普洱事業單位人事檔案管理探析

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摘要：人事檔案是記錄一個部門、一個單位人才和人員信息的主要載體，是管理、使用、分配人才的重要依據。當前普洱部分事業單位的檔案管理存在的主要問題：檔案管理的基礎設施落后；管理水平和手段與內地相比滯后；檔案管理人員工作能力有待提高；缺乏對檔案管理工作重要性的認識；人事檔案收集工作的整體性不強。因此，在檔案管理工作中有效解決單位人事檔案存在的問題顯得尤為必要。

關鍵詞：普洱；人事檔案；管理

人事檔案是記錄每個人學習工作的經歷、表現、獎懲狀況等多方面的文字材料。它是人才人員管理、使用、分配的重要指針。隨著事業單位改革的不斷深入，人事檔案管理中存在的問題也日趨突顯。因此，在檔案管理工作中有效解決單位人事檔案存在的問題顯得尤為必要。

一、普洱當前事業單位人事檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理的基礎設施落后

多數單位人事檔案管理以“因地制宜、化繁為簡”的原則，一間辦公用房涵著辦公、存檔、倉庫三種職能。既不具備符合現代檔案管理的硬件基礎設施，又不具備檔案管理相關的系統軟件。長期以來，查看檔案多以手工查閱方式進行，檔案紙張發黃變脆、破損掉頁現象時有發生，這給檔案管理的安全帶來了極大傷害。此外，不少單位檔案管理中防火、防盜、防潮等工作不到位，檔案管理基礎設施落后。

（二）管理水平和手段與內地相比滯后

與國內許多內地省市檔案管理體系形成差別的是普洱目前仍有不少單位和個人認為檔案管理的工作內容簡單，主要是一些抄寫、收集、保管等工作，而且又不能創造任何經濟效益，對人事檔案的認識不夠。因此，在這種潛意識的影響下，許多單位對檔案管理相關的工作被忽略了。這不僅影響了單位對新技術及新員工的引進和提高，同時也在不知不覺中造成事業單位人事檔案管理水平低端化，導致管理水平滯后。

（三）檔案管理人員工作能力有待提高

調查組調查了解到，當前，普洱事業單位的檔案管理人員文化水平以及專業素養都有待提升。主要原因是單位重視不夠，從事檔案管理的人員的培訓跟進不夠。相當一部分檔案管理人員仍然運用舊有的思維模式來管理檔案。由于思維模式與時代步伐差距較大，管理人員工作能力不足，所以出現檔案管理的問題是可想而知的。若不提高其工作能力，要保證其管理工作的質量是根本不可能的。普洱80%的事業單位檔案管理人員都非檔案學專業畢業的，由于缺乏必要的專業知識，所以，通過培訓等方式提高其工作能力顯得尤為必要。

（四）缺乏對檔案管理工作重要性的認識

和其他類別的工作相比，檔案管理工作不顯山、不露水，不容易引起人們的注意，也不容易出成績。長期以來，大多數人甚至包括一些領導都對檔案管理工作的認識存在誤區。在他們看來，檔案管理工作無非是抄寫、收集、保管等內容，既不是單位的重要工作，也不是創造單位經濟價值的工作，鑒于這些原因，檔案管理工作在單位往往遭到忽視，缺乏對檔案工作重要性的認識。

（五）人事檔案收集工作的整體性不強

一是檔案收集制度不健全，工作開展力度不夠，歸檔工作被動、滯后；二是歸檔材料缺乏全面性、完整性；三是歸檔材料缺乏真實性、準確性。真實性與準確性是密切相連的，在實際檔案中，部份檔案存在不準確、不真實的情況，這類檔案不僅沒有發揮檔案應有作用，相反還產生負作用、負能量，給人事檔案管理帶來負面影響。

二、提高普洱事業單位人事檔案管理水平的措施

（一）強化人事檔案工作的基礎建設

為進一步改善檔案管理基礎設施建設，檔案管理部門要加強與領導部門溝通的力度，最大限度爭取到相關支持。一是要進一步強化專用檔案庫房建設，提高防火、防盜、防潮的能力；二是要更新檔案管理設施設備，優化配置檔案柜、空調、滅火等設備；三是要加強檔案管理檢查，將防蛀、防火、防光、防潮落到實處；四是要加大資金投入，及時更新信息管理設備。

（二）加強人事檔案管理信息化建設

科學技術的飛速發展，加快了檔案管理信息化進程的步伐。人事檔案部門要加大信息技術引入檔案管理的力度，建立健全網絡信息平臺，降低管理成本，最大限度發揮信息化管理的優勢，提升檔案管理效率。

（三）著力提高人事檔案管理人員自身能力

人事檔案管理工作的政策性、實用性、業務性極強，同時兼具服務性以及保密性等特點。因此，普洱各事業單位、部門在招聘檔案管理人員時，要從政治、作風以及責任心等多方面進行考察，將那些政治覺悟性高、專業素養過硬、責任心強的年輕同志選配到檔案管理工作崗位上來。此外，檔案主管部門應經常組織業務培訓，進一步提高從業人員對檔案管理工作的認識。要嚴格要求從業人員不斷學習專業知識、開拓視野，切實提高發現問題、分析問題、解決問題的能力。

（四）提高思想認識，切實做好人事管理工作

一是各單位領導要充分認識檔案管理工作的重要性，將檔案管理納入日常的議事日程，加強檔案人員素質建設和單位干部隊伍建設一同謀劃、一同落實、一同考核。二是各部門各單位組建本系統本單位檔案管理領導團隊，對檔案管理工作進行定期不定期檢查、督促、指導，強化考核機制，對工作進行定量考核，分級分類實施監督、指導，進一步健全完善檔案管理制度。

（五）著眼于平常，不斷提高人事檔案管理水平

檔案資料的收集要著眼于平常，這是檔案工作的基礎。當前，政治體制改革深入推進，干部制度的改革、各種各樣的培訓以及專業晉升、黨內學習活動等材料逐年增多，層出不窮，這對檔案材料的收集提出了新的要求。人事檔案管理人員要立足于平常，做到及時收集各種檔案資料及時進行分類和整理，及時處理那些不符合歸檔要求的材料，對那些手續不足的材料要重新退回到材料收集部門。檔案材料要做到完整、準確、真實，確保人事檔案的權威性。

三、結語

人事檔案管理在事業單位的工作中占據十分重要的地位。隨著時代的發展，檔案管理的方式也在不斷改進，傳統的檔案管理方式已經不能適應社會發展需要。各事業單位伴隨人事檔案制度改革，必然對人事檔案管理提出新的要求。對人事檔案事業來說，既是機遇，也是挑戰。因此，應該牢牢抓住機遇，從制度、機制、觀念等方面加以創新，迎難而上，及時處理好人事檔案管理中存在的問題，從而為普洱事業單位人事檔案管理作出新的貢獻。

參考文獻：

[1]李鳳娟，牛穎，關于事業單位人事檔案管理創新思路的探討[J].黑龍江史志，2011,（3）.

[2]孫偉，淺析事業單位人事檔案管理特征與作用[J].黑龍江史志，2014，（5）；

[3]常艷杰，淺談事業單位人事檔案管理存在的問題與對策[J].神州（中旬刊），2012，（6）.

作者：羅艷 單位：普洱市疾控中心