鐵路財務會計業務流程研究

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1、傳統鐵路財務會計業務流程簡介

傳統鐵路會計業務流程是建立在勞動分工論下的一種順序化業務流程。所謂勞動分工論是將一定的過程分解為個別作業的做法，認為管理活動的重點在于努力提高個別作業的效率，如在會計業務處理中，一般將會計系統(包括我國目前的絕大部分電算化商品軟件)分解為原材料核算子系統、工資核算子系統、銷售核算子系統、固定資產核算子系統、成本核算子系統、財務處理子系統、報表編制子系統等。在各個子系統中再進行細分，如將固定資產核算子系統又細分為開工模塊、固定資產賬冊模塊、固定資產報表模塊等，以上各模塊繼續進一步細分，形成一個名副其實的“金字塔”式的組織結構。然而，也正是這種過于細分的結構，使各個核算子系統之間，彼此分割，缺乏會計數據傳輸的實時性、一致性、系統性，各核算模塊是彼此獨立的“孤島”。所謂順序化是指在會計核算中，必須嚴格按照“填制憑證一一登記賬簿－編制報表”的順序、按照從金字塔底端一層層向上的順序進行，不可跳躍。順序化的會計流程帶來的結果，雖然在內部牽制方面能發揮一定的作用，但是會延長相互等候時間、降低會計報告的及時性、單一化會計信息的內容(工作量的限制使財務會計一般只提供以原始成本表示的貨幣性信息)。

2、傳統鐵路財務會計流程的缺陷

在傳統的鐵路會計體系結構中，當某項經濟業務發生時，該經濟業務歷史記錄的簡化版本資料被送到財會部門。①會計信息系統僅僅采集組織經濟業務數據的子集，卻忽略了大量管理信息。由于傳統會計體系結構、思想和技術的制約，會計師并不采集業務活動的全部數據，而只是采集其中的一個子集，即符合會計事項定義的數據集或者稱之為資金流信息，即會計師通過判斷一項經濟活動中哪些數據影響組織的財務報表，并以此作為收集數據的依據。結果同一經濟業務相關數據被分別保存在財會人員和非財會人員手中，財會人員手中只限于描述業務事件的子集數據。傳統會計體系不僅忽略了大量管理信息，而且導致會計信息系統與其他系統數據不一致、信息隔閡和信息重復存儲。②會計信息系統以高度匯總的方式重復存儲數據，難以反映經濟業務的本來面目。在傳統會計信息系統中，雖然原始憑證包含了經濟業務活動的詳細數據，但是，經過記賬憑證、日記賬、明細賬、總賬，數據被一次次過濾、匯總，同時同一的數據被多次重復存儲，區別在于其匯總的程度不同。數據被匯總記入日記賬或分類賬，就難以將其分解以反映經濟業務的本來面目。③會計信息系統提供的賬表已經無法滿足信息使用者的需要。到目前為止，會計信息系統仍然按照會計科目來生成借貸余三欄式賬簿，并編制三張財務報表。而這些賬簿和報表限制了管理者得到的信息種類，不能從多層次、多視角探究和分析企業的財務狀況和經營成果。多年來，各行各業的高層管理者一直在思考如何才能正確評價組織經營業績。管理者不再把財務數據作為評價經營業績的唯一依據，而是經過綜合考慮各種度量結果來做出判斷。大型高技術企業的高層領導，現在直接負責建立用于度量客戶滿意度、產品質量、市場份額和人力資源的系統。而促使他們這樣做的動力就是他們認識到，主要依賴會計信息系統將限制公司的客戶服務戰略。

3、傳統流程無法滿足實時控制的需要

任何企業資金流都是伴隨著物流流動的，傳統會計信息系統體系的一個缺陷就是它所反映的資金流信息往往滯后于物流信息，“財務賬”同“實務賬”往往是兩張皮。財務賬、財務報告從來不是當前時點的余額，以至企業無法從效益的角度對經營生產活動進行實時控制。這是因為，會計數據通常是在業務發生后采集，而不是在業務發生時實時采集的;會計數據加工是將滯后采集的數據進行排序、記賬、匯總、對賬等;財務報告不能直接利用，必須經過若干后臺加工才能提交到使用者手中。在經濟環境瞬息萬變的今日，應加大信息的實時性控制力度，當一筆超標準的采購費用發生時，或一筆非法的投資事件發生時，實時信息能夠幫助管理者有效和實時控制非法事件的發生。但是，會計信息的滯后性卻不能使管理者從會計信息系統中得到所需的信息，管理者只有到別的系統中去尋找。當管理者從別的系統中找到他所需的信息時，會計信息系統和會計信息的價值就會急劇下降。傳統會計信息系統提供滯后信息不僅影響了信息的質量降低了它的相關性，而且正在逐步失去其應有的價值。

