiáng)高校檔案的一些先進(jìn)管理方法，以期達(dá)到高校檔案管理的規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；對策；信息流通

高校檔案管理承載著高校的發(fā)展信息，隨著高校的快速發(fā)展，有些高校傳統(tǒng)的檔案管理沒有在現(xiàn)代管理的形式下有一個(gè)質(zhì)的飛躍，尤其是檔案信息化、數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺沒有進(jìn)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，跟不上高校發(fā)展的節(jié)奏，影響高校的快速發(fā)展。本人通過對現(xiàn)代檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，提出改進(jìn)高校檔案管理的規(guī)范化措施，達(dá)到高校檔案管理的最優(yōu)化。

一、高校檔案管理存在的問題

1.檔案管理中電子信息化程度低

傳統(tǒng)的檔案管理信息在許多高校的部分檔案歸檔中仍然沿用，導(dǎo)致沒有電子化處理的檔案信息無法在全校網(wǎng)絡(luò)信息平臺使用。先進(jìn)的數(shù)字化管理的優(yōu)勢根本發(fā)揮不出來，加大了檔案管理者的工作量，檔案信息的利用效率低下，對外利用的價(jià)值體現(xiàn)不出來，勢必影響高校的快速發(fā)展。高校檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)的信息功能開發(fā)的不好，多方位的服務(wù)也體現(xiàn)不出來，時(shí)間久了，肯定會造成檔案自身價(jià)值的下降。

2.現(xiàn)有的檔案管理制度跟不上時(shí)代需求

當(dāng)前許多高校沒有根據(jù)新時(shí)代人的檔案管理要求，制定相應(yīng)的規(guī)范化的現(xiàn)代管理制度，出現(xiàn)的問題就是專業(yè)化的檔案管理人員不到位，信息網(wǎng)絡(luò)化的知識結(jié)構(gòu)落后，從不進(jìn)行專業(yè)化的檔案知識培訓(xùn)，相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，自然也就談不上創(chuàng)新意識，檔案管理工作一直是事倍功半的效果。檔案管理法公布后，有些學(xué)校沒有按規(guī)定制定規(guī)范化的高校檔案管理制度，目前仍有一部分檔案管理人員培訓(xùn)不到位，知識結(jié)構(gòu)落后，專業(yè)化的系統(tǒng)學(xué)習(xí)不夠，創(chuàng)新意識也無從談起，無法充分進(jìn)行檔案信息電子化升級與檔案信息數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，高校檔案管理的質(zhì)量也就無從談起了。

二、創(chuàng)新理念，使高校檔案管理再上新水平

1.加強(qiáng)宣傳工作，提升檔案工作地位

高等學(xué)校是最新教學(xué)研究與人才的聚集地，有許多拔點(diǎn)的科研基地和最新科研成果，對高校的發(fā)展和當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展都起著重要的作用，在這個(gè)過程中，擁有高知識點(diǎn)的高校檔案信息都發(fā)揮著重大作用，是高校的一張名片，對展現(xiàn)高校的實(shí)力，提升高校的知名度有著巨大的作用。可見高校的檔案管理工作對高校的發(fā)展有著重大的意義，承接高校發(fā)展的每一個(gè)過程，必須加大高校檔案管理的規(guī)范化宣傳，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視，并建立穩(wěn)定團(tuán)結(jié)的檔案管理隊(duì)伍；通過宣傳爭取到檔案管理設(shè)備資金，確保高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺及時(shí)建立，并有強(qiáng)力的維護(hù)與運(yùn)行。通過宣傳，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想意識，強(qiáng)化專業(yè)管理水平，真正做到檔案管理信息的資源共享。

2.業(yè)務(wù)培訓(xùn)為先導(dǎo)，提高工作人員的綜合素質(zhì)

隨著高校的快速發(fā)展，檔案管理的信息逐步成為社會使用的前沿陣地，信息網(wǎng)絡(luò)平臺越來越多的利用一些新技術(shù)，需要一些高水平的檔案工作人員進(jìn)行操作，對檔案管理工作人員進(jìn)行的各種培訓(xùn)，包括電子化、網(wǎng)絡(luò)化知識，逐步提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，最終讓檔案管理的網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行高質(zhì)量的運(yùn)行。一線工作的檔案管理工作人員，力爭做到一年進(jìn)行一次脫產(chǎn)學(xué)習(xí)，二年內(nèi)進(jìn)行先進(jìn)技術(shù)的交流學(xué)習(xí)，開闊檔案管理工作人員的視野，讓其從根本上對檔案管理需要的知識進(jìn)行更新；同時(shí)讓一線的檔案管理工作人員熟悉最新檔案管理現(xiàn)代化制度，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的質(zhì)的飛躍，確?；鶎訖n案管理工作即穩(wěn)定性又有實(shí)用性，努力做到檔案管理工作規(guī)范化。對高校發(fā)展起到推動作用，對社會的發(fā)展資源共享。

