怎樣做好財(cái)政投資評(píng)審檔案管理工作
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摘要：做好財(cái)政投資評(píng)審檔案管理工作對(duì)規(guī)范財(cái)政投資評(píng)審工作，保障財(cái)政投資評(píng)審工作準(zhǔn)確、客觀、公正具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。本文從認(rèn)識(shí)評(píng)審檔案價(jià)值、全面做好評(píng)審檔案收集、評(píng)審檔案歸檔、評(píng)審檔案保管和評(píng)審檔案利用等環(huán)節(jié)，就新時(shí)期做好財(cái)政投資評(píng)審檔案管理提出了具體的應(yīng)對(duì)之策，對(duì)規(guī)范財(cái)政投資，提升政府資金使用效率，提升財(cái)政投資評(píng)審檔案管理的水平具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。
關(guān)鍵詞：財(cái)政檔案；檔案管理；新時(shí)期
概述
財(cái)政投資評(píng)審是指由各級(jí)財(cái)政部門(mén)根據(jù)相關(guān)規(guī)定，對(duì)融資建設(shè)項(xiàng)目與財(cái)政性投資，進(jìn)行工程預(yù)（結(jié)）算、概算、竣工財(cái)務(wù)決算等一系列與實(shí)施評(píng)價(jià)審查相關(guān)的工作。財(cái)政投資評(píng)審檔案（以下簡(jiǎn)稱“評(píng)審檔案”）則是指在財(cái)政投資評(píng)審工作過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、視音頻等原始記錄。做好財(cái)政投資評(píng)審檔案管理工作對(duì)規(guī)范財(cái)政投資評(píng)審工作，保障財(cái)政投資評(píng)審工作準(zhǔn)確、客觀、公正具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。新時(shí)代評(píng)審檔案管理工作要堅(jiān)持全生命周期理念，把握評(píng)審檔案的規(guī)律和特點(diǎn)，從評(píng)審檔案的收集、歸檔、保管和利用全環(huán)節(jié)嚴(yán)格執(zhí)行評(píng)審檔案的規(guī)范和要求，確保評(píng)審檔案工作的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化，以滿足新時(shí)代財(cái)政投資評(píng)審檔案的新要求。
一、認(rèn)識(shí)評(píng)審檔案價(jià)值
財(cái)政投資評(píng)審是衡量財(cái)政投資項(xiàng)目綜合管理水平的重要標(biāo)尺，也是多角度、全方位、各層次的評(píng)價(jià)財(cái)政投資項(xiàng)目的系統(tǒng)評(píng)價(jià)體系，是強(qiáng)化政府財(cái)政投資管理的重要手段。在思想上要充分認(rèn)識(shí)到做好評(píng)審檔案管理對(duì)提升財(cái)政投資項(xiàng)目資金利用效率，規(guī)范項(xiàng)目資金使用、做好項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等等發(fā)揮著重要作用。
1.領(lǐng)導(dǎo)思想高度重視財(cái)政投資項(xiàng)目評(píng)審檔案管理管理領(lǐng)導(dǎo)要高度重視評(píng)審檔案管理工作，在思想上要充分認(rèn)識(shí)到評(píng)審檔案工作對(duì)于財(cái)政投資項(xiàng)目評(píng)審工作的極端重要性，是財(cái)政投資項(xiàng)目評(píng)審的重要信息資源。要把評(píng)審檔案管理工作納入到評(píng)審業(yè)務(wù)重要議事日程，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，明確部門(mén)及人員職責(zé)分工，納入到年度目標(biāo)績(jī)效考核的重要內(nèi)容，帶頭落實(shí)各項(xiàng)目標(biāo)要求，從人、財(cái)、物等各方面給予評(píng)審檔案管理工作以大力支持，營(yíng)造部門(mén)上下高度重視評(píng)審檔案管理工作的濃厚氛圍。
2.管理人員清晰認(rèn)識(shí)評(píng)審檔案工作的具體人員要在思想上充分認(rèn)識(shí)到評(píng)審檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，明確評(píng)審檔案工作崗位的職責(zé)內(nèi)容、職責(zé)要求，增強(qiáng)做好評(píng)審檔案工作的使命感、責(zé)任感，熟悉評(píng)審檔案工作的各項(xiàng)基本要求，明確評(píng)審檔案收集、整理、分類、編目、保管、利用等全過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，增強(qiáng)做好評(píng)審檔案管理工作的思想自覺(jué)和行為自覺(jué)，切實(shí)加強(qiáng)財(cái)務(wù)投資評(píng)審及檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，提升自身業(yè)務(wù)素能，為評(píng)審檔案管理工作提供可靠技術(shù)保障和過(guò)硬業(yè)務(wù)素能支撐。
