SN公司存貨管理問題及對策探究
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［摘要］存貨管理是中小企業(yè)經營管理中的重要環(huán)節(jié)，會對整個企業(yè)的經營成果產生重要影響。良好的存貨管理可以避免資源浪費和成本驟增。市場已經進入信息化時代，但在我國某些中小型公司中，工作人員仍通過傳統(tǒng)的思維模式進行存貨管理。本文以sn公司為研究對象，聚焦其存貨管理活動，分析該公司在存貨管理中存在的問題，并提出相應的完善對策，旨在有效改善中小型公司的存貨管理活動，進一步提升其存貨管理水平，提高庫存競爭力，支持公司業(yè)務有效展開。
［關鍵詞］存貨管理；不相容崗位；ABC分類法；科學訂貨
0引言
存貨是企業(yè)為了實現(xiàn)正常的生產經營活動而持有的流動性資產，可以給企業(yè)帶來經濟利益。存貨作為一項重要的流動資產，占用大量的流動資金，其管理情況如何直接關系到企業(yè)的資金占用水平及運營效率，從而最終影響企業(yè)的經濟效益。特別是對中小型企業(yè)來說，加強存貨管理十分必要。
1SN公司存貨管理的基本流程
SN公司成立于2003年，位于遼寧省沈陽市，主營業(yè)務是門、窗、樓梯、櫥柜等木制品家具的銷售，并提供安裝服務。在存貨方面，主要為原材料和庫存商品。SN公司的存貨管理流程主要涉及需求供應部、倉儲部、采購部、財務部、品管部。采購部根據(jù)各個部門的反映制訂采購計劃，采購人員需根據(jù)采購請求提出要求并與供應商聯(lián)系。財務部根據(jù)預算批準決定付款，采購人員根據(jù)批準的采購申請通知貨運供應商。收到物料后，采購員和倉庫人員對其進行核查，填寫物料清單。質量檢查員檢查倉庫中存儲的物料。財務部對入庫單和采購發(fā)票進行校驗與核算，庫管人員每個月進行一次盤點。加工廠需要物料時，需到倉庫填寫材料領用單，庫管員根據(jù)申領人填寫的清單，在倉庫里查找所需材料后交付給申領人，申領人簽字領取。
2SN公司存貨管理存在的問題
2.1崗位分工不明確
SN公司只對存貨管理人員的工作流程進行了規(guī)定，每個員工具體的崗位分工并未進行明確劃分。該公司為了節(jié)約用工成本，出現(xiàn)一個人同時擔任多個崗位，更有甚者一人擔任多個不相容崗位的現(xiàn)象，導致各個崗位之間工作職責混雜，崗位工作人員不能各司其職，容易出現(xiàn)舞弊情況。SN公司貨物出庫和入庫的崗位并沒有安排專人負責，倉庫管理人員都可以對材料的入庫、驗收以及出庫進行登記。
2.2入庫管理不完善
采購人員將采購的原材料移交到庫房后，并沒有當面與庫管員對購買材料的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號等進行一一核對，有時候只有庫管員一人清點，并填寫材料入庫單和簽字。另外，重要的材料在沒有通過質量檢查的情況下進行存儲。一般來說，對于原材料的存儲，必須通知專門的質量檢查人員來檢查所存儲材料的質量和規(guī)格，并且只有在測試通過后才能執(zhí)行存儲程序。但是，在SN公司，不管是采購員還是庫管員，都沒有通知質量檢查員，而是直接辦理入庫。
2.3存貨分類不合理
SN公司部分產品入庫時并沒有進行編碼和登記。同時，物資的擺放也沒有規(guī)律，常用物資未放到容易取放的地方。公司隨機堆放不同產地、規(guī)格、價格和類型的產品，導致公司原材料位置混亂，在領用時需要熟悉材料擺放位置的人才能準確找到。除此之外，還有一部分材料沒有標明產品規(guī)格。就木板來說，有不同的材質，如桉木、松木等，規(guī)格型號也不一樣，有9mm、17mm、20mm等。產品規(guī)格標注不清晰會導致在領用、盤點時耗用大量時間與人力。
2.4存貨盤點清查工作形式化
制造業(yè)存貨一般具有品種多、數(shù)量大、占地面積大的特點，公司在日常存貨管理中存在一定的難度。SN公司規(guī)定每月進行定期盤點清查，每次檢查后都將檢查情況記錄下來。然而，在實際實施時，執(zhí)行的強度相對較低，大多數(shù)操作流于形式，實際效果并不理想。為了節(jié)約成本，SN公司經常忽略日常盤點，這導致企業(yè)的實際庫存和賬戶數(shù)不能重合，甚至會造成有關人員假公濟私，給公司資產帶來無法預計的損害。
2.5存貨管理信息化滯后
SN公司并沒有專業(yè)的存貨管理軟件，和大多數(shù)中小民營公司一樣，仍然采取的是手工記賬的方式，存貨管理也是利用Excel電子表格記錄存貨收、發(fā)、入的數(shù)量。存貨管理的過程中需要多個部門共同參與，這導致信息更新不及時。在某些情況下，貨物從倉庫運出或運到倉庫后，財務部門沒有及時登記入賬。另外，SN公司的存貨管理是一個單獨的板塊，未與倉儲部、采購部、銷售部、市場部等部門聯(lián)系起來，庫存量數(shù)據(jù)分析不及時，而庫存量超過警戒線時，不能及時提醒庫存管理人員，導致采辦工作滯后，容易出現(xiàn)存貨積壓的情況。在領料時，Excel存貨管理系統(tǒng)只能記錄存貨數(shù)量，并不能標明每一種存貨具體存放的位置，在領取物資時容易造成時間浪費。
3SN公司存貨管理問題的完善對策
3.1建立不相容崗位責任制