3.提升檔案管理先進(jìn)技術(shù)程度，提高檔案利用效率。

高校在檔案信息管理過程中，創(chuàng)新理念，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，培訓(xùn)高素質(zhì)教育的人才，生成一個(gè)敢于創(chuàng)新敢于鉆研的專業(yè)隊(duì)伍，這直接關(guān)系著高校檔案管理是否先進(jìn)的程度，必須引起高校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并努力落實(shí)好。有了先進(jìn)檔案管理技術(shù)的基礎(chǔ)，才能真正開展高校檔案管理的信息化工作，并有強(qiáng)力的運(yùn)行機(jī)制，真正建立健全高校自己的檔案信息數(shù)字化管理平臺，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺，展現(xiàn)檔案信息的輸入、傳遞、利用的快捷性，做到真正的檔案信息校內(nèi)校外的資源共享。

4.創(chuàng)新是高校檔案管理的動力之源

創(chuàng)新是檔案管理工作的永恒的思路，在創(chuàng)新檔案管理的過程中逐步形成多方位、深層次的校內(nèi)校外資源共享服務(wù)理念。（1）創(chuàng)新檔案工作要遵守國家的法律法規(guī)與具體檔案管理規(guī)定，形成先進(jìn)的管理制度，并學(xué)習(xí)國內(nèi)外知名高校的檔案管理知識點(diǎn)，逐步規(guī)范高校的檔案管理方式與方法，檔案管理的新模式更上一層樓，管理與運(yùn)行機(jī)制更加科學(xué)與規(guī)范，其最大的好處就是高校檔案管理的目錄更加開放清淅，檔案信息條碼的查詢與檢索更加方便，檔案信息資源的傳遞與交流更加的便捷，更好地滿足社會發(fā)展的需求。（2）拓展校內(nèi)網(wǎng)站服務(wù)范圍。高校應(yīng)有充分的資金投入，確保校內(nèi)檔案管理網(wǎng)站的建立，并確保網(wǎng)站的運(yùn)行與維護(hù)，檔案管理工作者，檔案信息電子化的基礎(chǔ)上，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，按數(shù)字信息化技術(shù)的要求傳遞收集與上報(bào)檔案材料，并逐步形成自己特有的檔案信息數(shù)據(jù)庫，由手動的查詢轉(zhuǎn)變網(wǎng)絡(luò)查詢，快速的傳遞與交流信息。具體的檔案管理工作人員利用網(wǎng)站對檔案信息進(jìn)行動態(tài)管理，及時(shí)收集，同步歸檔，最大限度的保證檔案信息的歸類齊全有效，并對檔案信息進(jìn)行安全性保管。校內(nèi)網(wǎng)站利用電子檔類的多媒體文件,實(shí)現(xiàn)檔案管理中檔案信息圖文并茂全程管理與傳遞，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺與數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)全方位的數(shù)字檔案信息資源共享。（3）完善科學(xué)化的檔案管理機(jī)制，做好檔案管理工作。有一個(gè)完善規(guī)范的檔案管理制度，是檔案信息的征集、電子化處理、歸檔、直至查閱與交流的重要保證，制度要保證每一個(gè)工作人員的積極性與創(chuàng)造性，并對相關(guān)工作人員的工作進(jìn)行量化與考核，還要有事后的監(jiān)督管理制度。在此基礎(chǔ)上，逐步形成檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。（4）優(yōu)化校內(nèi)檔案管理機(jī)制，率先服務(wù)于學(xué)校發(fā)展。創(chuàng)新思路，充分體現(xiàn)出高校檔案的學(xué)術(shù)價(jià)值與社會價(jià)值，在學(xué)校發(fā)展的重大活動中，全方位做好檔案信息的查閱與傳遞工作，充分體現(xiàn)出每一個(gè)時(shí)代檔案信息的魅力，為學(xué)校的發(fā)展保駕護(hù)航。重點(diǎn)做的工作有：一是校內(nèi)特有的人才信息，媒體資料，科研信息傳統(tǒng)形式的檔案信息服務(wù)；二是對校內(nèi)開展的校友校慶活動，學(xué)術(shù)評估等積極提供信息服務(wù)支持；三是校內(nèi)一些獨(dú)有的活動如年鑒、校史、名人館等信息服務(wù)；四是對高校畢業(yè)生的動態(tài)管理服務(wù)，如學(xué)業(yè)成績、就業(yè)信息、體能檔案、社會實(shí)踐等。讓學(xué)生發(fā)展的每一步都有信息服務(wù)的平臺。高校實(shí)行檔案管理的規(guī)范化管理，對于高校一線教學(xué)質(zhì)量，各級科研機(jī)構(gòu)的學(xué)術(shù)水平將發(fā)揮重要的作用。在高校的發(fā)展過程中，與社會各類單位相互聯(lián)系的機(jī)會越來越多，高校內(nèi)檔案信息的資源共享與社會化利用的重要性越來越大，促使高校創(chuàng)新檔案管理創(chuàng)新思路，使檔案管理更加規(guī)范化，推進(jìn)高校檔案信息對內(nèi)對外全方位服務(wù)。真正體現(xiàn)高校檔案信息的真實(shí)價(jià)值，為高校的快速發(fā)展和社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

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作者：蘇全玉 單位：濰坊學(xué)院 體育學(xué)院