3.增強(qiáng)檔案意識(shí)觀念財(cái)政投資評(píng)審檔案管理工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)、保密事項(xiàng)多、各項(xiàng)要求高等特點(diǎn)，要求檔案管理者及具體操作人員要牢固樹(shù)立法治理念、規(guī)范意識(shí)，切實(shí)增強(qiáng)依法管檔、依法用檔的意識(shí)。檔案人員要明確財(cái)政投資評(píng)審領(lǐng)域相關(guān)法律法規(guī)以及財(cái)政投資評(píng)審方面紀(jì)律要求，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和要求自覺(jué)做好財(cái)政投資評(píng)審檔案管理工作。
二、全面收集評(píng)審檔案
資料收集是做好財(cái)政投資評(píng)審檔案管理的前提和基礎(chǔ)，資料收集的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，直接影響到后期評(píng)審檔案歸檔、利用的質(zhì)量和效果。因此，要在思想上高度重視評(píng)審檔案收集工作，及時(shí)、全面、完整地做好評(píng)審檔案收集，切實(shí)做到應(yīng)收盡收。
1.及時(shí)收集評(píng)審資料成立評(píng)審檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，安排專人負(fù)責(zé)評(píng)審資料的收集，賦予不同崗位人員工作職責(zé)。明確不同部門(mén)、不同人員承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)。如財(cái)政投資項(xiàng)目單位應(yīng)定期上報(bào)相關(guān)評(píng)審文件，將評(píng)審文件交檔案管理人員登記，包括：財(cái)政投資項(xiàng)目單位名稱、地址、文件資料目錄、報(bào)審時(shí)間、聯(lián)系電話及聯(lián)系人簽名等，確保評(píng)審資料應(yīng)收盡收。此外，評(píng)審人員在日常評(píng)審環(huán)節(jié)注意評(píng)審資料的搜集、整理和保管，評(píng)審結(jié)束后及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。
2.明確評(píng)審資料范圍財(cái)政投資評(píng)審資料歸檔范圍包括：工程預(yù)（結(jié)）算審核資料和工程決算審核資料等都應(yīng)納入收集歸檔范疇。前者，主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批文、工程概算文件、施工圖紙、預(yù)算書(shū)、工料分析表、工程量計(jì)算書(shū)、計(jì)算底稿及其他資料；后者，主要包括決算書(shū)、工程竣工圖、工程建設(shè)合同、開(kāi)工報(bào)告、竣工驗(yàn)收證明、施工許可證、隱蔽工程記錄、工程監(jiān)理報(bào)告等等。
3.評(píng)審資料收集要求評(píng)審資料收集應(yīng)做到及時(shí)、規(guī)范、準(zhǔn)確、完整。如，評(píng)審資料收集時(shí)要檢查內(nèi)容是否齊全、格式是否規(guī)范，評(píng)審資料來(lái)源是否合法可信。此外，評(píng)審員還應(yīng)保證移交的評(píng)審資料內(nèi)容完整，格式符合相關(guān)要求，獲得的簽證記錄、合同文件等真實(shí)有效。
三、及時(shí)歸檔評(píng)審檔案
評(píng)審資料收集后，還需要及時(shí)移交至檔案管理部門(mén)，由檔案管理部門(mén)按照《檔案法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格按照歸檔程序做好評(píng)審檔案立卷、歸檔等工作，確保應(yīng)歸盡歸。1.移交財(cái)政投資評(píng)審檔案應(yīng)在項(xiàng)目評(píng)審人員在項(xiàng)目竣工財(cái)務(wù)決算批復(fù)后，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)（通常為15天）將屬于歸檔范圍的評(píng)審資料收集、整理后移交至檔案管理人員。由檔案管理人員與項(xiàng)目評(píng)審人員共同清點(diǎn)所移交的文件資料數(shù)量等，并由雙方簽字確認(rèn)，確保評(píng)審檔案及時(shí)移交、完整歸檔。
2.立卷評(píng)審資料立卷程序一般為：分類—組合—編目。即，在評(píng)審材料完整收集基礎(chǔ)上，將評(píng)審資料按特點(diǎn)進(jìn)行分類，再將分類的材料按照一定規(guī)律進(jìn)行組合，經(jīng)過(guò)組合后的材料再進(jìn)行系統(tǒng)的排列和編目。其中，“分類”可采用“年度——組織機(jī)構(gòu)”分類法；而“組合”則是以問(wèn)題為主，兼顧其他，構(gòu)建緊密聯(lián)系、保管期限劃分準(zhǔn)確。評(píng)審類以評(píng)審報(bào)告在前，項(xiàng)目批辦單、評(píng)審依據(jù)等材料在后的原則排列；以全宗為單位，按不同門(mén)類、載體、保管期限分別排列。
