醫(yī)療設(shè)備合同管理淺談
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〔摘要〕醫(yī)療設(shè)備合同的高效有序管理，是設(shè)備在醫(yī)院正常使用和運行的重要保障，但是現(xiàn)有的管理方式嚴重制約了醫(yī)院醫(yī)療水平的提高。現(xiàn)就醫(yī)療設(shè)備合同管理中出現(xiàn)的問題進行梳理，并結(jié)合醫(yī)院工作實際，闡述醫(yī)院通過“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)與醫(yī)療設(shè)備合同管理流程的深度融合，創(chuàng)新醫(yī)療設(shè)備合同管理的新模式。
〔關(guān)鍵詞〕醫(yī)療設(shè)備；互聯(lián)網(wǎng)+；合同管理；信息化
1現(xiàn)行醫(yī)療設(shè)備合同管理存在的問題
現(xiàn)行醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的合同管理大致可以分為科室申請階段、論證招標階段、合同訂立階段、合同履行階段[3]。在合同管理中的前兩個階段，醫(yī)院各部門投入了大量的人力、物力，為實現(xiàn)醫(yī)院利益的最大化付出了很多努力。但是，在確定設(shè)備供應(yīng)商后的兩個階段，醫(yī)療設(shè)備合同管理出現(xiàn)了較多、較煩瑣的問題，而醫(yī)院管理層未給予足夠的重視，降低了醫(yī)院采購醫(yī)療設(shè)備的效率[4]。其存在的主要問題如下。
1.1合同管理不規(guī)范
醫(yī)院缺乏對合同管理的頂層設(shè)計，缺乏統(tǒng)一的合同管理條例，而且在很多采購環(huán)節(jié)，醫(yī)院并未嚴格執(zhí)行合同要求內(nèi)容，缺乏對合同履行狀態(tài)的有效跟蹤和反饋。
1.2審核流程冗長
醫(yī)院合同審核流程較長，且涉及臨床和多個行政部門，整個采購過程需要多個部門審核簽字，增加了合同的時間消耗。
1.3缺乏集中歸口管理
目前醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備合同管理涉及多個部門，多個部門之間缺乏有效的溝通，各部門間針對合同管理的義務(wù)和責任定義不明確，降低了合同管理工作的效率，而且難以追究合同管理中的責任。
1.4無格式化合同
醫(yī)院缺乏格式化合同作為參考，增加了締約成本，降低了交易活動的效益，浪費了交易時間，增加了醫(yī)院在采購過程中的交易風險，當出現(xiàn)合同糾紛時，醫(yī)院易處于被動位置。
1.5信息化程度不高
醫(yī)院現(xiàn)行合同管理的信息化程度較低，醫(yī)院仍沿用傳統(tǒng)的對上級報告、對下級檢查的做法，缺乏對合同的動態(tài)全過程監(jiān)管，縱向的信息溝通渠道也比較少，管控的效率較低。
2醫(yī)院合同管理系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用
目前，我院雖然建立了基于辦公自動化（OA）系統(tǒng)的合同管理模塊，但是其存在功能單一，與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)融合不夠，無法實現(xiàn)對醫(yī)療設(shè)備合同的統(tǒng)計分析，不能與互聯(lián)網(wǎng)進行信息交互等缺點。我院利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)進行醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備合同管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃與設(shè)計，在系統(tǒng)中提供范本管理、流程審批、移動化以及一站式審批等功能，幫助醫(yī)院提高合同管理各環(huán)節(jié)的效率，減少工作量，降低法律風險。
2.1信息維護模塊
2.1.1范本管理
醫(yī)院涉及的主要合同類型（如設(shè)備采購類、維修保養(yǎng)類、基建工程類等），應(yīng)該逐步建立符合自身實際情況的合同范本庫，實現(xiàn)合同條款的標準化[5]。醫(yī)院針對不同合同類型，需要制定適用于本院不同類型設(shè)備采購的標準合同。不同類型合同范本中應(yīng)包含標的、驗收、保修、違約及賠償、配置清單、高值備件、消耗品的報價等主要內(nèi)容。
2.1.2用戶與角色管理
在web端系統(tǒng)中和移動端APP中設(shè)計用戶與角色管理模塊，確保醫(yī)療設(shè)備合同管理各環(huán)節(jié)的用戶與角色能夠根據(jù)提前設(shè)定的使用權(quán)限，調(diào)用相應(yīng)的程序；針對醫(yī)療設(shè)備的供應(yīng)商，需要記錄供應(yīng)商服務(wù)態(tài)度和信用評價，并具有彈窗提醒與凸顯功能，方便為選擇供應(yīng)商的綜合分析階段提供參考依據(jù)；組建具有相關(guān)資質(zhì)的專家?guī)欤ㄟ^隨機抽選專家，提高招投標工作中的公平性和公正性[6]。
2.1.3公共字典管理
通過互聯(lián)網(wǎng)平臺，搭建供應(yīng)商登記系統(tǒng)，設(shè)置相應(yīng)的字典信息（包含品牌、設(shè)備廠商、規(guī)格、型號、產(chǎn)地、市場參考價格等），供應(yīng)商需要登入該系統(tǒng)，自主登記相關(guān)信息，獲得醫(yī)院相關(guān)管理人員審核通過后，才能參與采購項目招標和瀏覽醫(yī)院采購信息。
2.2招標管理模塊
醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的使用部門提出設(shè)備需求草案，經(jīng)過醫(yī)院器材科匯總后，組織醫(yī)院評標委員會對申請草案進行評估，結(jié)合醫(yī)院實際和年度設(shè)備總預(yù)算編制采購計劃方案，提請醫(yī)院辦公會批準。批準后的購置計劃進入平臺采購流程，招標管理模塊可根據(jù)所需設(shè)備的參數(shù)、規(guī)格自動生成招標文書，醫(yī)療設(shè)備采購部門也可以根據(jù)需求完善招標文書內(nèi)容。招標文書通過web端系統(tǒng)中的外網(wǎng)端口和移動端APP進行。廠商根據(jù)招標文書要求，通過系統(tǒng)上傳商務(wù)文件信息，系統(tǒng)自動審核廠商信息。web端系統(tǒng)和移動端APP同時記錄招標文件、技術(shù)咨詢等信息，方便后續(xù)操作和審批查詢。專家?guī)斐蓡T通過web端系統(tǒng)或移動端APP進行評標工作，系統(tǒng)自動記錄專家?guī)斐蓡T的評標分數(shù)，并統(tǒng)計投票結(jié)果，評標結(jié)果生效后，通過web端系統(tǒng)和移動端APP及時招標結(jié)果進行公示，實現(xiàn)招標全過程的信息公開透明[6]。
2.3審批管理模塊
醫(yī)療設(shè)備招標完成后進入合同審批階段，包含合同發(fā)起、會審、流轉(zhuǎn)、審批、修改報批、簽訂等環(huán)節(jié)，其中需要嚴格把控“合同審核”環(huán)節(jié)[7]。合同上傳前，系統(tǒng)自動分配合同編號。合同上傳過程中，設(shè)備需求科室通過合同范本庫，選擇相應(yīng)的合同文本。合同范本庫以外其他類型合同，設(shè)備需求科室可上傳合同文本，系統(tǒng)通過文本抽取技術(shù)，自動提取合同名稱、合同標的、合同金額等合同內(nèi)容。完整的合同審批流程則需要經(jīng)過設(shè)備需求科室、器材科、國資辦、財務(wù)處、審計科等部門審核，最后經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)簽字生效[8]。整個流程采用電子簽名形式進行確認，嚴格授權(quán)審批權(quán)限，保障信息安全。
2.4合同執(zhí)行管理模塊
醫(yī)療設(shè)備合同管理的最終目的是促使合同雙方嚴格執(zhí)行合同內(nèi)容，在對紙版合同進行信息化管理后，如何有效執(zhí)行合同，也是合同管理的重要環(huán)節(jié)[9]。通過移動端APP，識別合同編號，生成二維碼，使用標簽打印機打印并粘貼在設(shè)備銘牌處。在合同的每個執(zhí)行環(huán)節(jié)，都必須掃描二維碼進行驗證，對設(shè)備信息進行識別、修改、完善、確認。針對設(shè)備入庫、返廠維修等情況都應(yīng)設(shè)有提醒功能，每個環(huán)節(jié)的信息都會被記錄和上傳在系統(tǒng)平臺上，實施動態(tài)監(jiān)督和管理，以確保嚴格執(zhí)行合同條款[10]。
2.5存檔管理模塊
醫(yī)療設(shè)備合同的存檔是醫(yī)院合同管理的重要環(huán)節(jié)，方便今后合同的查找、賬目核對和審查審計等工作。通過web端系統(tǒng)，可以自動生成并導(dǎo)出PDF格式電子版本合同；紙制合同則在合同首頁根據(jù)合同編號，生成二維碼，便于識別查找。存檔則由參與醫(yī)療設(shè)備采購各環(huán)節(jié)的部門和院辦、檔案科，同時永久保存電子版本和紙質(zhì)版本合同。
2.6應(yīng)用效果
基于“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)設(shè)計的醫(yī)療設(shè)備合同管理平臺，醫(yī)院實現(xiàn)了醫(yī)療設(shè)備合同管理的信息化和流程化，使參與醫(yī)療設(shè)備合同的各職能部門告別了煩瑣的紙質(zhì)合同的整理、歸納、交接，降低了時間和空間成本，提升了工作效率，有效避免了醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備合同管理中出現(xiàn)的遺失、漏報、錯報等問題。
3小結(jié)
傳統(tǒng)的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備合同管理方式存在諸多問題，已經(jīng)不能滿足醫(yī)院精細化管理的需求，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的醫(yī)療設(shè)備合同管理是傳統(tǒng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備合同管理和現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，其具有可多方監(jiān)督、高效、便捷等優(yōu)點。醫(yī)院構(gòu)建基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的醫(yī)療設(shè)備合同管理方案，能夠打通醫(yī)院和供應(yīng)商、醫(yī)院各部門之間的交互環(huán)節(jié)。通過平臺，供應(yīng)商信息由供應(yīng)商上傳至系統(tǒng)，減少了醫(yī)院的人力和物力支出，提高了業(yè)務(wù)效率；電子化招標流程和審批流程，增加了公平性和透明度；設(shè)備二維碼管理，保證了設(shè)備入庫、維保的及時性；紙質(zhì)版和電子版合同的同時存檔，方便了今后的查詢和核對工作。
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［4］張淑琴，梁金鳳，于麗平，等.建立精細化合同管理模式推動公立醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)[J].衛(wèi)生經(jīng)濟研究，2017（8）：65-68.
作者：王翩翩 孫冬杰 王道雄 單位：華中科技大學同濟醫(yī)學院附屬同濟醫(yī)院