SN公司在設置與采購相關的崗位時，應明確定義與存貨管理相關的崗位和職責，以確保每個職位都可以形成某種形式的相互監(jiān)督，并確保存貨采購中不兼容項目的獨立性。SN公司應當按照不相容職位分離的原則，明確職責和權力以及完善崗位責任制的要求。公司在進行具體崗位設置時，必須嚴格區(qū)分以下不相容的職位。一是請購人和審批人的職位；二是采購專員和確認供應商的崗位；三是采購合同和價格確定及審核合同的職位；四是采購、驗收及相關的會計記錄的職位。在設置采購部的職權時，可設立采購負責人這一崗位，其主要負責對采購計劃進行審核，防止出現(xiàn)職權混亂的情況。
3.2以分類管理為依據(jù)制定科學的訂貨策略
SN公司存貨種類繁多，規(guī)格型號復雜，不僅需要存貨管理人員具有一定的經驗和能力，更需要應用科學合理的存貨管理方法進行存貨分類。建議該公司采用ABC存貨管理方法，以存貨的價值為依據(jù)，按其占存貨金額的大小進行由高到低的排序，并計算出占存貨數(shù)量的百分比。比如，A類為板材、油漆，金額占比為76%，數(shù)量占比為16%；B類為封邊條、五金配件，金額占比為17%，數(shù)量占比為21%；C類為膠合劑、包裝材料、包材，金額占比為7%，數(shù)量占比為63%。SN公司A類存貨在生產中必不可少，一旦缺貨，就會影響生產順利進行。要保證倉庫里這類材料儲備充足，但是由于這類材料品類少，存貨周轉率高，若單次采購量過少，則會引起訂貨成本、運費成本增加；若單次釆購量過多，又會導致存貨和庫存成本增加。因此，SN公司A類材料可采取定量訂貨法。當庫存數(shù)量下降到存貨訂貨點位時，就要進行訂貨。存貨訂貨點位的確定如下：在需求量和訂貨提前期確定的情況下，訂貨點=訂貨提前期（天）×全年需求量÷360；在需求量和訂貨提前期都不確定的情況下，訂貨點=（平均需求量×最大訂貨提前期）+安全庫存。SN公司B類材料使用量大且占庫存成本相對較低，建議釆用結合定量訂貨和定點訂貨的訂貨策略。該策略思想是：創(chuàng)建該類材料的最大庫存量S、定期庫存檢查周期T和存貨訂貨點位s。若定期庫存檢查時的庫存數(shù)量大于存貨訂貨點位，則無需訂購該材料；如果定期庫存檢查時的存貨數(shù)量低于存貨訂貨點位，就發(fā)出訂貨請求，將存貨數(shù)量補充到最大庫存量。SN公司C類材料類型和數(shù)量很多，但是其庫存成本低，即使缺貨對生產影響也不大，而且它的庫存成本更多是與訂貨成本以及訂貨頻率相關，因此比較適合定期訂貨策略。此策略的思想是：定期補貨并下單，每次以最大庫存水平補充庫存，即每個訂單數(shù)量為最大庫存水平減去當前庫存數(shù)量。
3.3定期開展盤點清查工作
SN公司需要設立存貨盤點制度，嚴格按照每月一次進行定期盤點。對于價值較高的存貨，需要頻繁進行盤點，嚴格盤點流程，從而保證資產的安全。在盤點工作開始前，要制定盤點表，若有賬實不符要查明原因。清查過程需要會計人員、質檢人員、倉儲人員共同參與。清查人員不僅要清點倉庫中存貨的種類和數(shù)量，還要對資產的具體使用狀況進行盤查，然后根據(jù)實際的盤點情況進行登記。之后財務部要抽取倉庫部分存貨進行復盤，并出具盤點報告。
3.4提升存貨信息化管理水平
在信息化時代，傳統(tǒng)的存貨管理模式已經不適合現(xiàn)代公司的發(fā)展需求。為了提高公司存貨管理的效率，有必要加強信息化建設，改善存貨信息管理水平。運用企業(yè)資源計劃（EnterpriseResourcePlanning，ERP）系統(tǒng)不僅能夠提高存貨管理的準確性和可靠性，還能夠節(jié)省人力資源，及時匯總、核算公司存貨情況，這也能夠確保SN公司各部門之間能夠實時共享存貨管理信息，加強存貨有關部門的信息溝通?，F(xiàn)代化的信息管理可以對倉庫存貨的現(xiàn)有庫存量、庫存需求量、出入庫數(shù)據(jù)進行及時的整理和分析，方便公司對內部的存貨處理作出合理的決策。ERP系統(tǒng)集成了財務、存貨和流程管理等基本業(yè)務模塊，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。ERP的使用讓專項的存貨管理成為可能，這不僅最大限度節(jié)省了SN公司的人力資源，而且提高了庫存量的可靠性和準確性。SN公司可以結合自身特征，研發(fā)出適應公司的庫存信息管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)能夠及時總結和記錄業(yè)務庫存量，以確保公司的生產和銷售能夠正常運行，用ERP管理系統(tǒng)開展存貨管理，1個控制臺就能輕松管控多個倉庫的數(shù)據(jù)，掃描儀掃描商品條碼即可查詢各種商品的庫存，讓存貨管理更加智能化。ERP系統(tǒng)不僅是公司進行信息化管理的工具，也是公司開展內部控制的一種手段。借助ERP系統(tǒng)，SN公司可以把涉及存貨管理的財務部、采購部、倉儲部、需求供應部、品管部連接成一個整體，為實現(xiàn)會計核算規(guī)范化奠定基礎。
參考文獻
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作者:叢玲玲 吳雙 單位:沈陽理工大學