城市管理檔案歸檔整理問題分析

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摘要：每一個城市都有一段故事，而這個故事就是城市的發展歷史，被記錄在城市管理檔案之中。對于任何一個城市而言，城市管理檔案的保存就是城市生根發芽的潤土，保護城市不受破壞和摧殘，促進城市內部的健康茁壯成長。由此可見，城市檔案的管理對城市的未來路徑有一定的影響力。目前為止，政府管理人員的檔案歸納意識不足，對城市管理檔案這一項目不夠重視，缺乏明確的法律條例規范檔案的管理。因此，領導者必須抓緊城市檔案的管理和歸納。

關鍵詞：城市；管理檔案；歸檔整理

1城市管理檔案的意義

1.1提供執法依據。經濟社會的快速發展和城市化水平的提高，人們的思想觀念和法律認知度也發生了巨大變化。民眾的法律認同和自衛能力不斷提高，而城市管理檔案準確記錄城市發展的片段，是后期案件測試過程中最重要的證據。城市管理檔案越來越受到城市管理人員的重視，重要的政府部門也開展了城市管理檔案的管理工作。應當把它作為一項緊迫的任務，做好宣傳工作，確保在時間和經驗上充分投入和管理，側重于人力和組織調整。在財政資源方面，還需要增加投資，從而促進有效的檔案管理發展。由于檔案管理的工作內容復雜，工作范圍相對廣泛。相關政府部門應提供強有力的技術援助，并促進對城市管理檔案的政策，資金和技術的管理。1.2規劃城市發展方向。城市管理檔案是衡量城市管理和文明程度的重要指標。這是該城市歷史新聞最原始的保存，這是過去經歷中最完整的體現。不僅記錄了城市規劃的策略和方向，還全面記錄了城市規劃的成果和問題。雖然這在各行各業取得了良好的效果，但物質文明只是城市文明的基礎，也是對城市管理不當的反饋。城市規劃和建設可以利用以往城市規劃和建設的成功經驗，避免重復性錯誤，從而最大限度地提高城市規劃和建設的準確性。可以說城市管理檔案是城市工作的負面影片。面對城市規模從小到大的變化，它也反映了城市現代化和科學水平的不斷提高。從歷史的角度來看，檔案管理見證了整個城市的成長路徑。城市需要支持各種經驗和數據，城市管理檔案起到為科學決策提供實踐結果的作用。

2城市管理檔案存在問題

2.1缺乏完整的管理制度。城市管理檔案對每一個發展中的城市都是必要的，城市檔案的歸納能夠更好地總結和反思城市發展中的錯誤行為。但領導者對城市管理檔案管理的概念更為偏執，認為它只記錄了城市發展的歷史，對這個城市的未來發展沒有實質意義。這無意中阻礙了城市管理檔案的發展。在一些城市，檔案館藏管理機制不健全。新收集的城市信息沒有科學合理的分類，城市管理檔案管理工作流程也很麻煩。文件收集和管理沒有長期機制，在管理文件的過程中，沒有統一的規則和規定。與城市管理檔案相關的許多單位只能根據自己的評估收集和分類各種信息，缺少相關沒有法律法規，造成檔案的不足和不完整。2.2缺少全部的歸檔信息。信息收集是檔案管理的重要組成部分，與檔案管理水平有著正比的關系。檔案館藏是檔案工作的關鍵，檔案館藏收集不及時，會極大影響檔案館藏的質量。如果文件信息收集過程較長，文件管理工作的及時性將會降低，文件信息的不完整收集會增加文件管理錯誤的可能性，從而降低城市管理文件管理的水平和效率。城市管理檔案資源缺乏與就業需求之間的差距逐漸顯現，影響了城市檔案管理的使用，也影響著城市管理的發展。此文件不完整且具有單一結構，主要基于紙質文檔，電子文件數量不足。執法服務文件不完整。當時沒有提交一些執法機構的檔案。調查人員不及時組織和審查程序。特別是員工輪換情況下，許多檔案材料丟失，影響執法的程序和進度。2.3缺乏專業的人才隊伍。文件管理沒有專業人才在招聘員工的過程中，沒有高標準和嚴格的要求，過分關注相應人員的綜合素質，降低了候選人檔案管理專業知識的能力。它只是社會中的一種簡單的社交攝取，并沒有注意文件管理所需的專業素質。因此，一些城市檔案管理的管理人員不是檔案管理的大學畢業生，甚至是與檔案管理專業無關的大學畢業生。招聘員工后，不進行專業培訓，員工專業技能不能立即得到糾正。缺乏投入不掌握文件管理的基本技能，缺乏文件管理的實踐經驗，減少文件管理專業人員的管理體驗。要在城市管理檔案管理中廣泛使用知識和技術，以及提高城市管理檔案的管理水平。

3城市管理檔案有效措施

3.1建設嚴格的管理制度。市政府官方文件管理部門需要加大公共文件法的實際宣傳力度，同時加強執法過程，及時處理違法違紀行為。創新檔案管理人才招聘系統，招聘具有檔案管理實踐經驗的人員，完善檔案管理人員評估和晉升機制。相關部門領導和工作人員需要熟悉相關立法。在開展工作的過程中找出立法缺陷，規范更詳細的文件，以更好地配合當前城市的快速發展。我們在法規的系統工作中做得很好，依法做文件管理工作，確保文件管理得到妥善組織。文件管理必須遵守保密制度，一旦發生暴力行為必須嚴格懲罰。3.2檔案信息自動化。通過辦公和網絡自動化開發，文件管理必須耗時，并利用信息技術促進檔案工作的現代化?？焖俑鼡Q損壞的文件管理基礎架構，開發新的文件管理系統，優化文件管理工作流程。為促進數字檔案的發展，有必要充分利用所有有利條件。改進維護和更新現有軟件，確保系統的合理運行，為檔案管理部門提供良好的工作條件。加強和豐富現有信息庫，數據庫需要及時更新，并在推動文件管理和開發的過程中共享信息。通過城市檔案信息的建設，促進在線辦公，節約大量人力資源，縮短工作時間，實現資源共享。3.3招納專業的管理人才。通過管理文件意識的呈現，人們對管理文件管理的理解得到了提高，正確理解了城市管理文件管理對城市未來發展的積極意義。建立檔案管理等方面的定期培訓，建立與城市管理檔案管理相關的長期培訓機制，提高檔案管理人員的崗位管理水平和工作效率。結束語城市管理檔案是領導者必須要重視且監督的，領導者可以從歷史的城市檔案中發現并改正當前政策存在的不足和缺陷，推動城市向現代化、公正化方向邁進。城市檔案管理并不是一個輕松容易的工作，這要求領導者在選用人才時注意他的專業素養和細心程度。不能缺漏任何一份管理文件，也不能偽造任何一份管理文件，否則會對城市的造成深遠持久的影響。

參考文獻

[1]李宗梅.城建檔案利用中存在的問題及對策研究[J].建筑工程技術與設計,2017,(18).

[2]吳和麗.當前城建檔案管理存在的主要問題及對策[J].城建檔案,2014(6).

作者：夏延安 單位：長春市新立城水庫管理局