3.歸檔根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合財(cái)政部門(mén)工作實(shí)際，檔案管理者應(yīng)把握財(cái)政投資評(píng)審檔案特點(diǎn)和規(guī)律，在做好分類整理、裝訂、立卷的基礎(chǔ)上，及時(shí)歸檔文件目錄，做好案卷編號(hào)和登記，確保歸檔及時(shí)、完整、準(zhǔn)確。
四、做好評(píng)審檔案保管
評(píng)審檔案記錄了財(cái)政投資項(xiàng)目的全過(guò)程，做好評(píng)審檔案保管，確保評(píng)審檔案安全，是評(píng)審檔案管理工作的重要內(nèi)容。1.實(shí)行分類保管將評(píng)審檔案分為本年度評(píng)審檔案和跨年度檔案，分別做好相應(yīng)的管理。其中，內(nèi)年評(píng)審檔案應(yīng)交由檔案管理人員單獨(dú)保存，并于每年年底或者歸檔月統(tǒng)一交由檔案室保管?？缒甓葯n案，則應(yīng)安排檔案管理人員與項(xiàng)目評(píng)審人員共同做好檔案管理，確保評(píng)審檔案規(guī)范管理。
2.完善保管機(jī)制根據(jù)評(píng)審檔案保管實(shí)際需要，完善檔案保管機(jī)制。如，根據(jù)評(píng)審檔案數(shù)量，購(gòu)置相應(yīng)數(shù)量的檔案密集架，設(shè)置專用庫(kù)房；檔案庫(kù)房應(yīng)符合“九防”標(biāo)準(zhǔn)和要求；保持庫(kù)房溫度（14℃-24℃）濕度（50-65%），照片、底片、錄音錄像等放入特制密封盒、底片夾；購(gòu)置恒溫機(jī)、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、除濕機(jī)等等。根據(jù)信息化發(fā)展需要，做好評(píng)審檔案資料的數(shù)字化進(jìn)程，利用數(shù)字信息技術(shù)，提升評(píng)審檔案保管的水平。此外，要定期組織檔案管理者深入庫(kù)房，對(duì)評(píng)審檔案進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)破損退變的評(píng)審檔案要及時(shí)進(jìn)行修裱、復(fù)制；對(duì)錄音錄像檔案要定期進(jìn)行翻錄，一旦發(fā)現(xiàn)異常要及時(shí)補(bǔ)救，確保評(píng)審檔案安全。
3.健全保管制度根據(jù)財(cái)政投資評(píng)審檔案的保管要求和特點(diǎn)，制定并完善保管環(huán)節(jié)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，為財(cái)政投資評(píng)審檔案保管提供有力支持和保障。根據(jù)《檔案法》《保密法》的相關(guān)規(guī)定，制定符合財(cái)政投資評(píng)審檔案保管要求的相關(guān)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)要求。如，《財(cái)政投資評(píng)審檔案人員職責(zé)》《財(cái)政投資評(píng)審檔案安全保管制度》《財(cái)政投資評(píng)審檔案借閱、歸還流程》《財(cái)政投資評(píng)審檔案保管保密制度》《財(cái)政投資評(píng)審檔案鑒定銷毀制度》等等。
五、注重評(píng)審檔案利用
檔案的價(jià)值在于其利用，評(píng)審檔案利用也是評(píng)審檔案管理的重要組成部分。隨著政府財(cái)政投入的不斷加大，項(xiàng)目的逐漸增多，政府財(cái)政投資項(xiàng)目評(píng)審所產(chǎn)生的檔案越來(lái)越多，檔案利用的頻率和次數(shù)越來(lái)多。此外，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，以及在評(píng)審檔案利用中的應(yīng)用，改變了評(píng)審檔案利用模式，提升了評(píng)審檔案利用效率。
1.完善檔案利用資源首先，要重視評(píng)審檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)字檔案資源建設(shè)。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，豐富的館藏評(píng)審檔案資源是檔案利用的前提和基礎(chǔ)，也是評(píng)審檔案利用的價(jià)值所在。財(cái)政部門(mén)要結(jié)合政府投資項(xiàng)目評(píng)審的實(shí)際需要，建立具有評(píng)審檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，將現(xiàn)有館藏檔案資源進(jìn)行數(shù)字化掃描、錄入和處理，不斷豐富數(shù)據(jù)庫(kù)的信息資源。其次，豐富配套資源。隨著評(píng)審檔案利用的頻次越來(lái)越高，要積極順應(yīng)政府投資項(xiàng)目評(píng)審工作的發(fā)展和趨勢(shì)，注重檔案網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，加強(qiáng)后端建設(shè)和管理，如局域網(wǎng)平臺(tái)建設(shè)等，為評(píng)審檔案利用搭建良好應(yīng)用平臺(tái)。再次，實(shí)行分類管理。評(píng)審檔案資源中涉及不同類型、不同領(lǐng)域和不同密級(jí)的檔案信息，要做好館藏檔案資源的分類管理，為檔案資源的利用提供便利。
