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摘要:存貨管理現已成為企業重點關注的經營事項。存貨質量的優劣直接影響到企業的日常運營。存貨管理的復雜和多維,使得企業在實際業務操作中也遇到不少困難。本文旨在通過對存貨的分析,為企業的存貨管理提供參考。
1.企業概況
中國電子科技集團第二十九研究所主要設計開發各類電子信息系統裝備,多次榮獲國家級榮譽和科技成果獎,構建了合理的研發、生產和管理人才隊伍,形成了研發和制造的核心能力。在生產制造過程中,該企業積存了大量的原材料及半成品,種類繁多。本文通過對該企業的存貨管理,包括數據及實物管理進行多維度的分析,找到業務上需要優化的環節,分析其成因,運用多種手段提升存貨管理的效能。數據分析基于已在庫房里的存貨,包含外購存貨和自制存貨,從類別、庫齡、有效期、庫房分布、通和/專用等維度進行分析。實物管理從庫房、庫房管理人員及其對物料的收、發、存及盤點等進行分析,旨在通過優化硬件設施及人員能力建設,提高存貨實物管理的精度。
2.存貨管理現狀整體態勢
該企業存貨種類多,數量大,包括外購存貨和自制存貨,存放于多個庫房內。存貨多為電子元器件,更新迭代快,所以企業需要系統地構建存貨管控體系,以夯實和提升基礎能力為出發點,以制度、流程創新為抓手,以信息化為載體,在滿足客戶需求的同時降本增效、防范損失風險,提升企業核心運營能力,將存貨與收入占比長期保持在健康水平,保障企業高質量持續發展。該企業關注客戶需求是否如期高質量得到滿足,往往以產品交付完成、客戶確認為項目執行的終點,容易忽略項目完整的生命周期,特別是存貨管理的維度。項目執行過程中,由于各種變更、投產情況的變化,通常在完成產品交付后仍然會有部分多余存貨,包括外購存貨和自制存貨。如果沒有健全的定期項庫存清理機制,這些多余存貨無法在其他業務環節被利用。庫房里的實物越來越多,無法再次利用、銷售,對企業的正常運營造成壓力,現金流和實物流管理難度加大。因此,對存貨的管理必須放在企業管理的重要位置上。
3.存貨信息及數據分析
3.1外購存貨
3.1.1外購存貨庫存金額及庫齡分析。該企業是電子制造企業,庫存金額排名前五的物料占庫存金額的72.31%,第一大類占庫存金額的30.81%。存貨雖然種類繁多,但是占比大的物料比較集中,在一定程度上可以集中管理。但由于電子元器件更新較快,長期持有庫存存在減值風險。通過數據分析,外購存貨中在庫時間超過1年的庫存占總庫存的40.85%。雖然大部分外購存貨是1年以內的,但是剩余在庫時間超過1年的存貨如果在以后年度不調高其利用率,將成為不良存貨資產。不良存貨資產的危害主要有以下幾點:1)存貨資金積壓,增加資金成本。由于呆滯存貨占用的資金不能參與流動,若處理不及時,將長期占用企業大量的流動資金,降低存貨周轉速度,增加企業流動資金成本,降低企業獲利能力。2)存貨貶值。存貨本身的理化性質、包裝容器等存在一定的持續期限,如果呆滯存貨處置不力,長期滯存的存貨將發生自然毀損,導致進一步貶值和淘汰。3)占用存儲設施。企業由于受資金限制,倉儲設施有限。呆滯存貨不能被及時處理消化,將擠占倉儲資源。4)增加搬運、挑選等管理費用。5)增加生產再利用費用。對于物理性質未發生變化的存貨,可以重新利用,但必須進行必要的再次檢測或改變原有生產工藝流程,一定程度上增加處置再利用的費用。因此,存貨的庫齡應作為企業在管理上的考慮要點。3.1.2有效期分析。該企業電子元器件類為主的存貨管理,需要重視庫齡,由于其有特殊的有效期控制,即使庫齡不長,但如果已經超過正常有效期,那此部分存貨也會對企業帶來損失。存貨在正常存放過程中不易發現其超期,更需要關注。通過對該企業整體庫存的分析,發現在庫存原材料中,超期物料金額接近10%。超1倍存儲有效期物料中,A類物料占大部分占比49.43%。這種情況存在的原因主要是:發放時未嚴格按照先進先出的方式,批次亂發或混發,造成新批次已經發料而老批次的物料還在庫的現狀。另外,由于該企業采用的是項目庫存管理的模式,很多項目在完結后有物料未使用完,但ERP系統內庫存仍然被該項目占用,無法被其他項目使用,因此造成老批次的物料被遺留下來,進而造成了存貨超過有效期的問題。3.1.3通用專用件和帶項目號物料情況分析數據顯示,專用物料金額占庫存總金額34.60%,帶項目庫存的金額占總金額的27.55%。從庫存利用的角度上來說,專用物料的流通性比通用物料會差很多,而物料被項目限制使用也會降低存貨流動性。此類庫存物料建議在通專用定義、采購策略、項目采購、器材生命周期等方面進行分析及修正,合理避免項目的無序資源占用。此外,清理無工單需求的項目物料也應列入日常管理工作,及時更新狀態,釋放資源。
3.2自制存貨
