事業(yè)單位檔案管理要點(diǎn)分析
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【摘要】檔案資料是事業(yè)單位發(fā)展中形成的寶貴資料，關(guān)系到事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開展。知識經(jīng)濟(jì)時代下，事業(yè)單位必須將檔案管理作為本單位內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，并在檔案工作中引入知識管理理念，創(chuàng)新檔案管理模式。本文對事業(yè)單位檔案管理要點(diǎn)及知識管理的植入策略進(jìn)行分析探討。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；知識管理
1.事業(yè)單位檔案管理要點(diǎn)
1.1完善檔案管理制度
事業(yè)單位檔案管理要根據(jù)本單位實(shí)際情況建立健全科學(xué)的管理制度，成立檔案管理小組，專門負(fù)責(zé)檔案管理工作。在檔案管理制度中，要明確檔案整理、檔案保存、檔案使用、檔案保密等各個環(huán)節(jié)的具體規(guī)定，要求檔案管理人員認(rèn)真履行自身職責(zé)完成檔案工作。
1.2加快檔案管理信息化建設(shè)
事業(yè)單位要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，投入一定的資金用于購置計算機(jī)硬件和軟件，引入先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料電子化管理。事業(yè)單位應(yīng)建立起網(wǎng)絡(luò)平臺，方便電子檔案資料收集、整理、歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案資料共享，提高檔案資料利用率。同時，事業(yè)單位還可采取紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的管理方式，充分發(fā)揮兩者各自的優(yōu)勢，不斷提高檔案管理工作水平。
1.3加強(qiáng)檔案安全管理
事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案資料保密管理，做好檔案資料的安全防范工作，避免出現(xiàn)資料泄露、檔案丟失損毀等問題。在檔案安全管理中，檔案部門要切實(shí)執(zhí)行安全管理制度，規(guī)范檔案工作操作流程，加強(qiáng)對檔案管理人員安全培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員安全意識。事業(yè)單位檔案部門要積極采取防潮、防蟲、防磁、防火、防盜等保護(hù)措施，避免紙質(zhì)檔案和電子檔案受到安全威脅。同時，事業(yè)單位還要加大對檔案保密工作的檢查力度，拒絕檔案部門以及其他部門出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為，確保檔案安全保密機(jī)制執(zhí)行到位。
1.4加強(qiáng)檔案利用管理
新時期下，事業(yè)單位要創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，提高檔案資料利用價值，使檔案資料服務(wù)于社會發(fā)展所需。為此，事業(yè)單位要開辟網(wǎng)上查詢、跨館查閱等服務(wù)，履行好信息公開職能，提高檔案資源開放程度，使有需要部門或個人及時獲取資料。事業(yè)單位要做好大事記、發(fā)展史等方面的檔案資料管理工作，將這些檔案資料共享到網(wǎng)絡(luò)平臺上，為事業(yè)單位管理者決策提供可靠依據(jù)。
2.事業(yè)單位檔案管理中知識管理的植入策略
2.1更新“大檔案”管理觀念
在事業(yè)單位檔案管理工作中植入知識管理時，應(yīng)當(dāng)考慮知識工作的改進(jìn)與提升，并樹立起“大檔案”的管理理念。由于受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，使得事業(yè)單位檔案管理常常局限于顯性知識的層面，由此導(dǎo)致檔案僅僅是對歷史的簡單記錄，為實(shí)現(xiàn)檔案的顯性化，達(dá)到有效存儲的效果，必須結(jié)合實(shí)踐，對檔案管理工作進(jìn)行深入具體地分析，并將檔案管理放到重要的位置上，與各種因素進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。與此同時，應(yīng)當(dāng)對外部環(huán)境因素予以考慮，明確檔案管理工作的目標(biāo)，除收集整理之外，還要實(shí)現(xiàn)檔案的知識化和信息化，以此來推動檔案管理效率的提升，健全管理模式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高檔案管理水平。
2.2實(shí)施流程化檔案管理方式
知識管理既是先進(jìn)的管理理念，同時也是一個系統(tǒng)的管理流程，具體包括目標(biāo)的制定、知識的獲取、鑒別、共享、傳播、開發(fā)利用、保存和反饋等環(huán)節(jié)?；谥R管理的事業(yè)單位檔案管理應(yīng)實(shí)施流程化的管理方式，在對相關(guān)管理制度進(jìn)行梳理的基礎(chǔ)上，引入結(jié)構(gòu)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理思路，確保知識管理的應(yīng)用科學(xué)、有效，滿足新時期事業(yè)檔案管理工作的需求。同時，應(yīng)當(dāng)對檔案管理流程進(jìn)行不斷地優(yōu)化改進(jìn)，并將此項(xiàng)工作列為重點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際情況，遵循科學(xué)合理的原則，編制工作規(guī)劃，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。此外，在對制度進(jìn)行完善的過程中，應(yīng)當(dāng)引入科學(xué)化的管理指標(biāo)，借此來提升檔案管理的效率和質(zhì)量。
2.3創(chuàng)新檔案人才管理模式
對于事業(yè)單位而言，檔案管理是一項(xiàng)較為重要的工作，為此，檔案部門明確知識管理的內(nèi)涵，并將其植入到檔案管理工作當(dāng)中，找到最為適合的理念，對管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。在信息經(jīng)濟(jì)下，為進(jìn)一步提升檔案管理工作效率，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的方法和手段管理檔案，并對管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，具體可從如下幾個方面著手：其一，健全檔案管理機(jī)制，并建立激勵制度，通過提高薪酬等方式。調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，從而更好地完成檔案管理工作。其二，作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，自主學(xué)習(xí)是不可或缺的重要能力之一，要緊跟時代的發(fā)展步伐，更新管理理念，掌握更加先進(jìn)的管理技術(shù)，提高檔案管理水平。同時，檔案部門應(yīng)當(dāng)定期對管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，可將培訓(xùn)的重點(diǎn)放在基礎(chǔ)知識和專業(yè)技能等方面，提高檔案管理人員的綜合能力，使其更好地完成本職工作。其三，在知識管理下，應(yīng)對現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，為檔案的利用者提供全方位的只是服務(wù)，借此來實(shí)現(xiàn)知識共享的目標(biāo)，最大限度地發(fā)揮出檔案的作用和價值。
結(jié)論
總而言之，知識經(jīng)濟(jì)時代下，事業(yè)單位檔案管理要在原有的工作機(jī)制中引入知識管理理念，對檔案管理觀念、檔案管理流程以及檔案人才管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，為檔案工作注入新活力。事業(yè)單位還要通過引入知識管理理念，增強(qiáng)檔案管理工作的前瞻性和內(nèi)涵性，不斷提高檔案管理水平。
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作者：崔家山 單位：黑龍江省地質(zhì)礦產(chǎn)測試應(yīng)用研究所