高校學生檔案管理創(chuàng)新與服務模式思考

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摘要：隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和完善，各行業(yè)都迎來了全新的發(fā)展，對于專業(yè)技能型一線人才的需求量也呈現(xiàn)出持續(xù)增長的趨勢，在一定程度上推動了我國職業(yè)教育的發(fā)展。高職院校作為我國職業(yè)教育重要的組成部分，是我國專業(yè)技能型一線人才培養(yǎng)的主陣地，近年來也獲得了快速發(fā)展。隨著高職院校生源的不斷增加，學生檔案管理工作的重要性逐漸凸顯。學生檔案記錄了學生在校期間的各種表現(xiàn)情況，是教師、學校、社會評價學生的重要參考依據(jù)，做好學生檔案管理工作，不論是對學生個人還是對高職院校都是非常重要的。鑒于此，本文主要對新時期下高職院校學生檔案管理創(chuàng)新和服務模式的構建進行了簡要分析。

關鍵詞：高職院校；學生檔案管理；服務模式；創(chuàng)新策略

在高職院校的教育管理中，學生檔案管理工作的重要性不言而喻。隨著高職院校招生規(guī)模的擴大，學生數(shù)量劇增，如何做好學生檔案管理工作是高職院校檔案管理人員面臨的重大課題。雖然傳統(tǒng)高職院校學生檔案管理模式也可以確保檔案管理常規(guī)工作的有序完成，但傳統(tǒng)學生檔案管理和服務模式中的弊端是不容忽視的，尤其是在新時期檔案管理工作中，如果未能將傳統(tǒng)檔案管理和服務模式中的弊端有效解決，將會嚴重影響學生檔案管理工作的效率和質量，給高職院校的可持續(xù)發(fā)展造成不良影響。因此，高職院校檔案管理人員必須要意識到學生檔案管理工作創(chuàng)新和服務模式構建的必要性和迫切性，并樹立全新的檔案管理思想，積極引入先進檔案管理技術和手段，實現(xiàn)對檔案管理和服務模式的優(yōu)化創(chuàng)新。

一、高職院校學生檔案管理的功能

高職院校學生管理工作的開展離不開學生檔案管理工作的有效支持。學生檔案管理工作的主要內容是將每一位學生在校期間的各種表現(xiàn)詳細記錄，如學習、生活、品行、參加活動、評優(yōu)、處罰情況等，并按照不同類別記載在學生檔案中。每一位在校學生都會有一份屬于自己的檔案，并且檔案也會伴隨著學生的整個學習過程，學生的基本情況以及優(yōu)勢和缺點都會被詳細地記錄在冊，這也為學校、教師、家長、管理部門以及用人單位了解學生提供了重要的參考依據(jù)。另外，學生檔案管理還具備約束學生行為、促進學生自我發(fā)展等功能。由于職業(yè)教育的特殊性，很多高職院校學生都經(jīng)歷了高考失利，對未來的人生規(guī)劃缺乏清晰的目標，并且在學習動機和學習能力上也存在明顯不足。很多新生會因為不清楚學校的學生管理標準，做出一些違反規(guī)定的行為。而通過構建檔案管理標準，則可以讓學生意識到遵守學校管理規(guī)定的重要性，讓其可以約束自己的行為。同時學生也可以通過檔案對自身形成更加全面、清晰的認知，便于學生實施自我管理，提升自我約束能力。并且很多學生為了留下良好的檔案記錄，會更加努力學習，積極參加各種活動，不斷提升自我價值，為自身的檔案增添亮色?？梢?，高職院校學生檔案管理所具備的功能是非常豐富的，全體師生和工作人員都應加強對學生檔案管理工作的重視，并積極配合和支持各項檔案管理工作。同時高職院校學生檔案管理人員也應積極探索更加高效的檔案管理和服務模式，提升檔案管理水平，這樣才能將檔案管理的功能充分體現(xiàn)出來，為學校的學生管理工作提供重要依據(jù)，同時也為學生個體發(fā)展提供助力。

二、高職院校學生檔案管理和服務中存在的不足

1.學生檔案管理規(guī)范性不足

雖然學生檔案管理是高職院校學生管理工作中的重要內容，但是在當前高職院校學生的管理工作中，普遍存在管理制度和管理流程不完善的問題，具體表現(xiàn)為以下幾點：一是對工作流程缺乏監(jiān)督，工作人員在操作上存在“三慢”現(xiàn)象，檔案管理工作的效率和規(guī)范性難以得到保證；二是管理制度不完善。目前多數(shù)高職院校的學生檔案管理工作制度，都是針對檔案管理過程中各項管理工作的具體操作和注意事項等進行明確說明，缺乏獎懲制度、責任制度和監(jiān)督制度，導致很多管理人員對待工作消積怠慢，缺乏對檔案管理工作模式和方法的創(chuàng)新意識，每天按部就班地工作即可，這也是高職院校學生檔案管理水平一直停滯不前的重要原因。

