地方病防治工作中檔案管理研究

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摘要：青海省地方病防治工作在國(guó)家大力支持下得到了迅速的發(fā)展，保存和管理大量的檔案信息資料及技術(shù)資料，以及各病種的資料檔案分類管理和利用成為一項(xiàng)重要的任務(wù)，尤其是檔案目標(biāo)管理活動(dòng)的開(kāi)展，檔案的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用工作也逐步邁上了一個(gè)新臺(tái)階。本文就青海省地方病防治工作中檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析并提出合理的對(duì)策，為今后檔案管理提供有序、科學(xué)、規(guī)范的思路。

關(guān)鍵詞：地方病；防治工作；檔案管理

青海省存在著碘缺乏病、大骨節(jié)病、飲茶型氟中毒和飲水型氟（砷）中毒五種類型地方病，各病種的流行特征、流行范圍、受威脅人口及每一年度的工作任務(wù)也會(huì)發(fā)生變化。自20世紀(jì)80年代至今，青海省開(kāi)展了許多地方病防治和科研工作，尤其是“十一五”和“十二五”期間，地方病的防治工作保存了大量的信息檔案資料和技術(shù)檔案資料。因此，必須要加強(qiáng)檔案的管理和應(yīng)用，這也是地方病防治工作中一項(xiàng)比較重要的任務(wù)。青海省地方病防治部門(mén)對(duì)各病種檔案資料加強(qiáng)了有序、科學(xué)、規(guī)范的管理，根據(jù)不同年代不同內(nèi)容建立起各種系列檔案，以便在后續(xù)工作中查閱、借鑒和總結(jié)。

1地方病防治工作檔案管理的重要性

地方病防治業(yè)務(wù)工作連續(xù)性很強(qiáng)，在每年進(jìn)行地方病的流行調(diào)查、預(yù)測(cè)分析、防治策略制定以及開(kāi)展跟蹤監(jiān)測(cè)等過(guò)程中，必須與歷年的調(diào)查數(shù)據(jù)相對(duì)比，尤其是在科學(xué)研究工作中，更需要較長(zhǎng)年度的相關(guān)數(shù)據(jù)作為依據(jù)［1］。如果檔案部門(mén)把歷年分散的調(diào)查資料集中起來(lái)整理歸檔，然后進(jìn)行有針對(duì)性的統(tǒng)計(jì)和分析，就能使檔案利用變得系統(tǒng)和直觀，從而獲得有價(jià)值的結(jié)論，對(duì)下一步的防治工作指導(dǎo)意義重大，同時(shí)極大地節(jié)省了業(yè)務(wù)人員的時(shí)間。這就需要檔案人員除對(duì)上述檔案信息進(jìn)行初次加工外，還要進(jìn)一步在管理工作中，對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次加工，使之從無(wú)序變有序，高度濃縮信息。在此過(guò)程中科學(xué)系統(tǒng)地提供高濃縮的二三次加工檔案信息是重點(diǎn)［2］。根據(jù)實(shí)踐結(jié)果以及各專業(yè)的需要，選擇并開(kāi)展有針對(duì)性的統(tǒng)計(jì)分析顯得特別重要。

2青海省地方病防治工作檔案管理的現(xiàn)狀

青海省地方病防治部門(mén)是全省的衛(wèi)生行政和技術(shù)部門(mén)，其主要職能是履行政府的防病工作，主要承擔(dān)著全省地方病監(jiān)測(cè)、預(yù)防、控制、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)、健康教育、防治評(píng)價(jià)及突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置等任務(wù)。多年來(lái)，在日常工作中的地方病防治積累了大量的資料，組成了各種門(mén)類和載體的檔案資料。包括文書(shū)、業(yè)務(wù)、科研、基建、儀器設(shè)備、個(gè)人業(yè)務(wù)技術(shù)、圖片、光盤(pán)和實(shí)物等十幾個(gè)類別的檔案。而上述不同類別的檔案，都必須根據(jù)實(shí)際情況采用不同的方法進(jìn)行整理。通過(guò)日常工作積累的經(jīng)驗(yàn)，為了使這些檔案得到充分的保護(hù)和利用，基本采用了以“件”、“卷”和按“卷”整理，按“件”裝訂為單位的三種方法進(jìn)行歸檔整理。

