高校行政管理辦公自動化問題

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一、高校行政管理辦公自動化系統存在的問題

1.工作人員專業化水平有待提高。隨著網絡應用的普及，電腦已成為必備的高校行政管理辦公工具，工作人員的電腦應用能力已成為必須具備的一項工作技能。工作人員的電腦應用水平直接影響到整體辦公自動化系統的實行。然而，目前有的高校出于諸多原因在各管理崗位安排的工作人員水平參差不齊，難以將辦公自動化系統的作用充分發揮，從某種程度上也影響到了學校辦公效率。為避免校園辦公自動化系統推行陷入更多問題，學校行政管理工作人員的專業培訓問題亟待解決。2.學校缺乏整體規劃。在高校信息化建設中，由于缺少整體系統規劃，致使很多辦公自動化系統開發和引入較為分散且缺乏柔性，為用戶的實際應用需求考慮不周。很多辦公自動化軟件過于強調軟件的覆蓋面，對具體某一項的實際應用功能考慮不夠全面。這也就造成了當用戶需求稍有改變，辦公軟件無法對其做出相應的調整，乃至影響用戶的實際使用效率。辦公自動化軟件技術含量低，創新設計較少，缺乏應對學校辦公長遠發展的適應性。從另一方面來說，目前很多高校仍不能真正實現完全的校內資源共享，各部門之間軟件相對獨立，相互之間缺乏統籌安排，軟件之間缺乏接口定義，為信息的有效交流和利用帶來了很大不便。缺乏有效的信息共享，必然會影響到學校整體辦公效率。要充分發揮辦公自動化系統的作用，首先要保證校內信息資源的共享與高效利用。3.辦公系統的安全性有待加強。開放式的網絡環境很容易受到外界的惡意攻擊和破壞。辦公自動化系統運行過程中一旦遭遇病毒入侵，或黑客攻擊，很容易造成數據丟失、系統無法運轉甚至更加嚴重的后果。因此，辦公自動化系統的安全問題如不能得到足夠的重視，后果將不堪設想。

二、行政管理辦公自動化系統建設需要注意的問題

1.對辦公自動化系統建設進行整體規劃。高校在進行辦公自動化系統建設前要根據本校自動化辦公現狀和用戶的實際需要以及未來有可能出現的需求變化，對校園行政管理辦公自動化系統進行整體規劃，制定切實可行的方針策略和發展計劃。整體規劃是在學校發展對信息化需求的基礎上，結合信息技術的發展，做出相應的科學全面的規劃。首先，在制訂整體規劃時，學校高層管理人員需邀請相關支持部門人員以及辦公自動化方面的專家共同參與，既要保證整體規劃符合現今和未來發展的需求，又要確保規劃的可實施性，保證辦公自動化系統可以得到順利運行。其次，制訂整體規劃需立足實際，盡力做到周到細致。因此，必須先了解學校用戶的真實需求，然后根據具體需求制訂規劃。同時，還要了解學校能夠用于辦公自動化系統的人力和物力情況，結合實際投入情況制訂規劃。對于具體部門的細節要求，也要編入規劃設計中，保障規劃設計的具體實用性。一個科學完整的整體規劃，要從學校全局出發，不可偏重于某一方面，只有充分考慮辦公需求、經費預算、實施可行性等多方面因素方可制訂。2.規范自動化系統的數據共享。由于各部門職能不同，使用信息的側重也有所不同，這些不同種類的信息資源需要多個服務器進行集中管理，使多個應用系統通過各個節點的服務器來完成各自系統的功能，達到信息資源共享。（1）合理確定共享信息。學校辦公系統所儲備的各類信息資源都來自學校各個行政部門。辦公自動化系統的開發需要在現有數據庫資源的基礎上結合需求分析，合理確立共享信息。所確立的共享信息一方面要能夠滿足學校高層管理人員對學校管理工作做綜合決策分析的需要，另一方面也要能夠滿足學校內部各級管理部門之間信息交換和共享的需要。同時，關于基本信息資源的修改、補充等問題，在自動化系統開發之初也要做好協定。（2）將分析的局部數據庫聯系在一起。由于學校各行政部門長期以來相對獨立，各自的數據庫管理系統也多有不同。為實現辦公自動化系統的資源共享，需要對各個獨立的局部數據庫之間的差異進行仔細研究，在邏輯上進行集中管理，建立起一個完整的全局概念數據庫。擁有全局概念數據庫，辦公自動化系統所需的所有信息都可以向用戶開放，更加方便了行政管理工作。（3）對數據進行規范化。高校辦公自動化系統的實施為學校教育信息的匯總與管理帶來了很大便利，大幅提升了學校的行政管理效率。為方便信息的統計管理，辦公自動化系統的數據管理就要求盡量在規劃的指導下采用統一標準規范有序進行，同時建立通用接口和平臺。3.做好安全保障工作。信息網絡系統的開放性和共享性為用戶帶來了很多便利，但開放的網絡環境也為惡意攻擊網絡系統的人提供了破壞網絡系統、竊取機密信息資料的機會。高校辦公自動化系統中存儲著大量學校教育管理工作的重要數據，在實現系統資源共享的同時必須做好安全保障工作，保證網絡系統和數據的安全。辦公網絡系統的安全管理是網絡管理中的一項重要內容，是保障高校辦公自動化系統正常運行的必要條件。要保證高校行政管理辦公自動化系統安全運行，除了要有一套完善的軟硬件安全設計，還要有一套完善的安全保密制度和嚴密的管理體系。辦公自動化系統的安全設計具體來說大致有：信息加密、病毒防治、防火墻設計、身份識別等。安全管理制度分為：對辦公自動化系統劃分密級，設置訪問權限，重要數據和文件及時備份，機密信息不得在系統里自由加工和傳遞，對系統內部進行分級授權，等等。與此同時，學校還應做好辦公自動化系統的安全教育工作，提升個人修養和職業道德素養，讓全校師生認識到安全使用信息的重要性。4.提高辦公人員素質。辦公自動化系統的使用與維護都需要一支專業化的辦公隊伍。當辦公自動化系統使用過程中出現故障，可以得到及時解決，不至于影響系統的正常運行。在高校辦公自動化建設中，行政管理隊伍不僅需要具備較強專業技術的人才，更需要管理技能與專業技術兼具的復合型人才。為此，高校更要做好工作人員的崗前培訓以及定期考核工作，提高辦公人員整體素質，要求工作人員不僅要熟練掌握辦公系統相關基本知識，還要學會對各種辦公設備和應用軟件的使用和維護。只有這樣才能適應辦公自動化的要求。總之，高校行政管理辦公自動化系統的建設與應用對于提高辦公效率和辦公質量發揮著重要作用。同時，辦公自動化系統建設與應用也是一個非常復雜的系統工程，既要整體規劃，又要細致調研，通過縝密分析，再結合本校實際辦學情況，不斷對系統加以完善和修復，才能讓其真正發揮作用。在網絡信息飛速發展的今天，高校應充分利用學校網絡資源，改善辦學條件，加快信息化建設進程，為更好地開展網上教務管理以及網上校園文化管理等活動而努力。

參考文獻：

[1]田蓓,王曉東.高校行政辦公自動化系統基礎設計實現與趨勢[J].電子技術與軟件工程,2018,(11).

[2]李桂娥.網絡環境下高校辦公室管理工作自動化探討[J].計算機產品與流通,2018,(6).

作者：李楠楠 單位：無錫南洋職業技術學院