人事檔案管理的問題

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一、人事檔案管理現(xiàn)狀

1.人事檔案內(nèi)容和質(zhì)量有待提升。人事檔案的重要性主要體現(xiàn)在其真實(shí)性、完整性和獨(dú)創(chuàng)性上，因而內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確、完整是人事檔案的基本要求，只有做到這三點(diǎn)才能保證醫(yī)院工作人員能做出客觀真實(shí)的評(píng)價(jià)。但是在我國當(dāng)前的人事檔案管理工作中，普遍存在人事檔案內(nèi)容質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象。其一，由于人事檔案數(shù)量較多，需要處理的文字材料較多，因而出現(xiàn)各種錯(cuò)記、漏記和前后矛盾地方，如人事檔案中的“三齡兩歷”記錄，部分單位存在農(nóng)歷、陽歷混記的現(xiàn)象，也存在入黨時(shí)間、工作時(shí)間和出生日期差異較大的問題。2.人事檔案的信息化管理建設(shè)嚴(yán)重不足。信息時(shí)代隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的發(fā)展，信息化在逐步進(jìn)入人們生活的方方面面，并從多個(gè)層面影響和改變著人們的工作方式，人事檔案管理和現(xiàn)代信息技術(shù)的融合也是必然趨勢，但是在當(dāng)前的人事檔案管理工作中，電子信息技術(shù)的應(yīng)用仍舊有很大提升空間。某些醫(yī)院對(duì)人事檔案管理并沒有實(shí)現(xiàn)信息化管理，只配備了最基本的信息化設(shè)備，而缺乏一套長效的信息化管理措施和制度保障，人事檔案管理工作人員的專業(yè)操作技術(shù)有限，導(dǎo)致現(xiàn)代化管理設(shè)備只在最基本的檔案錄入、保存中發(fā)揮作用，難以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部信息共享，大大降低了現(xiàn)代人事檔案管理的信息化水平。

二、強(qiáng)化人事檔案管理的有效策略

1.健全人事檔案管理制度。要想提升現(xiàn)代人事檔案管理效率和質(zhì)量，首先要健全管理制度，將現(xiàn)代化的管理理念、制度和方法應(yīng)用到人事檔案管理工作中，進(jìn)而形成一套長效的人事檔案管理制度，讓人事檔案從讀取、錄入、存檔、修改到銷毀都有一套嚴(yán)格的規(guī)章制度加以規(guī)范。如，制定《人事檔案管理室工作規(guī)范》、《人事檔案管理人員行為規(guī)范》、《人事檔案借閱條例》等。制定嚴(yán)格的規(guī)章制度之后進(jìn)而要加強(qiáng)對(duì)規(guī)章制度的執(zhí)行力度，明確人事檔案管理工作部門和人員的權(quán)責(zé)，要求醫(yī)院內(nèi)部從上到下要嚴(yán)格按照人事檔案管理的相關(guān)程序進(jìn)行，如借閱行為要嚴(yán)格按照借閱條例進(jìn)行，需要本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，人事檔案管理部門審批，執(zhí)行嚴(yán)格的借閱手續(xù)和歸還手續(xù)，并對(duì)員工的借閱行為進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督管理，對(duì)擅自修改和增刪等行為提出相應(yīng)的處罰條例。2.加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。人才是現(xiàn)代醫(yī)院管理中的重中之重，長期以來，人事檔案管理工作不受重視，部分管理層認(rèn)為人事檔案管理人人可做，沒有專業(yè)和技術(shù)門檻，導(dǎo)致人事檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)長期處于被忽略地位，而隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，社會(huì)的持續(xù)進(jìn)步，醫(yī)院在發(fā)展中必然要面臨更加復(fù)雜多變的人事檔案管理環(huán)境，因此提高人事檔案管理的專業(yè)化水平，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是必然趨勢。一方面，醫(yī)院可以招聘專業(yè)的人事專員、檔案管理專員，以最新的理念、策略、措施和手段對(duì)現(xiàn)行的人事檔案管理情況進(jìn)行創(chuàng)新和改革，建立現(xiàn)代化的人事檔案管理程序、流程，設(shè)計(jì)最新的人事檔案管理計(jì)劃、規(guī)章制度等。另一方面，醫(yī)院可以為人事檔案管理工作人員提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提高他們的專業(yè)技能、崗位素養(yǎng)、職業(yè)素質(zhì)和道德水平，并最終培養(yǎng)出一批責(zé)任心強(qiáng)、職業(yè)素養(yǎng)高、職業(yè)道德水平高的工作人員負(fù)責(zé)人事檔案管理工作。3.加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)。最基本要求是在醫(yī)院中實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等為主的人事檔案管理機(jī)制，利用現(xiàn)代信息技術(shù)推動(dòng)人事檔案管理的智能化、數(shù)字化，如，檔案信息錄入、存儲(chǔ)，借助現(xiàn)代化設(shè)備將檔案信息、數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)并存儲(chǔ)其中，在醫(yī)院需要時(shí)直接檢索、調(diào)閱出來即可，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔保存形式，以文檔、圖片和視頻等形式進(jìn)行保存，提高人事檔案的內(nèi)容豐富度和完整性。另外，為推動(dòng)人事檔案管理工作的創(chuàng)新，檔案管理部門可以基于醫(yī)院內(nèi)部的信息化建設(shè)或信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)一定權(quán)限內(nèi)的人事檔案資源共享，為本部門內(nèi)部提供權(quán)限內(nèi)的檔案調(diào)閱、查詢權(quán)利，利用信息技術(shù)提高人事檔案管理工作效率。總之，現(xiàn)代人事檔案管理會(huì)隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步變得越來越復(fù)雜，越來越精細(xì)化，因而針對(duì)當(dāng)前形式，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)就當(dāng)前的人事檔案管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新，提出具體的解決方法，從制度建設(shè)、制度落實(shí)、人才建設(shè)和信息化管理等角度出發(fā)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理工作的重視度，提高人事檔案管理的效率和水平，以維護(hù)員工個(gè)人的合法權(quán)益。

參考文獻(xiàn)：

[1]王明麗.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對(duì)策[J].統(tǒng)計(jì)與管理，2016(03)

作者：張義梅 朱海濤 單位：湖北省十堰市太和醫(yī)院