成人教育學生檔案規范化管理分析

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摘要：隨著我國成人教育招生規模的不斷增大，成人教育學生檔案管理工作管理難度不斷加大，管理不到位、不規范的情況凸顯。應從提升管理人員的素質入手，加強成人教育學生檔案管理工作，利用先進的網絡技術搭建學籍檔案管理平臺，進行遠程管理，從而實現管理的規范化。

關鍵詞：成人教育；檔案；管理；規范化

成人教育是終身教育體系的有機組成部分，其發展為我國教育事業的發展提供了支持，為國家提供了很多具有實踐能力的高素質人才，推動了我國素質教育發展的進程。成人教育學生檔案是在具體的教育活動中形成的，是對整個教育發展過程的記錄。我國教育改革發展綱要指出，要加強對成人教育的發展，特別是要注重對成人教育檔案的管理。成人教育檔案管理同時也是高校成人教育管理水平和管理質量的重要衡量因素，是我國成人教育教學研究的重要信息來源。面臨成人教育檔案工作量的不斷增加，如何能高效規范管理，促使成人教育事業健康可持續發展，筆者通過對成人教育學生檔案管理范圍、特點的介紹及其作用的分析，指出成人教育學生檔案規范化管理的意義，并剖析存在的問題，提出解決方案。

一、成人教育學生檔案管理的范圍、特點和作用

（一）范圍

成人教育學生檔案管理的范圍主要由以下幾個部分構成：第一是文書檔案。主要是上級教育部門的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文書材料以及學校的工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表、招生簡章、招生專業目錄、辦學申報材料、合同書、員工調查表等工作材料。第二是學籍檔案。主要學生身份信息、學籍信息、異動信息、畢業信息等。第三是教學檔案。主要根據考試大綱所形成的文檔、試題等。第四是學位檔案。主要是對學生工作的文件、學位申請書等。

（二）特點

成人教育是指有別于普通全日制教學的教育形式，是一種社會性極強的教育活動。它有自己的宗旨、內涵，有自己的本質特點及規律。成人教育的本質特征是由其教育的對象——“成人”決定的，成人教育學生檔案具有顯著的特點。一是數量龐大。成人教育在于擴大教育機會，提高國民素質，實施終身教育，教育時間長，人員數量多。成人高校擴招政策的陸續出臺，辦學方式的多元化、辦學模式的市場化也是成人教育學生增長的一個重要原因。二是來源分散。成人教育學生有來自成人高考的、自學考試的，也有來自遠程教育的。辦學點并存的辦學模式，使得學生來源和分布分散，導致學籍資料的產生和形成比較分散。三是異動頻繁。成人教育學生大多數容易受家庭、工作、社會等因素的影響，容易出現轉學、轉點、轉專業、休學、退學等異動情況，具有極強的不穩定性，故學籍流動性特別大，學籍異動頻繁。

（三）作用

成人教育學生檔案能夠對高校成人教育工作中某一階段的工作成果進行展示，通過這些檔案文件能夠反映成人教育活動的發展狀況，為今后成人教育管理提供更好的指導意見。同時，檔案文件中的歷史性材料能總結出教育經驗，在此基礎上能夠更好地提高成人教育的工作質量，促進高校成人教育的穩定發展。另外，成人教育中的學生檔案能夠分析和總結出具有規律性的問題，能對管理者在教育上的創新思路、理念、方法提供指導，從而優化工作教育。

二、成人教育學生檔案管理的問題

（一）管理難度大

成人教育學生涉及的范圍廣泛，辦學形式、特點呈現多樣化的發展趨勢。辦學形式主要包括業余、函授、自考以及遠程教育等形式，課時安排較少，再加上學生大多來自社會，一旦學生管理出現臨時問題，難以召集所有學生來解決問題。因此，學生檔案管理難度系數較高。

（二）管理具有不統一性

因多個教學點辦學并存，成人教育的學生較為分散，有的學生檔案由高校本部直接管理，有的由教學點間接管理，這使得成人教育學生的檔案管理不能集中，這種分散的檔案管理不利于進行規范化、統一化的管理。

（三）管理內容復雜多樣

成人教育學生多來自在職工作人員，因工作變動或家庭因素等，多出現異動情況，轉學、轉點、信息更改等。這些不確定性的變動給學生檔案管理工作帶來極大的麻煩。另外，檔案管理的不連續也給教學工作帶來不便。可見，成人教育學生檔案的管理具有復雜多變的特點。

三、成人教育學生檔案管理策略

（一）提升管理人員的素質

為了保證檔案管理工作的規范以及管理流程的順暢，成人教育學生檔案管理體系構建首先要提升管理人員的素質，端正管理人員的工作態度，提升管理人員的工作責任感，培養其良好的職業道德。同時，要加強對人員的培訓，提升其對繁雜資料的整理能力，實現對檔案的準確歸檔，并要加大對檔案學、計算機專業人員的引進。還要通過一定制度約束管理人員的行為，逐漸完善其工作能力。

（二）實現規范化的管理模式

成人教育學生檔案管理內容制定要結合管理者和被管理者的需求，并以共同約定的形式形成。另外，要加強管理者和被管理者的面對面交流，通過定期開展學生檔案管理交流會議，實現對管理人員的培訓。對管理人員的崗位角色以及其承擔的工作任務進行明確，并要為任務的實現配備充分的資源支持，并為其提供選擇資源的能力，同時，也要讓管理人員承擔管理責任，從而在真正意義上將管理工作進行落實。

（三）引進現代化的先進管理技術

科技的發展為知識的傳播和管理提供了支持，成人教育的學生檔案管理工作也逐漸引入了信息化的管理理論和技術。因此，有關人員要利用現代化的信息技術進行學生檔案管理。首先，要將學生的檔案資料進行計算機程序的錄入，通過建立學生電子檔案實現對檔案的網絡化管理，減少因紙質管理帶來的損壞、信息缺失的問題。其次，要提高硬件設施中服務器的配置，保證寬帶的覆蓋能力，增強數據處理的安全性，提升數據管理的速度。再其次，軟件方面要應用現階段流行的B/S模式，實現對不同用戶群體的覆蓋，統一管理平臺，建立覆蓋全體學生的檔案資源體系，并逐漸以一種生動、豐富的方式實現和用戶的交流。最后，要將學生檔案進行云盤備份，保證其在出現特殊問題的時候及時恢復能力，提升檔案管理的安全。

綜上所述，成人教育學生檔案管理工作對提升成人教育效果具有重要的作用，隨著教育改革發展形勢下對成人教育的重視，其檔案管理水平也被教育者關注，但同時成人教育人數的增加也加劇了檔案管理的負擔。因此，這也對檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理工作者只有樹立積極的管理理念，提升個人管理技能，增強責任意識，才能實現我國成人教育學生檔案管理的規范化發展。

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作者：龍東寧 單位：廣東醫學院