普洱事業(yè)單位人事檔案管理探析

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摘要：人事檔案是記錄一個部門、一個單位人才和人員信息的主要載體，是管理、使用、分配人才的重要依據(jù)。當(dāng)前普洱部分事業(yè)單位的檔案管理存在的主要問題：檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后；管理水平和手段與內(nèi)地相比滯后；檔案管理人員工作能力有待提高；缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識；人事檔案收集工作的整體性不強。因此，在檔案管理工作中有效解決單位人事檔案存在的問題顯得尤為必要。

關(guān)鍵詞：普洱；人事檔案；管理

人事檔案是記錄每個人學(xué)習(xí)工作的經(jīng)歷、表現(xiàn)、獎懲狀況等多方面的文字材料。它是人才人員管理、使用、分配的重要指針。隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，人事檔案管理中存在的問題也日趨突顯。因此，在檔案管理工作中有效解決單位人事檔案存在的問題顯得尤為必要。

一、普洱當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后

多數(shù)單位人事檔案管理以“因地制宜、化繁為簡”的原則，一間辦公用房涵著辦公、存檔、倉庫三種職能。既不具備符合現(xiàn)代檔案管理的硬件基礎(chǔ)設(shè)施，又不具備檔案管理相關(guān)的系統(tǒng)軟件。長期以來，查看檔案多以手工查閱方式進(jìn)行，檔案紙張發(fā)黃變脆、破損掉頁現(xiàn)象時有發(fā)生，這給檔案管理的安全帶來了極大傷害。此外，不少單位檔案管理中防火、防盜、防潮等工作不到位，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。

（二）管理水平和手段與內(nèi)地相比滯后

與國內(nèi)許多內(nèi)地省市檔案管理體系形成差別的是普洱目前仍有不少單位和個人認(rèn)為檔案管理的工作內(nèi)容簡單，主要是一些抄寫、收集、保管等工作，而且又不能創(chuàng)造任何經(jīng)濟(jì)效益，對人事檔案的認(rèn)識不夠。因此，在這種潛意識的影響下，許多單位對檔案管理相關(guān)的工作被忽略了。這不僅影響了單位對新技術(shù)及新員工的引進(jìn)和提高，同時也在不知不覺中造成事業(yè)單位人事檔案管理水平低端化，導(dǎo)致管理水平滯后。

（三）檔案管理人員工作能力有待提高

調(diào)查組調(diào)查了解到，當(dāng)前，普洱事業(yè)單位的檔案管理人員文化水平以及專業(yè)素養(yǎng)都有待提升。主要原因是單位重視不夠，從事檔案管理的人員的培訓(xùn)跟進(jìn)不夠。相當(dāng)一部分檔案管理人員仍然運用舊有的思維模式來管理檔案。由于思維模式與時代步伐差距較大，管理人員工作能力不足，所以出現(xiàn)檔案管理的問題是可想而知的。若不提高其工作能力，要保證其管理工作的質(zhì)量是根本不可能的。普洱80%的事業(yè)單位檔案管理人員都非檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)的，由于缺乏必要的專業(yè)知識，所以，通過培訓(xùn)等方式提高其工作能力顯得尤為必要。

（四）缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識

和其他類別的工作相比，檔案管理工作不顯山、不露水，不容易引起人們的注意，也不容易出成績。長期以來，大多數(shù)人甚至包括一些領(lǐng)導(dǎo)都對檔案管理工作的認(rèn)識存在誤區(qū)。在他們看來，檔案管理工作無非是抄寫、收集、保管等內(nèi)容，既不是單位的重要工作，也不是創(chuàng)造單位經(jīng)濟(jì)價值的工作，鑒于這些原因，檔案管理工作在單位往往遭到忽視，缺乏對檔案工作重要性的認(rèn)識。