該企業自制存貨是由企業自行設計并生產的存貨。本次分析從庫房類型、物料項數和數量維度開展。半成品及成品級的自制件已超過百萬件。該企業的項目眾多、產品的種類也很多,加上為滿足客戶需要,長期存在未簽訂銷售合同就預先投產的情況,因此庫存規模較大。對客戶而言,預投可以極大地縮短交付周期,但對企業而言則帶來了存貨呆滯的風險,一旦外部需求發生預期之外的變化,就會導致存貨積壓。另外,科研生產任務投產后,如內外部需求發生變化,未及時傳遞項目變更信息,就會造成“該停產的不停產,生產出來無法銷售”的困境。因此,對于進行項目管理的存貨,項目狀態變更時信息的傳遞極為重要。自制存貨作為企業的重要資產,變現能力、產品狀態和未來可銷售性強相關,所以在管理上更應該做到精細化,在產品生命周期的每個階段均應加強監督,杜絕無效自制存貨的產生。
4.存貨的實物管理及盤點
該企業物料按照不同的類別進行存放和保管,每年度制定《年度盤點實施方案》實施,通過實施盤點來(1)檢查賬卡物的一致性;(2)發現物料的異常狀態,如超期、霉變、損壞等;(3)發現盤點差異后分析原因并進行賬務處理。盤點采用定點全盤的方式,利用系統數據進行正向盤點為主,反向盤點為輔。根據盤點情況分析,該企業存貨賬務符合性較高,整體盈虧率未超過5‰,屬正常范圍。但由于仍然存在盤盈虧,因此對原因進行了分析。
4.1盤盈原因分析
4.1.1多系統并行:ERP系統間人工進行物料的賬務轉移,存在一個系統已下賬,另一個系統未上賬的情況,產生盤盈;4.1.2系統制單批次與實物發放批次不一致:未嚴格按照領料單據進行實物發放,造成批次間盤盈(此原因與盤虧并存,非數量差異);4.1.3系統制單與實物領料不一致:存在較多已制領料單(系統已下賬)而實物未領的情況。制單未領情況產生原因主要是領料人領取領料單據未及時到庫房領料;4.1.4客觀原因:供應商交付的實物數量比合同數量多(包括贈送),產生盤盈。
4.2盤虧原因分析
4.2.1系統制單批次與實物發放批次不一致:未嚴格按照領料單據批次進行實物發放,造成批次間盤虧(此原因與盤虧并存,非數量差異);4.2.2系統制單與實物退料不一致:因在制品更改或錯領料等原因擬制退庫單后,實物未及時退回庫房,產生盤虧;4.2.3庫管人員操作問題:重復發料或多發料未及時發現并追回;4.2.4日常工作中物料損耗:以電阻、電容等物料為主,由于體積小、盤料包裝等原因不利于清點。主要盤虧原因為供應商供貨源數量不夠、物料分揀齊套損失、配送中轉等過程損耗;4.2.5客觀原因:供應商包裝標識不清或有誤,誤導庫管人員混料發放。另外,存在長時間存儲,受環境條件影響物料發生氧化、變形等質量問題。存貨的實物管理最重要的就是做到賬實相符,其次要保障做庫房過程作業的規范性,保障物料存儲過程的安全可控。
5.存貨管理的優化
根據多維度的數據統計分析,雖然整體存貨的管理在多個方面均已建立了相關機制,管理上也有許多亮點,但有部分物料仍然存在成為呆滯庫存的風險。此類存貨產生的原因較為復雜,總體可以分為內部原因和外部原因。內部原因主要有科研生產任務調整、產品設計變更(技術狀態變更頻繁)、超量和錯誤采購、技術更新快帶來的外購存貨質量穩定性差、倉儲管理能力與需求不相匹配等。外部原因主要有客戶更改或取消訂單、技術更新快帶來的外購件質量穩定性差、客戶退貨造成未執行完銷售合同對應的原材料無法消化。因此,為了使企業更好地管理存貨,提出以下建議:
5.1對于已無需求的在途物料及時和供應商溝通其生產計劃,協商處理,采用取消合同或其他方式,以降低雙方損失。
5.2對有呆滯風險的存貨進行統計、梳理,對此部分存貨的后期利用程度和有效性進一步評價,對金額大、數量大、重要性高的存貨提出處置建議。
5.3對于確認無使用需求的項目庫存進行合理化釋放,可以讓新項目利用。總體思路:建立庫存定期分析和清理機制,最終形成庫存分析報告。從多維度,包括供需、庫齡、平臺、進口或國產、專通用、項目(全壽命,從預研、研制到投產)、庫存結構,找出造成庫存周轉慢的原因及物料共性,對呆滯存貨進行屬性劃分(ABC),對不同屬性提出區別管理和消減思路。建立數據平臺,分析的結果可以反映在ERP系統庫存的數據平臺上承載和定期更新,用于及時跟蹤并根據實際情況變化制定消減庫存策略。齊套未領的庫存增幅較大,是否可以采取推拉結合的方式發料(特別是金額較大的),向生產部門發出預警,促使其調整生產節奏。為避免斷貨而提前備貨存貨,在后期的領料消減過程中有異常時,可以作為以后采購下決策的參考。比如對于已經沒有使用價值的部分存貨,可以實時提取作為存貨減值的數據等等。
6結語
存貨管理不能一蹴而就,而是需要在實際工作中積累經驗,從業務頂層開始,全方位地進行管理。只有這樣,才能提高存貨的周轉率,減少企業的資金占用,為企業高質量的發展奠定堅實的基礎。
作者:周冉 鐘俊 馮銳 單位:中國電子科技集團公司第二十九研究所