2.豐富檔案利用方式評(píng)審檔案價(jià)值是評(píng)審檔案利用的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，也是開(kāi)發(fā)多元化評(píng)審檔案利用方式的基礎(chǔ)和前提。因此，評(píng)審檔案管理部門(mén)在數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基礎(chǔ)上，最大限度地發(fā)覺(jué)評(píng)審檔案信息資源價(jià)值，為評(píng)審檔案利用提供支持和保障。首先，找準(zhǔn)利用需求。通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、深入一線等形式，向評(píng)審檔案利用者征詢需求內(nèi)容和需求方式，結(jié)合政府財(cái)政投資評(píng)審工作的實(shí)際，做好評(píng)審檔案編研，滿足不同群體的評(píng)審檔案信息需求。其次，加大技術(shù)應(yīng)用力度。利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等，做好館藏評(píng)審檔案資源的深度挖掘、分析，加大評(píng)審檔案編研力度，為檔案利用奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。再次，滿足信息資源共享。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等，推進(jìn)評(píng)審檔案在檔案管理部門(mén)之間、檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)之間的數(shù)據(jù)共享，打破信息壁壘，暢通評(píng)審檔案信息交流渠道。
3.健全檔案利用制度評(píng)審檔案利用離不開(kāi)一套完備的利用制度作為支持和保障。一方面，要根據(jù)評(píng)審檔案的特點(diǎn)，制定具有針對(duì)性的、含有檔案利用條件、范圍及要求的檔案管理制度。如出臺(tái)《財(cái)政投資評(píng)審中心檔案管理制度》，《財(cái)政投資評(píng)審檔案借閱、歸還、銷毀實(shí)施細(xì)則》等等，使評(píng)審檔案利用有章可循、有據(jù)可依，細(xì)化評(píng)審檔案利用管理。另一方面，要從評(píng)審檔案管理大局出發(fā)，細(xì)化評(píng)審檔案收集、歸檔、鑒定、借閱等若干規(guī)章制度，并將其與政府投資項(xiàng)目評(píng)審工作有機(jī)銜接起來(lái)，實(shí)行扁平化刮泥。此外，要針對(duì)評(píng)審檔案制度進(jìn)行常態(tài)化的修訂和完善，根據(jù)評(píng)審檔案工作的實(shí)際需要，及時(shí)做好利用制度的立、改、廢等工作。
結(jié)語(yǔ)
近年來(lái)，隨著政府加大財(cái)政公共資金的投入力度，一大批政府財(cái)政投資的項(xiàng)目陸續(xù)建成，進(jìn)入竣工驗(yàn)收階段。為監(jiān)督、規(guī)范政府財(cái)政投資項(xiàng)目的資金使用效率，各級(jí)財(cái)政部門(mén)依據(jù)《審計(jì)法》等各項(xiàng)財(cái)經(jīng)制度和相關(guān)規(guī)定，對(duì)融資建設(shè)項(xiàng)目與財(cái)政性投資，進(jìn)行工程預(yù)（結(jié)）算、概算、竣工財(cái)務(wù)決算等一系列與實(shí)施評(píng)價(jià)審查相關(guān)的工作。在此過(guò)程中產(chǎn)生了大量具有保存價(jià)值的財(cái)政投資評(píng)審檔案，做好財(cái)政投資評(píng)審檔案管理工作對(duì)規(guī)范財(cái)政投資評(píng)審工作，保障財(cái)政投資評(píng)審工作準(zhǔn)確、客觀、公正具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。新時(shí)代，做好財(cái)政投資評(píng)審檔案管理工作對(duì)規(guī)范財(cái)政投資評(píng)審工作，保障財(cái)政投資評(píng)審工作準(zhǔn)確、客觀、公正具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。做好財(cái)政投資評(píng)審檔案管理既要從思想上充分認(rèn)識(shí)評(píng)審檔案工作的極端重要性，也要全面做好評(píng)審檔案收集、評(píng)審檔案歸檔、評(píng)審檔案保管和評(píng)審檔案利用等各個(gè)環(huán)節(jié)工作，針對(duì)新時(shí)代財(cái)政投資評(píng)審檔案管理的現(xiàn)實(shí)要求，做好各個(gè)環(huán)節(jié)的具體制度執(zhí)行，對(duì)規(guī)范財(cái)政投資，提升政府資金使用效率，提升財(cái)政投資評(píng)審檔案管理的水平具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。
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作者：閆懷康 單位：文水縣財(cái)政投資評(píng)審中心