2.缺乏服務意識

雖然在傳統(tǒng)學生檔案管理模式下，高職院校學生檔案管理工作也在有序開展，但就檔案管理工作的服務功能看，主要側重于“管理”，而非“服務”，一切檔案管理制度的制定、管理工作的開展都是為了對檔案進行管理，很少會讓學生參與其中，很多高職畢業(yè)生表示直到畢業(yè)都未能見到自己的檔案，可見檔案管理的服務功能并未得到體現(xiàn)。這一現(xiàn)象的存在，不僅會嚴重影響檔案資料的利用率，而且也會對學生的在校學習以及未來就業(yè)與發(fā)展造成不利影響。因此，高職院校檔案管理人員必須要加強對這一問題的重視，并不斷提升自身的服務意識，創(chuàng)新檔案管理服務模式，為師生提供更加多樣化、個性化的檔案服務，最大化地體現(xiàn)檔案管理的價值。

3.檔案管理信息化程度不高

隨著信息技術和網(wǎng)絡技術的高速發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代科學技術被運用到教育領域中，為高職院校的教育管理工作提供了極大便利，檔案管理信息化也成了高職院校學生檔案管理改革的必然趨勢。信息技術的合理運用，將一些重復的人工操作（借助工具或軟件等）取代，進而有效提升檔案管理工作的效率和水平。并且檔案信息化管理平臺的搭建和運用，也可以為檔案資料的檢索、查找、存儲、調取等操作提供便利，使得檔案管理和服務水平得到了有效提升。但現(xiàn)階段高職院校的學生檔案管理信息化水平普遍偏低，檔案管理工作依舊是以人工操作為主，并且學生檔案也是以紙質檔案為主，不僅不利于管理，也容易丟失、損壞，進而影響檔案管理的水平。加上多數(shù)高職院校對學生檔案管理信息化建設投入不足，而信息化檔案管理需要有軟硬件設備的支持，并且在后續(xù)也需要大量的經(jīng)費進行更新和維護，這也是高職院校檔案管理信息化程度偏低的重要因素。

4.檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待提升

檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務能力直接關乎學生檔案管理水平的高低。由于多數(shù)高職院校并未意識到學生檔案管理工作的重要性，忽視了對檔案管理人員的選用和教育培訓工作，導致檔案管理隊伍的整體素質偏低，具體表現(xiàn)為以下幾點：一是檔案管理人員的專業(yè)性不足。很多高職院校并未聘請專業(yè)的檔案管理人員，多是由學校教師或領導兼任。由于缺乏專業(yè)的檔案管理知識，在實際工作中，難以對檔案管理模式進行優(yōu)化創(chuàng)新。并且他們還需要完成其他的教學或管理任務，更是沒有把過多的精力放在檔案管理的創(chuàng)新上。二是檔案管理人員的服務意識薄弱。由于部分檔案管理人員對自身工作的重要性缺乏正確認知，認為檔案管理只需要負責檔案的記錄、歸檔即可，很少會主動對師生提供檔案查閱、調取等服務，即便是師生有需求，也不能很好地為他們提供服務。三是信息素養(yǎng)較低。在新時代背景下，信息技術的運用已經(jīng)成了檔案管理工作的必然趨勢。但目前多數(shù)檔案管理人員的信息素養(yǎng)較低，難以熟練地運用各種先進技術或設備開展相關工作。

三、高職院校學生檔案管理工作創(chuàng)新和服務模式的構建策略

1.創(chuàng)新管理體制

在對高職院校學生檔案管理進行創(chuàng)新時，必須將管理體制的創(chuàng)新作為服務模式構建的根本，這是因為優(yōu)質的服務必然是建立在規(guī)范化管理體系之上的，如果管理過于松散，那么服務質量自然難以得到保證。所以，高職院校必須要加強對管理體制創(chuàng)新的重視，并做好以下幾個方面的工作：一是完善管理體制，規(guī)范檔案管理流程。簡單來說，就是高職院校檔案管理部門應結合學生檔案管理的實際流程和需求，制定高度符合標準的要求，并嚴格要求所有檔案管理人員以及檔案使用人員按照相關規(guī)定和要求操作，確保各項檔案管理工作有序開展和有效落實。當所有的檔案管理工作都做到標準化、規(guī)范化操作，不但可以提升檔案管理工作的流暢性，也可以減少或避免檔案信息遺漏、信息不流暢以及信息泄露等現(xiàn)象發(fā)生，提升了檔案管理的效率和水平，為學生檔案管理服務模式的構建奠定良好基礎。二是建立健全獎懲制度和責任制度。針對當前高職院校檔案管理人員缺乏工作創(chuàng)新意識和創(chuàng)新動力的現(xiàn)象，高職院校則應設置相應的獎懲制度，將管理人員的工作完成情況、工作創(chuàng)新情況等與他們的薪酬待遇、職稱晉升等掛鉤，激發(fā)他們的工作熱情和工作創(chuàng)新意識，提升自身的服務水平。同時高職院校還可以設置相應的責任制度，明確各工作崗位的職責，并實行責任到人，讓檔案工作人員對自身的工作內容、決策權、工作失誤會承擔哪些后果等形成清晰的認知，增強他們的工作責任意識，激發(fā)他們的工作緊迫感，讓他們在檔案管理工作中可以充分發(fā)揮自身能力，提升他們的工作效率和服務能力。