2．1“件”是形成檔案的基礎(chǔ)所在

在歸檔文件中大多采用按“件”整理的方法，但不是對(duì)所有的文件材料都適用，按“件”整理的方法是有一定的限定條件。其定義是“立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料”。根據(jù)定義，該方法只適用對(duì)紙質(zhì)文書(shū)檔案的整理。通常為了易于整理，通常把許多屬于同一事由的若干文件作為一“件”來(lái)處理，比如可以把一個(gè)會(huì)議的通知、日程安排、名單代表、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、交流材料等有關(guān)文件作為一“件”進(jìn)行整理，雖然這種方法對(duì)整理工作進(jìn)行了簡(jiǎn)化，但擴(kuò)大化了對(duì)“件”的界定，這也給將來(lái)的檢索利用造成困難。一般，應(yīng)當(dāng)把每一個(gè)有關(guān)材料各為一“件”編排在一起，同時(shí)還要依據(jù)具體內(nèi)容對(duì)“件”的界定靈活掌握，進(jìn)行簡(jiǎn)化整理、方便檢索。目前，青海省地方病防治工作對(duì)文書(shū)檔案采取按“件”為單位進(jìn)行整理。如可以把正本和附件作為一“件”，按順序?qū)⒄痉旁谇懊妫郊旁诤竺妗Ｒ部梢詫⒃蛷?fù)制件作為一“件”，按順序?qū)⒃旁谇懊妫瑥?fù)制件放在后面；還可以將來(lái)文和復(fù)文編為一“件”，按順序?qū)?fù)制件放在前面，來(lái)文放在后面；還可以將轉(zhuǎn)發(fā)文和被轉(zhuǎn)發(fā)文作為一“件”，按順序?qū)⑥D(zhuǎn)發(fā)文放在前面，被轉(zhuǎn)發(fā)文放在后面；花名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、圖片、聲像等一本（或一冊(cè)）編為一“件”等。

2．2“卷”是實(shí)現(xiàn)檔案的共性使然

按“卷”為單位整理的檔案，其“卷”內(nèi)構(gòu)成的主要保管單位由文件目錄、原始文件及備考表等組成，卷內(nèi)原始文件一般情況是按照時(shí)間順序排列，同時(shí)結(jié)合重要程度綜合考慮。通常的案卷是由若干相互聯(lián)系的文件組成基本的保管單位，其特點(diǎn)是揭示了案卷內(nèi)文件的某一共性。按“卷”為單位進(jìn)行整理，其難點(diǎn)就是特別注意如何將不同年限和不同類別的文件資料分別進(jìn)行組卷整理保管。青海省地方病防治工作中的業(yè)務(wù)檔案主要運(yùn)用按“卷”為單位的方式進(jìn)行整理，在業(yè)務(wù)檔案中，例如青海省碘缺乏病、氟中毒、砷中毒、大骨節(jié)病防治項(xiàng)目資料一般會(huì)運(yùn)用以“卷”為單位進(jìn)行整理；此外還可以對(duì)光盤(pán)、圖片、實(shí)物檔案等也采用按“卷”的方法進(jìn)行整理。因?yàn)橥ǔ＿@些類別的文件之間的聯(lián)系都較為緊密，每一卷都密不可分；還有地方病各病種項(xiàng)目資料，每一年度工作任務(wù)按卷來(lái)整理，所有地方病資料均為一個(gè)病種一卷，如果有些病種文件資料比較多的話，還可以進(jìn)行多卷的編排。