（五）人事檔案收集工作的整體性不強

一是檔案收集制度不健全，工作開展力度不夠，歸檔工作被動、滯后；二是歸檔材料缺乏全面性、完整性；三是歸檔材料缺乏真實性、準(zhǔn)確性。真實性與準(zhǔn)確性是密切相連的，在實際檔案中，部份檔案存在不準(zhǔn)確、不真實的情況，這類檔案不僅沒有發(fā)揮檔案應(yīng)有作用，相反還產(chǎn)生負(fù)作用、負(fù)能量，給人事檔案管理帶來負(fù)面影響。

二、提高普洱事業(yè)單位人事檔案管理水平的措施

（一）強化人事檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)

為進(jìn)一步改善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案管理部門要加強與領(lǐng)導(dǎo)部門溝通的力度，最大限度爭取到相關(guān)支持。一是要進(jìn)一步強化專用檔案庫房建設(shè)，提高防火、防盜、防潮的能力；二是要更新檔案管理設(shè)施設(shè)備，優(yōu)化配置檔案柜、空調(diào)、滅火等設(shè)備；三是要加強檔案管理檢查，將防蛀、防火、防光、防潮落到實處；四是要加大資金投入，及時更新信息管理設(shè)備。

（二）加強人事檔案管理信息化建設(shè)

科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，加快了檔案管理信息化進(jìn)程的步伐。人事檔案部門要加大信息技術(shù)引入檔案管理的力度，建立健全網(wǎng)絡(luò)信息平臺，降低管理成本，最大限度發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，提升檔案管理效率。

（三）著力提高人事檔案管理人員自身能力

人事檔案管理工作的政策性、實用性、業(yè)務(wù)性極強，同時兼具服務(wù)性以及保密性等特點。因此，普洱各事業(yè)單位、部門在招聘檔案管理人員時，要從政治、作風(fēng)以及責(zé)任心等多方面進(jìn)行考察，將那些政治覺悟性高、專業(yè)素養(yǎng)過硬、責(zé)任心強的年輕同志選配到檔案管理工作崗位上來。此外，檔案主管部門應(yīng)經(jīng)常組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高從業(yè)人員對檔案管理工作的認(rèn)識。要嚴(yán)格要求從業(yè)人員不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識、開拓視野，切實提高發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題的能力。

（四）提高思想認(rèn)識，切實做好人事管理工作

一是各單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，將檔案管理納入日常的議事日程，加強檔案人員素質(zhì)建設(shè)和單位干部隊伍建設(shè)一同謀劃、一同落實、一同考核。二是各部門各單位組建本系統(tǒng)本單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊，對檔案管理工作進(jìn)行定期不定期檢查、督促、指導(dǎo)，強化考核機制，對工作進(jìn)行定量考核，分級分類實施監(jiān)督、指導(dǎo)，進(jìn)一步健全完善檔案管理制度。

（五）著眼于平常，不斷提高人事檔案管理水平

檔案資料的收集要著眼于平常，這是檔案工作的基礎(chǔ)。當(dāng)前，政治體制改革深入推進(jìn)，干部制度的改革、各種各樣的培訓(xùn)以及專業(yè)晉升、黨內(nèi)學(xué)習(xí)活動等材料逐年增多，層出不窮，這對檔案材料的收集提出了新的要求。人事檔案管理人員要立足于平常，做到及時收集各種檔案資料及時進(jìn)行分類和整理，及時處理那些不符合歸檔要求的材料，對那些手續(xù)不足的材料要重新退回到材料收集部門。檔案材料要做到完整、準(zhǔn)確、真實，確保人事檔案的權(quán)威性。

三、結(jié)語

人事檔案管理在事業(yè)單位的工作中占據(jù)十分重要的地位。隨著時代的發(fā)展，檔案管理的方式也在不斷改進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會發(fā)展需要。各事業(yè)單位伴隨人事檔案制度改革，必然對人事檔案管理提出新的要求。對人事檔案事業(yè)來說，既是機遇，也是挑戰(zhàn)。因此，應(yīng)該牢牢抓住機遇，從制度、機制、觀念等方面加以創(chuàng)新，迎難而上，及時處理好人事檔案管理中存在的問題，從而為普洱事業(yè)單位人事檔案管理作出新的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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作者：羅艷 單位：普洱市疾控中心