2.提升學生管理信息化水平

隨著信息技術在高職院校學生檔案管理工作中的廣泛應用，檔案信息化管理已然成了高職院校學生檔案管理改革的必然趨勢，也是創(chuàng)新和革新學生檔案管理的有效途徑。高職院校一定要意識到這一點，并通過加大對檔案信息化管理經(jīng)費的投入，進一步完善學生檔案信息化管理的基礎設施，為檔案管理信息化提供物質保障。首先，開發(fā)學生檔案管理信息化軟件系統(tǒng)。這就要求高職院校應結合學生檔案管理實際需求，聘請專業(yè)的軟件開發(fā)人員，開發(fā)出一套適用于學生檔案管理工作的軟件系統(tǒng)。如此一來，檔案管理人員就可以將一些基礎的學生檔案管理工作轉移到線上。比如，檔案信息的收集、存儲、傳遞和調取，進而有效提升檔案管理和服務水平。在軟件系統(tǒng)的幫助下，也可以將紙質檔案轉化為電子檔案形式，這樣更有利于檔案資料的傳輸和使用，保證檔案資料的安全性。同時在軟件平臺，還可以開發(fā)對外服務功能，即本校師生可以通過賬號登錄，獲取自己權限內的檔案資料，以此來提升檔案資料的利用率，讓檔案管理工作更好地為師生服務。其次，加強對學生檔案管理人員信息素養(yǎng)的培養(yǎng)。在高職學生檔案管理中，要想將先進信息技術的應用優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，提升檔案管理人員信息素養(yǎng)是關鍵。這就要求高職院校構建長期有效的教育培訓機制，定期組織檔案管理人員開展信息技術培訓活動，提升檔案管理人員對信息化管理技術、管理平臺和應用軟件等新型技術的操作水平。同時在培訓期間，還需要加強對其進行信息保密意識方面的教育和引導，讓其意識到學生檔案管理工作的重要性以及檔案信息泄露的嚴重后果，這樣他們在日常工作中才會格外注重檔案信息的保密性和安全性。

3.始終堅持“以人為本”的管理與服務理念

高職院校檔案管理的功能主要體現(xiàn)在為學校學生管理提供重要依據(jù)以及為學生個人發(fā)展助力。要想真正構建起高校的檔案管理與服務模式，提升檔案管理與服務水平，高職院校檔案管理人員必須要始終堅持“以人為本”的工作理念，一切檔案管理工作的開展都是圍繞用戶的實際需求。首先，高職院校學生檔案工作人員必須要意識到檔案管理的對象是學生，因而在檔案管理與服務模式的創(chuàng)新過程中，應提升學生的參與度，讓學生有機會接觸到檔案管理，并根據(jù)實際需求獲取自己的檔案資料。其次，高職院校學生檔案管理人員根據(jù)學生的實際需求，為學生提供個性化的檔案查詢和使用等服務，并根據(jù)每一位學生的檔案情況，指導學生制訂相應的發(fā)展計劃，讓學生明確在校期間的努力方向，為自己的檔案增添更多亮色。最后，高職院校學生檔案管理人員應具備創(chuàng)新意識，能夠根據(jù)師生反饋，及時調整檔案管理和服務理念以及模式，為師生帶來更加優(yōu)質的檔案管理服務。比如，當有師生反饋檔案調取流程煩瑣時，檔案管理人員則可以在充分考慮實際情況以及檔案信息安全的基礎上，盡可能地簡化檔案調取流程，提升檔案服務水平。

四、結語

綜上所述，在新時代背景下，高職院校獲得了良好的發(fā)展，與此同時，對高職院校學生檔案管理工作提出了更高要求。為此，高職院校檔案管理人員必須要意識到傳統(tǒng)檔案管理的滯后性和局限性，并就檔案管理中現(xiàn)存的問題進行全面分析，運用先進的檔案管理理念和模式，將檔案管理中的問題進行妥善解決，提升檔案管理水平，使學生檔案管理價值最大化。但要想真正實現(xiàn)對高職院校學生檔案管理的創(chuàng)新并非易事，需要高職院校全體人員意識到學生檔案管理工作的重要性，并全力配合各項檔案管理措施，推動檔案管理改革的深化，提升檔案管理水平。

作者:趙思 單位:楊凌職業(yè)技術學院