2．3按“卷”整理，按“件”裝訂是檔案的基本要求

個(gè)人業(yè)務(wù)技術(shù)檔案和科技檔案，雖然也有較為緊密的聯(lián)系，但彼此之間又相互獨(dú)立，而這些檔案后續(xù)有時(shí)還會(huì)產(chǎn)生許多補(bǔ)充資料，因此青海省地方病防治部門(mén)通常采用“按卷整理，按件裝訂”的方法進(jìn)行整理。比如對(duì)單位的個(gè)人業(yè)務(wù)技術(shù)檔案采用“按卷整理，按件裝訂”的整理方法后，每年度可以不斷補(bǔ)充個(gè)人的信息資料。再比如科研項(xiàng)目、儀器設(shè)備、基建等檔案可以運(yùn)用“按卷整理，按件裝訂”的方法整理，因?yàn)樵诳蒲许?xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，有可能會(huì)產(chǎn)生具有推廣應(yīng)用價(jià)值的材料；儀器設(shè)備會(huì)在科研工作中產(chǎn)生儀器鑒定、使用記錄、校準(zhǔn)、維修等補(bǔ)充資料；基建會(huì)有裝修、改造、維修等檔案產(chǎn)生。綜合各方面因素考慮，采用“按卷整理，按件裝訂”的方法整理以后，在使用者隨時(shí)需要利用其中某份文件的時(shí)候更加一目了然，同時(shí)也更有利于檔案的保密和安全。

3青海省地方病防治部門(mén)檔案工作中存在的問(wèn)題

3．1檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)

長(zhǎng)期以來(lái)，青海省地方病防治部門(mén)對(duì)檔案工作盡管安排了專職或兼職人員管理，但從發(fā)展的角度看，仍然存在許多問(wèn)題，主要表現(xiàn)為重視力度不夠、監(jiān)督力度不強(qiáng)、思想意識(shí)薄弱等缺陷，對(duì)地方病防控工作中檔案工作的重要性和必要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)［3］，使檔案工作得不到充分的保障。盡管青海省地方病防治部門(mén)每年都會(huì)把檔案工作列入年度工作計(jì)劃，但在管理工作中仍然存在不足，比如只制定了工作計(jì)劃，而在年度的目標(biāo)管理考核中卻沒(méi)有列進(jìn)去。在各級(jí)衛(wèi)生計(jì)生委每年對(duì)各級(jí)地方病防治部門(mén)行政綜合考評(píng)、績(jī)效考核管理中，因缺少該項(xiàng)指標(biāo)，造成無(wú)法進(jìn)行評(píng)分，從而導(dǎo)致各級(jí)行政部門(mén)忽略了檔案管理的考核，而只偏重業(yè)務(wù)工作指標(biāo)的考核。

3．2檔案管理人員素質(zhì)欠缺

專業(yè)型檔案管理人才引進(jìn)機(jī)制不足是多數(shù)地方病防治部門(mén)的普遍現(xiàn)象，各部門(mén)均缺少對(duì)口的衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案管理人才，許多部門(mén)檔案管理人員都是兼職，特別是青海省省內(nèi)州、縣級(jí)的疾病預(yù)防控制中心人員缺乏，導(dǎo)致對(duì)檔案管理的研究和利用水平高低不齊，尤其是對(duì)一些較強(qiáng)專業(yè)性的科研資料檔案深入認(rèn)識(shí)不夠，造成檔案資料在整理和使用過(guò)程中不能有效發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值，另外檔案管理人員對(duì)于不斷更新的計(jì)算機(jī)技術(shù)或?qū)W習(xí)程度不熟練，無(wú)法掌握電子檔案管理的知識(shí)，造成檔案資料堆積未處理、收集不到位等問(wèn)題。

3．3現(xiàn)代化管理手段完善不夠

目前青海省地方病防治工作中仍以紙質(zhì)檔案利用為主，現(xiàn)代化模式的信息化管理手段不多［4］。紙質(zhì)檔案管理利用的缺點(diǎn)主要表現(xiàn)為在長(zhǎng)時(shí)間重復(fù)利用的過(guò)程中可能會(huì)發(fā)生資料受損，從而造成檔案數(shù)據(jù)信息的丟失、不全等現(xiàn)象，在后續(xù)工作中無(wú)法保證檔案信息資料的原始性和可持續(xù)利用性。

4青海省地方病防治工作檔案管理的對(duì)策

4．1增強(qiáng)檔案的管理意識(shí)