4、實現財務業務一體化

⑴財務業務一體化基本思想財務業務一體化是指:在IT環境下，將財務會計流程與經濟業務有機的融合;當一項經濟業務(事件)發生時，由業務相關部門的一位員工負責錄入業務信息，當信息進入系統后，立即存儲在指定的數據庫;同時，該事件通過動態會計平臺，生成實時憑證，自動或經財務人員確認后顯示在所在相關的賬簿和報表上，不再需要第二個部門或任何其他員工再錄入一遍。這樣，信息為所有“授權”的人員共同享用。每個業務與財會人員每天必須打開某個信息屏幕，管理和控制相關的經濟業務，做到實時、迅速響應環境變化，爭取主動;所有管理人員都按照統一、實時的信息來源做出現決策，避免了不同的決策單位或個人，由于信息所依據的來源不同而做出相互矜持的決定，造成管理決策的混亂。⑵財務業務一體化實現基本原理要實現財務業務一體化，不僅需要IT環境，而且需要建立一個支持一體化的動態會計平臺。動態會計平臺基本要素包括:事件接收器、憑證模板、生成器和實時憑證。①事件接收器事件接收器的功能是當一項經濟業務(事件)發生時，該事件通過相應的業務模塊驅動動態會計平臺接受事件信息，動態會計平臺的事件接收器接受事件信息，主要包括5個基本特征:1)what－發生了何事，涉及哪些資源?2)When－何時發生?3)Who一涉及何人，充當何角色?4)Where－事情發生的地點?5)Why－在事件發生時為什么可能出錯，風險?②憑證模塊憑證模板包括兩種:財務會計憑證模板和管理會計憑證模板。財務會計憑證模板是嚴格按照財務會計借貸規則要求而設立的，各經濟業務所對應的入賬科目及憑證分錄結構的模板。這些模板的格式、模板的內容都可以根據企業所采用的會計制度和內部管理需要自行設定，計算機將結果保存在動態會計平臺的模板文件中，供生成實時會計憑證使用。③生成器生成器的功能是根據經濟業務事件信息和憑證模板，自動生成實時憑證，并傳遞到財務會計和管理相應的模塊中。④實時憑證實時憑證也包括兩部分，根據財務會計憑證模板生成的實時會計憑證，它是登記會計賬簿和報表的依據;根據管理會計模板生成的實時管理會計憑證，它是登記企業內部管理需要的責任會計賬表的依據。實時憑證的特點是:實時性，只要原始單據審核生效，即按約定的模板自動生成;強制性，實時憑證在IT環境中由計算機自動生成，從生成到結束的過程中沒有任何人工干預，對用戶來說是不可見的。企業財務業務一體化的順利實施，必將會使財務管理工作出現以下新特征:l)物流、資金流、信息流同步生成。2)原來由財會人員編制的主營業務(采購、銷售、倉儲等)憑證，都由計算機自動生成，這樣可以大大減少財務部門的重復勞動，提高工作效率的同時減少了差錯，做到“數出一門，信息共享”。3)財務部門和其他部門一樣，可以查明每一個信息的來源和錄入時間，做到責任分明。4)財會人員可能利用實時信息控制經濟業務，如采購業務、銷售業務等，從核算職能向控制職能轉變。

5、從會計信息處理到幫助管理者制定業務處理規則

財會人員從傳統會計信息日常處理流程中解脫出來，幫助管理人員制定業務規則，使得財務人員必須關注企業的業務過程。傳統會計信息系統與業務過程相分離，而且只處理業務過程中所發生事件的一個子集，這會導致財會人員和業務管理人員之間的隔閡。在這種情況下，業務管理人員可能會改變業務流程的本質而不與財會人員溝通。事實上，業務管理人員就是這樣做的，財會工作也就變成了與業務過程相當脫節的“秘密”工作。因為，解決業務問題需要了解企業的戰略、業務過程、組織結構、計量IT環境的使用情況，當財會人員無法得到所需信息時就將視野局限于“會計問題”，而不是“業務問題”。這種隔閡可能導致業務過程管理與財會工作之間不必要的緊張，而且無法有效地起到會計控制作用。例如，當財會人員遠離業務過程時，他們不知道物料的作用、質量以及物料的真正實際價格。當一張價格嚴重失真的采購發票擺在他們面前時，只能根據發票付款起到一個記錄員而非控制員的作用。