檔案管理工作對(duì)地方病預(yù)防控制具有重要意義，需要各級(jí)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員增強(qiáng)對(duì)這一工作領(lǐng)域的認(rèn)識(shí)。首先由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)這一領(lǐng)域引起足夠的重視，通過(guò)制定完善檔案管理制度，嚴(yán)肅懲戒玩忽職守的員工，幫助職工樹(shù)立有關(guān)檔案管理重要性的意識(shí)。檔案管理人員自身同時(shí)要引起足夠重視，對(duì)每一個(gè)檔案管理工作環(huán)節(jié)都要認(rèn)真仔細(xì)，在檔案管理中能確保正常開(kāi)展工作，從而高質(zhì)量的完成檔案管理工作。

4．2不斷提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員在檔案管理工作中要具備較高的職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。因?yàn)闄n案的編研工作是檔案管理工作的主要內(nèi)容，檔案編研可以對(duì)檔案資料進(jìn)行有效保護(hù)，還能促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。地方病防治部門(mén)的檔案管理人員，首先要具備熟悉各病種的預(yù)防和控制知識(shí)的能力，然后通過(guò)反復(fù)不斷的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)掌握豐富的檔案管理和檔案編研知識(shí)，逐步提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平。通過(guò)長(zhǎng)期的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，對(duì)檔案有效的進(jìn)行保護(hù)和使用。

4．3補(bǔ)充和完善現(xiàn)代化模式的管理手段

檔案信息資料在今后的發(fā)展要求是必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息化建設(shè)，這對(duì)于青海省地方病防治工作檔案管理既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)。在當(dāng)今高速發(fā)展的社會(huì)，不僅要認(rèn)真對(duì)待傳統(tǒng)的檔案管理方式，而且對(duì)現(xiàn)代化的檔案信息管理模式更要大力投入。為了能夠?qū)υ紮n案科學(xué)合理的保護(hù)，有效降低紙質(zhì)檔案在重復(fù)使用過(guò)程中所產(chǎn)生的各種損壞、丟失，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的使用和保管壽命，這就要求對(duì)于以往的紙質(zhì)檔案資料信息重新整理后，進(jìn)行數(shù)字化掃描做成電子文檔，然后通過(guò)計(jì)算機(jī)模式實(shí)現(xiàn)檔案資料的現(xiàn)代化管理，這對(duì)于使用者后期的查詢既方便又快捷。因此必須將二者管理模式有效的結(jié)合起來(lái)，及早實(shí)施與現(xiàn)代化檔案管理模式配置相匹配的軟、硬件建設(shè)。比如可以增添檔案密集架、給電腦配置掃描打印一體機(jī)、存儲(chǔ)盤(pán)、除濕儀等設(shè)備，通過(guò)不斷完善的現(xiàn)代化檔案管理手段，逐步達(dá)到節(jié)省人力、物力資源的目的，從而實(shí)現(xiàn)高效化的檔案管理。

5結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作在青海省地方病防治工作中的意義重大，完整有效的檔案信息資料能充分發(fā)揮其參考價(jià)值，決策者通過(guò)參考借鑒檔案信息資料做出正確的判斷，從而制定出符合青海省實(shí)際情況的地方病防治計(jì)劃或規(guī)劃，以這些計(jì)劃或規(guī)劃為導(dǎo)向組織實(shí)施防治工作，為全省群眾提供更好的衛(wèi)生服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

［1］李嵐，田慧清．地方病防治工作中檔案的開(kāi)發(fā)與利用［J］．醫(yī)學(xué)動(dòng)物防制，2009，25（2）：155－157．

［2］吳琦，王嬌，楊巍．地方病防治研究領(lǐng)域檔案管理的特點(diǎn)［J］．中國(guó)地方病防治雜志，2009，24（5）：388－390．

［3］張美佳．天津市疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案工作現(xiàn)狀及對(duì)策［J］．職業(yè)與健康，2015，31（11）：1571－1573．

［4］崔登峰，王平林，王蕓，等．慶陽(yáng)市地方病項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策［J］．國(guó)外醫(yī)學(xué)（醫(yī)學(xué)地理分冊(cè)），2015，36（4）：309

作者:萬(wàn)惠 張強(qiáng) 熊浩明 單位:青海省地方病預(yù)防控制所